Umsatzsteuerbefreiung – Gültigkeit und Folgen der Befreiung

Der aktuell größte Anteil des ganzen deutschen Steueraufkommens stellt die Umsatzsteuer dar. Es handelt sich um die Einnahmen des Staates und um einen Anteil der Umsätze eines jeden Steuerzahlers. Es gibt jedoch Ausnahmen, die der Gesetzgeber klar regelt, denn nicht alle Unternehmer sind zur Umsatzsteuer verpflichtet. Was bedeutet also Umsatzsteuerbefreiung? Was bringt die Ust.-Befreiung und wo kann ich sie beantragen?

Das erwartet dich heute:

Funktion und Folgen der Umsatzsteuer

Generell gilt, dass alle Dienstleistungen oder unternehmerische Einnahmen, der Umsatzsteuer unterliegen. Die Umsatzsteuer wird umgangssprachlich auch als Mehrwertsteuer, kurz MwSt., bezeichnet.

Stellt ein Unternehmen eine Rechnung an seinen Kunden und verlangt Geld für seine Ware oder Leistung, so wird diesem Betrag die Umsatzsteuer auferlegt und vom Kunden eingefordert. Diesen Mehrbetrag muss das Unternehmen an das Finanzamt abführen. Normalerweise handelt es sich dabei um 19%. Einige Produkte und Dienstleistungen fallen jedoch in den Bereich des Umsatzsteuergesetzes § 12 Abs. 2. Hier werden nur 7% erhoben. Gemeint sind medizinische Hilfsmittel, diverse Beförderungsleistungen, Bücher und Zeitungen oder Lebensmittel und Pflanzen. Das Unternehmen fungiert quasi in diesem Bereich als Steuereintreiber für das Finanzamt.

Der Vorteil: Unternehmen profitieren von der so genannten Vorsteuer, wenn sie sich als umsatzsteuerpflichtige Firma ausweisen. Vorsteuer oder Vorsteuerabzug bedeutet, dass das Unternehmen seine eigene gezahlte Umsatzsteuer, wieder zurückholen kann. Die Verrechnung mit dem Finanzamt erfolgt vierteljährlich oder monatlich per Umsatzsteuervoranmeldung. Dann wird die eingenommene Umsatzsteuer mit der gezahlten Umsatzsteuer gegengerechnet. Folglich erhält das Unternehmen eine Erstattung oder muss mit Nachzahlung rechnen.

Was bringt das ganze dann dem Staat? Den wirtschaftlichen Effekt dieser Steuerart tragen diejenigen Endverbraucher, die nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt sind. Stellt das Unternehmen einem Privatmann, also keinem gewerblichen Kunden, eine Rechnung, so muss dieser die 19% oder 7% aus eigener Tasche bezahlen. Für Geschäfte zwischen zwei Unternehmen handelt es sich lediglich um einen durchlaufenden Posten.

Private Konsumenten und Unternehmer, die umsatzsteuerbefreit sind und aus diesem Grund nicht vorsteuerabzugsberechtigt sind, müssen die Mehrwertsteuer bezahlen.

Rechenbeispiel Mehrwertsteuersystem
So funktioniert das Mehrwertsteuersystem

Begriffsdefinitionen – Umsatzsteuer / Mehrwertsteuer / Vorsteuer

Zugegeben, bei den vielen Steuerbegriffen kann es schon mal zu Verwirrungen kommen. Das muss aber nicht sein, denn im Prinzip ist es ganz einfach. Die Umsatzsteuer wird umgangssprachlich auch als Mehrwertsteuer bezeichnet. Der steuerrechtlich korrekte Begriff lautet allerdings Umsatzsteuer. Auf Rechnungen oder Belegen steht daher auch oft die Abkürzung MwSt., also Mehrwertsteuer. Der Grund: Die Umsatzsteuer wird nach dem Mehrwertprinzip berechnet.

Die Vorsteuer ist eine Mehrwertsteuer. Sie stellt eine Verkehrssteuer auf Eingangsrechnungen dar, also auf Einkäufe. Die Umsatzsteuer ist eine Verkehrssteuer auf Ausgangsrechnungen, also auf Verkäufe. Die Vorsteuer, die du als Unternehmer auf eingekaufte Produkte bezahlst, ist auch gleichzeitig die Umsatzsteuer. Zumindest aus Sicht der Verkäufer. Der Steuersatz ist dabei für das jeweilige Produkt immer gleich. In Deutschland gilt der Regelsteuersatz von 19%, bzw. 7%.

Was ist die Umsatzsteuer-ID?

Wer Umsatzsteuer ausweisen muss, der benötigt eine Umsatzsteuer Identifikationsnummer, kurz Ust-ID. Was ist die Ust-ID? Sie dient der Kennzeichnung eines jeden Unternehmens innerhalb der EU und ermöglicht Geschäftsabwicklungen. Dabei handelt es sich stets um eine eigenständige Nummer, die der Unternehmer zusätzlich zur Steuer ID oder Steuernummer erhält. Sie muss beantragt werden und ist für die Rechnungsstellung relevant.

Wichtig: Nicht zu verwechseln ist die Umsatzsteuer -Identifikationsnummer mit der Steuernummer und der Steuer-ID. Bei Rechnungsstellung muss entweder die Ust-ID ODER die Steuernummer angegeben sein.

Wann gilt der ermäßigte Steuersatz von 7%?

Du willst oder musst Umsatzsteuer oder MwSt. ausweisen, weißt aber nicht, ob du 7% oder 19% verwenden sollst? Damit stehst du nicht alleine da. Es gibt auch hier einen klaren Gesetzestext. Der ermäßigte Steuersatz von nur 7% gilt allgemein für alle Produkte und Leistungen, die zum Grundbedarf des Menschen zählen. Heißt im Klartext:

  • Lebensmittel außer Delikatessen
  • Speisen zum Mitnehmen aus einem Restaurant (Vorsicht: Vor Ort verzehrte Speisen unterliegen dem Regelsteuersatz von 19%)
  • Urheberrechtlich geschützte Produkte (Texte und Bücher)
  • Kunst
  • Darbietungen wie Theaterstücke, Museumsbesuche, Zirkusvorführungen
  • Übernachtungen im Hotel
  • Fahrkarten des öffentlichen Nahverkehrs, beispielsweise Bus oder Bahn

Wenn das aber schon alles wäre, wäre es natürlich zu einfach. Der Grund: Natürlich gibt es auch hier noch Ausnahmeregelungen. Und genau dies macht die Differenzierung schwierig. Beispielsweise ist beim öffentlichen Nahverkehr der Umkreis entscheidend, in dem sich der Kunde bewegt. So gelten hier die 7% nur dann, wenn die Fahrt kürzer als 50 Kilometer lang ist. Und auch Milch wird beispielsweise mit 7% versteuert, da es sich hier um ein Lebensmittel handelt. Ausgeschlossen sind aber Sojamilch oder laktosefreie Milch. Milchmischgetränke müssen für den ermäßigten Steuersatz aus mindestens 75% Milch bestehen.

Ebenso unklar ist es bei Getränken. Die 7% gelten nur für Wasser, Kaffee und Tee. Alle anderen Getränke müssen mit 19% versteuert werden. Gleiches Prozedere erkennen wir bei Obst und Gemüse. Diese werden mit 7% versteuert, die daraus gewonnenen Fruchtsäfte jedoch mit 19%. Es ist also im Individualfall etwas komplizierter. Wichtig ist, den für sich richtigen Umsatzsteuersatz zu finden. Wer nämlich zu wenig abführt, der könnte bald Post vom Finanzamt bekommen und zur Nachzahlung aufgefordert werden.

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Du bist dir dennoch unsicher, ob und wann nun 7% oder 19% ausgewiesen werden?
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Wann ist eine Umsatzsteuerbefreiung möglich?

Die Umsatzsteuerbefreiung ist generell nur im Rahmen der Kleinunternehmerregelung möglich. Das bedeutet, dass Kleinunternehmer nur geringe Umsätze erzielen und aus diesem Grund keine Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen müssen. Der Nachteil für Kleinunternehmer: Sie dürfen auch keine Vorsteuer abziehen.

Neben diesen Regelungen gibt es noch die steuerbefreiten Umsätze. Von diesen sind einige zum Vorsteuerabzug berechtigt und andere nicht. In ersterem Fall kann die Vorsteuer für Einkäufe vom Finanzamt zurückgefordert oder verrechnet werden. Im zweiten Fall darf die Vorsteuer nicht verrechnet oder zurückgefordert werden. Um welche Umsätze handelt es sich?

Die Steuerbefreiung bestimmter Umsätze

Werfen wir einen Blick in § 4 Nr. 1-7 UstG, so finden wir dort Regelungen zu den steuerbefreiten Umsätzen mit Vorsteuerabzugsmöglichkeiten. Hauptsächlich geht es dort um Import- und Exportgeschäfte, einige Reiseleistungen (§ 25 Abs. 2 UstG.) und Sonderfälle, wie sie in § 26 Abs. 5 UstG. beschrieben werden. Vereine und öffentliche Einrichtungen, sowie alle Freiberufler und Gewerbetreibende, können sich an den § 4 Nr. 8-28 UstG. halten. All diese Umsätze sind nicht von der Steuer betroffen, aber auch nicht zur Vorsteuer berechtigt.

Einige Beispiele lassen sich an dieser Stelle aufführen:

  • Finanzumsätze
  • Umsätze aus Vermietung und Verpachtung von Grundstücken
  • Heilbehandlungen mit medizinischem Hintergrund
  • Umsätze, die von Bausparkassenvertretern und Versicherungsmaklern generiert werden
  • Umsätze aus diversen Einrichtungen zur Betreuung von hilfsbedürftigen Personen
  • Einnahmen aus öffentlichen Einrichtungen, die im Bereich Kultur und Musik Geld verdienen
  • Umsätze aus dem Bereich Bildung
  • Umsätze aus Herbergen, die für Kinder und Jugendliche im Rahmen eines Bildungsangebotes verdient werden

Für die Umsatzsteuerbefreiung gelten bestimmte Voraussetzungen, die immer erfüllt sein müssen. Wer sich an dieser Stelle unsicher ist, der wendet sich an gewisse Fachstellen oder Fachberater. Das Gesetz gibt klar vor, welche Umsätze von der Mehrwertsteuer oder Umsatzsteuer befreit sind. Eine Beantragung für die Umsatzsteuerbefreiung ist deshalb auch nicht notwendig und auch gar nicht möglich. In einigen Fällen kann es aber sein, dass das Finanzamt gewisse Nachweise einfordert, um den Sachverhalt zuordnen zu können.

Zu beachten sind auch die Umsatzsteuerbefreiungen für grenzüberschreitende Geschäftsabläufe. Gemeint sind damit Importe aus anderen EU-Staaten und Nicht-EU-Staaten. Diese sind normalerweise steuerpflichtig, bzw. muss der Importeur Steuern erheben. Steuerbefreiungen diesbezüglich sind in den § 4b und § 5 des Umsatzsteuergesetzes geregelt.

Beispiele zur Umsatzsteuerbefreiung (§ 4 UstG)

  1. Eine Theatergruppe tritt in regelmäßigen Abständen in der Öffentlichkeit auf und verlangt für seine Vorstellungen einen Eintritt. Laut § 4 Nr. 20a UstG sind diese Einnahmen von der Umsatzsteuer befreit. Der Verein darf aber auch keine Vorsteuer für die Anschaffung von Kostümen oder Bühnenausstattungen geltend machen. Das Finanzamt verlangt jedoch eine Bescheinigung seitens der zuständigen Behörde.
  2. Ein Immobilienmakler ist sowohl selbstständig tätig, als auch bei einer Bausparkasse unter Vertrag. Seine Einnahmen sind von der Umsatzsteuer laut § 4 Nr. 11 UstG befreit. Eine Ausnahme gilt bei der Vermittlung seiner Immobilien. Bei der Vorsteuer kann er seine Ausgaben im Zusammenhang mit den Vermittlungen der Immobilien geltend machen. Dazu gehören beispielsweise die erstellten Exposés für seine Kunden oder die in Rechnung gestellte Arbeitszeit für die Besichtigungen. Für seine Schulungsveranstaltungen in der Bausparkasse und die damit verbundenen Ausgaben, kann der Makler aber keine Vorsteuer ansetzen.

Umsatzsteuerbefreiung für Kleinunternehmer

Grenze Umsatzsteuerbefreiung
Grenzen der Umsatzsteuerbefreiung

§ 19 UstG regelt die Umsatzsteuerbefreiung für Kleinunternehmer. Wie viel darf ein Kleinunternehmer im Jahr verdienen? Die so genannte Kleinunternehmerregelung sieht vor, dass der Umsatz im Vorjahr eine Grenze von 17.500 Euro nicht überschreiten darf. Für das laufende Kalenderjahr gilt die Umsatzgrenze von 50.000 Euro. Ist dies der Fall, so muss der Kleinunternehmer keine Umsatzsteuer abführen und auch nicht beantragen. Der Grund: Mit diesem Vorgehen soll dem Finanzamt Verwaltungsaufwand erspart werden. Immerhin müssen sich diese um Voranmeldungen und Umsatzsteuererklärungen kümmern, was bei Kleinbetrieben mehr Zeit als Geld bringt.

Das bedeutet, dass Kleinunternehmer in ihren Rechnungen keine Umsatzsteuer ausweisen. Wichtig bei der Rechnungsstellung ist allerdings der Hinweis auf die Steuerbefreiung. Kleinunternehmerrechnungen gibt es im Internet zum Download. Die Formulierung könnte wie folgt lauten:

„Hinweis: Nach § 19 UstG. Kleinunternehmerregelung wird keine Umsatzsteuer erhoben.“

Aber: Nur, weil ein Kleinunternehmer die Voraussetzungen für die Umsatzsteuerbefreiung erfüllt, muss er dies nicht in Anspruch nehmen. So kann er auf die Befreiung verzichten, wenn es für ihn wirtschaftlich sinnvoll ist. Wer umsatteln möchte, der stellt einen schriftlichen Antrag oder wählt die entsprechende Option bei der Steuererklärung.

Vorsicht!

Wer freiwillig auf die Umsatzsteuerbefreiung verzichtet, der bindet sich für 5 Jahre an diese Form der Besteuerung!

Wann ist die Umsatzsteuerbefreiung überhaupt sinnvoll?

Das Abführen der Umsatzsteuer ist mit einem gewissen Mehraufwand verbunden. Der Unternehmer muss vierteljährliche oder monatliche Umsatzsteuervoranmeldungen machen. Außerdem muss er die Umsatzsteuer bei seinen Rechnungen herausrechnen, sammeln und dem Finanzamt in korrekter Summe überweisen. Es braucht also gewisse Vorzüge, um auf die Umsatzsteuerbefreiung zu verzichten. Die Möglichkeit besteht natürlich nur für Kleinunternehmer. Der geringe Verwaltungsaufwand spricht gegen eine freiwillige Mehrbelastung. Ebenso, wenn das Unternehmen nur geringe Investitionen tätigt oder generell nur selten Anschaffungen hat. Und: Der Unternehmer kann für seine Privatkunden günstigere Preise anbieten.

Umsatzsteuerbefreiung beantragen – wie funktioniert´s?

Spezielle Anträge für die Umsatzsteuerbefreiung für Kleinunternehmer sind nicht vorgesehen. Sie ist bereits gesetzlich festgelegt und gelten auch ohne Antrag. Das Finanzamt darf aber bestimmte Unterlagen fordern. Kleinunternehmer müssen in ihrer Gewerbeanmeldung ihren voraussichtlichen Umsatz angeben. Wird die genannte Umsatzgrenze für Kleinunternehmer nicht überschritten, so ist das Unternehmen automatisch von der Umsatzsteuer befreit.

Aber was ist, wenn ich in die Regelbesteuerung gerutscht bin und in den Folgejahren wieder Umsätze generiere, die in den Bereich eines Kleinunternehmers fallen? In solchen Situationen kann ein formloses Schreiben an das Finanzamt helfen. Dort wird ein Antrag auf die Umsatzsteuerbefreiung oder Steuerbefreiung als Kleinunternehmer gestellt.

Vorteile der Umsatzsteuer

Jeder Unternehmer sollte sich vorab Gedanken darüber machen, ob er freiwillig auf die Umsatzsteuerbefreiung verzichtet. Wenn ja, so hat auch dies seine Vorteile:

  • Unternehmer wirken „größer“ und werden bei ihren Kunden nicht direkt als Kleinunternehmer betrachtet.
  • Geschäftskunden führen die Ust. selbst an das Finanzamt ab und haben damit keine zusätzlichen Kosten.
  • Unternehmer können Vorsteuer für ihre Einkäufe mit Ust. geltend machen, was sich bei hohen Ausgaben lohnt.

Mit sevDesk seine Buchhaltung vereinfachen

Das Abführen der Umsatzsteuer geht logischerweise mit einem gewissen Mehraufwand einher. Zum Beispiel musst du die MwSt. ausrechnen und deine Umsatzsteuerjahreserklärung machen. Dies ist im UStG verankert. Erledige deine Umsatzsteuervoranmeldung und Steuererklärung ganz einfach mit dem Buchhaltungsprogramm von sevDesk und nur wenigen Klicks. Dafür ist es nicht einmal mehr notwendig, ein ELSTER Zertifikat zu beantragen, da dies im sevDesk Programm bereits integriert ist. Übermittle deine Umsatzsteuervoranmeldung monatlich oder vierteljährlich ganz automatisch an das Finanzamt.

Der Vorteil: SevDesk unterstützt dich bei der Erfassung der Umsatzsteuer und erstellt automatisch eine Voranmeldung. Diese basiert bereits auf den Eingangs- und Ausgangsrechnungen und integriertem Umsatzsteuerrechner. Vermeide gleichzeitig Fehler bei der Ust.-VA, da sevDesk verschiedene Umsatzsteuersätze unterscheidet. Per Schnittstelle ist es dann ein leichtes Spiel, alle für die Umsatzsteuer relevanten Unterlagen, dem Finanzamt zu übermitteln. Alle Belege für die Einnahmen und Ausgaben erfasst du direkt per Smartphone – sevDesk erkennt diese dank automatischer Belegerkennung und sortiert sie ganz von alleine. Unnötige Tipparbeit bleibt dir somit erspart.

Fazit

Die Befreiung der Umsatzsteuer gilt entweder automatisch für Kleinunternehmer, oder kann individuell beantragt werden. Beispielsweise dann, wenn sich ein Kleinunternehmer freiwillig dazu entschließt, Umsatzsteuer abzuführen. Ansonsten ist ein Kleinunternehmer nicht umsatzsteuerpflichtig und muss keinen Antrag auf Umsatzsteuerbefreiung beim Finanzamt stellen. Oder aber, wenn aufgrund bestimmter Umsätze, gar keine Umsatzsteuer anfällt. Dies ist im Umsatzsteuergesetz geregelt.

Wer sich für die Umsatzsteuer entscheidet oder diese abführen muss, der kann von den Vorzügen des Vorsteuerabzuges profitieren und selbst die Umsatzsteuer für eingekaufte Waren zurückerhalten. Das Finanzamt darf natürlich entsprechende Nachweise einfordern. Die Umsatzsteuerbefreiung kann in einigen Fällen schriftlich beim Finanzamt beantragt werden, oder sie gilt automatisch. Generell geht mit der Umsatzsteuerpflicht auch ein gewisser Mehraufwand einher. Dieser hält sich jedoch dank ausgeklügelter Buchhaltungsprogramme in Grenzen.

Nadine Höpf

Nadine spezialisiert sich auf die Erstellung und Bereitstellung von Inhalten auf Blogs und Lexikas. Dabei lässt sie ihrer Kreativität freien Lauf und behält die aktuellen SEO Anforderungen immer im Blick. Mühelos erstellt sie Inhalte auch auf französisch.

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