Die digitale Personalakte ist nichts anderes, als die Personalakte – nur ohne Papier. Die Dokumente der Mitarbeiter werden hierbei automatisiert und in das Dokumentmanagementsystem eingepflegt. Die Digitalisierung soll der Personalabteilung die Arbeit erleichtern, weil die Erstellung und Verwaltung der Akten deutlich einfacher wird.
Außerdem setzt sich generell die digitale Bearbeitung sämtlicher Unterlagen zunehmend durch. Allerdings gilt diese Arbeitserleichterung nur bei optimaler Führung der digitalen Personalakten. Darum erklären wir dir in diesem Artikel, was du beachten musst und welche Vor- und Nachteile die digitale Personalakte mit sich bringt.
Passieren schon bei der Einführung der digitalen Personalakte Fehler, kann dir das Projekt sehr schnell aus der Hand gleiten. Denn das Scannen der Papierdokumente reicht allein nicht aus. Um bei der elektronischen Aktenführung erfolgreich zu sein, bedarf es an Wissen im Bereich von:
Wichtig:
Da die digitale Akte hochsensible Daten enthält, ist es besonders wichtig, dass die gesetzlichen Anforderungen an den Datenschutz eingehalten werden!
Damit die Aktenführung von Anfang an korrekt abläuft und du am Ende kein Chaos hast, sind folgende Punkte bei der Einführung zu beachten:
Liste alle Dokumente aus der jeweiligen Akte auf und sortiere sie nach „nicht mehr aufbewahrungspflichtig“ und „aufbewahrungspflichtig„.
Wenn du die Personalakten digitalisieren willst, hast du die Möglichkeit, die Zugriffsrechte festzusetzen. Die Rechte kannst du auf folgende Fragen fixieren:
Lege Schlagwörter fest, um die Dokumente leichter zu finden. Nutzt du eine Software, solltest du mit dem Hersteller klären, ob die Wörter automatisch oder manuell vergeben werden.
Stelle sicher, dass dein Rechner die Anforderungen erfüllt, die der Softwarehersteller benötigt. Am wichtigsten ist hierbei:
Damit es nicht zu viel Arbeit und letztendlich chaotisch wird, gibt es eine Faustregel für den Scanprozess. Bis 100 Mitarbeiter ist es gut schaffbar, wenn du diesen Prozess selber vornimmst. Ab 100 Mitarbeitern solltest du den Scanprozess besser auslagern. Entscheidest du dich für das Outsourcing, solltest du gut vorbereitet sein und zum Beispiel Angaben über das Papiervolumen und die gewünschte Aktenstruktur machen können. Außerdem ist es sinnvoll, wenn du dir juristischen Rat einholst, welche Dokument du nach dem Scannen vernichten darfst.
Wichtig:
Einige Dokument sind trotz Digitalisierung zusätzlich in Papierform aufzubewahren!
Lege einen Mitarbeiter fest, welcher für die Digitalisierung zuständig ist. Außerdem solltest Du die entsprechenden Umsetzungsfristen klar bestimmen. Hierbei ist zu beachten:
Die größte Herausforderung ist die Einführung der digitalen Personalakte. Diese haben wir dir vorstehend ausführlich erklärt. Denn du musst dir hierbei im Klaren sein, dass wirklich jedes einzelne Dokument einzuscannen ist. Angefangen bei Bewerbungsunterlagen und Arbeitsverträgen, bis hin zu Krankmeldungen und Spesenabrechnungen. Auch der gesamte Schriftverkehr gehört in die elektronische Personalakte. Diese Vorarbeit kann einige Zeit in Anspruch nehmen.
Es gibt viele Fehler, die bei der Einführung passieren können. Hier haben wir dir die fünf häufigsten Fehler aufgezeigt.
Oftmals ist dieser Fehler Unwissenheit. Dennoch schützt Unwissenheit nicht vor Strafe. Auch wenn du auf dem Weg zum papierlosen Büro bist, gibt es Dokumente, wie zum Beispiel Urkunden, Darlehensverträge oder Arbeitsverträge, welche du aus gesetzlichen Gründen weiterhin in Papierform aufzubewahren musst. Selbiges gilt für psychologische oder grafologische Gutachten. Hier ist es empfehlenswert, Mini-Akten anzulegen, in denen die vorgenannten Unterlagen aufbewahrt werden.
Personalakten digitalisieren klingt erst mal ganz einfach. Dokumente scannen, speichern und fertig. Aber so einfach ist das nicht. Folgende Fragen helfen dir bei der Suche nach der Antwort, ob du die Digitalisierung im eigenen Unternehmen vornehmen kannst, oder ob du diese Aufgabe an einen Digitalisierungsdienstleister abgibt:
Wenn du diese Fragen entsprechend beantworten kannst, steht einer internen Digitalisierung nichts im Weg. Generell entscheiden sich die meisten Unternehmen für einen Digitalisierungsdienstleister. Und dies aus gutem Grund.
Wenn du dein komplettes Unternehmen digitalisieren willst, musst du auch deine Rechnungen und andere Belege digital erfassen. Nur so kannst ein papierloses Büro erschaffen.
In den meisten Fällen fällt die Berechtigungsmatrix sehr knapp aus. Das heißt, ein einzelner Mitarbeiter kümmert sich um zu viele Dinge bei der elektronischen Aktenführung. Es macht daher Sinn, Berechtigungen für Bereiche wie das Schwärzen von Akten oder Zugriffsrechte für die Geschäftsführung explizit festzulegen.
Wichtig:
Bedenke immer, dass es sich hier um hochsensible Daten handelt, welche dem Bundesdatenschutzgesetz unterliegen.
Wenn die Funktionen der Software aktuell top sind, ist das toll. Bringt dich aber in Zukunft oft nicht weiter. Denn die Anforderungen an Personalprozesse und Systemschnittstellen können sich ändern. Berücksichtigst du bei der Auswahl nicht, dass das System erweiterbar ist, kann das am Ende teuer für dich werden. Außerdem solltest du beachten, dass die Software mit den Datenschutzrichtlinien deines Unternehmens konform ist.
Es reicht nicht, eine Person an die Digitalisierung zu setzten und dann zu erwarten, dass die Arbeit in zwei Tagen erledigt ist. Hier muss ein anständiges Projektmanagement her! Was du beachten musst, damit das Projektmanagement stimmt, zeigen wir dir nachfolgend auf:
Hast du alle notwendigen Papierdokumente digitalisiert, ist es an der Zeit, die nötigen Akten anzulegen. Wichtig ist, dass von Anfang an eine sinnvolle und nachvollziehbare Aktenstruktur entsteht. Darum solltest du besonders auf folgende Punkte achten:
Digitale Persoanlakte
Generell legen die Arbeitgeber selbst fest, was in die digitalen Personalakten kommt und was nicht. Hierbei ist nur zu beachten, dass die Dokumente und Daten für das bestehende Arbeitsverhältnis relevant sind. Hier haben wir eine Auflistung, was prinzipiell in eine Akte gehört:
Neben den erlaubten Angaben in einer digitalen Akte gibt es auch Punkte, welche hier nicht oder nur mit ausdrücklicher Erlaubnis eingepflegt werden dürfen. Diese sind:
1. Bewerbungsunterlagen | Anschreiben, Lichtbild, Bewerbungsbogen, Vorstellungsgespräch, Fahrgelderstattung, Vorstellungsgespräch |
2. Arbeitsvertrag | Arbeitsvertrag, Zusatzvertrag, Ende Probezeit, Darlehen, Rückzahlungsverpflichtungen, Handlungsvollmacht/Prokura, Versetzung, Kündigung, Aufhebungsvereinbarung, Arbeitsgerichtsunterlagen |
3. Entgelt | Lohn- und Gehaltsvereinbarungen Prämie laut Einzelvertrag, Sonderzahlungen, vermögenswirksame Leistungen, Pfändungen/Abtretungen, Mietverträge bei Wohnungsgestellung, Auszahlungsbeleg Kasse, Bescheid Kindergeld |
4. Aus- und Weiterbildung | Ausbildungsvertrag, Berufsschule, Kammer, Gehilfenbrief/Gesellenbrief, Fortbildung/Förderkreise, Seminarbescheinigungen |
5. Beurteilungen | Zwischenzeugnisse, Beurteilungen, Endzeugnisse |
6. Sozialversicherungsunterlagen | Unfallmeldungen, Krankmeldungen, Arbeitsversuche, Sozialversicherungsausweis, Kur, DEÜV-Meldungen |
7. Betriebliche Altersversorgung/Versicherungen | Versorgungszusage, Rückdeckungsversicherung, Direktversicherung (Arbeitgeber zahlt die Beiträge, Direktversicherung (Gehaltsumwandlung) |
8. Bescheinigungen | Finanzamt, Krankenkasse, Gericht, Deutsche Rentenversicherung |
9. Aushändigungen / Belehrungen / Arbeitsmittel | Handy, Schlüssel, Bahncard, Miles & More, Firmenausweis, Parkplatz, Datenschutz, Betriebsordnung, Sicherheitsbelehrung, sonstige Belehrungen, Nebentätigkeit, sonstige Aushändigungen |
10. Firmen-PKW | Bestellung, Nutzungsvertrag, Rechnung, Versteuerung, Versicherung |
11. Persönliche Ereignisse | Elternzeit / Mutterschutz, Jubiläen, Kind, Hochzeit, Atteste, Schwerbehinderung, Wehrübung, Wehrdienst, Zivildienst, Gesundheitszeugnis, Umzug, allgemeine Korrespondenz, Arbeitserlaubnis, Führungszeugnis, Studienbescheinigung |
12. Abmahnung |
Um die Daten der Mitarbeiter zu schützen, sind Unternehmen mit der Einführung der DSGVO verpflichtet, strenge Richtlinien einzuhalten. Besonders wenn es um die elektronische Aktenführung geht, sind die Datenschutzanforderungen genau zu beachten. Hierzu gehört unter anderem:
Vorteile | Nachteile |
schneller Zugriff an jedem Ort | Hohe Kosten bei der Einführung |
Zugriff durch mehrere Personen gleichzeitig | Schutz gegen unberechtigte Zugriffe ist schwieriger |
Akte ist per Knopfdruck abrufbar | Archiv muss regelmäßig auf neue Datenträger überführt werden (durch die begrenzte Lebensdauer der Speichermedien) |
kein ständiges Ein- und Auslagern | |
Minimierung von Verwaltungskosten | |
Aktenführung ist inhaltlich einheitlich | |
Datenschutz ist optimiert | |
weniger Büroräume notwendig |
Die Rechte des Arbeitgebers halten sich bezüglich der elektronischen Aktenführung in Grenzen. Im Prinzip ist sein einziges Recht die digitale Personalakte zu führen. Denn das ist keine gesetzliche Vorschrift. Alles weiter beruht auf Pflichten des Arbeitgebers und gilt somit als Recht für den Arbeitnehmer. Welche Rechte dieser hat, zeigen wir dir nachstehend auf:
Hinweis:
Diese Rechte bleiben auch bestehen, wenn das Arbeitsverhältnis beendet ist!
Bevor du dich für eine Software entscheidest, solltest du dich genau über die Möglichkeiten der einzelnen Hersteller informieren. Folgende Funktionen sollten aber auf jeden Fall enthalten sein:
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