E-Bilanz – Tipps für die elektronische Übermittlung an das Finanzamt

Für bilanzierende Unternehmen in Deutschland ist die Abgabe der E-Bilanz Pflicht. Für das Finanzamt bedeutet dies eine vereinfachte Plausibilitätskontrolle und ein automatischer Datenabgleich. Generell handelt es sich um eine elektronische Übermittlung der Bilanzdaten einer Firma. Dabei gilt es natürlich, gewisse Regeln zu beachten, um Rückfragen zu vermeiden. Was ist eine E-Bilanz? Welche Vorgaben gibt es für die E-Bilanz? Und wie übermittelst du die E-Bilanz online an das Finanzamt?

Das erwartet dich heute:

Pflicht zur elektronischen Übermittlung der Bilanz

Wer muss eine E-Bilanz online abgeben? Alle bilanzierenden Unternehmen in Deutschland müssen ihre Bilanzdaten elektronisch an das Finanzamt übermitteln. Dies gilt seit dem Jahr 2013. Alle anderen Unternehmen sind dazu nicht verpflichtet. Darunter fallen unter anderem folgende Unternehmer aus unterschiedlichen Branchen:

  • Land- und Forstwirte, die freiwillig Bilanz erstellen oder aufgrund der Abgabenordnung zur Buchführung verpflichtet sind.
  • Freiberufler, welche freiwillig Bilanzen erstellen.
  • Kaufleute nach dem Handelsgesetzbuch
  • Gewerbetreibende, die nach Abgabenordnung zur Bilanzierung verpflichtet sind oder freiwillig Bilanz erstellen.

Wer seinen Betrieb aufgibt oder diesen verkauft, der muss eine so genannte Aufgabebilanz erstellen. Dies ist auch dann Pflicht, wenn du bislang deinen Gewinn nur per Einnahmen-Überschuss-Rechnung, kurz EÜR, ermittelt hast. Hier musst du ebenfalls eine elektronische Übermittlung vornehmen, die das Finanzamt akzeptiert. Bei der Gründung deines Unternehmens gilt ebenfalls die Pflicht zur E-Bilanz. Hier musst du eine sogenannte Eröffnungsbilanz erstellen. Und auch, wenn du dein Unternehmen in seiner Gewinnermittlungsart änderst, also du beispielsweise von der EÜR zur Bilanzierung wechselst.

Tipp!

Mit einer EÜR-Software kannst du die Einnahmen-Überschuss-Rechnung einfach und schnell erstellen lassen. Die Software ermittelt den Gewinn oder Verlust automatisch anhand deiner Einnahmen und Ausgaben.

Die E-Bilanz bei der Betriebsprüfung

In erster Linie hat die E-Bilanz den Sinn, als dass der Verwaltungsaufwand für Finanzprüfer reduziert wird. Die vorliegenden Daten können somit bei einer Betriebsprüfung per Knopfdruck ausgewertet werden und genauere Hinweise über das Unternehmen liefern. So werden „unnötige“ Prüfungen vermieden und schwarze Schafe ausfindig gemacht.

Taxonomie Definition: Welche Daten stehen in der E-Bilanz?

Was muss bei der E-Bilanz online übermittelt werden? Es gibt eine Reihe von Mindestdaten, welche von der Finanzverwaltung festgelegt wurden und die du übermitteln musst. Dabei handelt es sich um ein spezielles Datenschema, speziell für Bilanzen sowie Gewinn- und Verlustrechnungen (GuV). Diese Schemata werden auch als Taxonomie bezeichnet. Es ist an dieser Stelle wichtig zu wissen, dass die zu übermittelten Daten jährlich verändert und meist erweitert werden. Es ist also gar nicht so einfach, eine E-Bilanz zu erstellen. Die Veränderungen gehen vom Bundesfinanzministerium aus.

Ist die E-Bilanz mit der Datenschutzverordnung konform?

Bei der elektronischen Übermittlung sensibler Daten sind Unternehmer zurecht besorgt. Die Daten aus der E-Bilanz unterliegen jedoch dem Steuergeheimnis. Das bedeutet, dass die übermittelten Daten nur von der Finanzverwaltung eingesehen werden dürfen. Andere Unternehmen können nicht, wie es beim Bundesanzeiger der Fall ist, in die E-Bilanz ans Finanzamt einsehen. Aufgrund verschlüsselter Datenübertragung und Speicherung gilt die E-Bilanz daher als sicher. Vorerst wurde sogar überlegt, dass Unternehmen ihre E-Bilanz auf einem Portal hochladen sollen. Das Bundesministerium für Finanzen entschied sich jedoch aufgrund des Datenschutzes gegen diese Methode.

Allerdings muss auch die E-Bilanz beim Bundesanzeiger hinterlegt werden. Dies geschieht jedoch durch das Unternehmen selbst oder durch den Steuerberater, nicht durch das Finanzamt.

Die E-Bilanz wird in der Zentrale der Finanzverwaltung gespeichert. Dort gibt es eine Versionskontrolle, welche auch korrigierte Versionen der Bilanz anzeigen. Es ist also möglich, eine abgeschickte E-Bilanz im Nachhinein zu korrigieren, solltest du Fehler feststellen.

Übersicht Taxonomien E-Bilanz

Im Datensatz findest du ein Stammdaten-Modul und ein Jahresabschluss-Modul. In den Stammdaten werden Angaben zum Unternehmen selbst abgegeben. Beispiele aus dem Stammdaten-Modul der E-Bilanz:

  • Rechtsform
  • Sitz des Unternehmens
  • Steuernummer
  • Aktuelles Wirtschaftsjahr
  • Gesellschafter Anzahl und Daten
  • Unternehmenskennnummer

Tatsächlich finden sich dort noch zahlreiche andere Felder, die du möglichst gewissenhaft und korrekt ausfüllen musst. Im Jahresabschluss-Modul findest du Felder, die für die Bilanz wichtig sind. Folgende Bestandteile sind unter anderem zwingend erforderlich:

  • Einheits- oder handelsrechtliche Bilanz inkl. Überleitungsrechnung oder Steuerbilanz
  • Gewinn- und Verlustrechnung (GuV)
  • Ergebnisverwendung
  • Investitionsabzugsbetrag (seit 2018 Pflichtangabe)
  • Kapitalkontenentwicklung bei Personengesellschaften oder Ähnliche
  • Einzelunternehmen und Personengesellschaften geben die steuerliche Gewinnermittlung

Rückfragen zur E-Bilanz vermeiden

Neben den Pflichtangaben für das Finanzamt, stehen auch noch weitere Datenfelder zur Verfügung, die du freiwillig ausfüllen kannst. Und das könnte unter Umständen sogar sinnvoll sein. Vor allem dann, wenn du selbst schon Vermutungen anstellst, dass das Finanzamt Nachfragen anstellt. Um hier Rückfragen zu umgehen, kannst du entsprechend Aufklärungsarbeit leisten.

Beispielsweise könntest du Kontennachweise oder einen Anlagespiegel beifügen. Auch bei ungewohnt hohen Beträgen in der Bilanz, könntest du weitere Informationen aufführen, welche diese Zahlen erklären. Die freiwilligen Angaben musst du aber nicht elektronisch übermitteln. Du kannst sie auch dem zuständigen Sachbearbeiter des Finanzamtes per Post schicken, wenn dir dies einfacher erscheint. Freiwillige Berichtsbestandteile könnten weiterhin sein:

  • Lagebericht
  • Kapitalflussrechnung
  • Haftungsverhältnisse
  • Gesellschafterbeschlüsse
  • Aufsichtsratberichte
  • Eigenkapitalspiegel

Wie werden meine Daten der E-Bilanz übermittelt?

Um hier einheitlich vorzugehen, hat sich die Finanzbehörde auf das XBRL-Datenformat für die Übermittlung geeinigt. XBRL steht für „Xtensible Business Reporting Language“. Die Struktur der Daten wird über die Taxonomie festgelegt. Wer steuerpflichtig ist, der muss sich auch grundlegend an die Kerntaxonomie halten. Je nach Branche kann aber auch eine so genannte Spezialtaxonomie Anwendung finden. So etwa im Bereich Versicherungsunternehmen oder bei Banken.

Seit dem 31.12.2019 gilt die Taxonomie 6.3

Dies wurde mit dem BMF Schreiben vom 02.07.2019 bekanntgegeben. Du kannst diese Taxonomie aber auch für das komplette Wirtschaftsjahr 2019 oder 2019/2020 nutzen. In manchen Buchhaltungsprogrammen wird das XBRL bereits standardmäßig angewandt. Dabei handelt es sich um ein recht einfaches Dokument, welches in der Software integriert ist.

Prozess E-Bilanz
Prozess und Übermittlung der E-Bilanz

Hinweis: Die aktuelle Taxonomie kann unter www.esteuer.de eingesehen werden. Du findest dort die aktuelle Version des Stammdaten Moduls, der Kerntaxonomie, der Ergänzungstaxonomie, sowie der entsprechenden Taxonomien für Kredit- und Zahlungsinstitute und Versicherungsunternehmen.

Härtefallregelungen

Die elektronischen Übermittlungsvorgaben verändern sich laufend und werden ständig aktualisiert. Dies stellt einen enormen Zeit- und Arbeitsaufwand für die EDV Buchhaltung dar. Zeit und Geld sind jedoch nicht immer diejenigen Mittel, die einem Unternehmen in Massen zur Verfügung stehen. Was also, wenn die Umstellung auf die neuen Anforderungen nicht direkt klappen? Glücklicherweise sieht das Gesetz für solche Fälle eine Härtefallregelung vor. Somit kannst du einen Antrag beim Finanzamt stellen. Darin bittest du das Finanzamt, auf die elektronische Übermittlung der Bilanzdaten zu verzichten. Genehmigt wird dies aber nur dann, wenn eine wirkliche unbillige Härte vorliegt. Heißt, wenn die Übermittlung der Daten für dich aus wirtschaftlicher oder persönlicher Sicht nicht zumutbar ist.

Härtefallanträge müssen also begründet werden. Immerhin kann das Finanzamt nur dann binnen weniger Zeit ihre Auffälligkeitsprüfungen durchführen, wenn eine elektronische Datenübermittlung vorliegt.

So formulierst du einen Härtefallantrag

Sehr geehrte Damen und Herren,

nach § 5b Abs. 2 Satz 2 EStG und § 150 Abs. 8 AO, bitte ich um Befreiung meiner Verpflichtung zur elektronischen Übermittlung meiner Bilanzdaten. Leider ist es mir derzeit aus persönlichen und wirtschaftlichen Gründen nicht zumutbar, meiner Verpflichtung nachzukommen. Ich begründe diesen Härtefall wie folgt:

  • Derzeit stehen mir nicht ausreichend finanzielle und personelle Mittel zur Verfügung, um meine EDV Buchhaltung auf die neuen Vorgaben umzustellen. Die im Anhang befindlichen Angebote seitens verschiedener Softwareanbieter liegen vor. Im Vergleich dazu lege ich auch meine Gewinnermittlung vor.
  • In etwa 6 Monaten werde ich meinen Betrieb aufgeben.
  • Aufgrund nicht vorhandener finanzieller Rücklagen, kann ich die gesetzlich vorgeschriebenen Vorgaben nicht in der nächsten Zeit erfüllen. Als Existenzgründer sehe ich es natürlich zukünftig vor, meine Rücklagen entsprechend aufzubauen.
  • Leider fehlt mir derzeit das technische Fachwissen und die Zeit, um die elektronische Übermittlung meiner Bilanzdaten nach aktueller Taxonomie zu tätigen.

 
Solltest du einen Steuerberater beschäftigen, so wirst du mit einem Härtefallantrag nicht weit kommen. Hier geht das Finanzamt davon aus, dass die Finanzbuchhaltung immer und jederzeit nach aktuellen Vorgaben geführt werden kann. Wenn du deine E-Bilanz selbst erstellen willst und keinen Steuerberater hast, könntest du es mit einem solchen Antrag versuchen.

E-Bilanz mit dem Steuerberater

Steuerberater sind bei aufwändiger Buchführung unerlässlich. Sie prüfen die Bilanzdaten und geben ihr Okay für die Übermittlung an das Finanzamt. Es empfiehlt sich jedoch, die jährlichen Kontenrahmen mit den jeweiligen Vorgaben der Finanzverwaltung abzugleichen und mit dem Steuerberater zu besprechen. Dies erspart viel Zeit bei der Vorbereitung. Doch wie geht es jetzt weiter?

Wer zeitlich oder aufgrund von fehlendem Fachwissen nicht in der Lage ist, die buchhalterischen Umstellungsarbeiten zu leisten, der sollte über eine Auslagerung der Buchhaltung nachdenken. Gerade in der Gründungsphase kann dies sinnvoll sein. Das Unternehmen kann sich auf sein Kerngeschäft konzentrieren, während sich der Steuerberater um die Buchhaltung kümmert. Dies kostet zwar Geld, lohnt sich aber.

Betreue deinen Steuerberater außerdem mit gewissen Kontrollaufgaben. Dies ist ebenfalls vor allem in der Startphase einer Firma wichtig und kann Fehler verhindern. Kümmere dich außerdem um die Schulung des Personals, denn auch sie müssen sich mit den gesetzlichen Vorgaben zur E-Bilanz auseinandersetzen. Bislang wurden Mitarbeiter normalerweise lediglich mit handelsrechtlichen Buchungen betreut. Inzwischen übernehmen viele aber auch die Anpassungen an die steuerrechtlichen Vorgaben.

Was passiert bei Nichtabgabe der E-Bilanz?

Bei Nichtabgabe einer E-Bilanz kann das Finanzamt ein Zwangsgeld festlegen. Dies passiert auch dann, wenn die Bilanz per Post in Papierform eingereicht wurde. Diese Form wird seit dem Jahr 2013 nicht mehr akzeptiert und das Finanzamt ist berechtigt, das als Nichtabgabe zu werten. Wer seine E-Bilanz aus persönlichen oder wirtschaftlichen Gründen nicht abgeben kann, der muss einen Antrag auf einen Härtefall stellen. Sind die angeführten Gründe darin jedoch nicht im Rahmen der unbilligen Härte, so kann der Antrag abgelehnt werden.

Tipp: Buchhaltungssoftware nutzen und Zeit sparen

Buchhaltung kann unter Umständen eine lästige Angelegenheit sein. Vor allem, wenn man sich eigentlich viel lieber mit seinem Kerngeschäft befassen möchte. Dennoch ist es notwendig und Pflicht für jeden Unternehmer. Eine Buchführungssoftware vereinfacht viele Aspekte der Buchhaltung und ihre Nutzung kann, dank praktischer Schnittstellen zum Geschäftskonto oder dem Finanzamt, Zeit und Geld sparen. So lassen sich Belege digital erfassen, Daten verwalten und mit wenigen Klicks kannst du die Umsatzsteuervoranmeldung oder die Steuererklärung abgeben.

Fazit

Die E-Bilanz aktualisiert jährlich und in regelmäßigen Abständen die Vorschriften zur Abgabe einer elektronischen Bilanz. Die Schemen, nach denen sich Unternehmen richten müssen, werden als Taxonomie bezeichnet. Wer diesen Vorschriften nicht nachkommen kann und aufgrund seiner Bilanzierungspflicht eine Bilanz abgeben muss, der darf einen Antrag auf Härtefall stellen. Es ist durchaus sinnvoll, sich an dieser Stelle an einen Steuerberater zu wenden. Die Papierform für die Bilanz wird seit 2013 nicht mehr akzeptiert, sodass Unternehmen nicht darum herum kommen, die elektronische Bilanz an das Finanzamt zu übermitteln.

Nadine Höpf

Nadine spezialisiert sich auf die Erstellung und Bereitstellung von Inhalten auf Blogs und Lexikas. Dabei lässt sie ihrer Kreativität freien Lauf und behält die aktuellen SEO Anforderungen immer im Blick. Mühelos erstellt sie Inhalte auch auf französisch.

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