USt ID beantragen – Online oder schriftlich? Mit unseren Tipps gelingt es dir!

Dein Leben als Unternehmer wird sehr stark von steuerlichen Richtlinien und Vorgaben bestimmt. Dies gilt für deine unternehmerische Tätigkeit innerhalb deines Landes, aber auch im globalen Handel. Besondere Voraussetzungen musst du auch bei Warenlieferungen innerhalb der Europäischen Union beachten. Hier wird vor allem in Bezug auf die Umsatzsteuerpflicht unterschieden, ob es sich um Lieferungen an Privatpersonen oder einen anderen Unternehmer handelt. Um solche Lieferungen überhaupt durchführen zu können, brauchst du eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer – kurz USt ID. Wie du die USt ID beantragen kannst und welche Punkte du beachten solltest, erfährst du in diesem Beitrag.

Das erwartet dich heute:

Was ist die USt ID und wofür brauchst du sie?

Unter der USt ID ist eine eigenständige Nummer zu verstehen, welche zur eindeutigen Kennzeichnung eines jeden Unternehmens in der EU verwendet wird. Nur mit dieser Nummer ist es dir möglich, innerhalb von EU-Ländern Geschäfte ordnungsgemäß abzuwickeln. Jeder Unternehmer kann diese USt-ID zusätzlich zu seiner Steuernummer oder Steuer-ID beantragen. Dies macht es möglich, dass die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer jedes Unternehmen genau kennzeichnen kann. Wichtig und relevant ist diese USt-ID vor allem für die Rechnungsstellung.

Aufbau der USt ID

Die USt ID beginnt immer mit einem Präfix, welches aus zwei Großbuchstaben des EU-Ländercodes besteht. Gebildet wird dieser Code in der Regel aus dem zweistelligen Ländercode des Landes, in welchem das Unternehmen seinen Sitz hat. Bei dem Code handelt es sich um den sogenannten ISO-3166-Alpha-2-Ländercode.

Achtung:

Eine Ausnahme bildet hier nur das EU-Land Griechenland. In diesem Fall wird als Präfix EL verwendet. Dies liegt daran, dass nur für dieses Land der ISO-639-1-Code für die griechische Sprache verwendet wird.

Nach dem Präfix kommen bei der USt ID bis maximal zwölf alphanumerische Zeichen. Die Gültigkeit dieser Zeichen wird durch ein weiteres Prüfziffernverfahren sichergestellt. Eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer für dein Unternehmen würde als beispielsweise wie folgt aussehen:

Aufbau USt ID
Aufbau der USt ID

Braucht jeder Unternehmer oder Selbständige eine Ust-IdNr.?

Diese Frage kann mit einem klaren NEIN beantwortet werden.

  • Hast du als Freiberufler, Unternehmer oder Selbstständiger nur die Absicht, innerhalb von Deutschland Leistungen zu erbringen oder zu beziehen, so brauchst du keine Ust-IdNr. Es reicht in diesem Fall für dich aus, wenn du bei der Erstellung von deinen Rechnungen die für dich vom Finanzamt ausgestellte Steuernummer verwendest.
  • Du brauchst die USt-ID auch dann nicht, wenn du Waren an Privatpersonen versendest, die sich außerhalb der EU-Grenzen befinden.
  • Nimmst du als Unternehmer die Kleinunternehmerregelung in Anspruch, dann benötigst du ebenfalls keine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.

Innerhalb von Europa ist es wichtig, dass du zwischen folgenden Steuerkennzeichnungen eine Unterscheidung beachtest:

Im Klartext bedeutet dies, dass du als natürliche oder juristische Person in Deutschland eine Steuernummer und (seit dem Jahr 2008) auch eine Steuer-ID automatisch von deinem zuständigen Finanzamt bekommst.

USt ID beantragen

Planst du als Unternehmer oder Freiberufler, deine Waren oder Dienstleistungen über die Grenzen des Landes hinweg anzubieten, musst du eine USt ID beantragen. Nur wenn du über eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer verfügst, bist du innerhalb der EU berechtigt, dies ohne Einschränkungen zu tun. Bei der Beantragung musst du allerdings ein paar Punkte beachten, auf die wir im Folgenden genauer eingehen:

Wer ist antragsberechtigt?

Bei der Gewerbeanmeldung kann jeder beim Finanzamt eine USt.-ID beantragen. Es spielt dabei keine Rolle, ob du Unternehmer, Dienstleister, Händler, Selbstständiger oder Freiberufler bist. Selbstverständlich kannst du die Beantragung auch noch später nachholen. Folgendes gilt bei der Antragstellung:

  • Die USt-ID kann ein Unternehmer im Sinne von § 2 UStG beantragen.
  • Eine USt ID kann von einer juristischen Person, welche kein Unternehmer ist oder keine Gegenstände für ihr Unternehmen erwerben, beantragen, sollte die Ust.-ID für innergemeinschaftliche Erwerbe benötigt werden.

Wann musst du die USt ID beantragen?

Für den Zeitpunkt der Beantragung der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer gibt es verschiedene Möglichkeiten.

Während der Gründung

In dem Moment, in dem du dein Unternehmen oder deine freiberufliche Tätigkeit anmeldest, musst du einen Fragebogen ausfüllen, welcher deiner steuerlichen Erfassung dient. In diesem Fragebogen zur steuerlichen Erfassung kannst du ankreuzen, dass du eine USt ID brauchst. Du bekommst diese dann automatisch vom Finanzamt zugewiesen.

Fragebogen zur steuerlichen Erfassung
Im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung deine USt ID beantragen

Nach der Gründung

Hast du deine USt-ID nicht direkt bei deiner Gründung beantragt, so kannst du dies zu jeder Zeit nachholen. Dafür musst du einen Antrag beim Bundeszentralamt für Steuern einreichen.

Wo kannst du die USt ID beantragen und welche Angaben brauchst du?

Solltest du deine USt-ID direkt beim Bundeszentralamt für Steuern beantragen, so stehen dir dafür zwei Möglichkeiten zur Verfügung.

Online

Auf der Seite vom Bundeszentralamt für Steuern findest du nicht nur sämtliche Informationen rund um die Umsatzsteuer ID, es steht dir außerdem ein Online-Formular zur Verfügung. Dieses kannst du zeitlich begrenzt zwischen 5.00 Uhr und 23.00 Uhr nutzen und deine Umsatzsteuer ID beantragen. Wichtig ist, dass du im Antrag angibst, welches Finanzamt für dich zuständig ist, welche Steuernummer du hast und welche Rechtsform du für dein Unternehmen gewählt hast. Weiter musst du den Namen und den genauen Sitz deines Unternehmens angeben. Falls du Einzelunternehmer bist, wird dein Vorname, dein Nachname und dein Geburtsdatum benötigt. Diese Angaben dürfen von dir auf keinen Fall auf dem Online-Formular vergessen werden – sonst kann es nicht bearbeitet werden.

USt-ID-online-beantragen-beim-BZSt
Im Online-Formular zur Antragstellung der USt-IdNr.

Schriftlich

Alternativ kannst du die USt ID schriftlich beantragen. Dazu musst du den Antrag an folgende Adresse richten:

Bundeszentralamt für Steuern
Dienstsitz Saarlouis
66738 Saarlouis

Du kannst den Antrag auch per Fax unter der Nummer 0228/406-3801 einreichen. Wichtig ist, dass auf jeden Fall der vollständige Name und die vollständige Adresse von dir als Antragsteller auf dem Antrag stehen. Ebenso dürfen dein zuständiges Finanzamt und deine Steuernummer nicht fehlen.

Ist der Antrag kostenpflichtig?

Nein, es kommen keinerlei Kosten auf dich zu, wenn du die Umsatzsteuer ID beantragen willst.

Wie lange dauert es, bis du deine Ust-IdNr. bekommst?

Wie lange es dauert, bis du nach Beantragung deine USt ID bekommst, hängt ganz davon ab, wann du diesen Antrag stellst. Sprich, ob du den Antrag bei Gründung stellst oder erst hinterher.

  • Beantragung bei Gründung: Stellst du den Antrag bei der Gründung von deinem Unternehmen, dann kann es durchaus passieren, dass du etwa 2 Monate warten musst, bis du deine USt ID bekommst.
  • Hast du bereits ein Unternehmen und stellst erst dann den Antrag auf die Zuteilung auf eine USt ID, besteht die Möglichkeit, dass du die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer schon nach einem Zeitraum von 3 bis 5 Werktagen zugewiesen bekommst.

Hinweis!

Eine verbindliche Aussage zur Dauer kann allerdings nicht getroffen werden. Sie dienen lediglich als Anhaltspunkt.

Brauchst du eine zweite Ust-IdNr., wenn du mehr als ein Gewerbe betreibst?

Du kannst mehrere Gewerbe unter einer Steuernummer betreiben, ohne dass du eine zweite Umsatzsteuer-Identifikationsnummer brauchst. Du allein bist und bleibst der Antragsteller für diese Nummer und bekommst deshalb auch nur eine einzige. Hast du allerdings verschiedene Gewerbe mit verschiedenen Steuernummern, dann erhältst du auch unterschiedliche Ust-IDs bei der Antragstellung zugewiesen.

Ungültige USt ID – was tun?

Eine USt ID ist immer ab dem Datum des Bekanntgabeschreibens gültig. Endet die umsatzsteuerliche Erfassung, dann endet auch die Gültigkeit. Damit deine USt ID also überhaupt gültig ist, musst du als Unternehmer bei deinem zuständigen Finanzamt auch als solcher registriert sein. Dies ist in § 2 UStG rechtlich so geregelt. Solltest du eine ungültige USt ID haben, musst du diese bei deinem zuständigen Finanzamt entsprechend wieder registrieren lassen. In diesem Fall handelt es sich um eine Neuregistrierung, welche ganz automatisch dem Bundeszentralamt für Steuern übermittelt wird.

Ist diese Übermittlung erfolgt, hast du Anspruch und Gelegenheit, eine aktuelle Mitteilung deiner USt-IdNr. anzufordern. Soll deine USt ID schon vorher wieder ihre Gültigkeit erlangen, musst du dem Bundeszentralamt für Steuern, abgekürzt auch BZSt genannt, eine schriftliche Bestätigung vorlegen. Diese bekommst du von deinem zuständigen Finanzamt und darin wird dir deine Unternehmereigenschaft nach § 2 UStG bestätigt.

Wichtige Hinweise zur Umsatzsteuer-ID

Wenn du als Unternehmer eine USt ID verwendest oder verwenden möchtest, müssen dir einige Dinge klar sein. Dazu gehört nicht nur, dass dir der Sinn und Zweck einer Umsatzsteuer-Identifikationsnummer bekannt ist. Folgende Punkte musst du deshalb im Zusammenhang mit dieser eindeutigen Identifikationsnummer wissen.

Auswirkungen auf den Handel innerhalb der EU

Verkaufst du innerhalb der EU deine Waren oder Dienstleistungen an private Personen, gibt es für dich in Bezug auf die Umsatzsteuer in der Buchführung keine abweichenden Regelungen. Ganz klassisch wird hier auf den Nettobetrag die Umsatzsteuer aufgeschlagen, welche in Deutschland Gültigkeit besitzt. Das bedeutet, dass dein Kunde den Rechnungsbetrag zahlt und du als Unternehmer die Umsatzsteuer an das Finanzamt abführst. Dies geschieht im Rahmen der sogenannten Umsatzsteuervoranmeldung.

Handelt es sich allerdings um Geschäfte zwischen deinem Unternehmen und einem anderen Unternehmen und diese Geschäfte beruhen auf innergemeinschaftlichen Lieferungen, gibt es in Bezug auf die Umsatzsteuer eine andere Vorgehensweise. In diesem Fall wird dann vom sogenannten Reverse-Charge-Verfahren gesprochen.

Regelungen für die Rechnungsstellung

Stellst du innerhalb Deutschlands eine Rechnung aus, dann reicht als Pflichtangabe auf der Rechnung deine Steuernummer aus. Geht deine Forderung an einen Geschäftskunden ins Ausland, musst du die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer auf dieser Rechnung zwingend angeben.
Wichtig: Du darfst ebenfalls nicht vergessen, dass der Hinweis auf das „Revers-Charge-Verfahren“ oder der Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ auf der Rechnung vermerkt ist.

Wichtig:

Wenn du ein online Rechnungsprogramm nutzt, sind nicht nur alle Pflichtangaben automatisch enthalten, der Hinweis auf das Reverse-Charge-Verfahren ist ebenso automatisch vermerkt, sodass du dir keine Sorgen um eine korrekte Rechnung mehr machen musst.

Überdies musst du eine zeitliche Vorgabe beachten. Diese ist nur für Geschäfte gültig, in denen es um innergemeinschaftliche Lieferungen geht. § 14 UStG besagt in diesem Fall, dass du die Rechnung bis zum fünfzehnten Tag des Monats ausstellen musst, der auf denjenigen Monat fällt, indem du auch den Umsatz durchgeführt hast.

Ust-IdNr. deines Geschäftspartners prüfen

Bist du dir nicht sicher, ob die USt-ID von deinem Geschäftspartner auch gültig ist, so kannst du diese Gültigkeit auf ganz einfache Weise prüfen. Für die Prüfung steht dir das Mehrwertsteuer-Informationsaustauschsystem zur Verfügung. Kurz wird dieses als MIAS bezeichnet. Du kannst die Überprüfung ganz einfach online auf der Website der Europäischen Kommission durchführen. Alternativ kannst du auch eine Überprüfung in schriftlicher Form per E-Mail, telefonisch oder online beim BZSt vornehmen.

Ust-IdNr. im Impressum deiner Webseite angeben

Auf keinen Fall darfst du vergessen, deine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer im Impressum deiner Website anzugeben. Dafür besteht (im Gegensatz zur Angabe deiner Steuernummer – die brauchst du auf deiner Website nicht erwähnen) eine Impressumspflicht. Geregelt wird dies in § 5 des Telemediengesetzes. Gibst du die USt-ID nicht auf der Seite an, dann läufst du Gefahr, eine Abmahnung zu kassieren. Im Moment gibt es Planungen durch die Finanzbehörden, dass eine sogenannte Wirtschafts-Identifikationsnummer eingeführt wird. In Zukunft soll diese die Steuernummer ersetzen. Ist dies dann der Fall, kannst du als Alternative zur USt-ID auch diese Wirtschafts-Identifikationsnummer auf der Website angeben.

Ausländische USt-IdNr.

Eine ausländische Ust-Id.Nr. ist für dich in dem Moment interessant, wenn du mit einem Geschäftspartner im Ausland Geschäfte machst.

Aufbau der ausländischen Ust-Id.Nr.

Wie auch die deutsche Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, ist auch der Aufbau einer ausländischen USt ID gleich. Auch sie besteht zu Beginn aus einem Ländercode aus zwei Großbuchstaben. Ausnahme bildet nur die bereits zu Beginn beschriebene Ausnahme von Griechenland. Danach folgt ein Block mit bis zu zwölf alphanumerischen Zeichen. In einigen Fällen kann bzw. muss das letzte Zeichen auch ein Buchstabe sein.

Beispiel:

Als Beispiel dient hier etwa die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer von Zypern. Diese lautet z.B. CY99999999L.

Aufbau auslaendischer USt ID
Aufbau verschiedener ausländischer USt-IdNrn., Quelle: www.bzst.de

Bestätigung einer ausländischen USt-Id.Nr.

Auf der Webiste des BZSt gibt es dieses Formular, mit dessen Hilfe du dir die Gültigkeit von einer ausländischen USt-IdNr. bestätigen lassen kannst. Damit kannst du dir bestätigen lassen, dass zum Zeitpunkt der in der Rechnung beschriebenen Leistungserbringung, ein Unternehmer innerhalb der EU rechtmäßig registriert war.

Wofür brauchst du die Bestätigung?

Um die Eigenschaft eines Unternehmens als Leistungsempfänger nachweisen zu können, muss diese ausländische Nummer vorhanden sein. Nur so können Leistungen steuerfrei behandelt werden. Eine Verlagerung der Steuerschuldnerschaft an den Leistungsempfänger ist nur bei gültiger ausländischer USt-Id.Nr. möglich.

Wie kann dein ausländischer Geschäftspartner deine USt-Id.Nr. bestätigt bekommen?

Auch deine ausländischen Geschäftspartner können sich selbstverständlich deine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer bestätigen lassen. Sie können sich für diese Bestätigung aber nicht an das BZSt wenden. Vielmehr gibt es in jedem Mitgliedsstaat der EU eine Behörde, die von zentraler Stelle aus deine USt-Id.Nr. bzw. deren Gültigkeit bestätigt.

Fazit

Bis auf sehr wenige Ausnahmen ist für dich als Unternehmer die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer verpflichtend, wenn du innerhalb der EU mit anderen Unternehmen Geschäfte betreiben willst. Nur dann kannst du als leistungserbringendes Unternehmen dies umsatzsteuerfrei machen. Der Empfänger deiner Leistung hingegen muss im Rahmen des sogenannten Reverse-Charge-Verfahrens die Umsatzsteuer in seinem Land an das dortige Finanzamt abführen.

Wichtig ist die USt ID bei der Rechnungsstellung. Beide Parteien müssen diese auf der Rechnung aufführen. Überdies ist der Zusatz „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ zwingend erforderlich. Ein weiterer wichtiger Punkt für dich ist, dass du die USt ID auf deiner Website aufführen musst. Tust du das nicht, droht dir eine empfindliche Abmahnung. Beantragen kannst du die USt ID entweder bei der Gründung von deinem Unternehmen oder später, wenn du bereits im Besitz eines Unternehmens bist. Solltest du weitere Fragen haben, kannst du natürlich auch jederzeit deinen Steuerberater fragen, der kann dir sicherlich gute Auskunft geben.

Nadine Höpf

Nadine spezialisiert sich auf die Erstellung und Bereitstellung von Inhalten auf Blogs und Lexikas. Dabei lässt sie ihrer Kreativität freien Lauf und behält die aktuellen SEO Anforderungen immer im Blick. Mühelos erstellt sie Inhalte auch auf französisch.

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