Umsatzsteuererklärung

Mit einer Umsatzsteuererklärung meldet ein Unternehmen dem Finanzamt seine Umsatzsteuer für die betreffende Periode, also für das abgelaufene Kalenderjahr. Heute kann das nur noch elektronisch erfolgen, Papierformulare nehmen die Behörden nur noch in ganz wenigen Ausnahmefällen an. Pflicht ist immer eine Umsatzsteuerjahresanmeldung zu erstellen, auch wenn monatlich oder quartalsweise bereits Voranmeldungen erfolgten.

Überblick

Wer muss eine Umsatzsteuererklärung abgeben?

Umsatzsteuerpflichtig ist jeder Unternehmer, der im Inland gegen Entgelt Leistungen ausführt oder Produkte verkauft. Gesetzliche Regelungen dazu findest du im Umsatzsteuergesetz. Dabei ist die Pflicht, Umsatzsteuer zu erheben, weder von der Branche noch von der Größe des Betriebes abhängig. Ausgenommen sind nur wenige Sachverhalte. So ist der Verkauf von Grundstücken oder von Anteilen an Unternehmen in der Regel steuerfrei.

Meldest du ein Gewerbe an, so erhältst du von Finanzamt eine Umsatzsteuernummer, die du für deine Erklärungen nutzen musst. Auch als freiberuflich Tätiger, also als Coach, Trainer, Anwalt oder Künstler, musst du auf deine Leistungen Umsatzsteuer erheben. Ausnahmen gibt es nur für Kleinunternehmer. Zu Beginn deiner Arbeit musst du monatlich eine Umsatzsteuervoranmeldung abgeben. Bei kleinen Unternehmen kannst du auch eine quartalsweise Abgabe beantragen. So bist du regelmäßig gezwungen, deine Umsatzsteuer auch abzuführen, die Steuer also zu bezahlen. Im Rahmen deiner jährlichen Steuererklärung gibt es dann für die Umsatzsteuer eine Jahresmeldung. Hier führst du alle Umsätze und die darauf anfallende Steuer noch einmal an, auch die Vorsteuerbeträge, die du gegenrechnen kannst.

Umsatzsteuererklärung Frist

Das Gesetz zur Modernisierung des Besteuerungsverfahrens verlängerte die Fristen für die Umsatzsteuerjahreserklärung. Bis zum Jahr 2017 musstest du die Erklärung am 31. Mai des Folgejahres einreichen, ab dem Veranlagungsjahr 2018 hast du als Steuerpflichtiger bis zum 31 Juli Zeit. Überträgst du diese Aufgabe an deinen Steuerberater, verlängert sich die Frist auf den 31. Dezember des folgenden Jahres.

Lässt du diese Fristen verstreichen, droht ein Verspätungszuschlag. Dieser kann bis zu 10 Prozent der Steuer betragen, höchstens jedoch 25.000 Euro. Die Steuer selbst musst innerhalb der nächsten 30 Tage nach Einreichen der Erklärung zahlen.

Wenn du zu spät zahlst, verlangt das Finanzamt einen Säumniszuschlag. Das gilt übrigens auch für die Steuerverpflichtung aus den Voranmeldungen der Umsatzsteuer, die du im Laufe des Jahres schon zahlen musst. Das kann ins Geld gehen, denn das Finanzamt berechnet für jeden angefangenen Monat 1 Prozent der fälligen Steuerschuld.

Dazu ein Beispiel:
Die Umsatzsteuerschuld beträgt 1.000,00 €, dein Steuerberater hat die Jahresumsatzsteuererklärung am 20. September des Folgejahres gesendet. Deine Zahlung geht jedoch erst am 15. Dezember auf dem Bankkonto der Behörde ein. Da sie bereits im Oktober fällig gewesen war, berechnet das Finanzamt nun:

  • Säumniszuschlag für Oktober (1 Prozent von 1.000 €) 10,00 €
  • Zuschlag für November 10,00 €
  • Säumniszuschlag für Dezember 10,00 €,
  • insgesamt also 30,00 €.

Anleitung für die Umsatzsteuererklärung

Sowohl für die Umsatzsteuerjahreserklärung als auch für die regelmäßigen Voranmeldungen gibt es Formulare der Finanzämter. Heute kannst du deine Erklärungen jedoch nur noch elektronisch, also online, erstellen. Die deutsche Finanzbehörde entwickelte dafür in den letzten Jahren das ELSTER-Verfahren, eine Methode, Steuererklärungen online einzureichen.

Tipp!

Damit du deine Umsatzsteuer nicht über das komplizierte ELSTER Portal einreichen musst, bietet sich eine übersichtliche Buchhaltungssoftware an. Über eine Schnittstelle kannst du deine Erklärung direkt ans Finanzamt schicken.

 

ELSTER Umsatzsteuererklärung

Die Erklärung für die Jahresumsatzsteuer umfasst 6 Seiten, zusätzlich gibt es (auch online) eine Hilfe für das Ausfüllen. Das Bundesfinanzministerium veröffentlicht Muster der Umsatzsteuererklärungen zum Download. Achtet hier darauf, dass Formular für das richtige Jahr auszuwählen.

Umsatzsteuererklärung Formular
Muster für die Umsatzsteuererklärung 2019. Quelle: Bundesfinanzministerium

Die Erklärung selbst musst du als Steuerpflichtiger eigentlich unterschreiben. Da das bei der elektronischen Versendung natürlich nicht geht, ist vorab eine elektronische Authentifizierung notwendig. Das bedeutet, dass du ein Sicherheitszertifikat beantragen musst. Dafür ist eine Registrierung im ELSTER-Portal erforderlich. Per Post bekommst du dann ein Passwort zugesendet. Bitte beachte daher, dass dieser Prozess einige Tage in Anspruch nehmen kann, beginne also nicht zu spät mit deiner ersten Steuererklärung. Alternativ ist auch die Verwendung von ELSTER-Signaturkarten oder Sicherheitssticks möglich. Ohne diese Authentifizierung können nur noch die Einkommenssteuererklärungen gesendet werden. Nutzt du eine Buchhaltungssoftware, musst du das Sicherheitszertifikat nicht beantragen.

Umsatzsteuererklärung-Formular ausfüllen

Alle Daten, die du für das Ausfüllen benötigst, kannst du deiner Buchführung entnehmen. Diese Sachverhalte musst du eintragen:

  • allgemeine Angaben wie Name des Unternehmens und seinen Sitz
  • alle steuerpflichtigen Umsätze, die innerhalb der Periode geleistet worden sind (Nettowert), dazu der sich ergebende Steuerbetrag
  • steuerfreie Umsätze
  • innergemeinschaftliche Erwerbe und Dreiecksgeschäfte
  • abziehbare Vorsteuerbeträge
  • die Berechnung der Steuerschuld bzw. des Erstattungsanspruchs

Typische Fehler bei der Umsatzsteuererklärung

Die Jahresumsatzsteuererklärung musst du immer für das abgelaufene Kalenderjahr abgeben, auch wenn das Unternehmen ein davon abweichendes Wirtschaftsjahr hat. Berücksichtigen musst du dabei alle Umsätze, auch die, die du bereits in den Voranmeldungen berücksichtigt hast. Steuerpflichtig sind immer die Netto-Beträge der Leistungen an die Kunden. Auch unentgeltlich abgegebene Waren oder der Eigenverbrauch in der Gastronomie zählen zum Umsatz.

In der Steuerberechnung auf Seite 6 der Erklärung überträgst du dann alle Zahlen aus den angegebenen Zeilen der Vorseiten in die entsprechenden Felder. Wird mehr Vorsteuer als Umsatzsteuer geltend gemacht, so ist dieser Betrag mit einem Minus zu versehen. Er kennzeichnet dann einen Erstattungsanspruch des Steuerpflichtigen.

Die Finanzbehörde erstellt einen Steuerbescheid für die Umsatzsteuer dann in der Regel nicht mehr. Nur, wenn die Berechnung fehlerhaft war, wird das Finanzamt hier noch tätig. Errechnest du eine Steuerschuld, so musst du diese umgehend zahlen. Du darfst nicht auf eine Aufforderung des Amtes warten.

Umsatzsteuererklärung Kleinunternehmer

Umsatzsteuerlich giltst du dann als Kleinunternehmer, wenn du im Jahr nicht mehr als 17.500 € Umsatz erwirtschaftest und voraussichtlich auch im nächsten Jahr unter der Umsatzgrenze von 50.000 € bleibst. Eine Jahresumsatzsteuererklärung musst du dennoch abgeben. Für Kleinunternehmer ist hier jedoch nur der Absatz B der Erklärung wichtig, denn hier trägst du die Höhe der Umsätze des abgelaufenen Jahres sowie eine Schätzung für das Folgejahr ein. Addiere alle Zahlungen, die du von Kunden erhalten hast, eine Unterscheidung zwischen Netto und Brutto gibt es bei Kleinunternehmern nicht!

Jahresumsatzsteuererklärung Kleinunternehmer
Jahresumsatzstsuererklärung für Kleinunternehmer, Absatz B. Quelle: Bundesfinanzministerium

Umsatzsteuerbefreiung Kleinunternehmer

Laut der Kleinunternehmerregelung bist du als Kleinunternehmer bist du von der Umsatzsteuer befreit. Von deinen Zahlungen, die du von Kunden erhältst, brauchst du keine Steuer an das Finanzamt abführen. Das hat viele Vorteile, denn du sparst eine Menge Zeit für die Steuerberechnung. Auch die Buchhaltung ist einfacher. Auf deinen Rechnungen darfst du keine Umsatzsteuer ausweisen. Es reicht, wenn du hinweist: „Als Kleinunternehmer nach §19 Abs.1 UStG weise ich keine Umsatzsteuer aus“. Der Nachteil: Du kannst auch keine Vorsteuer geltend machen.

Sind Freiberufler von der Umsatzsteuer befreit?

Da auch Freiberufler ihre Leistungen oder Produkte gegen Entgelt abgeben, sind sie in der Regel umsatzsteuerpflichtig. Das Umsatzsteuergesetz definiert allerdings einige Sachverhalte, die auch für Freiberufler steuerfrei sind. Hier einige Beispiele:

  • die Tätigkeit als Versicherungsmakler, Versicherungs- und Bausparkassenvertreter
  • die Vermietung und Verpachtung von Grundstücken und Gebäuden
  • Heilbehandlungen in der Humanmedizin
  • Unterrichtsleistungen selbständiger Lehrer an Schulen

Ein gesonderter Antrag auf Umsatzsteuerbefreiung muss der Freiberufler nicht stellen. Führt er nicht steuerbare Leistungen aus, so muss er keine Umsatzsteuer in Rechnung stellen. Will er die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen, so muss er das in der steuerlichen Anmeldung seines Einzelunternehmens angeben. Dafür gibt es einen Fragebogen des Finanzamtes (Muster), auf Seite 6 unter dem Punkt 7 ist dann das Kreuz erforderlich.

Achtung! Steuerprüfung Kleinunternehmer

Durch die Angabe der Umsatzhöhe in der jährlichen Umsatzsteuererklärung überprüft die Finanzbehörde, ob die Anwendung der Kleinunternehmerregelung noch rechtmäßig ist. Die Umsätze des Vorjahres dürfen nicht über 17.500 € liegen und im laufenden Jahr eine Grenze von 50.000 € nicht überschreiten. Genaue Steuerprüfungen sind auch für Kleinunternehmer möglich, im Verdachtsfall der Steuerhinterziehung wird auch ihre Buchführung auf Herz und Nieren geprüft. Auch wenn Kleinunternehmer eine einfache Einnahme-Überschussrechnung führen dürfen, sind sie verpflichtet, die Umsätze lückenlos zu erfassen und Belege entsprechend der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen zu archivieren.