#1 Das Gespräch mit dem Kunden suchen
Die einfachste Lösung ist manchmal die beste: Rufe deinen Kunden einfach an und frage nach. Oft stellt sich heraus, dass die Rechnung nicht angekommen, verloren gegangen oder wegen eines Urlaubs in Vergessenheit geraten ist. Diese kleine Erinnerung reicht dann bereits aus, um eine zeitnahe Zahlung sicherzustellen.
Womöglich fördert das Telefonat aber deutlich problematischere Gründe für die Nichtzahlung zutage:
- Unzufriedenheit: Ist der Schuldner mit der Leistung oder der Ware nicht einverstanden? Dann solltest du dich zeitnah um Nachbesserung bemühen – darauf hat er nach dem BGB nämlich im Regelfall Anspruch. Siehst du dazu keine Veranlassung, brauchst du nicht viele Mahnstufen einplanen – Kunde wird auch nach der dritten Mahnung nicht bezahlen.
- Finanzielle Probleme: Ist der Schuldner in eine finanzielle Schieflage geraten und kann deine Rechnung deshalb gerade nicht zahlen? Solange noch nicht die Insolvenz droht und er nur zurzeit nicht flüssig ist, kannst du einen Zahlungsaufschub gewähren oder eine Vereinbarung über Ratenzahlungen treffen.
- Mangelnde Erreichbarkeit: Du hast es mehrere Male probiert, aber dein Kunde geht nicht ans Telefon? Dann empfehlen wir dir, zügig zu mahnen und gegebenenfalls rechtliche Schritte einzuleiten.
Das persönliche Gespräch kann eine schnelle und kostengünstige Lösung sein, um den Schuldner an die offene Rechnung zu erinnern und die Kundenbeziehung zu schonen. Achte aber darauf, dich nicht von Beteuerungen „einlullen“ zu lassen und kontrolliere nach dem Gespräch, ob er seine Versprechungen einhält. Andernfalls solltest du unverzüglich weitere Maßnahmen einleiten.