Zahlungserinnerung

Bezahlt ein Kunde seine Rechnung nicht pünktlich, so muss er fristgerecht an die Zahlung erinnert werden. Er erhält eine Zahlungserinnerung, damit der Zahlungsanspruch nicht verjährt. Die Zahlungserinnerung kann wiederholt erfolgen, wenn der Kunde die erste Mahnung ignoriert. Das Schreiben von Zahlungserinnerungen unterliegt gesetzlichen Regelungen. Damit eine Zahlungserinnerung rechtlich wirksam wird, muss man also beim Schreiben bestimmte Regelungen einhalten.

Was ist eine Zahlungserinnerung?

Eine Zahlungserinnerung wird auch als Mahnung bezeichnet. Das erste Schreiben betiteln vorsichtige Naturen jedoch harmloser – schließlich will man den Kunden nur an die ausstehende Zahlung erinnern. Und nicht direkt wegen eines Zahlungsrückstandes vergraulen. Der Gläubiger fordert mit der Zahlungserinnerung den Schuldner eindeutig dazu auf, die offene Rechnung zu bezahlen. Um eine solche Zahlungsaufforderung schreiben zu können, muss ein Unternehmer zuerst eine kaufmännisch korrekte Rechnung gestellt haben. Wird diese vom Kunden jedoch nicht pünktlich bezahlt, darf man den säumigen Zahler an die Begleichung der Rechnung erinnern. Dabei ist zu beachten, dass der Kunde vielleicht bereits innerhalb der Zahlungsfrist eine Zahlung geleistet hat, die jedoch auf dem Konto des Gläubigers noch nicht ersichtlich ist. Vorsicht: Manche Banken nehmen sich für Gutschriften eine Menge Zeit. Man sollte die Dauer bis zur Verbuchung auf dem eigenen Geschäftskonto berücksichtigen.

Zahlungserinnerung

Welche Gesetze regeln die Mahnung?

Es gelten genau festgelegte Fristen für Unternehmer, die eine Mahnung schreiben wollen. Zahlungserinnerungen sind im Mahnwesen gesetzlich geregelt. Informationen hierzu finden sich sowohl im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) als auch im Handelsgesetzbuch (HGB). Diese Vorschriften regeln, wie ein Mahnverfahren rechtssicher durchzuführen ist. Eine Zahlungserinnerung kann die Voraussetzung dafür sein, einen Schuldner in Verzug zu setzen. Wird der Schuldner in Verzug gesetzt, können nach dem Verstreichen einer ausreichend langen Frist rechtliche Schritte gegen ihn eingeleitet werden. Ein Verzug tritt allerdings nicht ein, wenn der Schuldner die Nichtleistung der Zahlung nicht zu verschulden hat. Er muss für diesen Sachverhalt allerdings Beweise erbringen, die Beweislast liegt also beim Gemahnten.



Gesetzliche Fristen für die Zahlungserinnerung

Für die Zahlungserinnerung gelten gesetzlich festgelegte Fristen, ähnlich wie dies bei Rechnungen der Fall ist. Eine Mahnung muss nicht versandt werden, wenn in einer Rechnung ein Zahlungsziel vereinbart wurde. Eine gängige Formulierung lautet beispielsweise „Zahlbar in 14 Tagen nach Rechnungserhalt“. Mit Verwendung dieser Klausel tritt ein Zahlungsverzug automatisch ein, wenn die 14-tägige Frist ohne Zahlungseingang verstreicht. Eine Mahnung muss nicht gestellt werden, wenn der Schuldner selbst zusagt, die Rechnung kurzfristig zu bezahlen, sich also selber in Verzug setzt. Verweigert oder verzögert der Schuldner die Zahlung, weil er unzufrieden mit der Warenlieferung oder der Leistung ist, ist ebenfalls keine gesonderte Mahnung erforderlich, wenn der Kunde den Sachverhalt erläutert hat.

Ein Schuldner gerät spätestens 30 Tage nach dem Zugang und der Fälligkeit einer Rechnung in Verzug. Dies regeln die erwähnten Gesetzbücher BGB und HGB, falls keine abweichenden Regelungen in den AGB oder auf der Rechnung vermerkt sind. Handelt es sich beim Schuldner um einen privaten Endverbraucher, so muss auf die Folgen der Nichtbegleichung der Rechnung und auf den Verzug in jedem Fall hingewiesen werden. Im B2B (Business-to-Business) Bereich wird vom Gesetzgeber ein informierter Kaufmann als Kunde vorausgesetzt, er muss nicht gesondert auf die Folgen eines Zahlungsverzuges hingewiesen werden. Bei einer Mahnung können, wenn der Gläubiger in Verzug geraten ist, Verzugszinsen berechnet werden. Schließlich gewährt der Gläubiger dem Schuldner ein unfreiwilliges Darlehen. Bei der ersten Mahnung oder Zahlungserinnerung dürfen jedoch keine Verzugszinsen berechnet werden. Hier greift ein ausgeprägter Verbraucherschutz.

Form der Zahlungserinnerung

Eine Zahlungserinnerung bedarf keiner besonderen Form, denn sie kann mündlich, schriftlich oder einfach formlos erfolgen. Die Schriftform sollte allerdings aus Beweisgründen eingehalten werden. Übrigens gilt eine Online-Mahnung im PDF-Format als Anhang einer E-Mail ebenso wie ein Brief. Der Schuldner erhält die Mahnung in jedem Fall im Original, während beim Gläubiger eine Kopie verbleibt. Das Schriftstück selbst wird als Mahnbrief bezeichnet. Unternehmen können Zahlungserinnerungen schreiben, indem sie dazu einen auf dem PC hinterlegten Briefkopf verwenden. Hast du noch keine Mahnungsvorlage, dann kannst du hier eine Vorlage im Word- Format kostenlos herunterladen. Dieser Musterbrief kann als Vordruck mit dem entsprechenden Text für die Zahlungserinnerung oder als Vorlage für spätere Mahnungen verwendet werden. Die Verwendung eines Rechnungsprogramms unterstützt die Erstellung einer Zahlungserinnerung. Hier geht es zu unserer Zahlungserinnerung Vorlage So vergisst man dann auch nicht mehr, seine zahlungsunwilligen Kunden rechtzeitig Mahnungen zu schicken und damit in Zahlungsverzug zu setzen.

Tipp:

Mit dem sevDesk Rechnungsprogramm kannst du einfach Angebote und Rechnungen schreiben. Dank der automatischen Rechnungsprüfung siehst du auf einen Blick, welche Kunden ihre Rechnung schon bezahlt haben und welche Rechnungen noch offen sind. Somit hast du alle überfälligen Rechnungen stets im Blick.

Welche Angaben muss eine Mahnung enthalten?

Eine schriftliche Mahnung muss eine eindeutige Aufforderung an den Schuldner darstellen, die Rechnung umgehend – oder in der neu gesetzten Frist – zu bezahlen. Enthalten sein müssen auf einer Mahnung folgende Angaben:

  • Angaben über die betreffende Rechnung (Nummer und Rechnungsdatum)
  • Angabe über neues Zahlungsziel
  • Tages-Datum der Mahnung
  • Mahnstufe (beispielsweise 1. Mahnung)

Unser Musterbrief für Word, den wir online bereitstellen, enthält für diese Daten natürlich entsprechende Felder, die du nur auszufüllen brauchst.
Handelt es sich bereits um die 2. Mahnung, so können dem zahlungsunwilligen Kunden nun Verzugszinsen berechnet werden. Darüber hinaus können rechtliche Schritte angedroht werden, wenn der Schuldner der Zahlungserinnerung weiterhin nicht nachkommt. Eine Mahnung kann per Einschreiben und Rückschein geschickt werden, damit das Absendedatum und der Tag des Posteingangs beim säumigen Kunden schriftlich belegt werden kann.



Verzugszinsen bei einer Zahlungserinnerung

Gerät ein Schuldner erst durch die Zahlungserinnerung in Verzug, muss er die Kosten, die dem Gläubiger bis dahin entstanden sind, nicht übernehmen. Erst die Kosten, die weitere Zahlungserinnerungen verursachen, muss er dem Gläubiger ersetzen. Daher kann der Gläubiger ab der zweiten Mahnung Mahngebühren erheben. Wie hoch diese Mahngebühren sein dürfen, ist im Bezirk des jeweiligen Oberlandesgerichts geregelt. Abhängig vom Bundesland (es zählt der Firmensitz des Gläubigers) können die Mahngebühren also unterschiedlich hoch sein. Bevor rechtliche Schritte gegen einen Schuldner eingeleitet werden, schreibt der Gläubiger in der Regel bis zu drei Mahnungen, zumeist im Abstand von jeweils zwei Wochen. Reagiert der Schuldner auch auf die dritte Zahlungserinnerung nicht, so können rechtliche Schritte eingeleitet und ein Mahnverfahren eröffnet werden. Den Mahnbescheid kannst du hierbei direkt in deinem Amtsgericht vor Ort beantragen. Hierzu brauchst du zunächst keinerlei Dokumente vorzulegen. Bei einem Widerspruch deines Kunden bezüglich des Mahnbescheids, solltest du anschließend einen Anwalt kontaktieren.