Verzugszinsen berechnen – So mahnst du richtig mit Verzugszinsen!

Wenn deine offene, gültige Rechnung nicht zeitgerecht bezahlt wird, kannst du Verzugszinsen berechnen. Diese sind gesetzlich geregelt und du kannst sie exakt berechnen. In diesem Artikel zeigen wir dir, was genau unter Verzugszinsen zu verstehen ist, wann Zahlungsverzug eintritt und wie du Verzugszinsen berechnen kannst. Zudem erfährst du die richtige Vorgehensweisen, wenn sich jemand in Zahlungsverzug befindet.

Das erwartet dich heute:

Zahlungsverzug – Definition

Das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB) sieht vor, dass Geldschulden bei Verzug zu verzinsen sind, was im § 288 eindeutig definiert ist. Zahlungsverzug bedeutet somit, dass eine Forderung nicht innerhalb der gesetzten Frist beglichen wird. Bei Rechnungen von Unternehmen an Privatkunden (B2C) liegt diese Frist üblicherweise bei 30 Tagen. Im B2B-Geschäft, also bei Geschäftsbeziehungen zwischen zwei oder mehreren Unternehmen, können Zahlungsziele auch kürzer oder länger sein. Bei einzelnen Zahlungen sind auch fixe Tage vorgegeben, etwa wenn die Miete immer bis zum Dritten oder Fünften jedes Monats angewiesen sein muss. Wenn du eine solche Frist versäumst und somit die Zahlung nicht zeitgerecht leistest, befindest du dich somit ab dem ersten Tag nach Ablauf dieser Frist in Zahlungsverzug.

Wann werden Verzugszinsen berechnet?

Du kannst bzw. darfst Verzugszinsen erst ab dem Moment berechnen, wenn ein Zahlungsverzug vorliegt. Hat zum genannten Zahlungstermin der Schuldner seine Rechnung nicht beglichen, kannst du ab diesem Zeitpunkt die Verzugszinsen berechnen. In der Praxis sieht es aber oft so aus, dass Verzugszinsen erst ab dem Zeitpunkt berechnet werden, wenn die fällige Rechnung im Mahnlauf ist.

Wenn beispielsweise eine Rechnung mit 30 Tagen Zahlungsziel am 25.11. fällig ist, du sie aber erst am 27.11. bezahlst, so bist du für zwei Tage im Zahlungsverzug. Ein Irrglaube wäre zu denken, dass du 30 Tage plus die zwei weiteren Tage, also gesamt 32 Tage, in Zahlungsverzug gewesen bist.

Allerdings: Auf die 30-Tage-Frist musst du explizit hingewiesen worden sein. Ist dies nicht der Fall, so tritt der Verzug erst ein, nachdem eine entsprechende Mahnung zugestellt wurde. Die Frist von 30 Tagen beginnt übrigens ab dem Tag zu laufen, an dem die Rechnung zugestellt wurde.

In diesem Video haben wir für dich zusammengefassst, wann ein Zahlungsverzug eintritt und wie du Verzugszinsen richtig berechnest:

Verzug und Mahnung

Wie bereits kurz erwähnt solltest du als Verbraucher Rechnungen binnen 30 Tagen ab Erhalt begleichen. Diese Frist ist ein wichtiger Bestandteil einer Rechnung und sollte daher auf jeder Rechnung explizit ausgewiesen sein. Ist dies nicht der Fall, so muss erst eine Mahnung gesendet werden, ansonsten befindet sich die Person rechtlich gesehen nicht in Verzug.

Für den praktischen Berufsalltag bedeutet das, dass bereits die versendete Rechnung möglichst gut gestaltet sein sollte. Informiere deine Kunden auf der Rechnung über das konkrete Zahlungsziel. Mache gegebenenfalls direkt auf der Rechnung darauf aufmerksam, dass bei nicht fristgerechter Zahlung Verzugszinsen verrechnet werden und auch weitere Rechtsfolgen eintreten können. So stellst du von Beginn an klar, dass die Rechnung wirklich pünktlich bezahlt werden sollte und welche Konsequenzen es hat, wenn dies nicht geschieht.

Wenn du nun trotzdem in der Situation bist, dass du eine Mahnung versenden musst, so gibt es online kostenlose Mahnungsvorlagen zum Download.

Tipp!

Einfacher machst du dir das Leben, wenn du eine professionelle Buchhaltungssoftware verwendest. Dank integrieten Mahnungen behältst du den Überblick über nicht bezahlte Rechnungen, kannst Mahnungen generieren und diese in nur einem Klick versenden. So reduzierst du das Risiko, dass unbezahlte Rechnungen übersehen und keine Mahnungen verschickt werden.

Verzugsschaden im BGB

Beim Verzugsschaden gibt es zwei Formen:

  • Annahmeverzug
  • Schuldnerverzug

Wir stellen dir nun beide Varianten des Verzugsschadens im Detail und anhand praktischer Beispiele vor.

Annahmeverzug

Der Annahmeverzug bedeutet, dass beispielsweise gelieferte Ware nicht wie vereinbart zu einem bestimmten Tag entgegengenommen wird. Dieser Verzug ist besonders bei Geschäften zwischen Unternehmern ärgerlich. Wenn ein Kunde eine große Menge an Ware bestellt hat, ein fixer Liefertermin vereinbart ist, aber dann der Kunde die Ware an diesem Tag nicht entgegennimmt, weil er den Termin vergessen hat und im Lager kein Platz geschaffen hat. In dieser Situation befindet sich der Kunde im Annahmeverzug. Das liefernde Unternehmen muss die Ware womöglich wieder abtransportieren oder woanders lagern. Für genau diese entstehenden Kosten muss jedoch der verursachende Kunde, der die Ware bestellt hat, sich nun aber im Annahmeverzug befindet, aufkommen. Diese Verpflichtung ist im § 304 BGB geregelt.

Abseits des Beispiels aus dem B2B-Bereich ist ein Annahmeverzug auch im Privatkundengeschäft durchaus denkbar. Stell dir beispielsweise vor, du bestellst ein Sofa, vergisst den Liefertermin und die Spedition muss es wieder mitnehmen und lagern. Genau jene Kosten sind es, die du aufgrund deines Annahmeverzuges dann übernehmen musst.

Schuldnerverzug

Beim Schuldnerverzug spielt der Liefertermin im Gegensatz zum Annahmeverzug keine Rolle mehr. Vielmehr wurde hier eine Rechnung nicht fristgerecht bezahlt.

Welche Folgen hat der Schuldnerverzug? Wenn du nur an die Verzugszinsen als Folge denkst, so ist das nicht genug. Es können laut § 280 und § 286 BGB auch weitere Kosten, die durch den Schuldnerverzug verursacht wurden, an den Schuldner weitergegeben werden. Dazu zählen neben den Verzugszinsen beispielsweise auch die Kosten für Mahnschreiben. Gerade im Bereich der Geschäftskunden können auch größere finanzielle Schwierigkeiten eine Folge von unbezahlten Rechnungen sein. Wenn ein Unternehmen einen Kredit aufnehmen muss, weil ein Kunde eine Rechnung nicht fristgerecht bezahlt hat, so kann das Unternehmen auch diese indirekt entstandenen Mehrkosten an den Kunden, der sich im Schuldnerverzug befindet, verrechnen.

In weiterer Folge kann ein Rechtsanwalt gerichtliche Mahnverfahren oder Zahlungserinnerungungen verfassen. Auch diese Anwaltskosten können dem verursachenden Schuldner weiterverrechnet werden.

Mahngebühren vs. Verzugszinsen

Häufig werden Mahngebühren und Verzugszinsen verwechselt. Bei den Mahngebühren handelt es sich um einen Pauschalbetrag, der als Kostenersatz für den Aufwand der Erstellung der Mahnschreiben verrechnet werden darf. Dieser Betrag liegt üblicherweise bei pauschal 40 Euro. Jedoch muss nachweisbar sein, dass tatsächlich ein Schaden entstanden ist. Generell ist daher empfehlenswert genau zu dokumentieren, wie lange sich Kunden im Verzug befunden haben und welche Folgen der Zahlungsverzug hatte. Während die Mahngebühren somit eine Verzugskostenpauschale sind, die nicht vom Rechnungsbetrag abhängig ist, verhält es sich bei den Verzugszinsen genau anders.

Mahngebühren Verzugszinsen
  • Für die Höhe der Mahngebühren hat der Gesetzgeber keine Grenze vorgegeben.
  • Gerichte haben aber durch diverse Urteile die Höhe begrenzt.
  • Mahngebühren dürfen nicht höher als der zu erwartende Schaden sein.
  • Nur Kosten dürfen in Rechnung gestellt werden, welche durch die Mahnung entstehen. In der Regel sind dies Kosten für Papier und Porto. Mehr darfst du nicht als Mahnzinsen berechnen.
  • Um Verzugszinsen berechnen zu können, dient dir als Grundlage immer ein Basiszinssatz.
  • Pro Jahr liegt der Verzugszins bei einem Wert von 5 Prozent über dem Basiszinssatz.
  • Bei Zahlungsverzug durch den Arbeitgeber kann ein Mitarbeiter eine Verzugskostenpauschale verlangen. Diese liegt bei 40 Euro.

In welcher Höhe werden Verzugszinsen berechnet?

Der Verzugszinssatz liegt bei Verbrauchergeschäften fünf Prozent über dem Basiszinssatz, bei Unternehmer- und Handelsgeschäften sogar bei neun Prozent über dem Basiszinssatz. Der Basiszinssatz ist ein einheitlicher Zinssatz, der offiziell veröffentlicht wird und somit die Berechnungsgrundlage darstellt. Zur Zeit liegt dieser Basiszinssatz bei – 0,88 Prozent. Damit ist er außergewöhnlich niedrig, wodurch auch die Verzugszinsen somit vergleichsweise geringer sind als noch vor einigen Jahren.

Überdies musst du bei der Berechnung von Verzugszinsen beachten, dass es zwei Arten beim Thema Verzugszinsen gibt: 

  • Verzugszinsen für Privatpersonen: Hier liegt der Zinssatz der Verzugszinsen bei 4,12 Prozent.
  • Verzugszinsen im Handel und bei Geschäftskunden: Hier liegt der Zinssatz der Verzugszinsen bei 8,12 Prozent.

Es gibt eine einfache Formel, um Verzugszinsen berechnen zu können. Diese lautet für eine tagesgenaue Berechnung wie folgt:

Formel

offener Forderungsbetrag x (aktueller Basiszinssatz) x Säumnistage/365 x 100 = Zinsbetrag

Der Unterschied zwischen Mahnspesen und Verzugszinsen liegt also primär darin, dass die Mahnspesen nicht vom ausständigen Betrag anhängig sind und die Verzugszinsen gewissermaßen eine variable Komponente darstellen, die durch die Höhe der Forderung entsprechend auch höhere Zusatzkosten mit sich bringen kann.

Verzugszinsen berechnen

1. Schritt: Ermittle den Prozentsatz
2. Schritt: Ermittle die Zinsen in Prozent/Tag
3. Schritt: Ermittle die genauen Verzugszinsen/Tag
4. Schritt: Berechne Verzugszinsen für den Verzugszeitraum

Die Berechnung der Verzugszinsen scheint auf den ersten Blick schwierig. Doch wenn du es ein paar Mal gemacht hast oder dir die Formeln in ein entsprechendes Excel-Sheet überträgst, ist es ein Kinderspiel. 
Bevor wir mit der Berechnung der Verzugszinsen beginnen sind folgende Fakten wichtig zu wissen:

  • Du kannst du die Verzugszinsen auch vom Bruttobetrag der Rechnung aus ermitteln
  • Die Höhe der Verzugszinsen hängt davon ab, ob du sie an ein Unternehmen oder eine Privatperson verrechnest
  • Ausgangspunkt ist immer der Basiszinssatz (-0,88%)
  • Bei Unternehmen musst du 9 % addieren
  • Bei Privatpersonen musst du 5 % addieren

Zur Berechnung der Verzugszinsen kannst du folgende Formel verwenden:

Formel-Berechnung-von-Verzugszinsen
Formel zur Berechnung von Verzugszinsen

Wie berechnet man Verzugszinsen bei Privatpersonen?

Auch beim Privatkunden kannst du die Formel zum Verzugszinsen berechnen nutzen. Diese Formel, welche du bei Privatpersonen anwenden musst, lautet:

Formel

Rechnungsbetrag x aktueller Prozentsatz / 100 = Betrag Verzugszinsen/Jahr

Um es besser zu veranschaulichen, kannst du dich an folgendem Beispiel orientieren:

Ein Kunde hat bei dir für eine Feier zu einer Goldenen Hochzeit Blumenschmuck für die Tische bestellt. Der Wert dieser Bestellung liegt bei einer Summe von 500 Euro. Das Zahlungsziel hast du auf der Rechnung auf den 15. Oktober 2020 datiert. Doch einen Zahlungseingang hast du immer noch nicht feststellen können. Der Kunde ist mit der Zahlung seiner Rechnung bereits deutlich in Verzug. Du hast an ihn bereits eine erste Zahlungserinnerung versendet. Nun stellst du am 15. November eine weitere Mahnung an den Kunden zu, welcher mit diesem Datum genau 100 Tage in Zahlungsverzug ist. Die Berechnung der Verzugszinsen sieht in diesem Fall wie folgt aus:

500 Euro x 4,12 Prozent / 100 = 20,60 Euro

Da es sich bei den Verzugszinsen immer um einen Jahreszins handelt, bedeutet dies, dass dieser Jahreszins 20,60 Euro beträgt. Im nächsten Schritt musst du nun also berechnen, wie hoch der Betrag nach 100 Tagen Zahlungsverzug ist. Die Formel dazu lautet:

Betrag Verzugszinsen / 365 (Tage) x Anzahl der Verzugstage = Verzugszinsen

20,60 Euro (Jahreszins) / 365 (Tage) x 100 = 5,64 Euro

Der Privatkunde muss dir also 505,64 Euro bezahlen.

Wie berechnet man Verzugszinsen bei Unternehmen?

Willst du die Verzugszinsen für einen Geschäftskunden ermitteln, gehst du auf die gleiche Art und Weise vor. Du musst nur darauf achten, dass hier beim Verzugszinsen berechnen die Formel einen anderen Zinssatz aufweisen muss.

Nehmen wir zur Veranschaulichung einfach das gleiche Beispiel wie oben mit dem Blumenschmuck zur Goldenen Hochzeit. Bestellt hat aber diesmal ein Geschäftskunde. In diesem Fall lautet die Formel wie folgt:

500 Euro x 8,12 Prozent / 100 = 40,60 Euro

Nun gilt es genauso wie beim Privatkunden die Verzugszinsen anhand der 100 Verzugstage zu ermitteln. 

40,60 Euro (Jahreszins) / 365 (Tage) x 100 = 11,12 Euro 

Der Geschäftskunde schuldet dir damit 511,12 Euro.

Mit Excel Verzugszinsen berechnen

Die einzelnen Berechnungsschritte kannst du ebenso in ein Excel-Dokument übertragen. Dazu musst du nur die beschriebenen Schritte befolgen und mit entsprechenden Formeln hinterlegen, um taggenau zu ermitteln, welche Verzugszinsen du in Rechnung stellen kannst. Zukünftigt hast du dann die Möglichkeit, die Verzugszinsen mit Excel zu berechnen. Alternativ kannst du auch Online-Tools zur Berechnung verwenden wie beispielsweise diesen Verzugszinsenrechner.

Verzugszinsen bei Miete

Bei der Miete berechnen sich die Verzugszinsen ebenso wie in anderen Geschäftsfeldern. Allerdings musst du bedenken, dass zu spät bezahlte Miete ganz andere Konsequenzen haben kann. Die nicht termingerechte Zahlung kann zu einer Kündigung führen. Insbesondere, wenn du nicht nur einen Tag zu spät zahlst und es dir nur ein einziges Mal passiert, sondern die Miete regelmäßig nicht fristgerecht beim Vermieter eingeht.

Verzugszinsen bei Gehalt

Bekommt ein Arbeitnehmer zu spät sein Gehalt oder seinen Lohn, kann er Verzugszinsen verlangen. Eine verspätete Zahlung kann durchaus auch für dich als Arbeitnehmer unangenehme Folgen haben. Beispielsweise kannst du deine Rechnungen nicht zahlen und musst Mahngebühren zahlen oder deinen Dispokredit in Anspruch nehmen und Zinsen dafür bezahlen. In § 288 ist deshalb geregelt, dass gegenüber dem Arbeitgeber ein Anspruch auf Verzugszinsen besteht. In diesem Fall stehen dem Arbeitgeber Verzugszinsen in Höhe von 5 Prozent über dem Basiszinssatz zu.

Vorgehensweise bei Zahlungsverzug

Wie geht man vor, wenn ein Kunde eine Rechnung nicht rechtzeitig bezahlt? Grundsätzlich sollte die versendete Rechnung bereits detaillierte Informationen aufzeigen, welche Konsequenzen es hat, wenn der Betrag nicht rechtzeitig überwiesen wird. Ebenso sollte exakt angeführt sein, bis zu welchem Datum der Gesamtbetrag fällig ist.

Nimm am besten zuerst mit dem Kunden Kontakt auf und frage höflich nach, ob er die Rechnung womöglich übersehen hat. Mache zudem schriftlich darauf aufmerksam, dass du eine Nachfrist setzt, beispielsweise von fünf Tagen und erst dann eine offizielle Mahnung versenden wirst. So gibst du jenen Kunden, die deine Rechnung wirklich nur übersehen haben, eine faire Gelegenheit, um die Zahlung nun prompt nachzuholen, ohne zusätzliche Kosten tragen zu müssen.

Mahnung versenden

Wenn jedoch diese freundliche Erinnerung keinen Erfolg bringt, musst du eine Mahnung versenden. Mache hier noch einmal genau darauf aufmerksam, wann die Zahlung fällig gewesen wäre und weise gegebenenfalls darauf hin, dass du im Guten versucht hast an die Zahlung zu erinnern. Liste konkret auf, welche Gebühren und Verzugszinsen fällig werden und achte darauf, dass du diese stets korrekt berechnest, um Streitigkeiten zu vermeiden.

Im Zuge der Mahnung kannst du bereits darauf hinweisen, dass ein längerer Zahlungsverzug zu massiven Mehrkosten – beispielsweise auch Anwaltskosten – führen kann. Fordere die betroffene Person auf, die Zahlung schnellstens vorzunehmen und setze wieder konkrete Fristen. Wenn du noch immer keine Zahlung erhältst, kannst du eine zweite Mahnung versenden. Diese solltest du vorzugszweise als Einschreiben per Post versenden, um einen Nachweis zu haben, dass die Mahnung auch ankam. Wenn die Zahlung dauerhaft weiterhin ausbleibt, kannst du einen Rechtsanwalt konsultieren, der weitere Schreiben verfasst und so den Druck auf die Schuldner erhöht.

dreistufiges-mahnsystem
Mahnungen in drei Stufen

Achtung!

Bedenke immer: Du kommunizierst trotz allem Ärger mit einem Kunden. Bleibe also stets höflich und sachlich. Vielleicht befindet sich das betroffene Unternehmen oder die Person in einer schwierigen Phase, die bald überwunden ist. Wer sich hier nachsichtig zeigt, kann womöglich auf eine umso bessere Geschäftsbeziehung hoffen, sobald diese Phase durchgestanden ist.

Mahnung – Verhalten als Schuldner

Abschließend möchten wir hier die andere Seite dieses Prozesses beleuchten. Schließlich kann jeder einmal in die Situation kommen, aus welchen Umständen auch immer eine Rechnung nicht fristgerecht zahlen zu können.
Wenn du dich in einer solchen Lage befindest solltest aktiv auf deine Gläubiger zugehen und mit ihnen kommunizieren. Lege ihnen offen, wie deine derzeitige Situation ist. Erkläre ihnen sachlich, welche Maßnahmen du bereits getroffen hast, um möglichst rasch alle Rechnungen begleichen zu können. Zeige ihnen auf, dass du konkret daran arbeitest allen Zahlungen nachkommen zu können. Lege am besten einen realistischen Zeitplan vor, in dem du darstellst, welche Forderungen du wann begleichen wirst.

Als Schuldner solltest du außerdem priorisieren, welche Rechnungen du zuerst zahlst, wenn du gerade eine geringe Liquidität zur Verfügung hast. Gerade Gehälter, Miete und Zahlungen an das Finanzamt oder sonstige Abgaben solltest du pünktlich bezahlen. Je nach dem, von welchen Lieferanten du wie abhängig bist, hast du eine bessere oder schlechtere Verhandlungsposition. Definiere also für dich selbst, welche Zahlungen du wann leisten musst. Sprich mit allen Gläubigern, plane realistisch und sei ehrlich. Nur so kannst du deine Glaubwürdigkeit bewahren und zeigst deinen Gläubigern, dass du Handschlag-Qualität hast und deine Situation wieder in Ordnung bringen wirst. Diese Gespräche sind nicht einfach, aber absolut notwendig. 

Fazit

Es ist immer eine ärgerliche Angelegenheit, wenn ein Kunde bei dir seine Rechnung nicht bezahlt. Befindet er sich in Zahlungsverzug, dann hast du das Recht, Verzugszinsen berechnen zu können. Für diese Berechnung der Verzugszinsen kannst du eine Formel nutzen, welche einen sogenannten Basiszinssatz beinhaltet. Beim Verzugszinsen berechnen mit Formel musst aber darauf achten, ob es sich um einen Privatkunden oder einen Geschäftskunden handelt. Es gibt hier verschiedene Basiszinssätze zu beachten. Einfach kannst du aber auch diese Zinsen berechnen, wenn du dafür einen Verzugszinsen Rechner benutzt, der dir auf vielen Seiten im Internet kostenlos zur Verfügung steht.

Nadine Höpf
Nadine Höpf

Nadine ist spezialisiert auf die Erstellung und Bereitstellung von hilfreichen Inhalten auf Blogs und Lexika im Business- und Finanzbereich. Durch intensive Recherchen und das Konsultieren von Experten stellt sie Fachwissen übersichtlich aufbereitet zur Verfügung.

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