Doppelte Buchführung

Die doppelte Buchführung bezeichnet die kaufmännische Buchführung gemäß § 238 des Handelsgesetzbuches. Dabei ist die Ermittlung des Periodenerfolgs einerseits durch die Bilanz, andererseits durch die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) möglich. Geschäftsvorfälle werden auf Konto und Gegenkonto erfasst.

Standardkontenrahmen

Standardkontenrahmen 3 (SKR03)

Standardkontenrahmen 4 (SKR04)

Standardkontenrahmen 7 (SKR07), Österreich


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Das Verfahren der doppelten Buchführung

Unternehmen sind nach § 242 III HGB zur doppelten Buchführung verpflichtet. Mit der doppelten Buchführung kann der Vermögens- und Schuldenstand eines Unternehmens sichtbar gemacht werden. Alle Geschäftsvorfälle werden mit Belegen erfasst und auf mindestens zwei Konten gebucht. Für die doppelte Buchführung sind verschiedene Konten erforderlich, die für mittlere und große Unternehmen in einem Kontenplan vorgegeben sind. Auch kleinere Unternehmen nutzen inzwischen solche Kontenpläne. Für die Buchung auf diese Konten ist die Führung eines Journals, das als Grundbuch bezeichnet wird, sowie von Hauptbuch und Nebenbüchern erforderlich. Die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung sind einzuhalten.

Tipp:

Um dir die doppelte Buchführung zu vereinfachen kannst du eine Buchhaltungssoftware nutzen und behältst so einfacher den Überblick.

Organisation der Belege

Jedem Geschäftsvorfall muss ein Beleg zugeordnet werden, auf dem zeitliche Abfolge, Wert und Verantwortung der Geschäftsvorfälle verzeichnet werden. Dabei wird zwischen internen und externen Belegen unterschieden. Interne Belege können Lohnlisten, Quittungen von Privatentnahmen und –einlagen oder Materialentnahmescheine sein. Externe Belege können Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Lieferscheine oder Kontoauszüge sein. Jeder Verweis eines Beleges muss überprüfbar sein. Die Belege müssen nummeriert werden, die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen sind einzuhalten. Die Belege müssen abgelegt und nach Sachkriterien sortiert werden. Bei Verlust eines Originalbelegs muss ein Ersatzbeleg ausgestellt werden, der die Angaben des Originalbelegs enthält. Die Belege müssen für die Buchhaltung vorbereitet werden, dann werden sie in Grund- und Hauptbuch erfasst und abgelegt.

Organisation der Bücher

Gemäß § 238 HGB muss ein Kaufmann Buch führen über seine Handelsgeschäfte, Vermögensgegenstände und Schulden. Dabei werden Hauptbuch, Grundbücher und Nebenbücher unterschieden. Im Hauptbuch sind alle Sachkonten enthalten, der Abschluss ergibt die Bilanz sowie die Gewinn- und Verlustrechnung. Alle Sachkonten aus den Buchungen im Grundbuch werden in das Hauptbuch übertragen. Grundbücher dienen als Vorlage für die Buchungen im Hauptbuch. Für die Gestaltung der Konten im Hauptbuch dienen Gemeinschaftskontenrahmen, Industriekontenrahmen oder Standardkontenrahmen als Vorlage. Für eine optimale Buchführung gelten bei den Kontenrahmen branchenspezifische Unterschiede. Das Grundbuch wird auch als Journal bezeichnet und dient der Verfolgung der Belege. Es ist chronologisch aufgebaut und enthält Angaben zu den Geschäftsvorfällen:

  • Datum
  • Vorgang
  • Vermerk zum Vorgang
  • Konto und Gegenkonto
  • Betrag.

Mehrere Grundbücher werden in einem Unternehmen geführt, dazu gehören Rechnungseingangs- und Rechnungsausgangsbücher sowie Kassenbücher. Die Buchungen in Grund- und Hauptbuch werden durch die Nebenbücher unterstützt. In den Grund- und Hauptbüchern wird auf die Nebenbücher verwiesen. Solche Nebenbücher können  Warenbuch mit Warenein- und Ausgängen oder Kontokorrentbuch mit Konten von Lieferanten und Kunden mit Kontoständen sein.

Formen der Buchführung

Die Formen der Buchführung können in konventionelle Buchführungsmethoden und EDV-gestützte Methoden unterteilt werden. Die EDV-gestützten Methoden drängen die konventionellen Methoden immer weiter in den Hintergrund. Konventionelle Methoden werden nur noch in kleineren Unternehmen genutzt und umfassen Durchschreibebücher, Offene-Posten-Buchführung und gebundene Bücher. Bei den gebundenen Büchern werden die deutsche, französische, englische, italienische und amerikanische Methode unterschieden. Durch das mehrfache Übertragen von Grundbüchern in das Hauptbuch entstehen viele Übertragungsfehler. Die Offene-Posten-Buchführung wird oft in der Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung genutzt. Alle eingegangenen Rechnungen, die noch nicht bezahlt sind, werden in einer Kartei gesammelt und nach Kunden sowie Lieferanten sortiert. Die bezahlten Posten werden in einer anderen Kartei erfasst. Von Eingangs- und Ausgangsrechnungen müssen zwei Kopien angefertigt werden. Eine Kopie ersetzt das Kontokorrentkonto, die andere Kopie ist ein Ersatz für das Journal. Diese Methode kann mit anderen Methoden verknüpft werden und wird auch in der EDV-Buchführung angewendet. In der EDV-Buchführung werden Belege simultan erfasst, die Fehlerquote ist deutlich geringer. Die Belege müssen einzeln eingegeben werden, sie werden in der EDV-Anlage gespeichert und verarbeitet. Für die EDV-Anlage ist ein erweitertes Kontrollsystem erforderlich, um die Vollständigkeit der Eingaben zu prüfen.