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Geraldine Friedrich

Geraldine Friedrich

September 28, 2022

Angebot schreiben

Wenn du für jemand ein Angebot schreiben sollst, heißt das, dass sich der Angebotsempfänger bereits für deine Dienstleistung oder dein Warenangebot interessiert. Das ist schon mal gut. Mit einem auf die Wünsche deines Kunden oder deiner Kundin zugeschnittenen Angebotstext erhöhst du die Wahrscheinlichkeit, dass aus deinem Angebotsschreiben auch ein Auftrag wird. Mehr dazu und hilfreiche Tipps erfährst du in diesem Artikel.

Keine Lust zu lesen? Erhalte alle Infos ganz einfach auch durch unser YouTube Video zum Thema Angebot schreiben - Inhalte & Tipps für erfolgreiche Angebote:

Wann es sinnvoll ist ein Angebot zu schreiben

Ein ausführliches Angebotschreiben mit einem guten Angebotstext kostet deine Arbeitszeit und damit Geld. Daher musst du dir von Fall zu Fall überlegen, für wen du wie aufwändig ein individuelles Angebot erstellst. Für einen kleinen Auftrag von einem verlässlichen Bestandskunden genügt oft eine kurze, formlose Email oder vielleicht sogar ein mündliches Angebot am Telefon. Obwohl beide Angebote formlos bzw. mündlich erfolgen, handelt es sich auch hier um Willenserklärungen, die dich rechtlich binden.

Bei einem lukrativen Großauftrag im vier- oder fünfstelligen Eurobereich sieht es schon wieder anders aus. Hier solltest du schon aus Beweisgründen dem Angebotseempfänger dein Angebot schriftlich vorlegen. Ein sorgfältig ausgearbeitetes Angebotsschreiben hat nämlich einige Vorteile:

  1. Es dient zur Absicherung beider Seiten
  2. Je genauer der Angebotsgegenstand formuliert ist, desto weniger Missverständnisse können entstehen
  3. Es wäre bedauerlich, wenn eine Kundenbeziehung aufgrund eines schwammig formulierten oder unpräzisen Angebotstexts endet

Ob du ein Angebotschreiben erstellst, hängt auch von der Branche ab, in der du arbeitest. Bei Handwerkern sind Angebotsschreiben eher üblich als bei einem freiberuflichen Rechtsanwalt, der nach Stundensätzen abrechnet.

Aufbau und Inhalt eines Angebots

Im Gegensatz zu den Pflichtangaben bei Rechnungen gibt es für Angebote deutlich weniger rechtliche Vorgaben. Trotzdem musst du in deinem Angebotsschreiben einige beachten, damit dein Angebot rechtskonform ist. Hierzu gehören folgende:

Element Inhalt und Zweck
Angebotsanschreiben mit Anrede Das Angebotanschreiben ist ein Geschäftsbrief mit persönlicher Anrede des Angebotsempfängers. Die Anrede kann im Angebotsschreiben integriert sein oder separat als eigenes Anschreiben erfolgen. Bitte keine Angebotsanschreiben mit „Sehr geehrte Damen und Herren“ beginnen. Das wirkt unpersönlich und lieblos.
Angebotsdatum Das Angebotsdatum ist der Tag, an dem du dein Angebotsschreiben los schickst.
Angebotsnummer Die Angebotsnummer ist fortlaufend und wird daher nur einmalig vergeben. Die Angebotsnummer hilft z.B. um bei Rückfragen des Angebotsempfängers schnell auf das richtige Angebotsschreiben zugreifen zu können.
Einleitung mit Bezug auf den Angebotsempfänger „Ich bedanke mich für Ihre Anfrage / Ihr Interesse an meiner Arbeit. Gemäß Ihrer Email / Ihres Telefonats vom XX.XX.XXXX kann ich Ihnen folgendes Angebot unterbreiten….“ Die genaue Formulierung deines Angebotstexts kannst du entsprechend deinem Stil, deiner Leistung und den Gepflogenheiten deiner Branche anpassen.
Genaue Bezeichnung der Leistung mit Details wie Art der Ware, Größe, Farbe Genaue Beschreibung der angebotenen Waren, Produkte oder Dienstleistungen. „15 Blumensträusse Größe L in rosé-hellblau mit jeweils mind. farblich passenden 5 Rosen und 5 Gebera ist ein genauerer Angebotstext als „15 Blumensträusse Größe L“.
Nettopreis, Umsatzsteuer und Bruttopreis, evtl. Freizeichnungsklausel berücksichtigen z.B. „15 Blumensträusse Größe L in rosé-hellblau mit jeweils mind. farblich passenden 5 Rosen und 5 Gebera à 40 Euro netto zzgl. 7,60 Umsatzsteuer insgesamt 47,60 Euro brutto“
Möchtest du dich beim Preis nicht festlegen, weil z.B. der Einkaufspreis für Rosen derzeit stark schwankt, kannst du in deinem Angebotsschreiben Freizeichnungsklauseln wie „Preis freibleibend“ oder „Preisänderung vorbehalten“ benutzen. Nutzt du diese, spricht man von einem freibleibenden Angebot.
Umfang/Menge Gerade hier passieren bei mündlichen Angeboten schnell Missverständnisse, die zu teuren Fehlern führen, z.B. wenn der Angebotsempfänger 15 Blumensträusse bestellt, der Lieferant aber am Telefon 50 (!) versteht.
Gültigkeit Falls du dein Angebot zeitlich begrenzen willst, musst du Formulierungen wie „Angebot gültig bis….“ in dein Angebot schreiben. Deine Angebotsbindung bzw. die Annahmefrist sollte klar aus dem Angebotsschreiben hervorgehen. Willst du gar kein verbindliches Angebot (= keine 1. Willenserklärung) abgeben, musst dein Angebot entsprechende Freizeichnungsklauseln wie „Lieferung solange Vorrat reicht“ enthalten.
Dauer Falls du als Handwerker oder Handwerkerin ein Angebot zu einer Leistung verfasst, solltest du Datum und Dauer in etwa abschätzen. Gerade bei Handwerkern können die Gewerke nur in einer bestimmten Reihenfolge arbeiten, z.B. bevor du die Fassade machst, musst ein anderes Unternehmen die Dämmung anbringen. Danach wartet aber schon der Maler oder die Malerin.
Zusatzkosten Berechnest du Verpackung, Porto oder sonstige Positionen extra, solltest du das in deinem Angebotstext explizit erwähnen.
Rabatt Du könntest natürlich einfach den reduzierten Preis ohne extra Erwähnung des Rabatts in dein Angebot schreiben. Jeder Angebotsempfänger freut sich aber über einen Rabatt. Daher solltest du diesen schon aus verkaufspsychologischen in deinem Angebotsschreiben erwähnen.
Abschluss mit Grußformel "Wir freuen uns über Ihre Rückmeldung und stehen für Fragen jederzeit zur Verfügung“.
Zahlungsbedingungen mit ggfs. Skonto Willst du Skonto in deinen Angebotstext aufnehmen, verwendest du am besten eine Formulierung wie „Zahlbar innerhalb 30 Tage netto, bei Zahlung innerhalb 10 Tage 2 Prozent Skonto
Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB) Deine AGBs solltest du deinem Angebotsempfänger in vollem Umfang zur Verfügung stellen. Sehr übersichtlich ist ein Angebot per Email, bei dem die AGBs in einem eigenen PDF separat ausgewiesen werden. Die AGBs weisen deinen Kunden oder deine Kundin auf wichtige Vertragsbedingungen wie Gerichtsstand, Erfüllungsort und Eigentumsvorbehalt hin.
Tipp zum Angebot schreiben: Einfacher geht es mit einer Angebotsvorlage!

Unsere kostenlose Angebotsvorlage hilft dir dabei, keine wichtigen Angaben in deinem Angebot zu vergessen. Sie bietet dir viele Vorteile, denn sie ist zeitsparend und beinhaltet ein vorgefertigtes professionelles Design, welches du individuell anpassen kannst. Genau richtig für dich als Unternehmer!

Angebotsvorlage
Angebotsvorlage zum kostenlosen Download

Angebot schreiben als Kleinunternehmer

Im Prinzip gelten für Kleinunternehmer beim Angebot schreiben dieselben Regeln wie für alle anderen Unternehmerinnen und Unternehmer. Da du aber als Kleinunternehmerin oder Kleinunternehmer von der Umsatzsteuer befreit bist, darfst du in deinem Angebot keine Umsatzsteuer ausweisen. Statt der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer packst du als Kleinunternehmerin oder Kleinunternehmer deine reguläre 13-stellige Steuernummer in deinen Angebotstext.

Damit es schneller geht und du Zeit für die wichtigen Dinge hast steht dir hierfür unsere Angebotsvorlage für Kleinunternehmer zum kostenlosen Download bereit.

Unser Tipp: Angebot mit einer Software schreiben!

Mit der sevDesk Buchhaltungssoftware erstellst und versendest du Angebote mit nur wenigen Klicks. Genauso schnell wandelst du sie direkt in der Software einfach in eine Rechnung und danach auch in eine Zahlungserinnerung um. Zudem hast du die Möglichkeit aus vielen professionellen Angebotstexten die für dich passenden Formulierungen auszusuchen inkl. aller Pflichtangaben.

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Professionelles Angebot schreiben - mehr als nur Pflichtangaben

Ein Angebotsschreiben kann aus bis zu drei separaten Schriftstücken bestehen:

Ein professionelles Angebot geht aber über die reinen Pflichtangaben hinaus. Mit einem richtig guten und individuellen Angebotstext kannst du dich von deinen Mitbewerbern abheben und beim Angebotsempfänger punkten. Dafür musst du:

  1. Das Interesse deines potenziellen Kunden an deinen Produkte oder deiner Dienstleistung wecken.
  2. Beißt der Kunde oder die Kundin an, solltest du bei ihm oder ihr genaue Informationen holen. Entscheidend: Mit schlauen Fragen kannst du nicht nur deine Kompetenz demonstrieren, sondern du zeigst auch, dass du dich für die Bedürfnisse deines Kunden interessierst.
  3. Deinen Angebotstext durchweg klar und verständlich verfassen
  4. Deinem Angebotsempfänger den Eindruck vermitteln, dass er sich im Falle eines Vertragsabschlusses für genau das richtige Produkt oder die richtige Dienstleistung entscheidet.
  5. Stets Offenheit für Rückfragen und Wünsche deines Angebotsempfänger signalisieren.
Wichtig: Die Rolle des Angebotanschreibens

Das richtige Anschreiben im Angebot kann wichtig sein, um dich von der Konkurrenz abzuheben und deine Kunden zu überzeugen. Auch wenn es keine Pflicht ist - der erste Eindruck ist bekanntlich wichtig! Wie dir ein überzeugendes Angebotsanschreiben gelingt und welche Formulierungen du nutzen kannst erfährst du in unserem Ratgeberartikel zum Thema Anschreiben im Angebot.

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