Aufbewahrungsfristen Lieferscheine

Endlich, deine Ware ist angekommen. Neben der Rechnung liegt auch ein Lieferschein dabei. Du willst ihn gerade zerknüllen und in den Papierkorb werfen, da fällt dir ein: „Da war doch was mit Aufbewahrungsfristen.“ Richtig, auch für Lieferscheine gibt es Aufbewahrungsfristen und die sind in der Abgabenordnung geregelt.

Aufbewahrungsfristen Lieferscheine

Gesetzliche Aufbewahrungsfristen von Lieferscheinen

Als Unternehmer bist du dazu verpflichtet geschäftliche Unterlagen für einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren. Die Abgabenordnung (AO) regelt die Aufbewahrungsfristen im Steuerrecht, während das Handelsgesetzbuch (HGB) die Aufbewahrungsfristen im Handelrecht festlegt. Selbstständige, Freiberufler und Kleinunternehmer sind folglich auch von der Aufbewahrungspflicht betroffen.

Lieferschein als Handelsbrief

Du hast zu deiner Rechnung einen eigenen Lieferschein bekommen, der auch als solcher gekennzeichnet ist. In diesem Fall wird der Lieferschein daher als Handelsbrief angesehen und muss gemäß § 147 AO 6 Jahre lang aufbewahrt werden. Die Frist beginnt mit Ende des Kalenderjahres, in dem der Warenbegleitschein ausgestellt wurde. Dein Lieferschein aus dem Jahr 2018 kann daher auch erst am 31. Dezember 2024 vernichtet werden.

Lieferschein als Rechnung

Wenn der Lieferschein auch gleichzeitig deine Rechnung ist, dann zählt der Lieferschein nicht mehr zu den Handelsbriefen. In diesem Fall gilt die Aufbewahrungsfrist, die auch für die Rechnung gilt: 10 Jahre. Rechnungen sind buchhalterisch gesehen Buchungsbelege und jedes Unternehmen ist verpflichtet, die Buchungsbelege für einen Zeitraum von 10 Jahren aufzubewahren.

Fristverlängerung

Die Verlängerung der Aufbewahrungsfrist von Lieferscheinen ist dann möglich, wenn das Finanzamt einen Fall noch prüft und noch nicht abgeschlossen hat. Dies kann eintreten, wenn das Kalenderjahr entscheidend ist, in dem das Ende der kalendarischen Aufbewahrungspflicht liegt. Demzufolge verlängert sich die Aufbewahrungsfrist so lange, bis das Finanzamt den Vorgang steuerlich beendet.

Wie sieht ein Lieferschein aus?

Ein Lieferschein gilt als Handelsbrief und begleitet die Lieferung einer Ware. Er enthält die Art und die Menge des gelieferten Produkts sowie das Datum und die Stückzahl der gelieferten Produkte. Ein Lieferschein ist also die Inhaltsbeschreibung deines Paketes. Er ist ein Beleg dafür, ob du deine bestellte Ware auch tatsächlich vollständig erhalten hast.

Lieferscheine sind zwar optional. Trotzdem sollte er folgende Angaben enthalten:

  1. dein Name und deine Adresse
  2. den Namen und die Adresse deines Kunden
  3. das Datum der Ausstellung
  4. das Lieferdatum deiner Produkte
  5. die Beschreibung der bestellten Produkte
  6. die Menge der einzelnen Produkte
  7. als Option: deine Unterschrift nebst Stempel, um die Lieferung zu bestätigen

So kannst du Unklarheiten vermeiden. Das kann dir Ärger und Stress ersparen, aber auch deinem Lieferanten oder Kunden. Eine Lieferschein-Vorlage oder eine Software kann durchaus hilfreich sein.

Abgrenzungsprobleme bei Lieferscheinen

Heutzutage verzichten viele Selbstständige, aber auch größere Unternehmen, darauf einen Lieferschein auszustellen. Stattdessen legen sie der Warensendung eine Rechnung bei. Auch ein Frachtschein wird gleichzeitig als Lieferschein genutzt. Allerdings besteht hierbei das Problem, dass du einen Lieferschein nicht immer eindeutig als solchen erkennen kannst. Gerade im Hinblick auf die Aufbewahrungsfristen stehst du hier vor einer großen Herausforderung, wenn du deine Buchhaltung ordnungsgemäß führen willst. Du solltest dir daher alle Dokumente eines Geschäftsvorgangs genau anschauen und sichergehen, dass dir alle relevanten Dokumente vorliegen.

Ab wann dürfen Lieferscheine nach neuer Rechtssprechung in den Papierkorb wandern?

Seit dem ersten Januar 2017 hat dich der Gesetzgeber entlastet. Ein dir zugesendeter Lieferschein muss nur noch so lange aufbewahrt werden, bis du die Rechnung erhalten hast. In deinem Fall kannst du nun den Lieferschein im Papierkorb entsorgen. Das Gleiche gilt für Lieferscheine, die du versendest. Mit dem Versand der Rechnung läuft die Aufbewahrungsfrist ab. Das gilt jedoch nicht, wenn der Lieferschein als Buchungsbeleg herangezogen wird. Dann musst du ihn 10 Jahre lang aufbewahren.

Das Gesetz, welches dir diese Entlastung beschert hat, nennt sich Bürokratieentlastungsgesetz. Es ist rückwirkend zum 01. Januar 2017 für Lieferscheine in Kraft getreten. Alle Dokumente, deren Aufbewahrungsfrist nach § 147 Abs. 3 AO bis zum 31. Dezember 2016 noch nicht abgelaufen ist, sind davon betroffen. Das bedeutet, dass du die Lieferscheine aus den Vorjahren auch nicht mehr länger aufheben musst. Ausgenommen sind Lieferscheine als Buchungsbelege.

Doch Achtung: deine Lieferscheine darfst du nur dann vernichten, wenn dir eine inhaltsgleiche Rechnung vorliegt.

Lieferscheine digital aufbewahren

Muss man Lieferscheine aufbewaren? Es besteht keine gesetzliche Regelung, dass du ihn im Original aufbewahren musst. Natürlich kannst du ihn auch elektronisch erfassen. Die GoBD-Richtlinien erlauben die Aufbewahrung im Original auf Papier oder digital. Du musst aber sicherstellen, dass die Lieferscheine bildlich und inhaltlich übereinstimmen. Zudem sollte auf jedem Warenbegleitschein ein Eingangsstempel vorhanden sein. Erhältst du einen Lieferschein per Mail, musst du diesen erst ausdrucken, mit einem Eingangsstempel versehen und dann wieder einscannen. So bist du auf der sicheren Seite.

Die Lösung für die Erstellung eines Lieferscheins

Es gibt keine gesetzliche Vorgabe, dass du einen Lieferschein erstellen musst. Aber er ist immer dann sinnvoll, wenn du Produkte versendest oder auslieferst, aber erst später eine Rechnung ausstellen kannst oder willst. Der Lieferschein ist der Nachweis, dass dein Produkt in der gewünschten Menge an den Kunden geliefert wurde. So gehst du Streitigkeiten aus dem Weg, denn dein Kunde kann anhand des Lieferscheins prüfen, ob deine Lieferung vollständig ist und er das richtige Produkt erhalten hat.

Tipp!

Mit einer Buchhaltungs- und Lagersoftware kannst du einfach und schnell einen Lieferschein erstellen oder ihn aus einer Rechnung generieren. Er ist immer mit der Rechnung verknüpft und so auch digital archiviert. Dein Lieferschein wird daher automatisch GoBD-konform und den Fristen entsprechend aufbewahrt.