Stornorechnung

Als Unternehmer wirst du schon fast zwangsläufig auch mit dem Thema Stornorechnung konfrontiert. Unmittelbar mit der Stornorechnung ist auch ein weiteres Thema aus der Buchhaltung verbunden - die Gutschrift. Um es genauer zu formulieren, so hat eine Stornorechnung die Wirkung einer Gutschrift. Eine Stornorechnung erstellen ist immer dann notwendig, wenn du die vorangegangene Ausgangsrechnung annullieren musst. Was es mit dem Begriff Stornorechnung auf sich hat, welche Folgen sie hat und was du genau dabei beachten musst, erfährst du in diesem Beitrag.

Das erwartet dich heute:

Was ist eine Stornorechnung?

Die Stornorechnung wird erstellt, wenn eine fehlerhafte Rechnung korrigiert werden muss. Sie wird deshalb auch sehr oft als Rechnungskorrektur bezeichnet. Aus kaufmännischer Sicht betrachtet, handelt es sich bei der Stornorechnung aber schlichtweg um eine Gutschrift. Abgeleitet wird die Stornorechnung vom italienischen Wort „Storno“, was so viel wie löschen, aufheben, rückgängig machen, auflösen bedeutet. Sie hat damit, wie viele andere Begriffe aus dem Bereich Buchführung, ihren Ursprung in der italienischen Sprache.

Stornorechnung – wann brauche ich eine Stornorechnung?

Es ist sicherlich kein unsauberes Arbeiten oder Schlampigkeit. Aber es passiert immer wieder: Du musst eine Rechnung erstellen und machst dabei einen Fehler. Doch das ist zunächst einmal kein Problem. Bevor es zu einer Reklamation kommt, korrigierst du einfach den oder die Fehler in der Rechnung. Dies geschieht mit einer Stornorechnung. Für das Stornorechnung erstellen gibt es in der Praxis vor allem zwei immer wieder auftretende Gründe.

  • Du hast die Rechnung falsch erstellt
  • Die Leistung, welche auf der Rechnung angegeben und abgerechnet wurde, ist nicht, nur teilweise oder mit erheblichen Mängeln erbracht worden

Das bedeutet, dass einer Stornorechnung in den meisten Fällen eine Reklamation des Rechnungsempfängers vorausgeht. Diesem bleibt gar keine andere Wahl, als die Rechnung bei dir als Rechnungsaussteller zu reklamieren. Er selbst darf eine fehlerhafte Rechnung nicht manuell korrigieren. Folglich musst du für die fehlerhafte Rechnung eine Stornorechnung erstellen.

Achtung:

Für dich ist es wichtig, dass du die Aufbewahrungsfristen für Rechnungen, ganz besonders für Stornorechnungen, besonders genau beachtest. Du solltest jederzeit anhand deiner Dokumentationen einer solchen Rechnung erklären können, welche Gründe dieser Stornorechnung zugrunde lagen.

Darum ist eine Stornorechnung notwendig!

Eine Stornorechnung ist aus mehreren Gründen notwendig. Zunächst einmal hat jeder deiner Kunden ein Recht auf eine Rechnungskorrektur. Folgende Gründe machen eine Stornorechnung außerdem noch notwendig:

  • Ohne Rechnungskorrektur wird das Recht auf Vorsteuerabzug des Kunden gefährdet
  • eine nicht korrigierte Rechnung kann Konsequenzen nach sich ziehen
  • Lieferungen fehlen oder sind unvollständig
  • Angaben auf der Ausgangsrechnung enthalten Rechtschreibfehler
  • Nicht alle Pflichtangaben sind auf der Ausgangsrechnung enthalten

Pflichtangaben einer Stornorechnung

Auch bei der Stornorechnung musst du dein Augenmerk genau auf die gesetzlich vorgeschriebenen Pflichtangaben richten, um deine Rechnung richtig schreiben zu können. Wer dies nicht tut, kann bei einer möglichen Betriebsprüfung ernsthafte Probleme bekommen. Ganz wichtig ist neben den Pflichtangaben, dass du auch auf mögliche Rechtschreibfehler achtest. Auch diese sind der Grund dafür, dass eine Rechnungskorrektur notwendig wird. Gesetzliche Pflichtangaben der Stornorechnung sind nach dem Umsatzsteuergesetz folgende Angaben:

  • Name und Anschrift des Rechnungserstellers
  • Name und Anschrift des Rechnungsempfängers
  • deine Steuernummer oder deine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
  • das Ausstellungsdatum der Korrekturrechnung
  • eine fortlaufende und nur einmal vergebene Rechnungsnummer
  • das Ausstellungsdatum der Originalrechnung
  • die Rechnungsnummer der Originalrechnung
  • genaue Menge und Art der Lieferung oder Leistung
  • Angabe des Nettobetrags
  • der gültige Steuersatz
  • der sich daraus ergebende Steuerbetrag
  • ein sich aus der Stornorechnung ergebender Minusbetrag
  • möglicherweise Zusatz zu einer Kleinunternehmerregelung

Nur wenn alle diese Angaben auch enthalten sind, gilt die Stornorechnung nach dem Umsatzsteuergesetz als gültig.

Tipp:

Bei den ganzen Pflichtangaben kann es schon einmal passieren, dass meine eine Angabe fehlerhaft verarbeitet oder vergisst. Stattdessen kannst du auch einfach eine digitale Software verwenden, sodass du einfach und schnell Rechnungen schreiben wirst, die bereits alle Pflichtangaben beinhalten!

Form, Inhalt & Struktur einer Stornorechnung

Die oben genannten Pflichtangaben für eine Stornorechnung sind fest in § 14 Abs. 4 UStG geregelt und dort genau beschrieben. Das bedeutet, dass sie in jeder Rechnung enthalten sein müssen. Wichtig ist auch, dass du immer darauf achtest, dass eine Stornorechnung immer der fehlerhaften Originalrechnung zugewiesen werden kann. Aus diesem Grund ist es besonders wichtig, dass die neue Rechnung auf jeden Fall die eigentliche Rechnungsnummer enthält. Neben dem Datum der Stornorechnung muss auch das Rechnungsdatum der Rechnung ersichtlich sein, welche korrigiert werden musste. Neben diesen aufgeführten Punkten muss deine Stornorechnung weitere Bestandteile enthalten:

  • Die Stornorechnung muss klar als solche gekennzeichnet sein. Das kannst du mit Begriffen wie Stornorechnung, Rechnungskorrektur oder Korrekturrechnung vornehmen.
  • Die Stornorechnung braucht eine eigenständige Rechnungsnummer, sollte aber auch einen Bezug zur Rechnungsnummer der Originalrechnung haben.
  • Mit einer Bemerkung wie „Hiermit wird die Rechnung (+Rechnungsnummer) vom (Rechnungsdatum) storniert, stellst du klar einen Hinweis zur Originalrechnung her.
  • Alle auf der Originalrechnung enthaltenen Positionen müssen identisch zu denen auf der Originalrechnung sein

Nimmt man die Stornorechnung, so handelt es sich gewissermaßen um eine Kopie der Originalrechnung. Es wird nur der Fehler korrigiert und der ursprünglich zu zahlende Betrag wird dem Kunden gutgeschrieben.

stornorechnung-vorlage
Stornorechnung Beispiel

Wie erstelle ich eine Stornorechnung?

Eine Stornorechnung kannst du ganz einfach erstellen, indem du alle bisher beschriebenen Punkte beachtest. Deshalb hier noch einmal kurz auf einen Blick zusammengefasst, wie du dir eine Stornorechnung erstellen musst. Um ganz auf Nummer sicher zu gehen, wird auch empfohlen, eine Stornorechnung Vorlage zu verwenden.

  1. kennzeichne die Stornorechnung entsprechend (Korrekturrechnung, Rechnungskorrektur, Stornorechnung)
  2. gib der Stornorechnung eine eigenständige Rechnungsnummer
  3. stelle einen Bezug zur ursprünglichen Rechnung her
  4. achte darauf, dass alle Positionen und deren Daten identisch der ursprünglichen Rechnung sind
  5. am Ende der Stornorechnung musst du den Rechnungsbetrag und die Steuerbeträge mit einem Minus versehen

Stornorechnung, wenn der Zahlungseingang verbucht wurde

Selbstverständlich kann es vorkommen, dass dein Kunde einen Fehler auf der Rechnung gar nicht bemerkt und den Rechnungsbetrag überweist. Taucht dieser Zahlungseingang in deiner Buchhaltung auf, darfst du natürlich die Rechnung nicht noch einfach ändern. In diesem Fall ist eine Stornorechnung unausweichlich. Konkret bedeutet dies, dass du oder deine Buchhaltung die alte Rechnung neutralisieren müssen. Dazu wird eine Rechnung mit einem Negativbetrag geschrieben und wird als Gutschrift bezeichnet. Mit dieser Stornorechnung steht deine Buchhaltung wieder auf einem korrekten Stand und ist ausgeglichen.

Stornorechnung, wenn noch kein Zahlungseingang verbucht wurde

Hat dein Kunde die Rechnung noch nicht bezahlt, kannst du die fehlerhafte Rechnung unter der gleichen Rechnungsnummer bearbeiten und die Rechnung neu ausstellen. Willst du das nicht, kannst du deinem Kunden auch ein Berichtigungsdokument zukommen lassen. Mit diesen kannst du die fehlerhaften Angaben korrigieren.

Tipp:

Mit der ungültigen Rechnung müssen du UND dein Kunde dieses Dokument zusammen mit dem Berichtigungsdokument ablegen. Wichtig ist, dass daraus klar ersichtlich ist, welcher Fehler korrigiert werden musste.

Eine Stornorechnung ist keine Gutschrift

Betrachtest du eine Stornorechnung aus der Sicht der Buchhaltung, dann handelt es sich um eine Gutschrift. Doch Vorsicht, denn in der Praxis sieht es anders aus und du darfst die Stornorechnung nicht als Gutschrift bezeichnen. Dies hat seine Berechtigung in zwei verschiedene Grundlagen.

  1. Handelt es sich um eine echte Gutschrift, so schreibst du beispielsweise deinem Lieferanten einen Betrag gut, für den dieser überhaupt keine Rechnung gestellt hat. Gutschriften finden vor allem im Bereich Provisionszahlungen Anwendung. Hier spricht man auch gerne von einer umgekehrten Rechnung.
  2. Erstellst du eine Stornorechnung, so schreibst du einem Kunden einen Betrag gut. Diese Gutschreibung dient aber allein zur Stornierung einer fehlerhaften Rechnung. Dieser Vorgang muss aber jederzeit nachvollziehbar und belegbar sein und deshalb wird eine Stornorechnung erstellt.

Fehlerteufel: „Gutschrift“ anstelle von „Storno“

Bezeichnest du eine Stornorechnung fälschlicherweise als Gutschrift, kann dies Folgen für den Empfänger haben. Das Finanzamt kann ihm in diesem Fall den Umsatzsteuerabzug verwehren. Überdies reduziert sich auch die Bemessungsgrundlage für die Umsatzsteuer nicht um diesen Betrag. Im Klartext heißt das, dass die fälschliche Bezeichnung „Gutschrift“ für den Empfänger steuerliche Nachteile mit sich bringt. Durch solche Fehler kannst du schnell den Verlust eines guten Kunden riskieren.

Fazit

Die Stornorechnung hat die gleiche Bedeutung wie die Korrekturrechnung oder die Rechnungskorrektur. Mit der Stornorechnung soll einfach nur eine fehlerhafte Rechnung nachträglich korrigiert werden. Die Stornorechnung muss deshalb erstellt werden, weil für eine korrekte Buchhaltung notwendig ist. Doch Vorsicht, denn die Stornorechnung darf auf keinen Fall als Gutschrift bezeichnet werden. Wie bei jeder anderen Rechnung, so müssen auch bei der Stornorechnung Pflichtangaben beachtet werden.

FAQ

Was ist eine Gutschrift?

Rechtlich handelt es sich bei einer Gutschrift um die Abrechnung von Leistungen oder Lieferungen. Nach § 14 UStG handelt es sich bei einer Gutschrift um eine sogenannte umgekehrte Rechnung, auch Abrechnungsgutschrift genannt. Eine Stornorechnung wird fälschlicherweise oft als Gutschrift bezeichnet, ist rein rechtlich, aber falsch.

Was ist eine Stornorechnung?

Die Stornorechnung ist dazu gedacht, fehlerhafte Rechnungen zu korrigieren. Als Synonym werden sehr häufig auch Begriffe wie Korrekturrechnung oder Rechnungskorrektur verwendet. Rein aus kaufmännischer Sicht betrachtet, wird sie auch als Gutschrift bezeichnet. Aus rechtlicher Sicht ist dies allerdings nicht korrekt.

Welche Pflichtangaben muss eine Stornorechnung enthalten?

In einer Stornorechnung müssen die gleichen Pflichtangaben enthalten sein, wie diese auch auf einer herkömmlichen Rechnung stehen. Bei der Stornorechnung handelt es sich vielmehr um eine Kopie der Ursprungsrechnung, die sämtliche Daten dieser enthält. Um eine eindeutige Zuordnung für eine Stornorechnung vornehmen zu können, bekommt sie eine separate Rechnungsnummer.

Vorlagen & Muster