Rechnungen scannen und verwalten – So erschaffst du ein papierloses Büro
Rechnungen elektronisch abspeichern scheint ein logischer Schritt im Zuge der Digitalisierung. Doch was im ersten Moment banal klingt, bringt die ein oder andere Hürde mit sich, die du erst noch nehmen musst. Wir zeigen dir daher in diesem Beitrag, worauf du bei der digitalen Verwaltung von Rechnungen in deinem Unternehmen achten musst und wie du deine Rechnungen scannen und verwalten kannst.
Papierloses Büro
Die Digitalisierung schreitet scheinbar unaufhaltsam voran und seit Jahren geht der Anteil jener Dokumente, die wirklich ausgedruckt auf Papier benötigt werden, zurück. Das völlig papierlose Büro als Ziel scheint zwar weiterhin unerreichbar, doch der Trend geht klar in diese Richtung. Seit 2011 ist es möglich, Rechnungen digital zu erstellen und zu archivieren. Um sicherzustellen, dass die Buchhaltung trotzdem vollständig korrekt und anerkannt ist, solltest du einige Vorgaben beachten.
Mehr über ein papierloses Büro sowie Vorteile, Tipps & Tools erfährst du in diesem Video:
Rechnungen scannen und verwalten – Das solltest du beachten
Wenn du eine Rechnung einscannst, liegt dir diese meistens im pdf-Format vor. Wahrscheinlich stellst du dir die Frage, ob du die Originalrechnungen anschließend guten Gewissens vernichten kannst. Meist liegt die Hauptsorge der Unternehmer darin, dass Finanzbehörden doch noch die Originalbelege fordern könnten, die dann nicht vorgewiesen werden können.
Organisationsanweisung gemäß BMF-Schreiben zu GoBD
Schon aus dem November 2014 stammt eine Klarstellung, genauer gesamt ein BMF-Schreiben, das die Grundsätze der ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern und Unterlagen in elektronischer Form und den Datenzugriff, kurz GoBD, konkretisiert. Die Kernaussage lautet, dass Papierdokumente durch das Scannen zu elektronischen Dokumenten werden und eben dieser Vorgang muss genau dokumentiert werden.
Um dieser Anforderung gerecht zu werden, musst du eine Organisationsanweisung erstellen. Diese soll beinhalten:
- welche Schriftsätze gescannt werden
- wann gescannt wird (z.B. bei Erhalt oder erst nach Abschluss der Vorgangsbearbeitung)
- wer im Unternehmen scannen darf
- wie Fehler protokolliert werden
- welche Qualitätskontrolle es hinsichtlich Vollständigkeit und Lesbarkeit gibt
- ob eine bildhafte oder inhaltliche Übereinstimmung mit dem Original nötig ist
Generell ist es nicht erforderlich, dass du die Dokumente in Farbe scannst. Eine Ausnahme wäre, wenn der Farbe bedeutende Aussagekraft zukommt, also beispielsweise dann, wenn alle negativen Zahlen rot geschrieben wurden.
Musterverfahrensdokumentation für die Organisationsanweisung
Die Bundessteuerberaterkammer hat gemeinsam mit dem Deutschen Steuerberaterverband die sogenannte „Musterverfahrensdokumentation zur Digitalisierung und elektronischen Aufbewahrung von Belegen inkl. Vernichtung der Papierbelege“ herausgegeben. Vereinfacht gesagt geht es darum, die genutzte Software und Hardware zu dokumentieren und eine eindeutige Prozessbeschreibung zu erstellen, in der nachvollziehbar gemacht wird, was, wann, von wem gescannt wird. Außerdem ist zu dokumentieren, welche Kontrollmaßnahmen es gibt die sicherstellen, dass der beschriebene Prozess funktioniert und eingehalten wird.
Die üblichen Schritte der Verfahrensdokumentation nach den GoBD sind:
- Eingang und Vorsortierung der Dokumente
- Identifikation und Zuordnung der Belege
- Vorbereiten der Digitalisierung
- Kontrolle auf Vollständigkeit und Lesbarkeit
- Nachverarbeitung und Archivierung
- Freigabe zur Vernichtung der Papierbelege wird erteilt
- Papierbelege werden vernichtet
- Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist: Freigabe zur Löschung der digitalen Archivbestände
- Löschung der digitalen Archivbestände
Begleitet wird der Ablauf durch die laufende bzw. stichprobenartige Kontrolle der Vorgänge.
Digitale Archivierung – Anforderungen
Auch hinsichtlich der Archivierung gibt es ein paar Punkte zu beachten. Die erhaltenen Belege müssen in dem Format gespeichert werden, in dem sie empfangen wurden. Werden sie doch umgewandelt, weil du beispielsweise alles einheitlich speichern möchtest, so muss trotzdem auch die Original-Datei verknüpft aufbewahrt werden. Sollten die Dateien verschlüsselt sein, muss selbstverständlich auch sichergestellt werden, dass eine Entschlüsselung jederzeit möglich ist. Um auch hier Transparenz zu schaffen, müssen alle Änderungen von Dateien nachvollziehbar gemacht werden.
Revisionssicheres Archivierungssystem
Im Zuge der elektronischen Ablage musst du bei der Archivierung außerdem darauf achten, dass Rechnungen unveränderbar und maschinell auswertbar sind. Dass die Lesbarkeit gegen sein muss, ist ohnehin eine Selbstverständlichkeit. Zusätzlich musst du sicherstellen, dass die Echtheit der Herkunft nachweisbar ist und der Inhalt vollständig wiedergegeben wird. Kurz gesagt: Du musst alle Rechnungen so abspeichern, dass du sie jederzeit, vollständig und in guter lesbarer Form abrufen kannst und nachweisbar ist, wann und woher du den Beleg bekommen hast.
Die maschinelle Auswertbarkeit ist sogar gesetzlich geregelt. Sie sieht vor, dass beispielsweise im gesamten Dokument die Suchfunktion nutzbar sein muss. Das bedeutet, dass du etwa eine Textdatei nicht per Screenshot als Bild abspeichern darfst. Auch andere Funktionen wie das Filtern, Sortieren und Verknüpfen soll möglich bleiben. Wie schon zuvor kurz erwähnt müssen Belege grundsätzlich nicht in Farbe gespeichert werden, außer die Farbe hat konkrete Aussagekraft bzw. Beweisfunktion. Das ist etwa der Fall, wenn negative Beträge rot geschrieben wurden oder Zeichnungsvermerke in unterschiedlichen Farben gehalten sind. Wenn du auf Nummer sicher gehen willst ist es also am einfachsten, gleich alle Belege in Farbe zu scannen.
Rechnungen scannen und verwalten – Darfst du den Papier-Beleg vernichten?
Wer ein papierloses Büro als Ziel hat, möchte natürlich nicht nur die eingehenden Rechnungen scannen und verwalten, sondern vor allem auch die Papierbelege anschließend vernichten. Doch ist das gesetzlich möglich, ohne auf Glatteis zu geraten? Die Antwort lautet: Es ist möglich, die Papierbelege zu vernichten, doch dann muss beim Scannen alles absolut korrekt ablaufen. Die zuvor beschriebenen Prozesse musst du exakt einhalten. Es muss also eine entsprechende Dokumentation erfolgen und gesichert sein, dass die Belege immer zugänglich sind und nach dem Scannen nicht verändert werden können.
Sonderfälle: bestimmte Dokumente analog aufbewahren
Wie immer gibt es allerdings ein paar Spezialfälle, die als Ausnahmen anzuführen sind. Ein solcher Fall liegt beispielsweise vor, wenn ein Unternehmen alle Umsätze im Ausland erwirtschaftet, sich aber in Deutschland Vorsteuer abziehen möchte. Eine weitere Ausnahme sind Bilanzen und Abschlüsse, denn diese müssen stets im Original aufbewahrt werden.
Wenn kein Sonderfall vorliegt, ist die elektronische Aufbewahrung von Buchführungsunterlagen im Gesetz ausdrücklich gestattet (siehe: §§ 239 Abs. 4, 257 Abs. 3 HGB, § 147 Abs. 2 AO ). Besonders hinzuweisen ist auch noch darauf, dass die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung selbstverständlich gelten, egal ob Belege digital gespeichert oder analog aufbewahrt werden.
Aufbewahrungsfristen gescannter Dokumente
Die Aufbewahrungsfristen von Belegen sind im Paragraf 14 UstG geregelt. Hier ist festgelegt, dass die Frist zehn Jahre beträgt – und das trifft unabhängig davon zu, wie die Belege gespeichert werden. Dementsprechend wichtig ist es, dass bei einer digitalen Ablage auch entsprechende zusätzliche Speicherungen erfolgen. Wird ein Gerät beschädigt oder ein Server gibt den Geist auf, so müssen die Belege natürlich trotzdem gesichert sein. Bevor du in deinem Unternehmen das digitale Büro vorantreibst musst du daher planen, wie Sicherungen erfolgen, damit die Aufbewahrungsfrist auch im Fall der Fälle nicht verletzt wird und die Daten lange genug sicher verfügbar bleiben.
Die Frist von zehn Jahren gilt für alle Rechnungen, Jahresabschlüsse , Lageberichte, Buchungsbelege und Zollunterlagen, sowie weitere Bücher und Dokumentationen. Für einige Dokumente ist die Frist mit sechs Jahren kürzer angesetzt, beispielsweise für Handels- und Geschäftsbriefe.
Wie können Rechnungen praktisch gescannt werden?
Wie du nun am besten die Rechnungen digital verarbeiten solltest, hängt vor allem davon ab wie viele Belege es gibt und wie groß dein Unternehmen ist. Wenn die Anzahl der Belege überschaubar ist, kannst du einfach klassisch einen Scanner nutzen. Besonders praktische Lösungen sind Apps, die direkt mit deiner Buchhaltungssoftware verbunden sind. So scannst du den Beleg mit dem Smartphone per App und er landet automatisch in der Buchhaltung.
Belegerfassung mit einer Buchhaltungssoftware
Diese Option ist besonders für Kleinunternehmen und Start-Ups sehr verlockend und unterstreicht, wie einfach Buchhaltung durch professionelle Softwarelösungen heute sein kann. Der Vorteil der Verarbeitung von Rechnungen inhouse ist, dass es bei kleineren Belegmengen schnell und unkompliziert geht. Die Kehrseite ist, dass die entsprechende Infrastruktur (Scanner etc.) angeschafft werden muss, entsprechender Platz vorhanden sein muss und auch die manuellen Abläufe fehlerlos funktionieren müssen. So fordert etwa auch die Kontrolle, ob die Qualität der Scans passt, eine gewisse zusätzliche Zeit.
Scan & Capture – Externe Dienstleister
Gerade bei größeren Mengen an Belegen kann es durchaus praktisch sein, auf professionelle Dienstleister zurückzugreifen. Diese übernehmen typischerweise den gesamten Prozess vom Eingang des Beleges, über die digitale Verarbeitung und Qualitätsprüfung des Scans, bis hin zur Archivierung. Die Archivierung kann optional durch den externen Dienstleister oder im Unternehmen selbst erfolgen. Der naheliegende Vorteil durch externe Dienstleister ist, dass das Unternehmen alle Rechnungen an eine zentrale Stelle senden lassen kann. Dort werden diese professionell erfasst und verarbeitet. Es gibt also nur eine konkrete Schnittstelle, wodurch der gesamte Prozess aus Sicht des Unternehmens deutlich vereinfacht wird.
Rechnungen digitalisieren – Fazit
Rechnungen scannen und verwalten klingt im ersten Moment sehr simpel. Doch es zeigt sich, wer diesen Prozess wirklich dauerhaft digital gestalten möchte, muss Einiges beachten. Die gesetzlichen Vorgaben sind klar und wenn du die Digitalisierung in diesem Bereich durchgängig umsetzen willst, solltest du dir alles Schritt für Schritt in Ruhe überlegen.
Ein gut aufgesetzter Prozess stellt sicher, dass schlussendlich wirklich alle Belege nur noch digital benötigt werden und die Papierbelege tatsächlich vernichtet werden können – Ausnahmen sind trotzdem weiterhin zu beachten!
Wer besonders wenig Aufwand möchte, kann entweder eine professionelle Unternehmenssoftware mit einer entsprechenden App nutzen oder gleich sogar auf externe Dienstleister zugreifen. So gelingt der nächste Schritt zum digitalen Büro mit Sicherheit und die Zeiten großer Berge an Ordnern voller Rechnungen sind endgültig vorbei.
