Deine erfolgreiche Umsatzplanung in 3 Schritten

Wie wichtig das Thema Umsatzplan ist, zeigt sich schon daran, dass die Umsatzplanung den Auftakt von deinem Finanzplan darstellt und dieser wiederum in keinem Businessplan fehlen darf. Doch auch später in deinem weiteren Leben als Unternehmer stellt die Umsatzplanung ein wichtiges Instrument für dich dar. Vor allem für die Entwicklung von deinem Unternehmen ist diese Planung wichtig. Der Umsatzplan muss deshalb realistisch und zuverlässig sein, denn nur dann kannst du weitere Planungen in deinem Betrieb vornehmen. Alles, was du bei deiner Umsatzplanung beachten musst und wie du einen Umsatzplan erstellen kannst, erfährst du in nachfolgendem Artikel.

Das erwartet dich heute:

Definition

In einer Umsatzplanung musst du immer die Größenordnung angegeben, in welcher du Produkte oder auch Dienstleistungen in einem bestimmten Zeitraum aller Voraussicht nach verkaufen wirst. Vor allem in deinem Businessplan stellt die Umsatzplanung eine wichtige Rolle dar, weil sie hier Bestandteil vom Finanzplan ist. Du musst also hier in deinem Umsatzplan eine Größe benennen, mit wie vielen Verkäufen du von deinem Produkt oder deiner Dienstleistung nach der Gründung von deinem Unternehmen rechnest.

Tipp:

Diese Planung von Absatz und Umsatz stellt überdies eine wichtige Grundlage für mögliche Kapitalgeber, beispielsweise Banken dar. Stellt deine Umsatzplanung einen zuversichtlichen Blick in die Zukunft dar, bekommst du viel besser und schneller Kredite oder andere Fördermittel. Wichtig ist dabei aber immer, dass du auch eine realistische Umsatzplanung betreibst.

3 Schritte zur realistischen Umsatzplanung

Wie gesagt, es ist sehr wichtig, dass deine Umsatzplanung auch wirklich realistisch ist. Es gibt sehr viele Gründer, die einen Blick haben, der viel zu optimistisch ist und deren Vorstellungen von einem zukünftigen Umsatz viel zu hoch angesiedelt sind. Doch solch ein hochtrabender Umsatzplan kann für dich sehr schnell zu einer großen Stolperfalle werden und unter Umständen sogar zur Gefahr für deine Existenz. Mit einer realistischen Umsatzplanung aber kannst du dies verhindern und du kannst sie mit drei einfachen Schritt durchführen.

Schritt 1: Berechne deinen Mindestumsatz

Deinen Mindestumsatz musst du im ersten Schritt deiner Umsatzplanung berechnen. Halte dir dabei immer vor Augen, dass dieser mindestens so hoch sein muss, dass du damit auch alle Kosten decken kannst. Vergiss dabei aber nicht in der Planung, dass auch deine Existenz gesichert sein muss. Konkret heißt das, dass du wissen musst, wie viele Einheiten du monatlich an den Mann bzw. an den Kunden bringen musst, damit du als Selbstständiger auch davon leben kannst. Wenn dir diese Größenordnung bewusst ist, hast du schon einen großen Schritt nach vorn gemacht. Nur so kennst du selbst dein Ziel, welches du dir mindestens stecken solltest. Mach nicht den Fehler wie viele andere Gründer und schiebe dieses Minimalziel nicht einfach achtlos zur Seite. Es wird dich keiner mit schiefen Blicken bedenken, wenn deine Umsatzplanung am Anfang nicht gleich einem Raketenstart gleichen wird und du sehr konservativ planst. Jedem sollte klar sein, dass du am Anfang auch einen bestimmten Kundenstamm brauchst und der muss erst einmal geschaffen werden. Allerdings sollte dein Umsatzplan so gestaltet sein, dass du dann auch in einem realistischen Zeitfenster deinen Lebensunterhalt ohne große Probleme bestreiten kannst.

Hier nochmals für dich das Wichtigste auf einen Blick:

  • Umsatzplanung muss immer realistisch sein
  • Im ersten Schritt musst du immer deinen Mindestumsatz berechnen
  • Du musst soviel verkaufen, um damit deine Kosten zu decken und deine Existenz gesichert ist
  • Es ist durchaus von Vorteil, zu Beginn deiner Unternehmerlaufbahn etwas konservativer den Umsatz zu planen

Berechnung deines aktuellen Umsatzes

Es dürfte dir relativ leicht fallen, deinen aktuellen Umsatz zu berechnen. Dafür ist keine komplizierte Formel notwendig. Du musst einfach nur die Summe von allen deinen Einnahmen addieren. In anderen Worten einfach all das, was du deinen Kunden in Rechnung stellst und was dann in deiner Kasse oder auf deinem Konto landet.

Umsatz ist nicht gleich Gewinn

Wichtig ist für dich zu wissen, dass Umsatz die gleiche Bedeutung hat wie Erlös. Das bedeutet aber auch, dass du niemals deinen Umsatz mit Gewinn gleichsetzen darfst. Der Umsatzerlös sagt nur das aus, wie viel Geld du eingenommen hast. Wie vorher bereits geschrieben, wie viel in deiner Kasse oder auf deinem Konto gelandet ist. Wie viel du aber ausgegeben hast, um diesen Umsatz zu erzielen, das weißt du noch nicht. Dazu musst du von deinem Umsatz erst alle deine Kosten abziehen. Erst dann hast du deinen Gewinn.

Schritt 2: Branchenvergleich durchführen: Wo stehst du?

Deinen Mindestumsatz kennst du nun. Das bedeutet aber nicht, dass du diesen nun gleich in deinen Umsatzplan als feste Größe einbauen oder ihn zur Bewertung von anderen unternehmerischen Maßnahmen als Grundlage ansetzen kannst. Vielmehr musst du deinen ermittelten Mindestumsatz erst einmal daraufhin prüfen, ob du damit auch langfristig am Markt erfolgreich sein kannst. Es bringt dir ja nichts, dass du ein Produkt 100-mal am Tag zu einem Preis von 100 Euro verkaufen musst, um damit du deinen Mindestumsatz zu erreichen. Und das, wenn sich vielleicht gerade Mal jeden Tag höchstens 20 Leute in deinem Laden verlieren. Also gilt es für dich zu vergleichen, wie es in deiner Branche grundsätzlich aussieht. Dies gelingt dir mit einem sogenannten Branchenvergleich. Diesen führst du wie folgt durch:

  • Besorge dir einen Branchenbericht. Den kannst du entweder im Internet finden oder du wendest dich an eine Beratungsstelle für Gründer. Du kannst aber auch bei der Industrie- und Handelskammer oder bei der Hausbank nachfragen. Dort gibt es diesen vereinzelt auch.
  • Überprüfe in diesem Handelsbericht, wie viel Umsatz in dieser Branche gemacht wurde. Du solltest aber nicht nur ein kurzes Zeitfenster betrachten. Schau dir ruhig den Umsatz der letzten Jahre an.
  • Ebenfalls solltest du einen Blick im Branchenbericht auf die Zukunftsprognosen richten und schauen, wie die Preise innerhalb deiner Branche normalerweise gestaltet sind.
  • Fasst du all diese Zahlen zusammen, dürfte es für dich nicht mehr schwer sein, daraus abzuleiten, ob die Zahlen aus deiner Umsatzplanung auch realistisch sind.

Stellst du fest, dass du nicht realistisch geplant hast und dein Umsatz viel höher liegt als in der Branche üblich, musst du nachkorrigieren. Ansätze bieten sich in deiner Preiskalkulation, in deiner Strategie für den Vertrieb oder bei der Kalkulation deiner Kosten.

Schritt 3: Marktforschung betreiben & Daten sammeln

Mit den Zahlen und Werten aus deinem Branchenvergleich bist du nun einen weiteren Schritt auf dem Weg zu deiner Umsatzplanung vorangekommen. Doch auch hier musst du aufpassen. Die ermittelten Werte lassen sich nicht komplett auf deinen Betrieb und dein Gründungsvorhaben spiegeln. Du musst diese Werte noch genauer unter die Lupe nehmen und dabei dient dir eine sogenannte Marktforschung. Das ist kein Hexenwerk und du brauchst dafür keine besonderen Mittel oder Instrumente. Das kannst du auch relativ einfach machen. Frag dich doch einfach ein bisschen in deiner Branche durch. Wirklich Marktinsider wissen ganz genau, welche Umsätze du realistisch erzielen kannst.

Achtung:

Aber eines sollte dir bei Nachfragen klar sein. Alle diese Insider sind potenzielle Konkurrenten von dir. Du musst natürlich nicht bei der Konkurrenz vor Ort nachfragen. Ohne Probleme kannst du auch mit Insidern aus anderen Städten sprechen.

Wichtig ist aber, dass die Orte auch miteinander vergleichbar sind. Es hilft nichts, wenn du Insider aus einer Stadt mit mehr als einer Million Einwohnern befragst, selber aber planst du dein Geschäft in einer Kleinstadt. Klar muss dir auch sein, dass du für diese Marktforschung etwas Zeit aufbringen musst. Du kannst nämlich auch Befragungen mit potenziellen Kunden durchführen. So stellst du schnell fest, was diese überhaupt über dein Produkt und den möglichen Preis denken. Dies ist zwar sehr aufwendig, dafür aber bekommst du praktisch umsonst sehr viele und sehr wichtige Informationen geliefert. Daraus ergibt sich für die Chance, mögliche Korrekturen vorzunehmen.

  • Höre dich gut für die Erstellung einer Umsatzplanung bei Insidern in deinem Markt um.
  • Halte dir stets vor Augen, dass jeder Insider ein potenzieller Konkurrent ist.
  • Befrage potenzielle Kunden auf der Straße und sammle wichtigen Input
  • Fragst du Insider aus anderen Städten, muss immer eine Vergleichbarkeit zu deinem geplanten Marktplatz bestehen.

Umsatzprognosen für deine Umsatzplanung: Was ist das & warum brauchst du das?

Eine bestimmte Vorhersage von deinem künftigen Absatz, welcher überwiegend auf einer vergangenen Wirtschaftsleistung basiert, wird auch als Umsatzprognose bezeichnet. Durch Berücksichtigung dieser Faktoren kann die Umsatzprognose ein sehr guter Indikator sein, was deinen Absatz künftig in einer stabilen Marktumgebung betrifft. Allerdings musst du immer darauf achten, dass sich der Markt nicht zu schnell ändert. In diesem Fall ist eine Umsatzprognose nicht allzu sicher. Mit einer Umsatzprognose kommst du die Situation, dass du in bestimmten Situationen sehr schnell reagieren kannst. Das bedeutet, dass du in der Lage bist, Probleme früher und besser zu erkennen und entsprechend gegensteuern kannst. Je schneller du ein Problem erkennst, desto mehr kannst du entscheidende Maßnahmen einleiten, die dir sofort einen Wettbewerbsvorteil bringen können. Überdies brauchst du Umsatzprognosen, um damit Entscheidungen im Unternehmen besser treffen zu können.

  • Mit einer Umsatzprognose kannst du Probleme schneller erkennen und früher Gegenmaßnahmen treffen.
  • Um im Unternehmen strategische Entscheidungen treffen zu können, brauchst du eine Umsatzprognose. Damit lassen sich sowohl Ziele als auch Budgets besser planen.
  • Eine Umsatzprognose kann bei der Motivation von Mitarbeitern ein wichtiges Instrument sein. Dies trifft vor allem auf Mitarbeiter im Vertrieb zu.
  • Umsatzprognosen sind ein wichtiges Fundament für deine Umsatzplanung.

Faktoren, die eine Umsatzprognose beeinflussen

Eine Umsatzprognose nimmt dabei immer verschiedene Faktoren in den Fokus und berücksichtigt diese. Eine Umsatzprognose berücksichtigt folgende Faktoren:

  • Produktionskapazität eines Unternehmens
  • aktuell vorherrschendes Wirtschaftsklima
  • aktuelle Trends im Bereich Verkauf
  • Firmenpolitik in einem Unternehmen
  • Marktforschung

Grundsätzlich werden diese oben grob aufgeführten Faktoren noch heruntergebrochen und in zwei wesentliche Bereiche unterteilt. Es handelt sich hierbei um die internen und um die externen Faktoren.

Externe Faktoren

Bei den wichtigsten externen Faktoren handelt es sich um folgende;

  • Wettbewerb: Es ist jederzeit möglich, dass sowohl Erfolge als auch Misserfolge deiner Konkurrenten direkt auf dein Unternehmen einen Einfluss haben können. Zieht sich beispielsweise ein Konkurrent von dir zurück, kann die Nachfrage bei dir deutlich ansteigen. Es kann aber auch sein, dass viele Kunden zu einem Konkurrenten abwandern, weil dieser mit tollen Rabatten lockt. In diesem Fall wirst du nachziehen müssen, um nicht auf der Strecke zu bleiben.
  • Änderungen von Gesetzen: In der Regel zeigt jede Gesetzesänderung auch eine Veränderung der Nachfrage bei Produkten. Das musst du auf jeden Fall bei deiner Umsatzprognose beachten.
  • Änderungen bei Produkten: Eine Veränderung von einem Produkt wirkt sich fast immer positiv auf deinen Umsatz aus. Egal ob das Produkt mehr Funktionen hat oder eine neue Preisstaffelung eingeführt wird. In den meisten Fällen erhöht sich in einem Unternehmen der Umsatz.
  • Wirtschaftliche Lage: Über guten oder gar steigenden Umsatz kannst du dich in der Regel immer dann freuen, wenn die wirtschaftliche Lage gut ist. Das Geld sitzt dann bei deinen Kunden deutlich lockerer. Ist die Wirtschaftslage allerdings schlecht, dann wird sich ein Vertriebszyklus deutlich nach hinten verlängern.
  • Saisonbedingter Einfluss: Es gibt bestimmte Produkte, welche ihren Hauptabsatz immer zu bestimmten Zeiten im Jahr haben. Saisonale Schwankungen bei deinem Umsatz sind deshalb durchaus möglich.
  • Entwicklungen innerhalb der Branche: Komplementär-Produkte sind ein gutes Beispiel dafür, die eine gemeinsame Nachfrage haben, weil sie sich gegenseitig perfekt ergänzen. Geht ein Produkt vom Preis nach unten, so steigt auch beim anderen Produkt die Nachfrage danach. Nimm beispielsweise nur das Beispiel mit Computer und Software.
  • Entwicklungen am Markt: Solche Entwicklungen musst du immer im Auge haben. Der Kunde ist durchaus in der Lage, durch sein Kaufverhalten und seine Nachfrage nach bestimmten Produkten den Markt stark beeinflussen. Wichtig ist deshalb, dass du bestimmte Trends immer im Blick hast.

Interne Faktoren

Neben den externen Faktoren spielen bei der Umsatzprognose und damit bei deiner realistischen Umsatzplanung auch interne Faktoren eine wichtige Rolle. Diese Faktoren lauten wie folgt:

  • Änderungen in der Unternehmenspolitik: Unternehmenspolitische Veränderungen, beispielsweise die Einführung neuer Provisionsmodelle oder Provisionsansprüche können sich deutlich auf die Motivation der Mitarbeiter auswirken. Dies kann sowohl in die positive als auch negative Richtung gehen.
  • Entscheidungen beim Personal: Umsatzeinbußen musst du meistens verzeichnen, wenn du ausgeschiedene Mitarbeiter aus dem Vertrieb nicht rechtzeitig adäquat ersetzt. Einen Anstieg hingegen kannst du mit einem höheren Personalbestand in deinem Vertrieb erreichen.
  • Zuständigkeiten verändern: Die Umsatzprognose wird etwas nach unten zeigen, wenn du in deinem Unternehmen Zuständigkeiten verändert. Altbewährte Mitarbeiter in neuen Positionen brauchen erfahrungsgemäß etwas Zeit, bis sie sich richtig eingearbeitet haben.

Deine Umsatzplanung im Businessplan

In deinem Businessplan bildet die Umsatzplanung den Beginn von deinem Finanzplan als Bestandteil von diesem. An dieser Stelle gibst du an, wie viele Dienstleistungen oder wie viele Produkte in einem klar definierten Zeitfenster nach deiner Gründung verkaufen willst. Wichtig ist auch hier, dass du nicht zu euphorisch planst. Lieber etwas konservativer die Umsatzplanung im Businessplan ansetzen und hinterher auch die Zahlen liefern können. Dies ist umso wichtiger, weil die Umsatzplanung ein Teil von deinem Finanzplan ist und dieser wiederum ein wesentlicher Bestandteil von deinem Businessplan.

Anders formuliert stellt also dein Businessplan eine Einheit dar. Nur alles zusammen im Finanzplan ergibt einen Sinn und der Zusammenhang kann verstanden werden. Aus diesem Grund ist auch deine Umsatzplanung so wichtig, denn die Zahlen der Umsatzplanung vom Unternehmen kann jeder nur dann verstehen, wenn folgende Bedingungen erfüllt sind:

  • es lässt sich klar entnehmen, worin der Kundennutzen besteht
  • du kannst verständlich deinen Plan zur Kundengewinnung aufzeigen
  • du zeigst auf, wie deine Maßnahmen zur Kundenbindung aussehen
  • jeder kann deine Preisgestaltung und Preisfestlegung nachvollziehen
  • du stellst konkret dar, wie du dich am Markt positionieren willst
  • es ist ein klarer Vertriebsaufbau und eine klare Vertriebsstruktur zu erkennen

Achte bitte bei deinem Businessplan immer darauf, dass deine angegebenen Zahlen in deinem Finanzplan auch zu dem passen, was du inhaltlich in deinem Businessplan geschrieben hast. Diese Textpassagen dürfen auf keinen Fall im Widerspruch zu den Zahlen stehen.

Hilfsmittel & Tools für deine Umsatzplanung

Für die Umsatzplanung kannst du zahlreiche Softwareangebote nutzen, die aber in der Regel immer etwas kosten. Aus diesem Grund lohnt sich der Start in die Umsatzplanung auch schon mit einer Excel Vorlage. Es gibt im Internet einige Angebote kostenloser Finanzierungplan-Vorlagen für Excel, in denen die Umsatzplanung ein wichtiger Bestandteil ist. Gerade zu Beginn der Gründung oder bei einem Freiberufler ist es damit möglich, eine detaillierte Umsatzplanung zu erstellen. So kannst du also die Planung von vielen Kosten und Umsatzplanung in einer Vorlage erledigen. Überdies ergibt sich für dich durch die Verwendung einer Vorlage für deine Umsatzplanung ein weiterer Vorteil. Du musst dir nicht lange den Kopf darüber zerbrechen, welche Struktur und welchen Aufbau deine Planung der Umsätze haben muss. Das ist bereits vorgegeben und du musst einfach nur noch deine Zahlen eingeben.

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Vorlage Finanzierungsplan erstellen

Tipp!

Wer ein Unternehmen gründet, der muss nicht nur eine realistische Umsatzplanung im Businessplan ausarbeiten, sondern auch alle anderen buchhalterischen Themen behandeln. Neben einem guten Businessplan, solltest du daher eine solide Buchhaltungssoftware nutzen. Mit sevDesk hast du alle notwendigen Werkzeuge zur Hand, um Rechnungen zu schreiben, Mitarbeiter zu führen und deine steuerlichen Angelegenheiten zu erledigen.

Zusammengefasst: Diese Begriffe solltest du unterscheiden können

Erstellst du eine Umsatzplanung, so solltest du natürlich auch wissen, welche Bedeutung dort bestimmte Begriffe in dieser Planung haben. Hier ein kurzer Überblick für dich:

Umsatz Dieser entsteht, wenn du die verkauften Einheiten in einem definierten Zeitrahmen erfasst und dabei den genannten Preis berücksichtigst. Die Umsatzplanung ist deshalb nichts anderes als eine Vorhersage von zukünftigen Verkäufen und den daraus resultierenden Einnahmen. Als Umsatz wird sehr oft auch der Begriff Erlös bezeichnet.
Absatz Die Menge der verkauften Einheiten bezeichnest du als Absatz. Definiert wird dieser in einem bestimmten Zeitfenster.
Rohertrag Der Begriff Rohertrag wird immer in Verbindung mit Produkten genutzt. Ziehst du die Kosten für den Einkauf von deinem Umsatz ab, ergibt sich darauf dein Rohertrag.
Gewinn Viele denken immer, dass der Umsatz gleichbedeutend mit Gewinn ist. Doch dies ist ein fataler Fehler. Um den Gewinn ermitteln zu können, brauchst du als Grundlage deinen Rohertrag. Von diesem werden noch weitere Kosten wie Personalkosten, Miete etc. abgezogen. Die Summe aus dieser Rechnung ergibt deinen Gewinn.

Fazit

Du solltest bei der Planung deiner Umsätze immer realistisch bleiben und lieber etwas konservativ planen. Die Umsatzplanung stellt für viele Gründer einen wichtigen Bestandteil für den Finanzplan und damit auch für den Businessplan dar. Mit einer realistischen Umsatzplanung kannst du auch dein eigenes Unternehmen besser einschätzen und so bereits eine Grundlage für erfolgreiche Verhandlungen mit der Bank legen, solltest du einen Kredit brauchen. Um eine gute und realistische Umsatzplanung erstellen zu können, brauchst du auch die Instrumente Marktforschung und Branchenvergleich. Bei deinen Umsatzprognosen ist es wichtig, dass du immer auf externe und interne Faktoren achtest. Ein gutes Beispiel sind die saisonalen Schwankungen, die oft berücksichtigt werden müssen. Für die Erstellung deiner Umsatzplanung bietet sich eine Excel-Vorlage an.

Nadine Höpf
Nadine Höpf

Nadine ist spezialisiert auf die Erstellung und Bereitstellung von hilfreichen Inhalten auf Blogs und Lexika im Business- und Finanzbereich. Durch intensive Recherchen und das Konsultieren von Experten stellt sie Fachwissen übersichtlich aufbereitet zur Verfügung.

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