Änderungen für Selbstständige 2025 – Darauf musst du dich einstellen
Neues Jahr, neue Regelungen: Das Jahr 2025 bringt einige spannende Änderungen mit sich – und die solltest du als Selbstständiger oder Unternehmer unbedingt auf dem Schirm haben. Von der E-Rechnungspflicht über neue Umsatzgrenzen bei Kleinunternehmern und der UStVA bis hin zu digitalen Betriebsprüfungen und strengeren Sicherheitsanforderungen: In diesem Artikel findest du die wichtigsten Neuerungen einfach erklärt, damit du genau weißt, was dich erwartet und was sich für dich ändert.
Hinweis: Bei wichtigen Änderungen passen wir diesen Artikel auch während des Jahres immer wieder an.
Die E-Rechnungspflicht kommt: Was bedeutet das für dich?
Ab dem 1. Januar 2025 wird die E-Rechnungspflicht in Deutschland für alle B2B-Geschäfte eingeführt. Das bedeutet, Rechnungen zwischen Unternehmen dürfen künftig nur noch in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format ausgestellt werden. Ein PDF allein reicht nicht mehr aus.
Das Gute: Die Umstellung erfolgt schrittweise. Du musst als Selbstständiger oder Unternehmer zwar ab dem 1. Januar 2025 in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen, aber für das Erstellen und Versenden gelten Übergangsfristen. Bis Ende 2026 bzw. 2027 sind auch noch Rechnungen in Papierform oder als PDF erlaubt.
Damit du rechtzeitig gesetzeskonform bist, solltest du jetzt prüfen, ob deine Buchhaltungssoftware E-Rechnungen empfangen und verarbeiten kann. Mehr zum Thema erfährst du in unserem Ratgeber-Artikel zur E-Rechnung.
Aufbewahrungsfrist für Rechnungen verkürzt sich
Zum 1. Januar 2025 ändert sich auch die Aufbewahrungspflicht für Rechnungen nach § 14b Abs. 1 Satz 1 UStG, also ganz klassische Rechnungen: Statt 10 Jahre müssen sie nur noch 8 Jahre aufbewahrt werden. Das gilt für alle Rechnungen, deren Frist bis dahin noch nicht abgelaufen ist. Diese Änderung hängt mit der Verkürzung der Aufbewahrungsfrist für Buchungsunterlagen nach § 147 AO zusammen.
Beispiel: Angenommen, ein Unternehmen hat im März 2017 eine Rechnung ausgestellt. Nach den Aufbewahrungsregeln beginnt die Frist immer erst am Ende des Jahres, also am 31. Dezember 2017. Nach der bisherigen Regelung müsste die Rechnung bis zum 31. Dezember 2027 aufbewahrt werden. Mit der neuen 8-Jahres-Regel kann die Rechnung jedoch bereits am 31. Dezember 2025 entsorgt werden – also zwei Jahre früher.
Das gilt natürlich nur, wenn die Aufbewahrungsfrist am 1. Januar 2025 noch läuft. Eine Rechnung aus dem Jahr 2014 (Fristbeginn: 31. Dezember 2014) ist beispielsweise davon nicht betroffen, da ihre Frist bereits 2024 endet.
Außerdem wurden die Bußgelder für Verstöße gegen die Aufbewahrungsfristen erhöht. Es ist deshalb noch wichtiger, dass du deine Belege alle lange genug GoBD-konform speicherst.
Übrigens: Handelsbücher, Inventare und Jahresabschlüsse profitieren nicht von der Verkürzung. Diese Dokumente musst du auch weiterhin 10 Jahre aufbewahren.
Achtung: Für Finanzdienstleister gibt es Sonderregeln.
Neuerungen bei der Kleinunternehmerregelung
Die Kleinunternehmerregelung wird ab dem 1. Januar 2025 deutlich angepasst. Das bedeutet mehr Flexibilität für dich, wenn du die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nimmst.
Konkret gelten ab 2025 diese neuen Grenzen:
- Dein Umsatz im Vorjahr darf nicht mehr als 25.000 Euro betragen (vorher: 22.000 Euro).
- Im laufenden Jahr kannst du bis zu 100.000 Euro Umsatz machen, ohne den Kleinunternehmerstatus zu verlieren (vorher: 50.000 Euro).
Das bedeutet vor allem: Mehr Spielraum, gerade wenn dein Geschäft wächst. Allerdings solltest du beachten, dass du ab 2025 direkt beim Erreichen der Grenze in die Regelbesteuerung fällst und eigenständig Umsatzsteuer ausweisen und abführen musst. Das war bisher immer erst zum Jahreswechsel nötig.
Ein weiterer Pluspunkt: Ab 2025 kannst du die Kleinunternehmerregelung auch in anderen EU-Staaten anwenden. Das macht grenzüberschreitende Tätigkeiten, etwa im E-Commerce, einfacher, was die Kleinunternehmerregelung nochmal deutlich attraktiver macht. Hier entfällt dann die Verpflichtung zur Umsatzsteuerabgabe über das OSS-Verfahren.
Mehr Details zu diesen Änderungen bei Kleinunternehmern bekommst du auch in unserem Artikel zur Kleinunternehmerregelung 2025.
Umsatzsteuer-Jahreserklärung für Kleinunternehmer entfällt
Bisher mussten Kleinunternehmer eine sogenannte Nullmeldung als Umsatzsteuer-Jahreserklärung einreichen. Und das obwohl sie überhaupt keine Umsatzsteuer ausweisen dürfen. Diese Pflicht entfällt ab dem Besteuerungsjahr 2024. Bedeutet konkret: Im Jahr 2025 kannst du dir als Kleinunternehmer die Umsatzsteuererklärung sparen. Das gilt natürlich nur, wenn du auch wirklich keine steuerlich relevanten Umsätze hattest. Bei Auslandsgeschäften ist teilweise auch für Kleinunternehmer eine Steuererklärung nötig.
Neue Grenzen bei der Umsatzsteuer-Voranmeldung
2025 bringt auch in puncto Umsatzsteuer Erleichterungen: Die Grenze für die Umsatzsteuer-Voranmeldung wird angehoben. Wie du wahrscheinlich schon weißt, musst du als Unternehmer in den meisten Fällen schon während des Jahres Vorauszahlungen bei der Umsatzsteuer machen.
Ab dem Jahr 2025 gelten folgende Regelungen:
- Liegt deine Umsatzsteuerschuld im Vorjahr bei weniger als 2.000 Euro, kannst du von der Pflicht zur Voranmeldung befreit werden. Du musst dann nur noch eine Jahreserklärung abgeben.
- Beträgt deine Zahllast zwischen 2.000 und 9.000 Euro, musst du die Voranmeldung vierteljährlich einreichen.
- Bei einer Zahllast von mehr als 9.000 Euro bleibt die monatliche Abgabe Pflicht.
Ausschlaggebend ist dabei immer die Umsatzsteuer-Zahllast des Vorjahres.
Hier noch einmal der Vergleich zu vorher:
Das bedeutet weniger Verwaltungsaufwand, besonders für kleinere Unternehmen, die bisher monatlich Meldungen einreichen mussten.
Elektronische Betriebsprüfung: Mehr Digitalisierung im Unternehmen
Ab dem 1. Januar 2025 wird die elektronische Betriebsprüfung (euBP) weiter ausgebaut. Während Entgeltabrechnungsdaten bereits seit 2023 digital übermittelt werden müssen, betrifft die Änderung nun auch Daten aus der Finanzbuchhaltung. Das Ziel: Betriebsprüfungen durch die Rentenversicherung effizienter und digitaler gestalten.
Was bedeutet das für dich?
- Du musst die Buchhaltungsdaten direkt aus deiner Buchhaltungssoftware an die Rentenversicherung übermitteln.
- Das Verfahren soll sicherstellen, dass alle wichtigen Informationen für die Prüfung vollständig und korrekt vorliegen.
Was solltest du konkret tun?
- Prüfe, ob deine Buchhaltungssoftware den Anforderungen entspricht. Falls nicht, solltest du über ein Update oder eine neue Software nachdenken.
- Falls du von der elektronischen Übermittlung befreit werden möchtest, kannst du gemäß § 126 SGB IV einen Antrag bei den Rentenversicherungsträgern stellen. Dieser Antrag ist auch nachträglich möglich, falls du ihn bisher nicht gestellt hast.
Erhöhung der Beitragsbemessungsgrenze für Krankenversicherung & Co.
Bei den Sozialabgaben ändert sich 2025 einiges. Das kann sowohl für dich als Selbstständigen als auch als Arbeitgeber relevant sein.
Kranken- und Pflegeversicherung:
- Beitragsbemessungsgrenze: Sie steigt auf 66.150 € im Jahr (5.512,50 € monatlich). Bis zu diesem Betrag wird das Einkommen zur Berechnung der Beiträge herangezogen. Alles darüber bleibt beitragsfrei.
- Versicherungspflichtgrenze: Ab 2025 liegt diese Grenze bei 73.800 € im Jahr (6.150 € monatlich). Wer mehr verdient, darf in die private Krankenversicherung (PKV) wechseln oder dort bleiben. Für alle unterhalb der Grenze gilt weiterhin die gesetzliche Krankenversicherung (GKV).
- Pflegeversicherung: Der Beitragssatz wird um 0,2 Prozentpunkte erhöht. Das führt zu leicht höheren Abzügen vom Bruttoeinkommen.
Rentenversicherung:
- Beitragsbemessungsgrenze: Künftig liegt diese einheitlich in ganz Deutschland bei 96.600 € im Jahr (8.050 € monatlich). Das bedeutet: Beiträge zur Rentenversicherung werden nur bis zu dieser Grenze berechnet. Einkommen darüber bleibt beitragsfrei.
- Einheitliche Regelung: Die bisherigen Unterschiede zwischen den alten und neuen Bundesländern fallen weg. Zum Vergleich: 2024 lag die Grenze noch bei 7.450 € (Ost) und 7.550 € (West) monatlich.
Du willst dich intensiver zu den Versicherungen informieren? Dann lies jetzt unsere Beitrage zur Krankenversicherung und Rentenversicherung für Selbstständige.
Mindestlohn und Minijob-Grenze steigen
Der gesetzliche Mindestlohn steigt 2025 auf 12,82 € pro Stunde – das sind 41 Cent mehr als bisher. Für dich als Arbeitgeber bedeutet das höhere Personalkosten, die du rechtzeitig in deine Planung einbeziehen solltest. Besonders bei Minijobbern und geringfügig Beschäftigten gibt es durch diese Änderung einiges zu beachten.
Da die Verdienstgrenze für Minijobber direkt an den Mindestlohn gekoppelt ist, steigt sie ebenfalls. Die neue Berechnung lautet:
(Mindestlohn x 130) / 3 = 556 € pro Monat
Das bedeutet, dass Minijobber ab 2025 maximal 556 € monatlich verdienen dürfen (zuvor 538 €). Überschreitet der Verdienst diese Grenze, wird die Beschäftigung nicht mehr als Minijob anerkannt.
Wichtig: Zur Verdienstgrenze zählen alle Einkünfte aus geringfügigen Beschäftigungen, auch wenn der Minijobber mehrere Jobs gleichzeitig hat.
Was du beachten solltest
- Stelle sicher, dass deine Mitarbeitenden die neue Grenze von 556 € nicht überschreiten.
- Lass dir am besten schriftlich bestätigen, dass Minijobber keine weiteren geringfügigen Beschäftigungen ausüben, um rechtliche Risiken zu vermeiden.
Klarere Regeln für Homeoffice und Telearbeit
Das neue Telearbeitsgesetz bringt ab 2025 klare Regelungen für Homeoffice. Arbeitnehmer dürfen regelmäßig an frei wählbaren Orten arbeiten, etwa zu Hause oder in Co-Working-Spaces – vorausgesetzt, es wurde mit dem Arbeitgeber vereinbart.
Ein weiterer wichtiger Punkt: Der Unfallversicherungsschutz wird gestärkt und gilt künftig auch für Unfälle, die im direkten Zusammenhang mit der Telearbeit stehen. Einzelne Tage Homeoffice fallen allerdings nicht unter die Regelung.
Arbeitsverträge werden digital
Ab 2025 bekommst du mehr Flexibilität dabei, Arbeitsverträge abzuschließen und zu ändern: Statt Papierform und Unterschrift reicht es, die Vertragsbedingungen in elektronischer Textform zu übermitteln, z. B. per E-Mail oder PDF. Die neue Regelung gilt nicht nur für neue Arbeitsverträge, sondern auch für Änderungen wie Gehaltserhöhungen.
Das bedeutet konkret:
- Kein Papier, keine Unterschrift nötig: Du kannst die Vertragsbedingungen einfach elektronisch schicken – etwa als PDF oder über Dienste wie DocuSign.
- Speichern und Drucken möglich: Der oder die Beschäftigte muss die Informationen speichern und bei Bedarf ausdrucken können.
- Textform reicht: Es genügt, wenn der Vertrag die Person des Erklärenden benennt – eine eigenhändige Unterschrift ist nicht erforderlich.
Ausnahmen:
- In bestimmten Branchen, die unter das Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz (§ 2a SchwarzArbG) fallen, gelten weiterhin die alten Regeln.
- Für Praktikumsverträge ist auch ab 2025 noch die Papierform vorgeschrieben.
Mit der neuen Regelung sparst du Zeit und Papier, und die Verwaltung wird deutlich einfacher. Ein weiterer Schritt in Richtung digitaler Bürokratie!
NIS-2-Richtlinie: Strengere Vorgaben zur Cybersicherheit
Ab März 2025 tritt die neue NIS-2-Richtlinie in Kraft. Diese verpflichtet viele Unternehmen, ihre IT-Sicherheitsmaßnahmen zu verschärfen. Betroffen sind vor allem Betriebe aus kritischen Branchen wie Gesundheit, Energie und Finanzen, aber auch andere mittelständische Unternehmen.
Konkret bedeutet das:
- Einführung eines Risikomanagementsystems.
- Sicherheitsvorfälle müssen innerhalb von 24 Stunden gemeldet werden.
Wer die neuen Vorgaben nicht erfüllt, riskiert empfindliche Strafen und mögliche Schäden für das Unternehmensimage.
Höherer Grundfreibetrag bei der Einkommensteuer
Im Jahr 2024 wurde der Grundfreibetrag bereits rückwirkend auf 11.784 Euro angehoben. Das heißt, bis zu diesem Wert ist dein Einkommen steuerfrei und du zahlst erst danach Steuern. Für 2025 könnte der Freibetrag so bleiben.
Geplant ist allerdings sogar, dass der Grundfreibetrag auf 12.084 Euro steigt. Diese Erhöhung ist Teil des Steuerfortentwicklungsgesetzes. Ein endgültiger Beschluss steht jedoch noch aus.
Erinnerung Wachstumschancengesetz 2024
Das Wachstumschancengesetz, das Anfang 2024 verabschiedet wurde, hat bereits rückwirkend zum 1. Januar 2024 einige Neuerung mit sich gebracht. Falls du die noch nicht mitbekommen hattest, teilen wir sie hier die wichtigsten nochmal.
- Anhebung der Grenze für die doppelte Buchführung und die Istbesteuerung von 600.000 auf 800.000 Euro
- Anhebung der Grenze für Geschenke an Geschäftspartner von 35 Euro auf 50 Euro
- Anhebung des Verlustvortrags von 60% auf 70%
Alle Details kannst du nochmal in unserem Artikel zum Wachstumschancengesetz nachlesen.
Fazit: Jetzt vorbereiten und durchstarten
Von der E-Rechnungspflicht über höhere Umsatzgrenzen bis hin zu erleichterten Steuerregeln – 2025 bringt zahlreiche Änderungen, die dein Unternehmen betreffen. Am besten bereitest du dich jetzt schon vor:
- Falls du eine Buchhaltungssoftware verwendest: Prüfe sie auf E-Rechnungen und digitale Betriebsprüfung.
- Behalte die neuen Umsatzgrenzen im Blick.
- Plane die Änderungen bei Minijob-Grenzen und dem Mindestlohn ein.
Mit den richtigen Anpassungen startest du optimal ins Jahr 2025 und musst dir keine Sorgen um deine Buchhaltung machen.
