Mitarbeiterbeteiligung – Die zusätzliche Motivation für deine Mitarbeiter

Was bedeutet Mitarbeiterbeteiligung?

Mitarbeiterbeteiligung bedeutet, dass Unternehmen nicht nur den Gründern gehören, sondern auch Teammitglieder Anteile am Unternehmen haben. Wenn direkte, echte Anteile oder Optionen auf Anteile zu viel Aufwand bedeuten, gibt es auch indirekte Möglichkeiten um Mitarbeiter am Unternehmen teilhaben zu lassen. Das Ziel der Beteiligung ist, dass möglichst viele Teammitglieder von einem potentiellen Exit profitieren und dadurch das Unternehmen als Arbeitgeber an Attraktivität gewinnt.

Was versteht man unter ESOP?

Bevor wir uns in die Praxis zu den unterschiedlichen Modellen stürzen, vorab noch kurz ein wichtiger Begriff. ESOP steht für Employee Stock Ownership Plan. Unter diesem Begriff werden verschiedene Beteiligungsmodelle zusammengefasst. Sie unterscheiden sich in ihrer Komplexität, haben aber gemeinsam, dass sie alle dafür sorgen, dass die Mitarbeiter am unternehmerischen Erfolg teilhaben.

Vorteile der Mitarbeiterbeteiligung

Startups brauchen vor allem motivierte und engagierte Mitarbeiter. Gleichzeitig kann es jedoch meist nicht die Gehälter bieten, die hochqualifizierte Personen in großen Unternehmen oder gar Konzernen bekommen. Deshalb ist es nötig, andere Motivationsmöglichkeiten auszuschöpfen.

Finanzielle Motivation

Das können unterschiedlichste Dinge sein, beispielsweise flexible Arbeitszeiten. In finanzieller Hinsicht ist die Mitarbeiterbeteiligung naheliegend. Das bedeutet, dass Teammitglieder nicht nur ihr monatliches Einkommen haben, sondern zusätzlich direkt am Unternehmen beteiligt sind. Kommt es zu einem erfolgreichen Exit, ist das mit einer hohen Bonuszahlung gleichzusetzen.

Persönliche Motivation und Wir-Gefühl

Abseits der Motivation, die durch eine mögliche hohe Sonderzahlung entsteht, bietet die Mitarbeiterbeteiligung noch weitere Vorteile. Wenn viele Personen unmittelbar am Unternehmen beteiligt sind, werden sie es stärker als „ihr eigenes“ Unternehmen wahrnehmen.
Der Zusammenhalt steigt durch die gemeinsame Beteiligung deutlich. Es entsteht ein gewisses familiäres Wir-Gefühl, denn schließlich sitzen alle in einem Boot. Ein gemeinsames Unternehmen zu haben schweißt zusammen und lässt das Team zusammenhalten. So werden auch längere Arbeitszeiten gerne einmal öfter in Kauf genommen.

Welche Unternehmen sollten ihre Mitarbeiter beteiligen?

Wie schon erwähnt sind Mitarbeiterbeteiligungen besonders bei Start-Ups beliebt. Hier können die Beteiligungen eine direkte Aufwertung des etwas geringeren Einkommens sein und den Einsatz deutlich steigern.

Gleichzeitig stehen Mitarbeiterbeteiligungen auch anderen Unternehmen offen. Eine Möglichkeit ist etwa generell für Kleinunternehmen Arbeitsleistung gegen Anteile zu tauschen. Diese Option ist besonders dann interessant, wenn jemand Leistungen einbringt, die sonst schwer zu bekommen oder sehr teuer wären. Ein Beispiel dafür könnten etwa umfassende, komplexe Programmier-Arbeiten sein, die sonst teuer extern zugekauft werden müssen. Langfristig könnte hier eine Beteiligung dem Unternehmen günstiger kommen und kurzfristig wird durch den Tausch der Arbeitsleistung gegen Anteile die Liquidität nicht direkt belastet.

Im Mittelstand sind Mitarbeiterbeteiligungen oft ein langfristiger Benefit. Beispielsweise, wenn die Beteiligungen dazu führen, dass immer wieder über die Beteiligung Bonuszahlungen ausgeschüttet werden und somit gerade jene Mitarbeiter stärker profitieren, die länger im Unternehmen sind. Im Mittelstand liegt der Fokus durch die Mitarbeiterbeteiligung darauf, Personal langfristig an das Unternehmen zu binden.

Wer sollte beteiligt werden?

Zur Beteiligung gibt es unterschiedliche Ansätze und kurz gesagt, kommt es ganz auf die Situation deines Unternehmens an. Bei einem Start-Up wird vielleicht nur eine konkrete Person beteiligt, die spezielle Leistungen einbringt, wie zuvor erwähnt komplexe Programmierarbeiten.
Ein anderes Modell wäre, dass du allen Mitarbeitern, die direkt ab der Gründung im Unternehmen mitwirken, Anteile zu übertragen. So schaffst du sozusagen ein Kernteam, das du langfristig binden kannst.
Option drei wäre, jene Mitarbeiter mit Anteilen zu belohnen, die besonders lange im Unternehmen sind oder sich nach und nach hochgearbeitet haben, also eine gewisse Position im Unternehmen erreicht haben. Diese Methode ist beispielsweise von Anwaltskanzleien und Unternehmensberatungen bekannt, wo viele junge Mitarbeiter das Ziel haben, irgendwann als Partner der Kanzlei direkt Anteile am Unternehmen zu halten.

Formen der Mitarbeiterbeteiligung

Generell ist zu sagen, dass du ein Mitarbeiterbeteiligungsprogramm von Beginn an durchdacht und strukturiert aufsetzen musst. Das ist unerlässlich, da spätere Anpassungen nur mit recht großem Aufwand möglich sind. Nun gibt es unterschiedliche Möglichkeiten die Beteiligungen zu realisieren. Auf die wichtigsten Formen gehen wir einzeln ein.

Stille Beteiligung

Bei einer stillen Beteiligung müssen die teilnehmenden Mitarbeiter einen bestimmten Betrag hinterlegen, der in der Bilanz als Fremdkapital erfasst wird. Sie haben in weiterer Folge im Verhältnis zu ihrer Einlage Ansprüche auf die Gewinne, wobei das Risiko hinsichtlich möglicher Verluste vertraglich beschränkt werden kann. Durch diese Form der Beteiligung entsteht ein echtes Gesellschafterverhältnis.

Mitarbeiterguthaben

Mitarbeiterguthaben ist eher eine Sonderform der Beteiligungsmöglichkeiten. Das Guthaben funktioniert so, dass Sonderzahlungen in Guthaben umgewandelt, statt ausbezahlt werden. Das Guthaben wird dann erst zu einem wesentlich späteren Zeitpunkt wirklich ausgeschüttet. So ergeben sich einerseits steuerliche Vorteile, andererseits vor allem aber auch Liquiditätsvorteile. Denn das Unternehmen kann das Kapital bis zum tatsächlichen Auszahlungszeitpunkt nutzen.

Belegschaftsaktie

Die Belegschaftsaktien sind eine direkte, unmittelbare Beteiligung an den Anteilen der GmbH oder der AG. Die Gestaltung kann so erfolgen, dass die Belegschaftsaktien eine etwas höheren Gewinnanspruch mit sich bringen, aber dafür Mitgestaltungsrechte im Unternehmen eingeschränkt werden. Das ist vorteilhaft um sicherzustellen, dass Entscheidungsprozesse weiterhin unkompliziert sind und nicht einzelne Personen größere Abstimmungen blockieren können. Außerdem erleichtert diese Einschränkung die Administration.

Mitarbeiterbeteiligung direkt an einer GmbH

Über diese direkte Methode erwerben Mitarbeiter direkt am Unternehmen Anteile der GmbH. Sie sind somit unmittelbar Gesellschafter und tragen damit auch gewisse Risiken des Unternehmens mit. Gleichzeitig können sie als Gesellschafter Auskünfte von der Geschäftsführung einfordern und haben Stimmrechte. Für die direkte Beteiligung an der GmbH sind Anteilsverkäufe nötig, für die du einen Notar beauftragen musst.

Mitarbeiterbeteiligungen an einer Beteiligungs-GmbH

Gerade größere Unternehmen wollen oft nicht, dass unzählige einzelne Mitarbeiter direkt am Unternehmen beteiligt sind. Deshalb gründen sie eine GmbH, die Anteile am eigentlichen Unternehmen hält. An dieser GmbH sind dann wiederum die Mitarbeiter beteiligt. So kannst du sicherstellen, dass der administrative Aufwand in der GmbH liegt, die die Beteiligung hält und nicht im eigentlichen Unternehmen.

Genussrechte

Das Genussrecht ähnelt der stillen Beteiligung. Allerdings haben Personen, die als stille Beteiligte gelten, Rechte auf Informationen. Das ist bei Genussrechten anders, denn hier steht wirklich der finanzielle Aspekt im Fokus. Damit das Kapital als Eigenkapital bilanzierbar ist, muss das Modell so gestaltet sein, dass Beteiligung am Gewinn und Verlust erfolgt, das Kapital mindestens fünf Jahre gebunden ist und Nachrangigkeit gegeben ist.

Schuldverschreibungen und Mitarbeiterdarlehen

Mitarbeiterdarlehen können ebenfalls als Eigenkapital eingestuft werden, wenn auch hier ein Rangrücktritt vorhanden ist. Die Darlehen haben eine fixe Laufzeit und einen konkreten Zinssatz, wobei dieser auch innerhalb einer gewissen Bandbreite liegen kann und nicht immer konstant sein muss.

Teuer und aufwendig: Nachteile realer Anteile und Optionen

Wenn du bereits einmal Anteile eines Unternehmens verkauft hast, kennst du den leidvollen Weg zum Notar. Das ist teuer, umständlich und auch das Finanzamt will genau wissen, wer warum welche Anteile zu welchem Preis erhält.
Ganz konkret bedeutet das für Mitarbeiterbeteiligungen, dass eine direkte Beteiligung am Unternehmen großen Aufwand verursacht. Für die Änderung der Besitzverhältnisse ist ein Notar nötig. Das Finanzamt bewertet die übertragenen Anteile und sieht es als Wertzuwachs. Es gibt also steuerlichen Aufwand für die Person, die Anteile übertragen bekommt.
Jede spätere Änderung muss ebenfalls erneut diese bürokratischen Hürden nehmen. Sind erst einmal ein paar Finanzierungs-Runden geschafft, steigt auch die Bewertung durch das Finanzamt, was hohe Steuern zur Folge hat.

Phantom Share Agreement und Virtual Share Program (VSP)

Die Lösung für dieses Dilemma ist ein Phantom Share Agreement oder auch ein Virtual Share Program, kurz „VSP“ genannt. Das Ziel dieser Vereinbarungen ist es, eine reale Beteiligung am Unternehmen nachzubilden. Die Mitarbeiter sollen also finanziell gesehen dieselbe Position erhalten wie alle Gesellschafter.

Aufbau und Grundgedanke eines VSP

Dazu ist es nötig, die Realität möglichst originalgetreu nachzubilden. Es wird ein Basiswert ermittelt, der die Ausgangsbewertung des Unternehmens darstellt. Kommt es zu einem späteren Zeitpunkt zu einem Exit, so haben die Mitarbeiter einen Anspruch auf eine Zahlung in Höhe jenes Betrages, um den sich anteilsmäßig die Bewertung des Unternehmens gesteigert hat.
Die bestehenden Gesellschafter sind durch dieses Programm nicht beeinträchtigt, wenn man davon absieht, dass im Fall eines Exits entsprechendes Kapital über das VSP abfließt.

Umsetzung eines VSP

Für die Umsetzung eines solchen Programms ist es nötig, dass sich die Geschäftsführung eine entsprechende Freigabe durch die Aufsichtsräte einholt oder ein Beschluss der Gesellschafter gefasst wird. So ist sichergestellt, dass alle mit dem neu geschaffenen Programm einverstanden sind und transparent kommunizieren.

VSP – Steuerliche Behandlung

Die steuerliche Behandlung ist unkompliziert und naheliegend. Jene Differenz, die zu Gunsten des Mitarbeiters entsteht, wird wie eine Bonuszahlung behandelt. Der Betrag ist also für den Mitarbeiter steuerpflichtig und aus Sicht des Unternehmens handelt es sich um eine Betriebsausgabe, die somit den Gewinn verringert.

Aufbau eines VSP in der Praxis

Wenn du überlegst für dein Unternehmen ein entsprechendes Beteiligungsprogramm aufzusetzen, solltest du die folgenden Schritte befolgen.

1. Konditionen festlegen

Auf den ersten Blick klingt es recht einfach, Mitarbeiter in eine ähnliche Position zu bringen, als wären sie direkt am Unternehmen beteiligt. Doch nur durch ganz klare Regelungen kann ein VSP ohne Streitigkeiten erfolgreich funktionieren.

Du musst beispielsweise festlegen:

• Wie hoch ist der Basiskurs, also der Ausgangswert für alle weiteren Berechnungen?
• Wann liegt per Definition ein Exit vor, wie viele Anteile müssen dazu verkauft werden?
• Welche sonstigen Rechte und Pflichten haben die Begünstigten und das Unternehmen?

Klare Definitionen sorgen hier dafür, dass es nicht zu Unstimmigkeiten kommen kann, wenn beispielsweise nur ein kleiner Anteil am Unternehmen verkauft wird. Für solche Fälle soll ganz klar geregelt sein, was unter einem Exit verstanden wird und wie dann der weitere Ablauf ist.

2. Vertragsabschluss

Der Vertrag enthält Angaben darüber, welche virtuellen Anteile welche Person erhält. Alle beteiligten Personen unterschreiben diese Vereinbarung und müssen im Zuge dessen auch den in Punkt 1 definierten Punkten schriftlich zustimmen. So kommt juristisch gesehen das Beteiligungsprogramm nun tatsächlich zustande.

3. Execution Notice

In diesem Dokument ist geregelt, was genau im Fall eines Exits passiert. Somit ist der Ablauf beschrieben, um schon lange vorab sicherzustellen, dass darüber Einigkeit herrscht. Auch hier wird auf die ursprünglichen Konditionen verwiesen.
Wichtig ist, dass alle Beteiligten die Dokumente gesondert unterzeichnen. Auf diese Weise wird sehr klar kommuniziert und die Begünstigten fühlen sich noch stärker am Unternehmen beteiligt. Je genauer die Formulierungen in diesen Dokumenten sind, desto geringer ist das Risiko, dass es zu einem späteren Zeitpunkt Diskussionen über unterschiedliche Deutungsweisen der Vereinbarungen gibt. Dementsprechend ist es wichtig genug Zeit in die Ausgestaltung des Beteiligungsprogramms zu investieren.

Anleitung: Welches Modell passt zu deinem Unternehmen?

Mitarbeiterbeteiligungsprogramme sind komplex und mit erheblichen Kosten sowie organisatorischen Herausforderungen verbunden. Deshalb ist es wichtig, alle Schritte zeitgerecht zu planen.
Wenn du überlegst ein Beteiligungsmodell für dein Unternehmen zu realisieren, solltest du dir vor allem folgende Fragen stellen:

• Wer ist beteiligt?
• Kommt das Kapital von den Beteiligten oder vom Unternehmen?
• Wie wird verzinst und ausgeschüttet?
• Welche Rechte erhalten die Mitarbeiter und welche Risiken tragen sie mit?

Pro- und Contra einzelner Modelle

Auf der Suche nach dem idealen Modell hast du also verschiedene Optionen. Du kannst entweder ein Konstrukt wählen, durch das alle Mitarbeiter teilnehmen oder du entscheidest dich für eine Option, bei der du nur den engsten Kreis mit Anteilen ausstattest. Das ist beispielsweise in frühen Phasen, während der Co-Founder Suche, bei Start-Ups praktisch realisierbar.

Kapitalherkunft

Das nötige Kapital kann entweder von deinem Unternehmen selbst kommen oder die Mitarbeiter stecken jährliche Beträge in dein Unternehmen. Wenn das eingebrachte Kapital als Eigenkapital zu werten ist, ergeben sich daraus für diese Personen dann auch entsprechende Rechte, wie sie für Miteigentümer vorgesehen sind. Bei einer Einstufung als Fremdkapital hingegen bestehen Gläubigerrechte, die weniger weitreichend sind. Wer sich allerdings mit Eigenkapital beteiligt, trägt auch die Verluste des Unternehmens mit. Eine dahingehende Einschränkung ist nur teilweise möglich.

Zeitpunkt der Kapitalverfügbarkeit

Der Zeitpunkt der Verfügbarkeit des Kapitals ist ebenfalls von großer Bedeutung. Erst nach mindestens fünfjähriger Bereitstellung des Kapitals, kann eine Einstufung als Eigenkapital erfolgen.

Gewinne erwirtschaftet – was nun?

Ein weiterer Diskussionspunkt kann der Umgang mit Gewinnen sein. Werden diese ausbezahlt oder bleiben sie im Unternehmen? Hier können die Interessen unterschiedlich sein, deshalb ist es wichtig, von Beginn an klare Regeln zu definieren, wann welche Auszahlungen bzw. Thesaurierungen erfolgen.

Verzinsung und Dividende definieren

Bei manchen Modellen ist auch die Verzinsung zu definieren. Das kann entweder durch fixe Zinsen geschehen oder durch das Festlegen von Unter- und Obergrenzen, innerhalb der sich das Zinsniveau verschieben kann.
Werden Aktien an die Mitarbeiter ausgegeben, so wird die Dividende jeweils in der Hauptversammlung festgelegt und von der allgemeinen Entwicklung des Unternehmens abhängen.

Art der Vereinbarung zur Beteiligung

Der Einfachheit halber solltest du alles zu Mitarbeiterbeteiligungen in einer Betriebsvereinbarung niederschreiben. Durch diese allgemeine Vorgehensweise ist es nicht nötig, in jedem einzelnen Arbeitsvertrag Details zu Mitarbeiterbeteiligung zu definieren. Das schafft Einheitlichkeit und Transparenz, um die bevorzugte Behandlung von Personen in einzelnen Arbeitsverträgen zu vermeiden.

Finanzierung der Mitarbeiterbeteiligung und staatliche Subventionen

Für die Finanzierung der Beteiligung gibt es unterschiedliche Möglichkeiten. Grundsätzlich können Mitarbeiter ihre Eigenleistung gegen Anteile einbringen, wie es bei Start-ups häufig der Fall ist. Eine andere Möglichkeit ist, Sonderzahlungen in Einlagen umzuwandeln oder von laufenden Bezügen einen kleinen Teil in das Beteiligungsmodell fließen zu lassen. Alternativ kann das Unternehmen selbst Kapital bereitgestellen, etwa indem es zu Schenkungen kommt oder Sonderzahlungen in dieser Form erfolgen.

Von staatlicher Seite gibt es attraktive Förderungen der Mitarbeiterbeteiligungen. In Deutschland sind diese im eigens geschaffenen Mitarbeiterkapitalbeteiligungsgesetz geregelt. Kurz gesagt sind die Konditionen dieser Beträge attraktiver, da von staatlicher Seite Zuschüsse möglich sind. Außerdem können Beträge hinsichtlich der Steuer und Sozialabgaben bessergestellt behandelt werden. Ebenfalls interessant ist, dass Förderungen für die Beratung für die Umsetzung von Mitarbeiterbeteiligungsprogrammen vorahnden sind! Wenn du also überlegst ein Programm zu implementieren, kannst du dich beraten lassen und dafür eine entsprechende Förderung erhalten.

Beteiligungsmodelle effizient verwalten

Mitarbeiterbeteiligungen sind durchaus komplex und mit einiger Bürokratie verbunden. Wichtig ist, dass du immer den Überblick behältst und stets strukturiert arbeitest.

Häufig verwaltet anfangs eine einzelne Person alle Informationen zu Beteiligungen. Hier besteht immer das Risiko, dass diese Person das Unternehmen verlässt und somit auch das Know-How abwandert. Deshalb solltest du darauf achten, dass du von Beginn an alle Daten mit eindeutiger, nachvollziehbarer Struktur ablegst. Außerdem müssen alle Vorgänge rund um die Beteiligungen nach klaren Vorgaben dokumentiert sein. So kannst du sicherstellen, dass auch andere Personen sich rasch einen Überblick verschaffen können und klar ist, wann welche Änderungen historisch passiert sind. Jede andere Vorgehensweise führt im Laufe der Zeit früher oder später zu chaotischen Zuständen, die mit massiven Streitigkeiten verbunden sein können.

Was bedeutet das nun für dich?

Unbestritten ist, dass eine Mitarbeiterbeteiligung eine große Portion zusätzliche Motivation freisetzen kann. Das gilt gleichermaßen in Start-Ups, wie auch in etablierten, mittelständischen Unternehmen.

Wichtig ist, das richtige Modell für die Beteiligung zu finden. Unabhängig davon, für welches Modell du dich entscheidest, die Umsetzung einer Mitarbeiterbeteiligung ist immer eine langfristige Entscheidung. Sie muss daher gut durchdacht, strukturiert und langfristig geplant sein. Investiere ausreichend Zeit, um für dein Unternehmen herauszufinden, welches Modell ideal geeignet ist.
Im Zuge der Implementierung musst du darauf achten, dass alle Personen vom selben sprechen. Wann genau liegt ein Exit vor und was genau passiert in dieser Situation? Klärt Details ab, die in weiter Ferne liegen, damit es dann keine Unstimmigkeiten gibt.

Last but not least sei auch erwähnt, dass die Kommunikation rund um die Beteiligung besonders bei jenen Unternehmen wichtig ist, die sich nicht in der Gründungsphase befinden. Bei der Einführung eines Beteiligungsmodells, müssen alle Betroffenen verstehen, welche Vorteile sie haben. Die interne Vermarktung des Beteiligungsmodells die Verbesserung der Zufriedenheit der Mitarbeiter sicher. Wenn allen Personen klar ist, dass sie nicht nur unmittelbar zum Erfolg des Unternehmens beitragen, sondern sie auch selbst direkt davon profitieren, stellt das eine perfekte Bindung an das Unternehmen dar und wird auch dein Team zu neuen Höchstleistungen bringen!