Hausverwaltung gründen 2025: In wenigen Schritten zum eigenen Business

Was genau macht eine Hausverwaltung?

Eine Hausverwaltung ist weit mehr als nur ein Vermieter-Stellvertreter – sie fungiert als Bindeglied zwischen allen Beteiligten und sorgt dafür, dass eine Immobilie optimal betreut und wirtschaftlich geführt wird. Die Aufgaben einer Hausverwaltung sind dabei sehr vielfältig und reichen von kaufmännischen und technischen Aufgaben bis hin zur Betreuung von Mietern und Eigentümern. 

• Kaufmännische Verwaltung: Im Mittelpunkt stehen hier alle finanziellen und organisatorischen Aspekte: Du erstellst und verwaltest Mietverträge, kümmerst dich um die Nebenkostenabrechnung, ziehst Mieten und Kautionen ein und sorgst für die Erstellung von Wirtschaftsplänen und Jahresabrechnungen. Auch das Prüfen und Bezahlen von Rechnungen fällt in diesen Bereich.
• Technische Verwaltung: Hier geht es um den Erhalt und die Pflege der Immobilie. Dazu gehören regelmäßige Objektbegehungen, das Koordinieren von Wartungsarbeiten, die Organisation von Reparaturen und Instandhaltungsmaßnahmen sowie das Überwachen beauftragter Handwerker. Auch die Planung von Modernisierungen und die Koordination eines Hausmeisterservices gehören dazu.
• Mietverwaltung: Ein weiteres zentrales Feld ist die professionelle Betreuung der Mieter. Du suchst und wählst neue Mieter aus, organisierst Wohnungsübergaben und -abnahmen und begleitest Mieterwechsel. Zudem bist du Ansprechpartner bei Beschwerden, übernimmst das Mahnwesen bei Zahlungsverzug und pflegst die Kommunikation mit den Mietern.
• Eigentümerbetreuung: Natürlich betreust du auch die Eigentümer der Immobilie. Dazu gehört die Vorbereitung und Durchführung von Eigentümerversammlungen, das Umsetzen von Beschlüssen, die regelmäßige Berichterstattung sowie die Beratung zu Investitionen oder Modernisierungen. Ebenso vertrittst du die Interessen der Eigentümer und dokumentierst alle wichtigen Vorgänge.
• Rechtliche Aufgaben: Nicht zuletzt trägst du die Verantwortung, dass alle gesetzlichen Vorschriften eingehalten werden. Du kümmerst dich um Versicherungsangelegenheiten, prüfst und aktualisierst Verträge, unterstützt bei Rechtsstreitigkeiten, setzt rechtssichere Mieterhöhungen durch und bearbeitest Kündigungen.

Wie du siehst, deckt eine Hausverwaltung ein breites Spektrum an Aufgaben ab. Dafür brauchst du technisches und kaufmännisches Know-how ebenso wie einen sicheren Umgang mit rechtlichen Fragen. Mit einer guten Organisation und dem nötigen Wissen lässt sich dieses vielfältige Aufgabengebiet aber sehr gut meistern.

Unser Tipp: Nutze von Anfang an eine professionelle Software für deine Hausverwaltung. Das hilft dir, den Überblick über alle Aufgaben zu behalten und keine wichtigen Fristen zu verpassen.

Für wen lohnt sich die Gründung eines Hausverwaltungsunternehmens?

Der Immobilienmarkt bietet dir aktuell beste Chancen für den Start in die Selbstständigkeit als Hausverwalter. Durch den anhaltenden Bauboom in deutschen Städten entstehen kontinuierlich neue Mehrfamilienhäuser, die professionell verwaltet werden müssen. Gleichzeitig verpflichtet der Gesetzgeber Wohnungseigentümergemeinschaften (WEG) dazu, ihre Immobilien von qualifizierten Verwaltern betreuen zu lassen. Auch private Eigentümer setzen zunehmend auf externe Verwaltungen, um sich selbst zu entlasten.

Besonders attraktiv für Gründer: Der Einstieg ist mit überschaubaren Investitionen möglich. Mit einem Startkapital von etwa 5.000 Euro plus Rücklagen kannst du bereits loslegen. Das macht die Hausverwaltung zu einer interessanten Option für alle, die sich in der Immobilienbranche selbstständig machen möchten.

Was kannst du als Hausverwalter verdienen?

Deine konkreten Verdienstmöglichkeiten hängen stark von der Anzahl der verwalteten Einheiten ab. Pro Wohneinheit kannst du mit monatlichen Einnahmen zwischen 20 und 35 Euro rechnen. Ein durchschnittlicher Jahresumsatz liegt bei 35.000 bis 44.000 Euro.

Um wirtschaftlich arbeiten zu können, solltest du mindestens 100 bis 150 Wohneinheiten verwalten. Zusätzliche Einnahmen erzielst du durch Sonderleistungen wie die Betreuung von Modernisierungsmaßnahmen oder die Vermittlung von Versicherungen. Mit wachsendem Kundenstamm und zunehmender Erfahrung lässt sich dein Einkommen kontinuierlich steigern.

Allerdings solltest du auch die Herausforderungen nicht unterschätzen. Der Markt ist hart umkämpft und etablierte Anbieter haben oft einen Vorsprung durch jahrelange Erfahrung und feste Kundenbeziehungen. Rechtliche Anforderungen ändern sich regelmäßig und erfordern ständige Weiterbildung. Die intensive Kundenbetreuung kostet Zeit und Energie – auch am Wochenende oder in den Abendstunden musst du bei Notfällen erreichbar sein. Rechne außerdem damit, dass du in der Anfangsphase eine gewisse Durststrecke überbrücken musst, bis du den Break-even erreichst.

Unser Tipp: Starte am besten nebenberuflich und baue dir erst einen Grundstock an Kunden auf. So minimierst du dein finanzielles Risiko und kannst testen, ob das Geschäftsmodell zu dir passt. Mit der richtigen Vorbereitung, einem durchdachten Geschäftskonzept und dem nötigen Durchhaltevermögen bietet eine Hausverwaltung gute Chancen auf ein stabiles und wachsendes Einkommen.

Aber was genau brauchst du nun, um durchzustarten? Im nächsten Abschnitt erfährst du alle wichtigen Voraussetzungen für die Gründung deiner Hausverwaltung.

Voraussetzungen – Was brauchst du, um ein Hausverwalter zu werden?

Als Hausverwalter brauchst du in erster Linie bestimmte persönliche Eigenschaften: Organisationstalent und eine strukturierte Arbeitsweise sind ebenso wichtig wie Kommunikationsstärke im Umgang mit Eigentümern und Mietern.

Fundierte Kenntnisse in technischen und wirtschaftlichen Bereichen helfen dir, den Überblick zu behalten, während Stressresistenz, Durchsetzungsvermögen sowie eine serviceorientierte und kundenfreundliche Haltung deinen Alltag erleichtern. Nicht zu vergessen ist die Bereitschaft, dich regelmäßig weiterzubilden.

Was die fachlichen Qualifikationen angeht, brauchst du zwar keinen speziellen Berufsabschluss, um eine Hausverwaltung zu gründen. Von Vorteil sind jedoch mehrere Jahre Erfahrung oder Abschlüsse wie etwa eine Ausbildung als Immobilienkaufmann/-frau, ein Abschluss als Immobilienfachwirt/-in oder ein Studium im Bereich Immobilienwirtschaft. Auch eine Weiterbildung zum zertifizierten Immobilienverwalter kann hilfreich sein.

Gut zu wissen: Auch als Quereinsteiger kannst du starten – allerdings musst du regelmäßig Weiterbildungen nachweisen, mindestens 20 Stunden innerhalb von drei Jahren.

Auch einige rechtliche Voraussetzungen sind zu erfüllen:

Als Hausverwalter gilt die Erlaubnispflicht nach § 34c der Gewerbeordnung, die du vor deinem Start beim Gewerbeamt beantragen muss. Außerdem musst du deine Zuverlässigkeit (zum Beispiel mit einem polizeilichen Führungszeugnis) und geordnete Vermögensverhältnisse nachweisen. Da es sich bei Immobilien ja um große Vermögenswerte handelt, brauchst du nicht zuletzt auch eine Berufshaftpflichtversicherung mit einer Mindestdeckung von 500.000 Euro pro Schadensfall. 

Unser Tipp: Informiere dich frühzeitig bei deiner örtlichen IHK über Weiterbildungsmöglichkeiten und Netzwerkveranstaltungen. So erhältst du nicht nur wertvolles Wissen, sondern knüpfst auch wichtige Kontakte.

Mit diesen Voraussetzungen bist du bestens gerüstet für deinen Start als Hausverwalter. Nutze das Potenzial des Marktes und starte gut vorbereitet in die Selbstständigkeit!

Hausverwaltung gründen für Anfänger – Checkliste in die Selbstständigkeit 

Der Weg zur eigenen Hausverwaltung ist klar strukturiert. Mit unserer Schritt-für-Schritt-Anleitung behältst du den Überblick über die Aufgaben einer Hausverwaltung und kannst dein Unternehmen systematisch aufbauen.

1. Konzept und Businessplan entwickeln

Bevor du wirklich darüber nachdenken kannst, solltest du erst einmal deine Idee konkret durchdenken. Überlege dir dabei, was genau du anbieten willst und vor allem auch, wie du dich von deine Konkurrenzen abheben kannst.

Ein durchdachter Businessplan ist das dafür das perfekte Tool. Er hilft dir nicht nur bei der Planung, sondern auch bei der Überzeugung potenzieller Geldgeber. Dein Businessplan sollte diese Aspekte enthalten:

• Marktanalyse: Analysiere die lokale Immobilienlandschaft, identifiziere deine Mitbewerber und schätze das Marktpotenzial ein.
• Zielgruppen: Lege fest, für wen du tätig sein willst – etwa für private Eigentümer, Wohnungseigentümergemeinschaften (WEG) oder gewerbliche Immobilienbesitzer.
• Finanzplanung: Kalkuliere den Kapitalbedarf für den Start, erstelle eine Umsatzprognose für die ersten Jahre und plane deine Liquidität sowie den Break-Even-Punkt.

Tipp: Plane mit mindestens 100–150 Wohneinheiten im Businessplan, um von Anfang an wirtschaftlich zu arbeiten.

2. Den optimalen Standort wählen

Die Wahl des richtigen Standorts ist entscheidend für den Erfolg deiner Hausverwaltung. Dabei geht es nicht nur um das perfekte Büro, sondern vor allem um ein durchdachtes Konzept, das zu deiner Zielgruppe und deinem Geschäftsmodell passt.

Diese Faktoren solltest du bei der Standortanalyse berücksichtigen:

• Marktpotenzial der Region: Prüfe die Anzahl der Mehrfamilienhäuser, die Entwicklung des Immobilienmarktes, die Kaufkraft und die Konkurrenzsituation vor Ort.
• Erreichbarkeit und Infrastruktur: Eine zentrale Lage mit guter Verkehrsanbindung, ausreichend Parkplätzen sowie die Nähe zu Dienstleistern wie Handwerkern, Banken und Behörden machen deinen Standort attraktiv. Auch das Umfeld des Büros sollte repräsentativ wirken.

Unser Tipp: Starte am besten in einem Radius von maximal 30 Kilometern um deinen Standort. So kannst du deine Objekte schnell erreichen und sparst Zeit bei Vor-Ort-Terminen.

3. Die richtige Rechtsform wählen

Die Wahl der passenden Rechtsform ist ein entscheidender Schritt, da sie Auswirkungen auf Haftung, Steuern und Organisation deiner Hausverwaltung hat. Die wichtigsten Varianten im Überblick:

• Einzelunternehmen:
  Diese Form lässt sich unkompliziert und kostengünstig gründen. Du hast die volle Kontrolle, haftest jedoch mit deinem Privatvermögen.
• GmbH:
  Die Gesellschaft mit beschränkter Haftung bietet einen professionellen Auftritt und schützt dein Privatvermögen, benötigt aber ein Stammkapital von 25.000 Euro.
• UG (haftungsbeschränkt):
  Sie gilt als „kleine Schwester“ der GmbH und erfordert nur eine geringe Stammeinlage ab 1 Euro. Auch hier ist die Haftung beschränkt, allerdings genießt sie weniger Ansehen als die klassische GmbH.

Du siehst: Welche Option am besten zu dir passt, hängt von deinen eigenen Voraussetzungen und Zukunftsplänen ab. Wenn du unsicher bist, sprich am besten mit einem Steuer- oder Gründungsberater.

4. Erforderliche Genehmigungen und rechtliche Voraussetzungen

Um eine Hausverwaltung zu gründen, musst du verschiedene rechtliche Nachweise und Genehmigungen einholen. Dazu zählen:

• die Erlaubnis nach § 34c Gewerbeordnung (GewO),
• ein polizeiliches Führungszeugnis (maximal drei Monate alt),
• ein Auszug aus dem Gewerbezentralregister,
• eine Unbedenklichkeitsbescheinigung vom Finanzamt,
• der Nachweis über geordnete Vermögensverhältnisse
• und – je nach Bundesland – ein Qualifikations- oder Sachkundenachweis.

Wichtig: Die Bearbeitung der Erlaubnis kann mehrere Wochen dauern. Plane diese Zeit in deiner Gründungsphase ein.

5. Selbstständigkeit bei Behörden und Institutionen anmelden

Der wichtigste Schritt bei deiner Gründung ist die Gewerbeanmeldung beim zuständigen Gewerbe- oder Ordnungsamt. Das geht mittlerweile oft sogar schon online und kostet in der Regel deutlich unter 100 Euro.

Anschließend kümmerst du dich dann um:

• die Anmeldung beim Finanzamt (mit dem sogenannten Fragebogen zur steuerlichen Erfassung),
• die Registrierung bei der Berufsgenossenschaft,
• die Mitgliedschaft in der IHK,
• sowie bei GmbH oder UG die Eintragung ins Handelsregister.

Erst, wenn das alles erledigt ist, kannst du mit deiner Hausverwaltung richtig durchstarten.

6. Benötigte Versicherungen abschließen

Für den Start als Hausverwalter brauchst du einen soliden Versicherungsschutz. Pflicht sind dabei vor allem:

• Berufshaftpflichtversicherung (mindestens 500.000 € pro Schadensfall)
• Vermögensschadenhaftpflichtversicherung

7. Marketing- und Vertriebsstrategie aufbauen

Als neue Hausverwaltung musst du dich erst am Markt etablieren. Mit einer cleveren Marketing- und Vertriebsstrategie machst du potenzielle Kunden auf dich aufmerksam und überzeugst sie von deiner Kompetenz.

Konzentriere dich dabei auf folgende Grundlagen:

• Professionelle Website mit Leistungsübersicht und Referenzen
• Google My Business-Eintrag für lokale Sichtbarkeit
• Visitenkarten und Geschäftsausstattung
• Einträge in relevante Branchenverzeichnisse

Setze außerdem auf Netzwerken und persönliche Kontakte: Werde Mitglied in Immobilienverbänden, besuche lokale Business-Events und arbeite mit Maklern oder Handwerkern zusammen. Empfehlungsmarketing durch zufriedene Kunden ist oft effektiver als klassische Werbung.

Wichtig zu wissen: Vertrauen ist in der Hausverwaltung alles. Setze daher auf persönliche Kontakte und authentische Referenzen statt auf aggressive Werbung.

Welche Kosten musst du bei der Gründung einer Hausverwaltung einplanen?

Eine Hausverwaltung zu gründen, muss nicht teuer sein – aber du solltest von Anfang an realistisch kalkulieren. Hier erfährst du, welche Kosten auf dich zukommen und wie du sie clever planst:

Unser Tipp: Plane eine finanzielle Reserve für unerwartete Ausgaben ein. Experten empfehlen, Rücklagen für mindestens 6 Monate zu bilden.

Was sind die Finanzierung und Förderungsmöglichkeiten für angehende Hausverwalter?

Die gute Nachricht: Du musst deine Hausverwaltung nicht komplett aus eigener Tasche finanzieren! Es gibt verschiedene Fördermöglichkeiten und Zuschüsse für Selbstständige, die dir den Start erleichtern können:

• Staatliche Förderungen: Nutze zum Beispiel den Gründungszuschuss der Arbeitsagentur (bis zu 20.000 Euro), den ERP-Gründerkredit der KfW-Bank oder regionale Förderprogramme deines Bundeslandes.
• Bankfinanzierung: Klassische Geschäftskredite, Gründerdarlehen mit günstigen Konditionen oder ein Kontokorrentkredit für kurzfristige Liquidität sind bewährte Wege.
• Alternative Finanzierungswege: Dazu zählen Crowdfunding für innovative Konzepte, Unterstützung durch Business Angels oder private Investoren und Leasing für Büroausstattung oder Fahrzeuge.

Wichtig zu wissen: Die meisten Förderprogramme musst du vor der Gründung beantragen. Informiere dich also frühzeitig bei deiner IHK oder einem Gründerberater über die Möglichkeiten.

Extra-Tipp: Kombiniere verschiedene Finanzierungsquellen. Ein Mix aus Eigenkapital, Fördermitteln und eventuell einem kleinen Kredit verteilt das Risiko und gibt dir mehr finanziellen Spielraum für den Start.

Mit der richtigen Finanzplanung und Unterstützung durch Förderprogramme kannst du deine Hausverwaltung auf ein solides finanzielles Fundament stellen.

Weiterbildungspflicht als Hausverwalter – Was musst du wissen?

Als Hausverwalter musst du am Ball bleiben – das schreibt auch der Gesetzgeber vor. Seit 2018 gilt: Mindestens 20 Stunden Weiterbildungen in drei Jahren sind Pflicht.

Diese Themen solltest du dabei regelmäßig auffrischen:

• Aktuelle Rechtsprechung im Miet- und WEG-Recht
• Technische Neuerungen und Vorschriften
• Buchführung und Steuern
• Digitalisierung und Software
• Kommunikation und Konfliktmanagement

Unser Tipp: Nutze Online-Schulungen und Webinare – so sparst du Zeit und kannst flexibel lernen.

Welche Steuern müssen Hausverwalter zahlen?

Als Hausverwalter musst du verschiedene Steuerarten im Blick behalten. Die wichtigsten sind:

• Einkommensteuer: Je nach Gewinn und persönlichem Steuersatz. Als Selbstständiger musst du Einkommensteuer-Vorauszahlungen leisten.
• Umsatzsteuer: Der Standardsatz beträgt 19%. Als Kleinunternehmer kannst du unter bestimmten Voraussetzungen von der Umsatzsteuer befreit werden.
• Gewerbesteuer: Fällig ab einem Gewinn von 24.500 Euro pro Jahr. Der Steuersatz variiert je nach Gemeinde.
• Körperschaftsteuer: Relevant für GmbH und UG (haftungsbeschränkt). Der Steuersatz beträgt 15% plus 5,5% Solidaritätszuschlag. Zusammen mit der Gewerbesteuer ergibt sich eine Gesamtsteuerbelastung von etwa 30%.

Wie kannst du deine Buchhaltung und Finanzen im Blick behalten?

Als Hausverwalter jonglierst du täglich mit den Finanzen verschiedener Eigentümer und Objekte. Eine saubere Buchhaltung ist dabei nicht nur gesetzlich vorgeschrieben, sondern auch der Schlüssel zu deinem Geschäftserfolg.

Für jedes verwaltete Objekt musst du separate Konten führen und alle Einnahmen und Ausgaben sorgfältig dokumentieren. Das umfasst:

• Die Verwaltung von Mieteinnahmen und Nebenkostenvorauszahlungen
• Die Überwachung von Zahlungseingängen und das Mahnwesen
• Die Begleichung von Rechnungen für Reparaturen und Dienstleistungen
• Die Erstellung von Jahresabrechnungen und Wirtschaftsplänen

Wichtig zu wissen: Eine getrennte Buchführung für jede Wohnungseigentümergemeinschaft ist Pflicht. Vermische niemals die Gelder verschiedener Objekte oder gar mit deinem Geschäftskonto.

Die professionelle Verwaltung der Finanzen erfordert ein durchdachtes System. Eine moderne Buchhaltungssoftware hilft dir dabei, den Überblick zu behalten und rechtliche Vorgaben einzuhalten. Mit der richtigen Software kannst du:

• Belege digital erfassen und sortieren
• Rechnungen professionell erstellen und verwalten
• Zahlungseingänge automatisch überwachen
• Mahnwesen effizient steuern
• Kosten über Kostenstellen den richtigen Objekten zuordnen
• Auswertungen für dein Controlling erstellen

Unser Tipp: Digitalisiere deine Prozesse von Anfang an. Mit einer cloudbasierten Buchhaltungslösung sparst du Zeit bei der Dokumentation und minimierst Fehlerquellen.

Hausverwalter werden – Wie sind deine Chancen und Risiken?

Der Beruf des Hausverwalters bietet dir spannende Perspektiven in einer wachsenden Branche. Doch wie bei jeder Selbstständigkeit solltest du die Vor- und Nachteile kennen, bevor du den Schritt wagst.

Die Chancen: Der Immobilienmarkt boomt und die Nachfrage nach professionellen Hausverwaltern steigt stetig. Durch die gesetzliche Pflicht zur WEG-Verwaltung hast du einen stabilen Kundenstamm. Mit wachsender Erfahrung und einem guten Ruf kannst du dein Portfolio kontinuierlich erweitern und deine Einnahmen steigern.

Besonders attraktiv: Du kannst auch nebenberuflich einsteigen und dein Geschäft schrittweise aufbauen. Die überschaubaren Startkosten und die Möglichkeit, von zu Hause zu arbeiten, machen den Einstieg einfacher als in vielen anderen Branchen.

Die Risiken: Unterschätze nicht den Aufwand und die Verantwortung. Als Hausverwalter musst du:

• Ständig erreichbar sein – auch für Notfälle am Wochenende
• Mit schwierigen Kunden und Konflikten umgehen können
• Komplexe rechtliche Vorschriften einhalten
• In der Startphase mit geringen Einnahmen zurechtkommen

Wichtig zu wissen: Der Markt ist umkämpft und die Anforderungen steigen. Nur wer professionell arbeitet und sich kontinuierlich weiterbildet, kann sich langfristig behaupten.

Zusammenfassung

Eine Hausverwaltung zu gründen, bietet dir die Chance auf eine erfolgreiche Selbstständigkeit in der Immobilienbranche. Mit überschaubaren Startkosten von etwa 5.000 Euro plus Rücklagen kannst du bereits loslegen. Das Beste: Der Markt wächst stetig und die Nachfrage nach qualifizierten Hausverwaltern ist groß.

Für deinen Erfolg als Hausverwalter brauchst du:

• Eine Erlaubnis nach § 34c GewO und eine Berufshaftpflichtversicherung
• Fundierte Kenntnisse in Immobilienrecht, Technik und Buchhaltung
• Organisationstalent und eine professionelle Arbeitsweise
• Die Bereitschaft zur Weiterbildung (mindestens 20 Stunden in 3 Jahren)
• Eine effiziente Software für Verwaltung und Buchhaltung

Mit etwa 20-35 Euro pro Wohneinheit und Monat kannst du bei guter Planung einen soliden Jahresumsatz von 35.000 bis 44.000 Euro erwirtschaften. Konzentriere dich am Anfang auf einen überschaubaren Radius von maximal 30 Kilometern um deinen Standort und baue dir Schritt für Schritt einen festen Kundenstamm auf.

Denk daran: Rom wurde auch nicht an einem Tag erbaut. Plane deinen Start sorgfältig, setze auf digitale Prozesse von Anfang an und investiere kontinuierlich in deine Weiterbildung. Mit der richtigen Vorbereitung, einer soliden Finanzplanung und professionellen Tools wie sevdesk für deine Buchhaltung legst du das Fundament für eine erfolgreiche Zukunft als Hausverwalter. Nutze die Chancen dieser wachsenden Branche und entwickle dich zum gefragten Experten in deiner Region.

Häufig gestellte Fragen zur Gründung einer Hausverwaltung