Spesenabrechnung

Gerade bei Geschäftsreisen kommt es zu Ausgaben die der Arbeitnehmer in der aktuellen Situation übernimmt. Später kann er diese jedoch in Form einer Spesenabrechnung geltend machen. Gleichermaßen kannst du auch als Selbstständiger Spesen abrechnen, die du zuerst privat bezahlt hast. Wie Spesenabrechnungen funktionieren und worauf du achten musst, haben wir übersichtlich für dich zusammengestellt.

Spesenabrechnung

Was ist eine Spesenabrechnung?

Geschäftsreisen sind immer mit Kosten verbunden. Dazu gehören unter anderem

  • Beförderungskosten
  • die gesamte Verpflegung vor Ort
  • Kosten der Unterbringung am Reiseziel
  • Teilnahme an kostenpflichtigen Veranstaltungen, beispielsweise Eintrittskarten für eine Fachmesse

Damit Arbeitnehmer und selbstständige Unternehmer diese Kosten nicht privat von ihren Gehältern zahlen müssen, gibt es die Spesenabrechnung. Über diese Abrechnung werden alle entstanden Kosten dieser Art abgerechnet.

Spesenabrechnung erstellen

Wieso ist eine Spesenabrechnung wichtig?

Dazu gibt es von Seiten des Gesetzgebers zwei bedeutende Gründe:

  1. Ohne Spesenabrechnung muss der Arbeitgeber diese nicht bezahlen.
  2. Eine falsche Spesenabrechnung ist ein Grund für eine fristlose Kündigung.

Dementsprechend wichtig ist es, grundsätzlich eine Spesenabrechnung zu erstellen. Ebenso notwendig ist es, diese auch wirklich sehr genau zu bearbeiten. Details zur korrekten Spesenabrechnung können im jeweiligen Tarifvertrag, in den Betriebsvereinbarungen und im konkreten Arbeitsvertrag festgelegt sein. Informiere dich hier also gut, bevor du eine Abrechnung erstellst.

Welche Reisespesen dürfen abgerechnet werden?

Generell kannst du alle Kosten, die im Zuge der Dienstreise entstehen und eindeutig dem beruflichen Hintergrund zuzuordnen sind, abrechnen. Wichtig ist, dass du alle Rechnungen zu Dokumentationszwecken sammelst. Diese bilden dann die Grundlage für die korrekte Reisekostenabrechnung.

Reisekostenabrechnung – Kostenarten

Die typischen Kosten der Geschäftsreise sind Fahrtkosten, Übernachtungskosten, Verpflegung und sonstige Kosten. Im Folgenden gehen wir nun genauer darauf ein, welche Kosten du genau abrechnen kannst und wie die Abrechnung erfolgen kann.

Fahrtkosten

Fahrtkosten kannst du selbstverständlich abrechnen. Es sei denn, du fährst mit dem Firmen-PKW, dann entstehen dementsprechend keine Spesen.

Generell gibt es bei den Fahrtkosten einiges zu beachten. Nutzt du einen Mietwagen oder buchst du ein Flug- oder Bahnticket, so sind die Kosten dafür in voller Höhe absetzbar. Die entsprechenden Belege müssen selbstverständlich vorhanden sein. Berücksichtigt werden hier die Fahrten zu den jeweiligen Reisezielen und Zwischenheimfahrten. Dein normaler Arbeitsweg von deiner Wohnung ins Büro ist jedoch nicht anwendbar.

Privatfahrzeug

Bei der Benutzung eines Privatfahrzeuges für die Dienstreise ist es etwas komplizierter. Hier gibt es verschiedene Möglichkeiten zur Abrechnung der Kosten:

  1. Tatsächliche Kosten mit Fahrtenbuch abrechnen: Du führst ein genaues Fahrtenbuch, in dem du alle beruflich gefahrenen Kilometer exakt dokumentierst. Außerdem musst du die damit verbundenen Kosten aufzeichnen.
  2. Fahrzeugindividueller Kilometersatz: In diesem Fall musst du ebenso ein Fahrtenbuch führen. In diesem dokumentierst du alle Reisen genau. Bei diesem Ansatz werden die tatsächlichen, exakten kosten abgerechnet, wobei die Abrechnung immer über 12 Monate erfolgt und genaue Nachweise benötigt werden.
  3. Kilometerpauschale: Die Kilometerpauschale ist eine recht einfache Abrechnungsmethode. Hier kannst du pro Kilometer 30 Cent abrechnen. Es sei denn, es handelt sich um eine Fahrt mit einem Moped oder Motorrad. Dann liegt der Satz bei 20 Cent pro Kilometer. Wenn du die Strecke mit dem Fahrrad zurückgelegst, so gibt es keinen Kostenersatz.

Du siehst also bereits, dass die Abrechnung unterschiedlichen Aufwand mit sich bringt. Die Führung eines Fahrtenbuches nimmt Zeit in Anspruch, ist aber überschaubar. Der Vorteil liegt darin, dass die tatsächlichen Kosten deiner Fahrten vielleicht höher sind, als die 30 Cent pro Kilometer. In diesem Fall solltest du über eine Variante mit Fahrtenbuch nachdenken. Online findest du kostenlose Fahrtenbuch Vorlagen zum Download.

Die exakte, individuelle Abrechnung ist eindeutig mit den meisten Umständen verbunden. Hier musst du wirklich bis ins Detail dokumentieren, um festzustellen, wofür wann welche Kosten angefallen sind. Deshalb ist klar, wenn du deine Fahrtkosten einfach abrechnen möchtest, wählst du das Fahrtenbuch oder die Kilometerpauschale.

Übernachtungskosten

Grundsätzlich kannst du Übernachtungskosten in Apartments oder Hotels in voller Höhe absetzen. Die Kosten kannst du daher in ihrer tatsächlichen Höhe geltend machen. Vorsicht ist geboten, wenn das Frühstück im Zimmerpreis inkludiert ist. Diese Kosten musst du getrennt voneinander betrachten. Wenn das nicht eindeutig möglich ist, so musst du vom Gesamtbetrag, der das Frühstück beinhaltet, einen Abschlag in Höhe von 20% der Verpflegungspauschale abziehen. Im Ausland beziehen sich die 20% auf die dort gültige Verpflegungspauschale.

Verpflegungsmehraufwand

Ein schneller Kaffee zwischendurch, ein teures Geschäftsessen abends. Welche Verpflegungskosten können bei einer Dienstreise als Spesen abgerechnet werden?

Für die Verpflegung bei Dienstreisen sieht die Gesetzgebung Pauschalen vor. Diese Verpflegungspauschalen sind folgendermaßen gestaffelt:

  • Reise bis 8 Stunden: 0 Euro
  • Abwesenheit von 8 bis 24 Stunden: 12 Euro
  • Abwesenheit von 24 Stunden: 24 Euro

Erhöht wird dieser Satz, wenn es sich um Reisen ins Ausland handelt. Dazu gibt es von Seiten des Finanzamtes eine eigene Übersichtstabelle, bei der du die erlaubten Spesen je Land nachschlagen kannst. Die Abrechnung von Übernachtungen und Verpflegung hängt also nicht nur von der Dauer der Reise, sondern auch vom jeweiligen Ort ab.

Eine kleine Besonderheit gibt es hier noch. Wenn du nicht lange unterwegs bist, aber über Nacht, so kannst du trotzdem 12 Euro geltend machen. Das ist beispielsweise der Fall, wenn die Dienstreise erst am Abend beginnt und du sie nach einem Business-Frühstück am nächsten Tag schon wieder beendest. Alternativ kannst du selbstverständlich auch wieder alle Belege sammeln, dokumentieren, welcher Beleg zu welchem Geschäftstermin gehört und die Spesen exakt abrechnen.

Sonstige Kosten

Auch abseits von Übernachtungskosten und Verpflegung fallen im Zuge der Reise verschiedene Ausgaben an. Sei es für Internet oder auch Parkgebühren. Bei all diesen Ausgaben heißt es Quittungen sammeln, Belege aufheben und dokumentieren, wo, wann und warum die Kosten entstanden sind. Hier solltest du immer möglichst genau sein, damit deine Abrechnung auch potentiellen Prüfungen standhält.

Reisekostenabrechnung – Vorlage

Du möchtest direkt starten und deine Reisekostenabrechnung erstellen? Wir helfen wir dabei und stellen dir eine kostenlose Vorlage für deine Spesenabrechnung zur Verfügung. Du kannst sie einfach herunterladen. Anschließend musst du nur noch alle Daten entsprechend deines Unternehmens im Formular ausfüllen und die Details rund um deine Reise, sowie die damit verbundenen Kosten, eintragen. Datum einfügen, unterschreiben und schon hast du deine Reisekostenabrechnung erstellt. Das Muster kannst du hier kostenlos downloaden:

Reisekostenabrechnung Vorlage Muster für Word
Vorlage zur Reisekostenabrechnung

 

 

Tipp!

Mit einer Software zur Belegerfassung kannst du die ganzen Belege deiner Ausgaben während der Geschäftsreise abscannen und digital erfassen. Du kannst auf einen Blick sehen, welche Spesenabrechnung noch offen ist und ersparst dir das Belegechaos.

Spesenabrechnung und Steuererklärung

Die Überweisung der Spesen durch den Arbeitgeber ist selbstverständlich steuerfrei. Du hast schließlich die Kosten mit dem bereits versteuerten Einkommen vorab getragen. Dementsprechend ist es allerdings auch nötig, der Steuerklärung die Spesenabrechnungen beizulegen, um eine Prüfung zu ermöglichen.

Alternativ zur bisher beschrieben Spesenabrechnung ist es auch möglich, die Reisekosten direkt über die Steuererklärung abzurechnen. In diesem Fall werden die Kosten als Werbungskosten angesetzt. Hier kannst du die erwähnten Pauschalbeträge heranziehen. Egal, ob du Spesen als Werbungskosten angibst oder die Abrechnung für dein Unternehmen erstellst, achte stets darauf, sehr genau, korrekt und fehlerlos zu arbeiten. Gerade Spesenabrechnungen werden gerne und häufig geprüft.