Was tun, wenn Kunden nicht zahlen? – Der große Guide

Nicht jeder Kunde begleicht seine Rechnung spätestens bei Fälligkeit. Während einige Kunden die Zahlungsfrist eigenmächtig verlängern und sich damit selbst eine Art Kredit einräumen, zahlen andere Schuldner überhaupt nicht. Mit der Höhe der Forderung und der Anzahl der säumigen Zahler kann dies ein Unternehmen in finanzielle Bedrängnis führen und mitunter sogar zur Insolvenz beitragen.
Eigentlich gesunde Unternehmen können so in Zahlungsschwierigkeiten geraten oder sogar zahlungsunfähig werden. Deshalb ist es nicht nur für kleine und mittelständische Unternehmen wichtig, sich rechtzeitig um die Außenstände zu kümmern.


Inhalt


Nur durch ein funktionierendes Forderungsmanagement kann sichergestellt werden, dass Unternehmen liquide und damit auch wettbewerbsfähig bleiben. Wurden Rechnungen nicht beglichen, dann stehen Unternehmen allerdings diverse Möglichkeiten offen, wie sie die Zahlung einfordern können. Durch einen klaren und gut strukturierten Mahnweg lässt sich in den meisten Fällen erreichen, dass die Rechnungen beglichen werden, bevor das Unternehmen in eine finanzielle Schieflage gerät.

Forderungsmanagement zur Vorbeugung gegen Zahlungsausfälle

Grundsätzlich stehen dir als Gläubiger mehrere Möglichkeiten zur Verfügung, um Zahlungsausfällen vorzubeugen. In dem Zusammenhang kommt es in erster Linie auf ein gutes Forderungsmanagement an. Dies kann zum Beispiel vorsehen, dass Rechnungen nicht grundsätzlich per Lieferantenkredit bezahlt werden können. Im täglichen Wirtschaftsverkehr ist es jedoch üblich, Kunden ein Zahlungsziel einzuräumen. Dadurch muss der Kunde die Rechnung nicht sofort bezahlen, sondern er kann sich üblicherweise 14 oder 30 Tage Zeit mit der Bezahlung nehmen. Derartige Lieferantenkredite sind jedoch mit einem hohen Ausfallrisiko versehen.
Den Zahlungsausfall vorbeugen

Durch andere Zahlungsarten, wie zum Beispiel der Vorkasse, kannst du dieses Ausfallrisiko umgehen. Durch die Vereinbarung der sogenannten Vorkasse erhält der Kunde die Ware oder Leistung erst, nachdem die Rechnung bezahlt wurde. Diese Art der Bezahlung kann dabei von der Bonität und der Länge der Kundenbeziehung abhängig gemacht werden. Eine weitere Möglichkeit der Vorbeugung kann darin bestehen, dass Kunden vorab eine Teilzahlung leisten müssen. Es ist jedoch nicht immer möglich, Forderungsausfällen durch derartige Maßnahmen vorzubeugen. Deshalb kann es hilfreich sein, präventive Sparmaßnahmen einzuleiten. Dadurch kann sichergestellt werden, dass offene Forderungen das Unternehmen nicht direkt in eine finanzielle Bedrängnis führen. Durch ein gutes finanzielles Polster ist es möglich, Forderungsausfälle zumindest eine Zeit lang zu überbrücken.

Zu den vorbeugenden Maßnahmen zählt ferner, Rechnungen klar und eindeutig zu formulieren.

Der Kunde muss auf den ersten Blick erkennen können, zu welchem Termin die Zahlung fällig ist.

Bewährt hat es sich dabei, die genaue Anzahl der Tage oder direkt das Fälligkeitsdatum anzugeben. Eine Rechnung ist ohne Angabe eines Zahlungszieles in der Regel sofort fällig.

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Zahlungsbedingungen

Die Fälligkeit der Rechnung

Kunden muss eine Frist eingeräumt werden, innerhalb derer es ihnen möglich ist, die Rechnung zu bezahlen. Sollten Unternehmen die Frist nicht selbst festlegen, dann gelten gesetzliche Regelungen.

Bei Rechnungen unter Geschäftskunden gilt laut BGB eine Zahlungsfrist von 30 Tagen. Geschäftskunden geraten nach Ablauf dieser Frist automatisch in Verzug.

Privatkunden müssen hingegen explizit darauf hingewiesen werden, dass sie nach 30 Tagen in Verzug geraten.

Wenn Du auf der Rechnung somit auf Hinweise zum Zahlungsziel und Zahlungsverzug verzichtest, musst du den Kunden zunächst noch in Verzug setzen. Deshalb bietet es sich vorbeugend an, den Kunden mit der Rechnung bereits eindeutig auf das Zahlungsziel hinzuweisen. Durch Angabe eines genauen Fälligkeitsdatums und durch einen kurzen Hinweis gerät der Kunde automatisch in Verzug, wodurch nachfolgende Schritte direkt und ohne Umwege eingeleitet werden können.
Fällige Rechnung

1. Das interne Mahnwesen

Das interne Mahnwesen ist in vielen Unternehmen die erste Instanz, um offenen Forderungen begegnen zu können. Dies bietet sich in der Regel jedoch nicht an, denn unter derartigen Vorgehensweisen können das Image des Unternehmens sowie Geschäftsbeziehungen erheblich leiden. Der Vorteil für das Unternehmen liegt darin, dass die Kosten in der Regel überschaubar sind und Kundenbeziehungen zumeist nicht beschädigt werden. Für die Effizienz des internen Mahnverfahrens kommt es insbesondere darauf an, die Begleichung der Rechnungen stets im Blick zu haben, um bei Nichtbezahlung entsprechend reagieren zu können. Theoretisch haben Unternehmen direkt bei Eintreten des Zahlungsverzugs die Möglichkeit, gerichtliche Schritte einzuleiten.

Inkasso

Durch das Einhalten einer zuvor festgelegten zeitlichen Abfolge kann sichergestellt werden, dass offenen Forderungen konsequent und zeitnah nachgegangen wird. Ansonsten besteht das Risiko, dass sich Außenstände anhäufen. Ein Beispiel für eine mögliche zeitliche Abfolge des internen Mahnverfahrens ist:

  • 1 Tag nach Fälligkeit: freundliches Gespräch mit dem Kunden zur Klärung der Außenstände.
  • 10 Tage nach Fälligkeit: Zahlungserinnerung
  • 20 Tage nach Fälligkeit: 1. Mahnung
  • 30-40 Tage nach Fälligkeit: 2. Mahnung
  • 50-60 Tage nach Fälligkeit: 3. Mahnung

Das interne Mahnverfahren

Eine gesetzliche Vorschrift, drei Mahnungen zu versenden, gibt es entgegen einer nach wie vor weitverbreiteten Auffassung vieler Bürger nicht. Jedoch hat es sich etabliert, drei Mahnstufen einzuhalten. Mit jeder Mahnstufe solltest du deutlichere Worte wählen, um auf die offenen Rechnungen aufmerksam zu machen. Nach Ablauf der letzten Zahlungsfrist im Zuge der letzten Mahnung solltest du weitere Schritte einleiten, beispielsweise externe Mahnverfahren oder eine gerichtliche Vorgehensweise.

Bereits mit dem Versenden der ersten Mahnung solltest du überlegen, ob etwaige Geschäftsbeziehungen zunächst stillgelegt werden. Nimmst du zum Beispiel Bestellungen nicht mehr an, kann verhindert werden, dass weitere offene Rechnungen hinzukommen. Dabei ist zu beachten, dass der Kunde mit jeder weiteren Rechnung erneut in Verzug zu setzen ist, und zwar unabhängig davon, wie viele Mahnungen bereits aufgrund anderer offener Forderungen versandt wurden.

Gespräch mit dem Kunden suchen

Direkt nach Fälligkeit der Rechnung kann in manchen Fällen ein kurzes Telefonat mit deinem Kunden bereits helfen, um Schwierigkeiten aus dem Weg zu räumen. In vielen Fällen haben Kunden die Rechnung schlichtweg vergessen. In anderen Fällen bietet ein solches Telefonat auch die Möglichkeit, sich über alternative Zahlungsmöglichkeiten, beispielsweise über einen Zahlungsaufschub oder eine Ratenzahlung, zu einigen. Das persönliche Gespräch kann somit eine sehr schnelle und kostengünstige Lösung sein. Bei allen Bekundungen zur Zahlung seitens des Kunden sollte der Zahlungseingang dennoch gut kontrolliert werden, damit etwaige weitere Schritte ohne Verzögerung folgen können.

Zahlungserinnerung

Als weitere Möglichkeit kommt eine freundliche, aber bestimmte Zahlungserinnerung infrage. Die Erinnerung kannst du nach einem erfolglosen Gespräch oder als erste Maßnahme nach Ausbleiben der Zahlung wählen. Eine Zahlungserinnerung sollte zunächst einmal nur dazu dienen, den Kunden schriftlich über die ausstehende Rechnung zu informieren. Ein freundlicher Tonfall ist angebracht, denn ein Versehen seitens des Kunden kann nicht ausgeschlossen werden.

Durch Formulierungen wie „Sicherlich ist Ihnen entgangen, dass die Zahlung der Rechnung noch aussteht“ wird der Kunde höflich auf die offene Rechnung hingewiesen. Als Formulierungshilfe können auch fertige Vorlagen genutzt werden. Sie lassen sich einfach an die individuellen Anforderungen des jeweiligen Unternehmens anpassen und vereinfachen den Mahnprozess.

Nicht vergessen solltest du trotz aller Vorsicht bei der Wahl der Formulierung, ein genaues Zahlungsziel festzulegen. Dies sollte in der Regel bei fünf bis zehn Tagen liegen.

Mahnungen

Nach einer erfolglosen Zahlungserinnerung kann eine erste oder zweite Mahnung versendet werden. Rechtlich gesehen ist eine Zahlungserinnerung bereits als Mahnung anzusehen, denn der Kunde gerät durch diese in Zahlungsverzug. Das ist eine Voraussetzung dafür, um Verzugszinsen zu berechnen oder gegebenenfalls weitere rechtliche Schritte einzuleiten. Bei Geschäftskunden besteht zudem die Besonderheit, dass sie nach 30 Tagen automatisch in Verzug geraten. Dennoch bietet es sich in der Regel an, Mahnungen zu versenden, um den Prozess zu beschleunigen. Mahnungen können nämlich zum Ausdruck bringen, dass du die Zahlungsaufforderung ernst meinst. Mit jeder Mahnung sollte ein neues Zahlungsziel festgelegt werden. In der Regel sollte die neue Zahlungsfrist bei 7-10 Tagen liegen. Dabei bietet es sich an, ein genaues Datum für die neue Fälligkeit festzulegen.

1. und 2. Mahnung

Mit der 1. Mahnung ist der Kunde klar auf den bestehenden Vertrag und die offene Forderung hinzuweisen. Der Ton sollte freundlich, aber bestimmt sein. Durch einen Hinweis auf mögliche Zusatzkosten, wie zum Beispiel Verzugszinsen oder Mahngebühren, kannst du der Forderung Nachdruck verleihen und der Kunde erhält einen zusätzlichen Anreiz, die Zahlung innerhalb der angegebenen Frist zu leisten.

Sollte die Zahlung nach der 1. Mahnung weiterhin ausbleiben, sollte direkt die zweite Mahnung folgen. Mit dieser kann der Forderung Nachdruck verliehen werden, indem du zum Beispiel darauf hinweist, dass bei Nichtbegleichung der Forderung eine Liefersperre droht. Spätestens mit der 2. Mahnung ist es zudem angebracht, dem Kunden Mahngebühren in Rechnung zu stellen.

Mahnungsvorlage herunterladen:
Die Mahnungsvorlage

Die 3. und zugleich letzte Mahnung

Die 3. Mahnung ist als letzte Aufforderung zu verstehen. Dementsprechend deutlich sollte der Ton der Mahnung ausfallen. Der Kunde sollte darauf hingewiesen werden, dass es sich um deine letzte Mahnung handelt. Über weitere Schritte, beispielsweise die Beauftragung eines Rechtsanwaltes oder die Übergabe des Falles an ein Inkasso-Büro, kann der Schuldner in Kenntnis gesetzt werden. Zugleich bietet es sich an, dem Kunden mit der 3. und letzten Mahnung Gebühren sowie Verzugszinsen in Rechnung zu stellen.

Beispielformulierung für eine 3. Mahnung:

Sehr geehrte Frau X, sehr geehrter Herr X,

trotz mehrmaliger Aufforderung zur Zahlung konnten wir für die Rechnung mit der Nummer 156 noch keinen Zahlungseingang feststellen. Bereits mit der 1. Mahnung vom 15.01.2016 und mit der 2. Mahnung vom 30.01.2016 wiesen wir Sie auf die Außenstände hin.

Folgende Posten wurden noch nicht beglichen:
Rechnungsbetrag: 500 Euro
zuzüglich Rücklastschriftgebühren: 3,00 Euro
zuzüglich Mahngebühren der 1-3. Mahnung: 7,50 Euro
Summe: 510,50 Euro

Deshalb bitten wir Sie nochmals, den offenen Betrag in Höhe von 510 Euro spätestens bis zum 20.02.2016 zu begleichen. Sollte auch nach dieser Frist keine Zahlung bei uns eingegangen sein, werden wir auch ohne weitere Ankündigung rechtliche Schritte einleiten. Die Kosten des gesamten weiteren Verfahrens werden zu Ihren Lasten gehen.

Sollten Sie die Zahlung zwischenzeitlich veranlasst haben, sehen Sie diese Aufforderung bitte als gegenstandslos an.

Mit freundlichen Grüßen

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Gebühren

Nicht bezahlte Rechnungen können nicht nur deine Liquidität negativ beeinflussen, sondern zugleich entstehen durch das Mahnwesen und eventuell beauftragte Unternehmen und Kanzleien weitere Kosten. Viele dieser Kosten darfst du als Gläubiger an den Schuldner weitergeben. Dazu zählen zum Beispiel:
Die Gebühren

  • Mahngebühren (Kosten für Mahnschreiben und Porto)
  • Verzugszinsen (bis 5% bei Privatschuldnern und 9% bei gewerblichen Schuldnern über dem aktuellen Basiszinssatz)
  • Gebühren für Rücklastschriften (3 Euro sind häufig angemessen)
  • Kosten für den beauftragten Rechtsanwalt
  • Kosten des Inkasso-Büros bis zur Höhe der Rechtsanwaltskosten
  • Gerichtskosten für den Mahnbescheid
  • Gerichtskosten bei Klage

Die Höhe der Mahngebühren darf die tatsächlich anfallenden Gebühren nicht überschreiten. Berechnet werden dürfen zum Beispiel die Portokosten sowie die Kosten für das Papier und den Umschlag. Nicht zu berechnen sind Kosten für die interne Verwaltung des Mahnwesens.

In vielen Gerichtsurteilen wurde eine Mahngebühr in Höhe von 2,50 Euro anerkannt.

Mit jeder Mahnung kann allerdings erneut eine Mahngebühr berechnet werden. Dabei ist zu beachten, dass Mahngebühren nicht von der Höhe des geschuldeten Betrages abhängen. So darf für einen ausstehenden Betrag in Höhe von 500 Euro die gleiche Gebühr berechnet werden wie für einen Betrag von 5 Euro. Anders sieht dies bei Gebühren von Inkassobüros, Kanzleien oder Gerichtskosten aus, denn diese richten sich nach dem Streitwert. Bereits bei geringen Beträgen können diese Gebühren schon einmal bei 25 Euro liegen.

Dabei ist zu beachten, dass Verzugszinsen und Mahngebühren in Deutschland nicht der Umsatzsteuerpflicht unterliegen.

Bereits ab der 1. Mahnung dürfen Gebühren berechnet werden. Eine Ausnahme davon gibt es allerdings:

Die 1. Mahnung muss gebührenfrei sein, wenn der Schuldner durch diese erst in Zahlungsverzug gerät. Das ist dann der Fall, wenn du in der Rechnung kein genaues Fälligkeitsdatum aufgeführt hast und ein privater Schuldner nicht darüber informiert wurde, dass er bei Nichtzahlung automatisch in Verzug gerät.

Allerdings bietet es sich an, bei einer ersten freundlichen Zahlungserinnerung noch auf die Berechnung von Mahngebühren zu verzichten.

Während Privatkunden mehr durch den Gesetzgeber geschützt werden, können Unternehmen von Geschäftskunden direkt zu Beginn höhere Gebühren erheben. Dabei sieht der Gesetzgeber sogar eine pauschale Gebühr in Höhe von 40 Euro vor, sobald der Geschäftskunde mit einer Rechnung in Verzug gerät.

2. Externe Mahnverfahren

Sollten Kunden nicht auf die Mahnungen reagieren, ist es wichtig, auch im Anschluss konsequent weitere Schritte folgen zu lassen. Sobald die letzte Frist zur Zahlung nicht eingehalten wurde, steht die Entscheidung an, welcher Weg gewählt wird. Dazu stehen folgende Möglichkeiten zur Auswahl:

  • Inkasso- oder Factoring-Unternehmen beauftragen
  • Anwalt bzw. spezialisierte Kanzleien einschalten
  • gerichtliches Mahnverfahren einleiten
  • den gerichtlichen Klageweg beschreiten

Gläubiger haben dabei die Wahl und können sich direkt für einen der Wege entscheiden. Alternativ besteht auch die Möglichkeit, das Verfahren aufeinander aufzubauen. So kannst du zum Beispiel zunächst ein Inkasso-Unternehmen einschalten. Zahlt der Schuldner nicht, kannst du einen Anwalt oder eine Kanzlei beauftragen, um die Rechtslage zu klären und ein Mahnverfahren oder den Klageweg in die Wege zu leiten.
Gerichtsverfahren
Welche Herangehensweise die beste ist, hängt von der individuellen Unternehmensphilosophie, der Höhe der Schulden und deiner geschäftlichen Beziehung zum Schuldner zusammen. Bei Außenständen mit kleineren Beträgen wären gerichtliche Wege sicherlich zu aufwendig und kostenintensiv. Auf der anderen Seite sollten auch die Kosten beachtet werden. Allein die Kosten für Inkasso- und Factoring-Unternehmen können dabei sehr unterschiedlich ausfallen. Einige Unternehmen arbeiten mit einer Erfolgsprovision, erheben Mitgliedsbeiträge oder es werden Bearbeitungsgebühren berechnet. Rechtsanwälte sind hingegen an die Bundesrechtsanwaltsgebührenordnung gebunden. Aber auch hier sind unterschiedliche Berechnungen möglich. Deshalb bietet es sich an, zuvor einen Preisvergleich durchzuführen.

Inkasso- und Factoring-Unternehmen

Inkasso- und Factoring-Unternehmen haben sich auf den erwerbsmäßigen Einzug von Forderungen spezialisiert. Zur Auswahl stehen große Inkassounternehmen sowie kleine Inkasso-Büros, welche oftmals auch als Abteilung in Anwaltskanzleien zu finden sind. Beide Unternehmensarten können von dir als Gläubiger somit damit beauftragt werden, offene Forderungen einzutreiben. Der Unterschied liegt in der Vorgehensweise. Inkasso-Unternehmen bieten in der Regel den Weg des Treuhandinkassos an. Bei einigen dieser Anbieter besteht zudem noch die Möglichkeit des Forderungskaufs, das sogenannte Factoring. Factoring-Unternehmen haben sich hingegen auf den Forderungskauf spezialisiert. Dabei ist allerdings das „echte“ vom „unechten“ Factoring zu unterscheiden.

Viele dieser Inkasso- bzw. Factoring-Unternehmen haben sich in Verbänden organisiert. Einige Inkasso-Unternehmen sind zum Beispiel Mitglied im Bundesverband Deutscher Inkasso-Unternehmer e.V.. Eine Liste der Mitglieder kann online über die Internetpräsenz des Verbands aufgerufen werden. Einige Factoring-Unternehmen sind hingegen Mitglied im Deutschen Factoring Verband e.V.. Der Verband stellt Interessenten ebenso online eine Mitgliederliste zur Verfügung. Über die Listen können sich Interessenten über die Unternehmen informieren und bei Bedarf direkt Kontakt aufnehmen.

Zahlreiche Inkasso-Unternehmen bieten neben dem reinen Inkasso noch viele weitere ergänzende Dienstleistungen an, wie eben auch das Factoring. Dazu zählen zum Beispiel folgende Unternehmen:

  • Bürgel Wirtschaftsinformationen
    Das Unternehmen zählt zu den führenden Wirtschaftsauskunfteien und bietet sowohl Inkasso-Dienstleistungen als auch Bonitätsinformationen, Adressermittlungen und Adressmanagement aus einer Hand an. Neben dem Treuhandinkasso bietet das Unternehmen auch den Forderungsankauf (Factoring) an. Bürgel Wirtschaftsinformationen gibt die entstehenden Kosten beim Inkasso in der Regel als Verzugsschaden an den Schuldner weiter.
  • Creditreform
    Zu den Leistungen von Creditreform zählen neben dem Inkasso auch ein Forderungsmanagement, Wirtschaftsinformationen wie Bonitätsprüfungen, Direktmarketing und Beratungsdienstleistungen. Beim Inkasso werden den Schuldnern die entstehenden Kosten in der Regel als Verzugsschaden in Rechnung gestellt. Der Forderungsankauf wird über die Crefo Factoring realisiert und steht Kunden damit auch zur Auswahl.
  • Crefo Factoring
    Crefo-Factoring ist ein Factoring-Unternehmen der Creditreform. Dieses bietet Unternehmen bei Forderungsankauf laut eigenen Angaben 80-90 Prozent der Brutto-Rechnungssumme als Kaufbetrag an.

Treuhandinkasso

Das Treuhandinkasso gilt als das klassische Inkassoverfahren. Beim Treuhandinkasso handelt das Inkasso-Unternehmen im Auftrag des Gläubigers. Dieser bleibt wirtschaftlicher Eigentümer der Forderung und wird in den Prozess mit einbezogen. Dadurch hast du als Gläubiger weiterhin Einfluss auf den Vorgang und kannst die einzelnen Schritte bei Bedarf mitgestalten. Sollte dieser Mahnweg erfolgreich verlaufen, dann erhältst du den Forderungsbetrag ausbezahlt. Der Abzug einer Erfolgsprovision für das Inkasso-Unternehmen ist möglich.

Das Inkassoverfahren kann dabei das gesamte interne Mahnwesen ersetzen oder es ergänzen. In vielen Fällen greifen die Gläubiger erst auf die Dienstleistungen von Inkasso-Unternehmen zurück, wenn bereits erfolglos Mahnungen versandt wurden. Alternativ besteht auch die Möglichkeit, offene Rechnungen bei Fälligkeit direkt an ein Inkasso-Unternehmen zu übergeben.

Inkasso-Unternehmen gehen in der Regel wie folgt vor:
Vorgehen bei Inkasso

  • Anmahnung des Schuldners: Dies kann schriftlich, telefonisch oder persönlich erfolgen
  • Im besten Fall zahlt der Schuldner und das Inkassoverfahren war erfolgreich. Zudem besteht auch die Möglichkeit, dass der Schuldner mit dem Inkasso-Unternehmen sich über Ratenzahlungen oder Stundungen einigt.
  • Bei Nichtbezahlung kann ein gerichtliches Mahnverfahren eingeleitet werden. Die Veranlassung von Vollstreckungsbescheiden ist Inkasso-Unternehmen ebenso möglich.
  • Durch den Vollstreckungsbescheid kann eine Zwangsvollstreckung durchgeführt werden, wodurch eventuell Kreditsicherheiten verwertet werden können.

Factoring

Beim Treuhandinkasso musst du dich bei Nichtbezahlung entscheiden, ob und welche weiteren Wege du im Anschluss beschreiten möchtest. Anders sieht es beim Forderungskauf, dem sogenannten Factoring, aus. Beim echten Factoring tritt der Gläubiger seine Forderungen an das Inkasso-Unternehmen ab. Er verliert somit alle Rechte und Pflichten an der Forderung, erhält dafür aber direkt sein Geld abzüglich einer Kostenpauschale. Diese Pauschale liegt nicht selten zwischen 10 bis 15 Prozent des Forderungsbetrages. Auf der anderen Seite musst du dich als Gläubiger nicht mehr selbst um die weiteren Schritte kümmern und kannst so Verwaltungskosten einsparen. Somit besteht die Möglichkeit, die offenen Rechnungen zu verkaufen, um sofortige Liquidität zu erhalten. Der Klageweg bzw. das gerichtliche Mahnverfahren ist für dich nach Abtretung der Forderung ausgeschlossen. Das Risiko des Forderungsausfalls trägt somit das Inkasso-Unternehmen.

Neben dem echten existiert auch noch das unechte Factoring. Dies kommt in Deutschland eher seltener zum Einsatz, steht jedoch in manchen Fällen zur Auswahl. Die Besonderheit beim unechten Factoring besteht darin, dass das Factoring-Unternehmen das Risiko des Forderungsausfalls nicht trägt. Das Unternehmen kauft zunächst vom Gläubiger Forderungen an. Dieser Kaufpreis wird als eine Art Darlehen angesehen. Als Sicherheit dient die Abtretung der Forderung. Werden die Forderungen nun nicht beglichen, fällt die Sicherheit weg und du musst als ursprünglicher Gläubiger die Kosten selbst tragen. Daneben existieren noch eine ganze Reihe von Factoring-Formen. Diese unterscheiden sich vor allen Dingen im angebotenen Leistungsumfang sowie nach der Art der Forderungsabtretung.

Treuhand vs. Factoring

Die Vor- und Nachteile von Inkasso und Factoring

Inkasso- und Factoring-Unternehmen haben sich auf das Eintreiben von Forderungen spezialisiert. Dementsprechend haben sie automatisierte Prozesse entwickelt, wodurch Schuldner schnell und konsequent zur Zahlung der offenen Forderungen aufgefordert werden. Für einen Gläubiger kann die Beauftragung sehr komfortabel sein. Du musst dich nämlich um nichts mehr kümmern und kannst das Inkasso- oder Factoring-Unternehmen je nach Vereinbarung mit der gesamten Abwicklung beauftragen. Dabei besteht die Möglichkeit, ganze Kontingente an Außenständen abzutreten. Dadurch wird es sogar möglich, viele kleine Außenstände einzufordern.

Auf der anderen Seite ist die Beauftragung eines Inkasso-Unternehmens in der Regel mit Kosten verbunden. Dadurch erhält es bei Erfolg häufig nur einen Teil der eigentlichen Forderung zurück. Zahlt der Schuldner nicht, dann musst du die Kosten in vielen Fällen selbst tragen. Zu den weiteren Nachteilen zählt zudem, dass Inkasso-Unternehmen im Allgemeinen nicht den besten Ruf haben. Viele Anbieter in diesem Bereich gehen sicherlich professionell und seriös vor. Es gibt jedoch einige wenige Inkasso-Unternehmen, die durch zweifelhafte Vorgehensweisen bekannt wurden. Aufgrund des schlechten Images ist häufig davon auszugehen, dass die Geschäftsbeziehung mit der ersten Forderung durch das Inkasso-Unternehmen leidet. Wer hingegen keinen Wert mehr auf die Geschäftsbeziehung legt, muss sich nicht mit diesem Nachteil befassen.

Einer der grundlegenden Nachteile von Inkasso- und Factoring-Unternehmen besteht allerdings darin, dass sie nur mit der Verwaltung der Forderungen beauftragt werden können. Sie dürfen nur außergerichtlich tätig werden und haben keine Befugnis, die Forderungen auch gerichtlich auf dem Klageweg durchzusetzen. Zudem können sie Gläubiger rechtlich nicht beraten und prüfen in der Regel auch nicht die Rechtmäßigkeit der Forderung.

Anwalt bzw. Kanzlei

Als Gläubiger kannst du dich auch direkt an einen Anwalt oder an eine spezialisierte Kanzlei wenden. Sie können ebenso mit dem Inkassoverfahren beauftragt werden. Durch die Beauftragung eines Anwaltes oder einer Kanzlei erhältst du die Möglichkeit, sämtliche Schritte durchführen zu können. Du erhältst eine professionelle rechtliche Beratung, die Rechtmäßigkeit der Forderung wird geprüft und es besteht zudem die Möglichkeit, dass die Forderung auch gerichtlich durchgesetzt werden kann. Du musst dich in deiner Funktion als Gläubiger somit nicht an unterschiedliche Unternehmen wenden, sondern kannst für alle Schritte die Hilfe von Anwälten in Anspruch nehmen. Denn sie dürfen, anders als Inkasso-Unternehmen, außergerichtlich wie gerichtlich tätig werden.

Das Image von Anwälten und Kanzleien ist in dem Zusammenhang häufig positiver als von Inkasso-Unternehmen. Dadurch können sie beauftragt werden, ohne dass die Geschäftsbeziehung darunter leiden muss. Dies ermöglicht es vielen Unternehmen und Selbstständigen, ein effektives Forderungsmanagement zu betreiben und dennoch die Geschäftsbeziehung aufrecht zu erhalten.
Klage durch den Anwalt

3. Gerichtlich gegen offene Forderungen vorgehen

Sollte der Mahnweg keinen Erfolg bringen, hast du noch die Möglichkeit, gerichtlich gegen die Nichtzahlung durch deinen säumigen Schuldner vorzugehen. Dazu steht das gerichtliche Mahnverfahren sowie die Möglichkeit des Klagens vor Gericht zur Auswahl. Beide Verfahren können aufeinander aufbauen oder auch unabhängig voneinander gewählt werden.

Der Vorteil des gerichtlichen Mahnverfahrens besteht darin, dass dieses einfach und kostengünstig ist. Durch festgelegte Fristen ist die Durchsetzung der Forderung relativ zeitnah möglich. Führt das Verfahren nicht zum Erfolg, dann kann der Klageweg über ein reguläres Gerichtsverfahren eingeleitet werden. Die Kosten zur Beantragung eines Mahnbescheides hängen von der Forderungssumme ab. Bei kleinen Beträgen von bis zu 1.000 Euro liegt die Gebühr derzeit zum Beispiel bei 32 Euro, bei Streitwerten von 10.000 Euro bei 120,50 Euro. Für einen anschließenden Vollstreckungsbescheid müssen keine weiteren Gebühren entrichtet werden. Während die Kosten des gerichtlichen Mahnverfahrens überschaubar sind, steigen die Aufwendungen an, sobald ein reguläres Gerichtsverfahren eingeleitet wird. Dabei sind Kosten für das Gerichtsverfahren sowie für einen Rechtsanwalt zu tragen. Diese können mit Umfang und Länge des Verfahrens noch erheblich ansteigen.

Gerichtliches Mahnverfahren als schnelle Alternative zur Klage

Das gerichtliche Mahnverfahren stellt eine Alternative zum regulären Gerichtsverfahren dar, denn auch mit gerichtlicher Hilfe ist es möglich, das Geld vom Kunden zu erhalten. Es handelt sich dabei um ein vereinfachtes Verfahren. Die Vorteile liegen insbesondere darin, dass es einfach, kostengünstig und schnell durchgeführt werden kann. Es ist für jedermann zugänglich und kann sogar ohne die Leistungen eines Rechtsanwaltes durchgeführt werden. Das gerichtliche Mahnverfahren kann immer dann gewählt werden, wenn die Zahlung einer bestimmten Geldsumme fällig ist. Das ist zum Beispiel dann der Fall, wenn eine Ware bereits ausgeliefert oder eine Leistung erbracht wurde, aber die vereinbarte Zahlung im Anschluss ausbleibt.
Das gerichtliche Mahnverfahren
Das gerichtliche Mahnverfahren ist in wenigen Schritten durchführbar:

  1. Zunächst muss ein Antrag auf Erlass eines Mahnbescheides ausgefüllt und beim zuständigen Amtsgericht eingereicht werden. Das Antragsformular kann im Schreibwarenhandel erworben werden. Alternativ besteht die Möglichkeit, den Mahnbescheid online zu beantragen.
  2. Beim Ausfüllen des Antrages ist darauf zu achten, dass alle Angaben korrekt sind. Dabei ist auf die genaue Bezeichnung des Unternehmens und die aktuelle Anschrift zu achten. Bei Unternehmen ist zudem der gesetzliche Vertreter wie der Geschäftsführer oder der persönlich haftende Gesellschafter zu nennen. Auch der Anspruch ist möglichst genau aufzuführen. Zu den wichtigen Angaben zählen zum Beispiel das Rechnungs- und Fälligkeitsdatum sowie die Angabe, ab welchem Zeitpunkt Verzugszinsen berechnet werden. Zudem ist das zuständige Gericht einzutragen. Handelt es sich um einen Streitwert von bis einschließlich 5.000 Euro, dann ist das Amtsgericht anzugeben. Ebenso trifft dies bei Streitigkeiten bei Unterhaltsansprüchen und Mietstreitigkeiten über Wohnraum zu. Ansonsten ist das Landgericht zuständig.
  3. Anschließend sind die Gerichtskosten vorab zu zahlen.
  4. Der bezahlte Antrag wird schließlich ausgefüllt beim Amtsgericht eingereicht oder per Post versendet.
  5. Kann der Schuldner ausfindig gemacht werden, dann erhält der Antragsteller nach etwa einer Woche einen Zustellnachweis.

Viele säumige Zahler werden den Mahnbescheid als Aufforderung verstehen, endlich zu zahlen. In dem Fall kann das Mahnverfahren erfolgreich abgeschlossen werden. Geschieht dies nicht, können noch weitere Schritte eingeleitet werden:

  • Bei Erhalt des Mahnbescheides kann der Schuldner innerhalb von zwei Wochen Widerspruch einlegen. Dadurch hätte das gerichtliche Mahnverfahren seine Wirkung verfehlt und würde in ein reguläres Gerichtsverfahren übergehen.
  • Eine weitere Möglichkeit besteht darin, dass der Schuldner überhaupt nicht reagiert. In dem Fall kann nach zwei Wochen bis hin zu sechs Monaten ein Vollstreckungsbescheid beantragt werden. Gegen den Bescheid kann der Schuldner ebenso innerhalb einer 2-Wochen-Frist Widerspruch einlegen, wodurch das Mahnverfahren wiederum in ein reguläres Gerichtsverfahren übergehen würde.

Klageweg

Auch in einem regulären Gerichtsverfahren kannst du als Gläubiger versuchen, den Kunden von der Zahlung zu überzeugen. Dazu muss zunächst eine Klageschrift bei Gericht eingereicht werden. Während Gläubiger bei Amtsgericht auch ohne die Mithilfe eines Rechtsanwaltes klagen können, besteht bei Landgerichten Anwaltszwang. Allerdings empfiehlt es sich bei Gerichtsverfahren, stets die Leistungen eines Anwaltes in Anspruch zu nehmen. Der Klageweg ist nämlich sehr komplex. So gibt es viele Fristen einzuhalten und zahlreiche Formulare müssen korrekt ausgefüllt und eingereicht werden.

Folgender Ablauf ist bei einer Klage vor Gericht üblich:

  • Gläubiger reicht Klageschrift ein.
  • Das Gericht stellt dem Schuldner die Klageschrift zu. Damit wird der Schuldner zugleich aufgefordert, Stellung zu nehmen.
  • Anschließend kann ein erster Gerichtstermin anstehen oder es wird ein schriftliches Vorverfahren angeordnet, mit dem beide Parteien die Möglichkeit erhalten, die Streitpunkte niederzuschreiben. Diese Schriftsätze werden dem Gericht und dann den gegnerischen Parteien zugestellt.
  • Sobald das Gericht feststellt, dass die Standpunkte klar dargestellt wurden, wird in der Regel ein Haupttermin festgelegt. In diesem Haupttermin vor Gericht werden die Streitpunkte erörtert und es werden eventuelle Beweise dargelegt.
  • Wurden alle Fakten und Beweise klar dargestellt, kann das Gericht ein Urteil fällen. Den Parteien wird ein Termin zur Urteilsverkündung genannt.

Viele unterschiedliche können allerdings Gegebenheiten dazu führen, dass sich das Gerichtsverfahren in die Länge zieht. In manchen Fällen sorgen neu eingebrachte Beweise zum Beispiel dafür, dass weitere Fragen geklärt werden müssen. Deshalb sind häufig für weitere Beweisaufnahmen weiterführende schriftliche Ausarbeitungen erforderlich. Bei erstinstanzlichen Zivilprozessen vor Amts- und Landgerichten ist in vielen Fällen von einer Dauer von einigen Monaten bis hin zu einem Jahr zu rechnen. Daneben hat der Schuldner nach Urteilsverkündung in der Regel noch die Möglichkeit, weitere Rechtsmittel einzulegen, wodurch sich beispielsweise das nächsthöhere Gericht erneut mit dem Fall befassen muss.

Finanzielle Lage des Schuldners vorab prüfen

Die Kosten für das Mahn- und Gerichtsverfahren kannst du dir als Gläubiger vom Schuldner zurückholen. Mit einem Vollstreckungsbescheid kann das Vermögen des Schuldners sogar für eine Dauer von bis zu 30 Jahren vollstreckt werden. Derartig langwierige Prozesse sind in vielen Fällen aber nicht vorteilhaft für Unternehmen. Bevor teilweise kostenintensive Wege des Mahn- oder Gerichtsverfahrens beschritten werden, kann es deshalb hilfreich sein, sich über die finanzielle Situation des Schuldners zu informieren. Denn ist kein pfändbares Einkommen vorhanden, dann entstehen durch weitere Verfahren nur Kosten, die dann im Zweifel vom Gläubiger selbst zu tragen sind. Die Zentralen Vollstreckungsgerichte der Länder können Auskunft darüber geben, ob der Schuldner bereits in einem Schuldnerverzeichnis eingetragen wurde.

Einsicht in das Schuldnerverzeichnis kann direkt online in die Wege geleitet werden:

  • Zunächst einmal muss ein Auskunftsinteresse bestehen. Denn nur wer nachweisen kann, dass er die Auskünfte benötigt, um einem wirtschaftlichen Nachteil zu entgehen, kann Einsicht in das Schuldnerverzeichnis erhalten.
  • Anschließend muss sich der Auskunftssuchende registrieren. Dies ist online direkt online möglich.
  • Nach erfolgreicher Registrierung wird eine PIN versandt. Mit dieser ist die Online-Abfrage möglich.
  • Im Zuge der Abfrage müssen der Grund der Auskunftssuche sowie Daten des Schuldners angegeben werden.
  • Alle Abfragen werden protokolliert, damit unberechtigte Zugriffe nachvollziehbar sind.

Alternativ besteht auch die Möglichkeit, beim Amtsgericht vor Ort Einblick in das Schuldnerverzeichnis zu erhalten. Dabei kann die Registrierung vor Ort erfolgen und anschließend wird Einblick in das Schuldnerverzeichnis gewährt.

Grundsätzlich ist der Einblick in das Schuldnerverzeichnis kostenpflichtig. Dabei wird je Datensatz eine Kostenpauschale (derzeit 4,50 Euro) erhoben.

Tipps für Gläubiger zur Vorgehensweise

Welche Schritte des Mahnweges gewählt werden, hängt letztendlich nicht nur von der Höhe der ausstehenden Rechnungen und den Kosten ab, sondern sicherlich auch von der Art der Geschäftsbeziehung. Bei geschätzten Kunden ist das persönliche Gespräch zu bevorzugen, um die Geschäftsbeziehung nicht nachhaltig zu beeinträchtigen. Insbesondere wenn Anwälte, Inkasso-Unternehmen oder gar Gerichte eingeschaltet werden, ist davon auszugehen, dass die Geschäftsbeziehung irreparabel beschädigt wird. Auf der anderen Seite nützt die beste Geschäftsbeziehung nichts, wenn die Rechnungen nicht bezahlt werden. Mit einem gut funktionierenden Forderungsmanagement ist es bereits im Vorfeld möglich, hohe Außenstände zu umgehen. Greift ein Unternehmen bei Forderungsausfällen frühzeitig ein, dann lassen sich in vielen Fällen existenzielle Schwierigkeiten durch hohe Außenstände in Unternehmen vermeiden.

Der Autor:

Oliver Schoch ist als gelernter Bankkaufmann über 10 Jahre in verschiedenen Bankbereichen tätig gewesen. Seit 2007 ist er als Fachredakteur freiberuflich tätig und hat sich auf die Themen Wirtschaft, Finanzen, Immobilien, Versicherungen und Steuern spezialisiert. Zur Website

Alisha Meier

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