Rechnungsabgrenzungsposten

Rechnungsabgrenzungen sind nötig, da am Bilanzstichtag bei Aufwendungen und Ausgaben bzw. Einnahmen und Erträgen zeitliche Differenzen vorliegen – das bedeutet, dass nicht alle Werte am Bilanzstichtag tatsächlich schon zum Tragen kommen. Durch die Rechnungsabgrenzung werden die Beträge anteilsmäßig korrekt in die jeweiligen Perioden zugeordnet.

Die Vorgehensweise zur Rechnungsabgrenzung ist im HGB und im Einkommenssteuergesetz geregelt. Wir zeigen dir in diesem Beitrag, wieso die Abgrenzung nötig ist, worauf du bei der Abgrenzung achten musst, welche Formen es gibt und wie du die abgegrenzten Posten wieder auflösen kannst.

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Warum werden Rechnungsabgrenzungsposten gebildet?

Die Kernessenz der Abgrenzung ist die periodenrichtige Zuteilung der Beträge. Denken wir beispielsweise an eine Versicherung, die dir im Dezember eine Rechnung für ein Jahr vorab sendet. Diese Rechnung betrifft somit nur ein Monat im aktuellen Jahr, aber elf Monate im Folgejahr. Durch eine entsprechende Rechnungsabgrenzung wird nun sichergestellt, dass der Betrag auch in dieser Relation in deine Buchhaltung kommt.

Dadurch ist einerseits deine Bilanz näher an der Realität, andererseits wird auf diese Weise auch verhindert, dass Bilanzergebnisse durch hohe Vorauszahlungen zu sehr gesteuert werden können. Somit haben gewissenhafte Unternehmer und der Fiskus gleichermaßen großes Interesse an korrekten Rechnungsabgrenzungsposten.

Rechnungsabgrenzung
Was ist der Grund für die Bildung von Rechnungsabgrenzungsposten?

Arten der Rechnungsabgrenzung

Die zentrale Unterscheidung der Abgrenzungsarten ist zwischen aktiven und passiven Rechnungsabgrenzungen zu treffen. Zusätzlich kann zwischen transitorischen und antizipativen Posten unterschieden werden, worauf wir später noch näher eingehen. Wirklich wichtig ist, dass dir für deine Buchhaltung die Unterschiede zwischen der aktiven und der passiven Rechnungsabgrenzung klar sind.

Die aktiven Rechnungsabgrenzungsposten werden übrigens mit aktive RAP abgekürzt, die passiven hingegen als passive RAP.

Aktive Rechnungsabgrenzung

Bei der aktiven Rechnungsabgrenzung wurde vor dem Bilanzstichtag eine Zahlung geleistet, die aber teilweise das nächste Jahr betrifft. Erinnern wir uns hier an das erwähnte Beispiel der Vorauszahlung an die Versicherung, es können aber auch andere Situationen eintreten, wo es längerfristige Vorauszahlungen gibt, beispielsweise bei langfristigen Verträgen mit Lieferanten, die Anzahlungen verlangen.

Aktive Rechnungsabgrenzung – Verbuchung

Grundsätzlich ist zu sagen, dass man vor den Buchungen ermitteln muss, welcher Anteil des Gesamtbetrages in welches Geschäftsjahr zugerechnet werden soll. Du musst also berechnen, wie viel des Gesamtbetrages in das alte Geschäftsjahr fällt und wie viel die neue Betrachtungsperiode betrifft.

Die anschließende Buchung erfolgt in mehreren Schritten:

1. Generelle Buchung des Geschäftsfalles, beispielsweise:

  • Versicherungsbeiträge an Bank, € 3.000

2. Bildung der Aktiven Rechnungsabgrenzung:

  • Aktive RAP an Versicherungsbeiträge, € 1.000

Somit wurde nun ausgewiesen, welcher Anteil abgegrenzt wird und die Abgrenzung wurde gebildet. Im Folgejahr löst man diese Position wieder auf.

3. Auflösung der Abgrenzung:

  • Versicherungsbeiträge an Aktive Rechnungsabgrenzung, € 1.000

Damit ist der Kreislauf der Buchungen geschlossen und der Vorgang der aktiven Abgrenzung somit vollständig erledigt.

Passive Rechnungsabgrenzung

Bei der passiven Abgrenzung ist der Geschäftsfall genau gegenteilig. Das bedeutet, dein Unternehmen hat eine Vorauszahlung vor dem Bilanzstichtag erhalten, die aber nicht auf das laufende Geschäftsjahr entfällt, sondern dem Folgejahr zuordenbar ist. Auch in dieser Situation wird durch eine Abgrenzung eine realitätsnähere Abbildung in der Bilanz sichergestellt.

Ein Beispiel dafür ist, wenn dein Unternehmen Software verkauft und die Lizenzen ab dem Kaufdatum ein Jahr lang aktiv sind. Aber auch im Offline-Bereich sind passive Abgrenzungen häufig nötig, denken wir beispielsweise an alle Arten von Mitgliedschaften, etwa im Fitnesscenter.

Passive Rechnungsabgrenzung – Verbuchung

Wie erfolgt nun die Verbuchung einer passiven Rechnungsabgrenzung? Auch hier muss zuerst, wie bei der aktiven Rechnungsabgrenzung beschrieben, ermittelt werden, welcher Anteil des Betrages in die bisherige Periode zugerechnet wird und welcher Betrag auf das neue Geschäftsjahr entfällt.

Wie bei der aktiven Abgrenzung besteht der Vorgang der Buchung dann wieder aus drei Schritten, beginnend mit der eigentlichen Verbuchung des Geschäftsfalls:

1. Generelle Buchung des Geschäftsfalls, beispielsweise:

  • Bank an erhaltene Lizenzgebühr, € 500

2. Buchung zur Bildung der passiven Rechnungsabgrenzung:

  • Lizenzgebühr an passive Rechnungsabgrenzung, € 200

3. Auflösung der Abgrenzung im Folgejahr

  • Passive Rechnungsabgrenzung an Lizenzgebühr, € 200

Auch in diesem Fall endet der Buchungskreislauf also wieder mit der Auflösung der passiven Rechnungsabgrenzung im Folgejahr.

Zahlungen Rechungsabgrenzungsposten

Zahlungen Rechungsabgrenzungsposten

Auflösung von Rechnungsabgrenzungsposten

Die Auflösung der Abgrenzungsposten erfolgt wie in den Beispielen gezeigt immer im Folgejahr durch eine entsprechende Gegenbuchung. Durch die Auflösung wird sichergestellt, dass der Teilbetrag, der dem Folgejahr zugeordnet werden kann, hier jetzt auch tatsächlich in der Buchhaltung erfasst wird.

Wichtig ist, dass du nach der Bildung der Rechnungsabgrenzung dann im Folgejahr darauf achtest, auch die dazugehörige Buchung zur Auflösung nicht zu verfassen, denn abgesehen davon, dass du sonst ein Problem in deiner Bilanz hast, ist der gesamte Abgrenzungsvorgang nur mit der Buchung der Auflösung wirklich vollständig.

Transitorische und antizipative Posten

Diese Begrifflichkeiten kommen im Zusammenhang mit der Rechnungsabgrenzung auch immer wieder vor, wenngleich sie eine eher untergeordnete Rolle spielen.

Transitorische Posten

Bei transitorischen Posten sprechen wir von Einnahmen oder Ausgaben, die vorab geleistet wurden, die aber erst nach dem Bilanzstichtag als Aufwand oder Ertrag zurechenbar sind. Der Zahlungsfluss erfolgt somit bereits vor dem Bilanzstichtag. Ein Beispiel dafür kann schlichtweg die Büromiete sein, die vor dem Bilanzstichtag bezahlt wurde, gleichzeitig aber hier noch kein Rechnungsdatum hat. Je nach dem ob es sich um Einnahmen oder Ausgaben handelt, erfolgt durch die aktive oder passive Rechnungsabgrenzung eine entsprechende Zuordnung.

Somit kann man sagen, dass die transitorischen Posten immer das alte Jahr betreffen und innerhalb dieser Posten dann wieder zwischen aktiven RAP und passiven RAP unterschieden werden kann.

Antizipative Posten

Als antizipative Posten gelten all jene Aufwendungen und Erträge des vergangenen Wirtschaftsjahres, die erst nach dem Bilanzstichtag zu Einnahmen bzw. Ausgaben führen. Diese Positionen sind dann nicht mit einer Rechnungsabgrenzung zu lösen, sondern müssen (gleichermaßen in der Handelsbilanz und in der Steuerbilanz) als Forderungen bzw. Verbindlichkeiten zu sonstigen Vermögensgegenständen erfasst werden. Voraussetzung ist natürlich, dass sich aus dem Vorfall schon eine Forderung oder Verbindlichkeit ergeben hat, was in den meisten Fällen jedoch gegeben sein wird

Ein einfaches Beispiel sind Zinserträge, die im alten Jahr entstanden sind, aber erst im Folgejahr bezahlt werden. Wie der Name ja schon vermuten lässt, betreffen diese Positionen immer das neue Jahr, sie werden antizipiert.

Steuerbilanz und Handelsbilanz

In Hinblick auf die Rechnungsabgrenzung ist zu sagen, dass Rechnungsabgrenzungsposten als abstrakt bilanzierungsfähig gelten. Sie können somit selbstverständlich in die Bilanz aufgenommen werden und sind auch in der Steuerbilanz eigens, wenn auch selbstverständlich getrennt von der Kategorie der Wirtschaftsgüter, erfasst.

Fazit zur Rechnungsabgrenzung

Die Vorgänge der Rechnungsabgrenzung klingen im ersten Moment komplizierter als sie schlussendlich sind. Durch die Abgrenzung sorgst du dafür, dass Beträge periodengerecht zugeordnet werden und somit deine Bilanzen die Realität möglichst exakt abbilden.

Tipp:

Genau wie die Verbuchung von Rechnungsabgrenzungen wirkt für viele die gesamte Buchhaltung komplizierter als sie in Wirklichkeit ist. Probiere doch mal unsere Buchhaltungssoftware aus und überzeug dich davon, wie einfach Buchhaltung sein kann.

Die Buchung der Rechnungsabgrenzung erfolgt in wenigen, einfachen Schritten, deren Ablauf immer gleich und somit einfach ist. Wichtig ist, dass man vorab genau ermittelt, welcher Betrag welcher Periode zugerechnet wird, damit die Buchungen dann auch wirklich stimmen. Nicht vergessen: im Folgejahr musst du die entsprechende Gegenbuchung vornehmen und die Abgrenzung wieder auflösen!

Nadine Höpf

Content Marketerin und gleichzeitig als Country Managerin für Frankreich zuständig. Nadine kann nicht nur in deutsch gehaltvolle Inhalte erstellen, sondern mühelos auch in französisch. Eine deutsche Kostprobe von ihrem Können bekommst du auf diesem Blog.

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