Prozessoptimierung – verbessere deine Prozesse mit diesen bewährten Methoden!

Der Begriff Prozessoptimierung taucht überwiegend in Unternehmen und anderen Institutionen auf. Sie sind ständig daran interessiert, gewisse Geschäftsabläufe oder Produktionsprozesse zu verbessern. Im Fokus steht die Optimierung diverser Vorgänge in Organisationen. So lassen sich in vielen Bereichen die Effizienz und Effektivität gewisser Prozesse wirtschaftlicher gestalten. Gründer und langjährig bestehende Unternehmen, müssen sich sogar sehr intensiv mit der Optimierung von Prozessen auseinandersetzen. Dafür stehen dir bestimmte Methoden der Prozessoptimierung zur Verfügung. Was genau aber bedeutet Prozessoptimierung? Wie funktioniert eine Prozessanalyse? Und wie können Unternehmen ihre Prozessoptimierung Ziele erreichen?

Das erwartet dich heute:

Was ist Prozessoptimierung?

Die Prozessoptimierung ist ein stets fortlaufender Prozess und keine einmalige Aktion. So geht es schließlich ständig darum, noch effektiver und effizienter zu handeln. Damit du hierfür einen Überblick behältst, werden verschiedene Methoden der Prozessoptimierung angewandt, um gewisse Etappenziele zu erreichen. Etappenziele deshalb, weil die Optimierung bestimmter Prozesse nie abgeschlossen ist. Immerhin geht es darum, die eigene Produktivität zu erhöhen und die Qualität nachhaltig zu verbessern.

Ebenso Einfluss auf Unternehmen, nehmen die Digitalisierung oder die Automatisierung bestimmter Prozesse. Immer mehr vereinen sich diese Bereiche auch untereinander, sodass ständige Verbesserungen absolut notwendig sind. Vielleicht stellst auch du dir die Frage, wie du gewisse Abläufe in deinem Unternehmen optimieren kannst. Die Grundlagen der Prozessoptimierung sind dabei für jedes Unternehmen wichtig. Sie sollten gleich zu Beginn einer Unternehmensgründung verinnerlicht oder angewandt werden.

Ziele der Prozessoptimierung

Die Ziele der Prozessoptimierung sind natürlich an das entsprechende Unternehmen angepasst. Sie unterscheiden sich, können aber auch in gewissen Punkten auf alle übertragen werden. Mögliche Ziele sind beispielsweise im Bereich der Kommunikation zu finden. Aber auch in Sachen Kosten, Durchlaufzeiten, Qualität und Ressourcen, gibt es immer wieder Optimierungsbedarf. Ebenso wie bei der Produktivität eines Unternehmens, in Sachen Flächen oder Auslastung. Konkrete Zielsetzungen könnten wie folgt aussehen:

  • Allgemeine Senkung der Kosten
  • Verbesserung in der Kommunikation
  • Optimierung der Auslastung
  • Reduzierung der Ressourcen
  • Mehr Produktivität
  • Verkürzte Durchlaufzeiten
  • Weniger Unfälle
  • Bessere Nutzbarkeit der Flächen
  • Reduzierung der Zeiten

Jedes Unternehmen hat natürlich seine ganz eigenen Ziele, an die es arbeitet. Welche Ziele können in deinem Unternehmen auf dem Programm stehen? Dabei könnten auch persönlich wichtige Ziele im Fokus stehen. Beispielsweise das Ziel, für eine bessere Nachhaltigkeit innerhalb der Firma zu sorgen. Oder aber, mehr Möglichkeiten für Mitarbeiter zu schaffen, auf ihre Gesundheit (Gesundheitsmanagement) und Work-Life-Balance (Workflow Management) zu achten.

Es muss also nicht pauschal um typische Optimierungsziele eines Unternehmens gehen, die sich rein auf die Wirtschaftlichkeit beziehen. Immer mehr Firmen konzentrieren sich auch auf Aspekte, die nicht unbedingt etwas damit zu tun haben. Noch ehe es jetzt darum geht, Prozesse zu analysieren und optimieren, solltest du die Ziele der Prozessoptimierung kennen.

Senkung der Kosten im Unternehmen

An dieser Stelle gibt es keine speziell ausgearbeitete Methode, welche die Kosten im Unternehmen senkt. In der Regel greifen hier verschiedene Herangehensweisen, um die betrieblichen Ausgaben zu kontrollieren. Und natürlich die Kombination innerhalb dieser. Meist geht es darum, interne Abläufe zu optimieren, um Kosten zu sparen. Natürlich können aber auch äußere Faktoren Einfluss auf zu hohe Kosten nehmen. Etwa, wenn Materialien zu teuer eingekauft werden. Zu hohe Kosten werden allerdings auch weniger offensichtlich verursacht, sodass Unternehmer genauer hinsehen müssen.

Verbesserung der Kommunikation

Moderne Informationstechnik wird inzwischen überall angewandt. Und so langsam schleicht sie sich auch in die Unternehmen ein. Die Rede ist natürlich nicht nur von E-Mail, sondern auch von verbesserten internen Kommunikationsprogrammen. Diese lassen sich auch entsprechend erweitern und ermöglichen die visuelle Darstellung. Beispielsweise was gewisse Prüfpläne betrifft. Dabei handelt es sich natürlich nur um eine mögliche Variante, um die Kommunikation zu verbessern, zum Beispiel die Kommunikationswege zu verkürzen.

Optimierung der Auslastung

Gemeint ist hier meist die Auslastung diverser Maschinen. Dabei geht es um die effiziente Nutzung dieser und um eine Reduzierung der Rüstzeiten. Unter Rüstzeit verstehen wir diverse Arbeitsschritte, welche für die Vorbereitung einer Maschine notwendig sind. Auch nach Erledigung des Auftrages sind mitunter Nachbearbeitungszeiten notwendig, um den ursprünglichen Stand wiederherzustellen. Das Senken der Rüstzeiten könnte durch die Optimierung der Abläufe, durch eine Verbesserung der Technik und durch Digitalisierung, erreicht werden.

Reduzierung der Ressourcen

Ein großes Thema in Unternehmen ist die Vermeidung oder Verschwendung von eingesetzten Ressourcen. Hier lässt sich Nachhaltigkeit mit mehr Effizienz für das Unternehmen verknüpfen. Auch gewisse Arbeitsschritte verursachen oft Verschwendung, sodass auch hier Optimierungsbedarf entsteht.

Mehr Produktivität

Mehr Produktivität innerhalb einer Firma wünschen sich vermutlich die meisten Unternehmer. Auch dabei kommen verschiedene Werkzeuge zum Einsatz, um dieses Ziel zu erreichen. So beispielsweise technische oder organisatorische Mittel. Beispielsweise können diverse Automatisierungsprozesse eingeführt werden. Was nicht zuletzt bedeutet, dass einzelne Arbeitsschritte durch die Nutzung von „Robotern“ ersetzt werden.

Verkürzte Durchlaufzeiten

Unter dem Begriff Durchlaufzeit wird die Zeitspanne verstanden, welche bei der Produktion eines Wirtschaftsgutes zwischen Beginn und Abschluss eines Arbeitsvorganges gebraucht wird. So rechnet man die Bearbeitungszeit, die Zeitspanne für den Transport und die Wartezeit hinzu. Eine Verkürzung der Durchlaufzeit könnte beispielsweise durch eine Analyse des Material- und Informationsflusses erreicht werden. Wo entstehen die zu langen Wartezeiten? Könnten die Transportwege verkürzt werden?

Weniger Unfälle

Ordnung und Sauberkeit sind mitunter in Unternehmen streng geregelt. Doch auch dabei gibt es oft Optimierungsbedarf. Vor allem was die Anzahl an Betriebsunfällen betrifft. Hier könnten diverse Verhütungsmethoden eingeführt, oder beispielsweise mit Markierungen für die Mitarbeiter gearbeitet werden. Auch hinsichtlich der Sicherheitskleidung gibt es in noch vielen Unternehmen Bedarf zur Verbesserung. Eine Reduzierung der Arbeitsunfälle führt zu weniger Ausfällen. Letzteres wirkt sich natürlich auf die gesamten Abläufe aus.

Bessere Nutzbarkeit der Flächen

Hier sind vor allem Fabriken angesprochen, denn sie sollten ihre Fabrikplanung genau im Griff haben. So könnten einige Unternehmen ihre Betriebsflächen durch eine veränderte Anordnung der Abteilungen oder Maschinen weit besser nutzen. Auch lassen sich viele Abteilungen oft besser auf kleineren Flächen anordnen. Zu berücksichtigen ist dabei immer der Material- und Kommunikationsfluss untereinander.

Reduzierung der Zeiten

Vor allem Unternehmen, die Produkte am Fließband oder in Massen herstellen, machen sich Gedanken über den Kostenfaktor. Denn Zeit ist meist Geld und oft wird viel Zeit verschwendet, ohne dass dies dem Unternehmen wirklich bewusst ist. So kommt es häufig zu so genannten Warte- und Liegezeiten. Diese führen wiederum zu einer Verzögerung der weiteren Prozesse. Beginnen kann die Zeitverschwendung bereits bei einer falschen Analyse der einzelnen Arbeitsweisen. Sind diese nicht klar definiert, so wird hier massiv an Zeit vergeudet. Und die kosten dem Unternehmen Geld.

Methoden der Prozessoptimierung

Die einzelnen Prozessoptimierung Methoden solltest du zwar im Einzelnen verstehen, jedoch sind sie nur dann erfolgreich, wenn sie sinnvoll kombiniert werden. Nur so lässt sich das volle Potenzial der Prozessoptimierung genau ausschöpfen. Und mehr noch: Viele angewandte Methoden können sogar erst dann funktionieren, wenn sie mit anderen in Einklang gebracht werden. Kein Wunder also, dass es ganze Bücher zur Prozessoptimierung für produzierende Firmen gibt.

Prozessoptimierungsmethoden helfen deinem Unternehmen, sich von der Konkurrenz abzuheben oder mithalten zu können. Prozesse müssen also immer wieder weiterentwickelt werden. Sie werden mittels bestimmter Methoden analysiert und schließlich verbessert. Für den langfristigen Erfolg bedarf es einer entsprechend guten Unternehmenskultur. Unternehmen, welche mit der Prozessoptimierung bislang noch nichts zu tun hatten, können einen Einstieg über Ideenfindung finden. Leider fehlt es oft genau an dieser Stelle, sodass Unternehmen gut daran tun, diverse Kreativitätstechniken anzuwenden. Dann lassen sich neue Ansätze finden und mit analytischen Methoden prüfen.

Betrachten wir nun entsprechend hilfreiche Systeme zur Weiterentwicklung eines Unternehmens. Welche Methoden zur Prozessoptimierung gibt es?

  • Ideenfindung
  • Kreativitätstechniken
  • Analytische Methoden
  • Methoden von 5S bis TQM

Die Ideenfindung

Ideen hat jeder im Kopf. Hier gilt es, sich zusammen an einen Tisch zu setzen und die eindeutigen Probleme auf den Punkt zu bringen. Mit Hilfe von Kreativitätstechniken lassen sich Ideen ideal entwickeln. Im Anschluss können sie auf weitere Analyse Methoden übertragen und ausgearbeitet werden.

Kreativitätstechniken

Die wohl bekannteste Methode ist das Brainstorming. Doch auch diese Methode will gelernt sein, denn ein gutes Brainstorming ist nicht so einfach wie es scheint. Hier sollen möglichst alle Einfälle hervorgebracht werden, ohne dabei auf eine realistische Umsetzung zu achten. Dabei ist es das Ziel, möglichst viele Ideen zu finden. Im Team fällt das Brainstorming leichter. Vor allem, wenn es einen Teamleiter für die Konferenz gibt. Teilnehmer notieren sich ihre Ideen und tragen diese in der Gruppe vor. Andere lassen sich davon inspirieren und können neue Ideen daraus herleiten. Wichtig ist, dass die einzelnen Ideen nicht gewertet werden, auch wenn sie erst einmal unrealistisch aussehen. Im Anschluss werden die Ideen gruppiert und sortiert.

Eine weitere Methode beschreibt die 635-Methode. Hierfür braucht es insgesamt 6 Teilnehmer, 3 Ideen, welche wiederum 5x weitergereicht werden. Jeder Teilnehmer notiert sich drei Ideen auf einem Zettel und gibt diesen seinem Nebenmann weiter. Dann werden weitere drei Ideen notiert. So sammeln sich binnen kürzester Zeit mehrere Einfälle zu einem Thema.

Das Mindap stellt ebenso eine brauchbare Methode dar, um strukturiert an Ideen zu gelangen. Hierbei steht das Hauptthema in der Mitte des Mindap. Darauf folgen verschiedene ausgehende Ideen oder Ergebnisse. Sie können auch aus einem Brainstorming resultieren. Weitere Tipps hierzu findest du in unserem Guide zum Thema Mindmap erstellen.

Analytische Methoden

Was die analytischen Methoden betrifft, so unterscheiden wir zwischen dem „Morphologischen Kasten“, dem „Ishikawa-Diagram“ und der „FMEA Methode“. Innerhalb des Morphologischen Kastens werden Attribute und Ausprägungen gegenübergestellt. Diese Kombination führt schließlich zu unterschiedlichen neuen Lösungen. Beim Ishikawa-Diagram handelt es sich ebenfalls um das Prinzip der Ursachen-Wirkung. Das Ziel oder das Problem wird auf der rechten Seite eines Blattes notiert. Auf dieses zeigt ein Pfeil, auf dem verschiedene Ursachen aufgelistet werden. So werden die einzelnen Hauptursachen gefunden.

Die Abkürzung FMEA steht für Fehlermöglichkeits- und einflussanalyse. Hier werden die Möglichkeiten für einen Fehler aufgelistet. Auch stehen dort die Fehlerarten oder diverse Maßnahmen zur Vermeidung von Fehlern.

Weitere angewandte Methoden

Generell haben wir es hier mit verschiedenen Methoden zu tun, die alle erfolgreich in unterschiedlichen Unternehmen angekommen sind.

  • Business-Process-Reengineering
  • Total Quality Management
  • Lean Production – Lean Management
  • Kaizen
  • Six Sigma
  • KVP
  • 5S-Methode

Business-Process-Reengineering

Beginnen wir mit dem Business-Process-Reengineering. Wie diesem Begriff bereits entnommen werden kann, handelt es sich um eine komplette Neugestaltung aller Geschäftsprozesse. Dieser Schritt kann manchmal notwendig sein, wenn die „Reparatur“ einzelner Prozesse mehr Zeit in Anspruch nehmen würde, als eine komplette Umkrempelung. Ziel ist es, die wichtigsten Geschäftsprozesse auf die Kernkompetenzen des Unternehmens auszulegen. Natürlich kann dies auch bedeuten, sich von bestimmten Geschäftszweigen komplett zu verabschieden. Vor allem bei sehr alten Unternehmen, die es nicht geschafft haben mit der Zeit zu gehen, findet diese Methode Anwendung. Meist werden dann neue Technologien oder Softwares eingeführt.

Total Quality Management

Das Total Quality Management stellt ein Konzept der Unternehmensführung dar. Hier soll nachhaltig an der Qualität der einzelnen Unternehmensbereiche gearbeitet werden. Es handelt sich also nicht um ein alleiniges Tool im Management, sondern um ein Konzept für Qualität im Unternehmen. Dabei werden alle Mitarbeiter zur Mitwirkung einbezogen, welche schließlich die einzelnen Prozesse überprüfen. Die Methode ist nicht an eine Branche oder Unternehmensgröße geknüpft. Vielmehr geht es um die Beziehung zwischen Kunde und Unternehmen, wobei der Kunde im Fokus steht. Mitarbeiter sind angehalten, ihre Prozesse für den Kunden zu optimieren.

Lean Production

Worum geht es eigentlich bei der Lean Production? Einem Begriff, den wir häufiger aus dem Management zu hören bekommen. Hier wird eine ganz andere Denk- und Arbeitsweise beschrieben. Sie bezieht sich auf die Verschwendung von Ressourcen und auf die produzierenden Bereiche. Im Fokus stehen die Verschwendung von Zeit oder Ressourcen. Es geht um die Vermeidung von Wartezeiten, um die Verkürzung von Arbeitsschritten und um eine Optimierung der Kosten.

Kaizen

Beim Kaizen werden viele einzelne Ansätze beschrieben, wie Optimierungen an welchen Stellen durchgeführt werden können. So beginnt das Kaizen im kleinsten Eck eines Unternehmens und geht schließlich weit über die Systeme anderer hinaus. Im Fokus steht der Mitarbeiter, bzw. dessen Einstellung zu seiner Arbeit und seinem Arbeitsplatz. Auch geht es um seine Ansicht zu den einzelnen Produkten und den Abläufen. Wer positiv gestimmt ist, der wird automatisch alles dafür tun, um qualitative Optimierungsarbeit zu leisten. Kaizen wird hierzulande einfach als kontinuierliche Verbesserung bezeichnet. Wir kennen dieses Prinzip aus dem KVP, dem kontinuierlichen Verbesserungsprozess. Es handelt sich also nicht um eine Methode, sondern vielmehr um eine Denkweise, die dem Mitarbeiter verinnerlicht werden soll. Kaizen ist eine Aufgabe aller Mitarbeiter im Unternehmen. So werden höhere Standards gesetzt und Arbeitsplätze genau analysiert.

Six Sigma

Six Sigma gehört zu den beliebtesten Systemen, beispielsweise der Automobilindustrie. Beschrieben wird ein Qualitätsziel, welches im Qualitätsmanagement Anwendung findet. Gearbeitet wird mit einem klar strukturierten Prozess. Durchgeführt und angewandt werden, kann diese Methode allerdings im Vergleich zu anderen Methoden, ausschließlich von ausgebildeten Fachkräften. Eine Weiterentwicklung dieser Methode finden wir im so genannten Lean Sigma, eine Kombination aus Lean Management und Six Sigma.

5S-Methode

Zu guter Letzt betrachten wir noch die 5S-Methode. Sie gehört in den Bereich der Arbeitsgestaltung und wird meist als der erste Schritt in der Prozessoptimierung bezeichnet. 5S steht dabei für Sortieren, Ordnen, Säubern, Sauberkeit und Erhalten. Generell geht es darum, die Sauberkeit am Arbeitsplatz beizubehalten oder herzustellen. Sie stellt die Grundlage für alle weiteren Optimierungsmaßnahmen. Frei nach dem Motto: „Ordnung ist das halbe Leben.“

KVP (Kontinuierlicher Verbesserungsprozess)

In einem Unternehmen ist es von großer Bedeutung, sich um die ständige Verbesserung der Produktqualität, Prozessqualität und Servicequalität zu kümmern. Dabei geht es nicht ausschließlich um große Veränderungen, sondern auch um viele kleine Änderungen, die zu einer Verbesserung der Qualität in den einzelnen Bereichen führt. KVP beinhaltet speziell alle Maßnahmen zur Verbesserung in allen Bereichen und eben auch, wenn es um gewisse Arbeitsprozesse selbst geht. Im Fokus stehen dabei unter anderem schnell realisierbare Maßnahmen, die eben nicht erst durch ein aufwändiges Projekt umgesetzt werden können. Das bedeutet, dass die Maßnahmen relativ schnell und ziemlich unbürokratisch umgesetzt werden. Zu den Vorgehensweisen des KVP gehören demnach das Aussortieren, Vermeiden, Aufräumen, die Sauberkeit und Ordnung, aber auch die Einfachheit und die Standardisierung. In diesem Zusammenhang werden Regeln festgelegt und Verbesserungen in den Abläufen vorgenommen.

Ein wichtiger Erfolgsfaktor des KVP sind natürlich die Führungskräfte einer Firma. Sie sind für die Zielerreichung durch das KVP verantwortlich. Zu den Zielen gehören auch hier die Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit, die Erfolgssicherung der Firmenzukunft und die Sicherung der Arbeitsplätze.

REFA Methode

Die REFA Methode konzentriert sich auf die Arbeitsgestaltung, die Organisation im Betrieb und die Entwicklung eines Unternehmens. Hierfür wurde der REFA Verband gegründet, um einheitlich Lösungen für Probleme der Industrie zu finden. Die Methoden sind aus diesem Grund allgemein anwendbar und können durch bestimmte Ausbildungen erlernt werden. Die so genannte REFA Methodenlehre besteht aus verschiedenen Datenerfassungsmethoden, diversen gestalterischen Methoden aus dem Bereich Arbeitsgestaltung und deskriptiven Methoden aus der Arbeitsanalytik. Die Methodenbündel sind jeweils mit dem Industrial Engineering vergleichbar, jedoch weit komplexer.

Schon bei Unternehmensgründung auf Optimierung setzen!

Kleine und mittelständige Unternehmen sollten die vorgestellten Methoden zumindest kennen, ohne sie gleich in vollem Umfang in ihrer Firma anzuwenden. Für einige von ihnen bedarf es Profis, andere können allerdings schon bei Gründung eingeführt werden. So ist es wichtig, sich schon früh mit der Prozessoptimierung zu befassen, um einige Dinge von Beginn an richtig zu machen. So lässt sich mitunter schon früh eine gewisse Unternehmensphilosophie aufbauen, welche später auf die Mitarbeiter übertragen werden kann. Für „Anfänger“ eignen sich am ehesten die Tools, welche Kaizen bereitstellt. Hier bedarf es weniger tiefes Fachwissen, jedoch können schon früh Verbesserungen oder Optimierungen vorgenommen werden. Und auch die 5S Methode lässt sich schon kurz nach Gründung einführen, um einen optimierten Arbeitsplatz für den Mitarbeiter zu schaffen.

Tipp!

Bei der Gründung eines Unternehmens musst du so einiges im Kopf haben. Was dabei oftmals untergeht, ist die Buchhaltung. Damit du auch hier von Beginn an alles richtig machst, solltest du typische Buchhaltungsfehler vermeiden.

Fazit

Die Prozessoptimierung ist ein wichtiger Bestandteil in deinem Unternehmen. Um hier strukturiert und sinnvoll vorzugehen, bedarf es passender Prozessoptimierung Methoden. Mit Hilfe dieser lassen sich Geschäftsprozesse darstellen und optimieren. Im Prozessmanagement werden interne Abläufe überwacht und entsprechend analysiert.

Auch ist die Optimierung von Prozessen Teil im Qualitätsmanagement, Risikomanagement oder Workflow Management. Nicht selten nehmen Firmen auch eine Unternehmensberatung in Anspruch, um die einzelnen Methoden besser umsetzen zu können.

Letztendlich bewirkt eine Prozessoptimierung die Erreichung beschriebener Ziele. Allem voran steht hier die Reduzierung von Kosten, die Verbesserung bestimmter Betriebsabläufe durch Mitarbeiter und das Einsparen von Ressourcen. Auch wird eine erhöhte Produktivität, eine verringerte Durchlaufzeit und eine bessere Nutzbarkeit von Betriebsflächen angestrebt. Die Grundlagen der Prozessoptimierung sollten sich daher alle Unternehmen aneignen. Bekannte Methoden sind beispielsweise im Kaizen, in der 5S Methode oder dem Lean Management zu finden.

Jenny Dirschl

Als Expertin im Bereich Finanzen & Business bringt Jenny komplexe Themen verständlich auf den Punkt. Seit vielen Jahren als Content Marketerin selbstständig, erstellt Jenny mit Know-How und Leidenschaft unique Content mit Mehrwert!

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