Rechnungsabgrenzung

Aufwendungen und Erträge müssen laut Gesetz in jenem Geschäftsjahr erfasst werden, dem sie wirtschaftlich zurechenbar sind. Die logische Folge ist, dass es Rechnungen gibt, die teilweise mehrere Perioden betreffen und deshalb entsprechend der realen Zuordenbarkeit aufgeteilt, genauer gesagt abgegrenzt, werden müssen. Wir zeigen dir daher in diesem Beitrag wie du eine Rechnungsabgrenzung erstellst, diese verbuchst und worauf du dabei achten musst.

Das erwartet dich heute:

Rechnungsabgrenzung – Definition

Um zu verstehen, wie Rechnungsabgrenzungen genau funktionieren, musst du zuerst die Grundlagen der Buchhaltung kennen, die entsprechende Abgrenzungen überhaupt erst nötig machen. Diese nehmen wir daher nun als erstes unter die Lupe.

Was ist eine Rechnungsabgrenzung?

Rechnungsbeträge können teilweise nicht nur einem Geschäftsjahr zugeordnet werden, sondern sie müssen anteilsmäßig auf zwei Perioden verteilt werden. Gleich ob du eine Rechnung erhältst oder sie versendest, die Rechnungsabgrenzung stellt eine Buchung dar, die sicherstellt, dass Aufwand und Ertrag periodengerecht und somit den gesetzlichen Anforderungen entsprechend zuordenbar sind.

Eine Abgrenzung ist also immer dann nötig, wenn Aufwand und Ausgabe beziehungsweise Ertrag und Einnahme in unterschiedliche Perioden fallen.

Wofür braucht man eine Rechnungsabgrenzung?

Es gehört es zu den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchhaltung Aufwand und Ertrag gemäß den Perioden, denen diese zugeordnet werden können, entsprechend aufzuteilen. Die Rechnungsabgrenzung ist so gesehen vereinfacht gesagt eine Korrekturbuchung, die diese korrekte Zuordnung sicherstellt. Am einfachsten zu verstehen ist die Notwendigkeit der Rechnungsabgrenzung anhand eines Beispiels.

Stell dir vor, du bezahlst im Dezember eine Versicherung für ein Jahr im Voraus. Selbstverständlich kannst du nicht den gesamten Aufwand im Dezember belassen, sondern musst diesen anteilsmäßig auf das Folgejahr buchen.

Je nachdem, ob du Aufwand oder Ertrag abgrenzt, wird von Aktiver Rechnungsabgrenzung (ARA) oder Passiver Rechnungsabgrenzung (PRA) gesprochen.

Ab wann ist eine Rechnungsabgrenzung nötig?

Nachdem die Rechnungsabgrenzung ein recht heikles Thema ist, gibt es dazu sehr genaue Vorgaben, die einzuhalten sind. Daher musst du jeden Aufwand und Ertrag periodengerecht zuordnen. Es gibt also keinen Mindestbetrag, sondern die periodengerechte Erfolgsermittlung muss immer möglich sein. Deshalb ist es wichtig, dass du durch ARA und PRA dafür sorgst, dass die Beträge entsprechend verteilt werden und somit dann korrekt in den Jahresabschluss einfließen können.

Tipp!

In unserer Schritt für Schritt Anleitung erfährst du, wie du den Jahresabschluss erstellen kannst.

Allerdings gilt in der Buchhaltung auch das Prinzip der Wesentlichkeit. Ganz minimale Beträge kannst du somit hinsichtlich der Abgrenzung vernachlässigen, wobei du das immer einzeln betrachten und bewerten solltest. Lieber einmal zu viel als zu wenig eine Rechnungsabgrenzung buchen, als Ärger mit dem Finanzamt zu bekommen.

Grafische Darstellung – ARA und PRA

Zum besseren Verständnis haben wir nachstehend die Optionen der Rechnungsabgrenzung grafisch dargestellt, wobei wir hier auch von transitorischen und antizipativen Positionen sprechen.

Arten der Rechnungsabgrenzung
So gehst du bei der Rechnungsabgrenzung vor

Du siehst hier somit ganz klar den Ablauf. Zuerst prüfst du, wann die Zahlung durchgeführt wurde, dann ob du die Zahlung leisten musst oder sie empfängst und so ergibt sich, welche Buchung dementsprechend notwendig sein wird.

Wie funktioniert Rechnungsabgrenzung?

Jetzt wo du den theoretischen Ablauf der Rechnungsabgrenzung kennst, stellt sich natürlich die Frage, wie du die Abgrenzungen jetzt in der Praxis verbuchen kannst.

Rechnungsabgrenzung buchen

Bei der Verbuchung kommt es nun individuell darauf an, ob es sich um eine Forderung oder Verbindlichkeit handelt und welcher Teil der Zahlung auf welche Periode entfällt. Je nachdem nimmst du die entsprechende Buchung vor.

Buchung – aktive Rechnungsabgrenzung

Betrachten wir zuerst die aktive Rechnungsabgrenzung. Diese ist immer dann nötig, wenn du vor dem Bilanzstichtag Beträge bezahlst, die Aufwendungen im Folgejahr beeinflussen. Das bedeutet beispielsweise, dass du eine Versicherung für ein Jahr im Voraus bezahlst, jedoch der Betrag teilweise dieses Geschäftsjahr betrifft und teilweise das nächste. Denkbar ist auch, dass es Fälle gibt, wo sogar ausschließlich das nächste Geschäftsjahr betroffen ist.

Dementsprechend musst du nun eine aktive Rechnungsabgrenzung buchen. Du ermittelst zuerst, wie viel des Gesamtbetrages auf welche Periode entfällt, also beispielsweise entfallen 10 von 12 Monaten auf das nächste Geschäftsjahr. Also musst du diesen Anteil des Gesamtbetrages abgrenzen.

Nun folgen entsprechende Buchungen:

  • 1. Buchung: Verbuchen der Zahlung, also: Versicherungsbeiträge | Bank
  • 2. Buchung: ARA (gelegentlich auch „Aktive RAP“ für „Rechnungsabgrenzungsposten“ genannt) | Versicherungsbeiträge
  • 3. Buchung: Die Buchung musst du dementsprechend auch im Folgejahr wieder auflösen, daher erfolgt eine Gegenbuchung: Versicherungsbeiträge | Aktive RAP

Du erfasst also zuerst den Geschäftsfall, weist dann die Abgrenzung zu und löst diese dann in weiterer Folge wieder auf. Durch diesen Mechanismus sind dann alle Beträge den richtigen Perioden zugeordnet.

Buchung – Passive Rechnungsabgrenzung

Die passive Rechnungsabgrenzung verhält sich im Prinzip identisch, nur eben genau umgekehrt. Hier haben wir nun den Fall, dass eine Zahlung vor dem Bilanzstichtag eingegangen ist. Die Einnahme ist also schon erfolgt, obwohl der Ertrag erst im nächsten Geschäftsjahr stattfindet. Das passiert beispielsweise dann, wenn du einem Kunden eine Nutzungsgebühr für ein Jahr vorab verrechnest oder Miete an dich ein Jahr im Voraus entrichtet wird.

Die Verbuchung erfolgt dann wieder in mehreren Schritten:

  • 1. Buchung: Du bildest zuerst die Abgrenzung, z.B.: Nutzungsgebühren | Passive RAP
  • 2. Buchung: Im folgenden Geschäftsjahr löst du die Abgrenzung durch die Gegenbuchung wieder auf, also: Passive RAP | Nutzungsgebühren

Die Verbuchung der Rechnung erfolgt wie gewohnt mit dem Gesamtbetrag. Du siehst also, sowohl aktive wie auch passive Abgrenzung sind sehr einfach zu verbuchen, du kannst hier eigentlich nichts falsch machen. Wichtig ist, dass du den Betrag korrekt aufteilst.

Rechnungsabgrenzungsposten

Um keine Verwirrung bezüglich der verwendeten Bezeichnungen aufkommen zu lassen, erklären wir nun auch noch zwei häufig verwendete Fachbegriffe. Es wird zwischen transitorischer Rechnungsabgrenzung und antizipativer Rechnungsabgrenzung unterschieden.

Von transitorischer Abgrenzung sprechen wir, wenn Einnahmen oder Ausgaben vor dem Bilanzstichtag geleistet werden, aber erst nach dem Stichtag erfolgswirksam werden. Antizipative Abgrenzung hingegen bedeutet, dass Erträge oder Aufwendungen zwar noch nicht bedient wurden, aber schon in das abzuschließende Geschäftsjahr zugerechnet werden müssen.

Bilanzstichtag

Der Bilanzstichtag ist für die Erstellung der Bilanz das entscheidende Datum. Zu diesem Tag musst du prüfen, ob du alle Beträge periodengerecht erfasst hast. Der Bilanzstichtag ist keineswegs immer der 31.12. – das ist leider ein weit verbreiteter Irrglaube. Unternehmen können auch abweichende Geschäftsjahre haben, die sich nicht mit dem Kalenderjahr decken.

Wichtig ist, dass du dich rechtzeitig mit der periodengerechten Zuordnung beschäftigst und dich generell schon frühzeitig daran machst, deine Bilanz zu planen und zu erstellen.

Aktive Rechnungsabgrenzung und passive Rechnungsabgrenzung

Zusammenfassend kann gesagt werden, dass die Rechnungsabgrenzung ein vergleichsweise einfacher Vorgang in deiner Buchhaltung ist. Du musst darauf achten, die aufzuteilenden Beträge korrekt zu berechnen und dann die entsprechende Buchung und Gegenbuchung durchführen. In Summe kann hier wenig schief gehen, wobei du die Gegenbuchung im Folgejahr selbstverständlich nicht vergessen darfst.

Der zentrale Unterschied zwischen aktiver und passiver Abgrenzung liegt darin, ob du Geld erhalten hast oder selbst bezahlen musst und darin, ob eine Zahlung erst spätere Perioden betrifft oder genau umgekehrt, schon die jetzige Periode betroffen ist aber es erst später zur Zahlung kommt. Am Ende geht es immer darum, deine Buchhaltung periodengerecht zu erstellen, sodass du dein Geschäftsjahr immer korrekt abschließen kannst.

Transitorische und antizipative Kosten

Wie zuvor schon kurz erwähnt, wird häufig auch von transitorischen und antizipativen Kosten gesprochen. Der Unterschied ist denkbar einfach, denn er deckt sich de facto mit der Unterscheidung zwischen aktiver und passiver Rechnungsabgrenzung.

Transitorische Kosten sind dann gegeben, wenn die Zahlungen vor dem Bilanzstichtag erfolgen, aber erst danach erfolgswirksam werden. Antizipativ ist hingegen, wenn Ertrag oder Aufwand zwar noch nicht realisiert sind, aber diese bereits in das ablaufende Geschäftsjahr einberechnet werden müssen.

Handlungsempfehlungen in der Praxis

Je weniger Abgrenzungen nötig sind, desto weniger Arbeit hast du auch in deiner Buchhaltung. In der Praxis gibt es allerdings auch das Prinzip der Wesentlichkeit, das bedeutet, minimal abweichende Beträge kannst du hinsichtlich der Abgrenzung vernachlässigen. Gleichzeitig bist du auf der sicheren Seite, wenn du besser einmal öfter eine Abgrenzung verbuchst, als dann später Probleme im Zuge einer Prüfung durch das Finanzamt zu haben.

Behalte also immer im Hinterkopf, dass du dein Ergebnis ehrlich darstellen musst. Buchungen, die dazu führen, ein falsches Bild von deiner finanziellen Situation zu erzeugen, sind äußerst problematisch und müssen unbedingt vermieden werden. Gerade, wenn die Beträge also nicht minimal sind, musst du Abgrenzungen unbedingt sehr exakt vornehmen.

Tipp!

Damit du deine Buchhaltung und deine Buchungen immer im Blick hast, empfehlen wir dir die Nutzung einer Buchhaltungssoftware.

Fazit

Es wird zwischen Aktiver Rechnungsabgrenzung (ARA oder auch aktive PRA genannt) und Passiver Rechnungsabgrenzung (PRA oder passive PRA genannt) unterschieden. Rechnungsabgrenzungen klingen im ersten Moment vielleicht kompliziert, sind aber in der Praxis sehr einfache Buchungen, die sich schnell durchführen lassen. Wichtig ist, dass die Beträge anteilig korrekt aufgeteilt werden und dass du an beide Buchungen denkst, also auch die Gegenbuchung im Folgejahr nicht vergisst.

Das Grundprinzip lautet schlichtweg, dass dein Jahresabschluss den realen Tatsachen entsprechen muss. Dazu gehört auch, dass Zahlungen jenen Perioden zugerechnet werden, in denen sie auch tatsächlich angemessen zu erfassen sind. Durch Vorauszahlungen, beispielsweise für Versicherungen, Lizenzgebühren oder Miete, ist es naheliegend, dass diese Zahlungen entsprechend auf die jeweilig betroffenen Perioden aufgeteilt werden müssen.

Während du bei minimalen Beträgen eine gewisse Kulanz erwarten kannst, solltest du umgekehrt gerade bei höheren Summen umso genauer sein und sicherstellen, dass alle Abgrenzungen korrekt erfolgen.