Verjährung von Rechnungen – ab wann geht dein Geld flöten?

Wann setzt die Verjährung von Rechnungen ein bzw. können Rechnungen überhaupt verjähren? Ja, Rechnungen können verjähren. Die Verjährungsfrist von Rechnungen beträgt 3 Jahre und beginnt mit dem Ende Kalenderjahres, in dem die Forderung entstanden ist. Aber das ist längst nicht alles. In unserem heutigen Blogbeitrag widmen wir uns in aller Ausführlichkeit diesem wichtigen Thema.

Möchtest du dich ganz allgemein darüber informieren, was du tun kannst, wenn deine Kunden eine schlechte Zahlungsmoral haben? Wir hätten da einen ausführlichen Guide „Wenn Kunden nicht zahlen…“ für dich vorbereitet…

Verjährung von Rechnungen

Folgende Situation: Es ist kurz vor Pfingsten. Du bist aufgestanden und schaust nach erfolgter Morgenroutine in dein Postfach. In ihm wartet eine Anfrage auf dich. Ein neuer Kunden, der gerne deine Leistung für sein Projekt beanspruchen möchte. Es ist keine große Sache, du machst das nach erfolgter Absprache quasi nebenbei.

Nach der Fertigstellung zeigt sich der Kunde zufrieden und du widmest dich direkt einem anderen größeren Projekt, in dem du ordentlich eingespannt wirst.Dazu kommt die Vorfreude auf den anstehenden Pfingsturlaub, der schnell die Gedanken vom Kunden weglenkt. Einige Monate später stellst du bei der Überprüfung deiner Bücher fest: „Mist, dass kleine Projekt für den Kunden habe ich gar nicht abegerechnet“.

Sofort fragst du dich: Kannst du das überhaupt noch abrechnen? Oder ist die Erbringung deiner Leistung vielleicht schon zu lange her und dein Forderungsrecht inzwischen erloschen?

Tipp!

Damit dir so etwas erst gar nicht passiert, ist es hilfreich ein geeignetes Rechnungsprogramm zu verwenden. Mit sevDesk zum Beispiel kannst aus Angeboten eine Rechnung erzeugen und diese direkt per Mail versenden.


Deine heutige Übersicht:


Ab wann verjähren Forderungen und Rechnungen?

In dieser Situation kannst du dir sicher sein, dass dein Forderungsrecht weiterhin besteht. Denn das Handelsgesetzbuch definiert eine Verjährungsfrist von drei Jahren. Das heißt, dass du selbst einen Auftrag aus 2015 heute noch zum vollen Preis und ohne Einschränkungen abrechnen kannst.

Genauso kannst du heute noch die Zahlung einer damals gestellten Rechnung verlangen, wenn du nicht mehr an sie gedacht hast und dein Kunde ebenso nicht. Wie die Verjährungsfrist genau funktioniert, kannst du dem folgenden Beispielfall entnehmen.

So funktioniert die Verjährungsfrist

Für einen Kunden erbringst du eine Leistung im Juli 2015. Am 31.12.2015 setzt die Verjährungsfrist von drei Jahren ein. In den Jahren 2016, 2017 und 2018 ist die Angelegenheit so aktuell wie gestern.

Am 01.12.2018 solltest du spätestens deine Rechnung schreiben oder den Kunden nochmals darauf hinweisen, dass die Forderung noch offen ist, weil nur noch ein Monat für den Forderungsausgleich bleibt. Am 01.01.2019 ist die Rechnung verjährt und du hast keinen Forderungsanspruch mehr.

Was bedeutet das konkret für deine jetzigen Aufträge?

Würdest du jetzt in diesem Moment eine Leistung erbringen, dann bist du bis einschließlich 31.12.2021 berechtigt, diese abzurechnen oder den Kunden auf die ausstehende Zahlung hinzuweisen. Ab dem Jahreswechsel 2021/2022 hat dein Kunde das Recht, die Zahlung zu verweigern.

Übrigens richtet sich die Verjährungsfrist nicht nach dem Rechnungsdatum, sondern nach dem Datum der Leistungserbringung. Durch diesen Umstand kannst du folglich auch Rechnungen nachträglich stellen, die im Eifer des Gefechts komplett vergessen wurden. Ein von rechtswegen definierter Zeitraum zwischen Leistungserbringung und Rechnungsstellung existiert nämlich nicht. Stellst du deine Rechnung allerdings erst drei Jahre nach deiner Leistungserbringung schaust du vermutlich in die Röhre.


Verlängert sich die Verjährungsfrist bei Mahnungen?

Einen Fall haben wir bislang noch außen vor gelassen. Nämlich den, dass du zwar offensiv hinter dem Forderungsausgleich hinterher bist, aber dein Kunde einfach nicht bezahlt. In diesem Sinne könnte man es so formulieren, dass du eine Rechnung schreibst und dann inklusive aller Eintreibungsbemühungen den vom Handelsgesetzbuch definierten Zeitrahmen verfügbar ist.

Kannst du innerhalb dieses Zeitrahmens von drei Jahren trotz Mahnung, Inkasso oder Anwalt keinen Zahlungseingang für deine Rechnung generieren, verjährt diese Rechnung trotzdem. Durch Mahnungen kannst du die Frist nicht verlängern. Das heißt, dein Kunde kann die Rechnungsverjährung theoretisch bewusst provozieren, um dann aus der Sache raus zu sein.

Kosten für das Mahnwesen

Gerichtliches Mahnverfahren hebt Verjährung der Rechnung auf

Viele Freiberufler und Selbständige verbuchen kleinere nicht bezahlte Rechnungen als Pech und kümmern sich nicht weiter darum, eine Zahlung einzufordern. Andere pochen auf ihren Anspruch und unternehmen alle möglichen Schritte, damit sie ihr Geld erhalten.

Unabhängig davon, zu welcher Gruppe du gehörst, kannst du die Verjährung deiner Rechnung nur aufheben, indem du ein gerichtliches Mahnverfahren anordnest oder gegen deinen Kunden klagst. Regelmäßig kann diese Instanz vermieden werden, weil Kunden, welche die Zahlung bewusst vermeiden wollen, spätestens bei der Androhung von entsprechenden Schritten doch einlenken.


Woran kann es liegen, dass ein Kunde nicht bezahlt?

Sicherlich möchtest du nicht jedem nicht zahlenden Kunden per se unterstellen, dass er nicht zahlen möchte. Denn manchmal sind es ganz einfache Gründe, warum auf deinem Konto kein Geld eintrifft und sich Kunden nicht melden. Gegebenenfalls sind sie im Urlaub oder auf Geschäftsreisen. Bei kleineren Kunden kann es vorkommen, dass sie erst selbst auf einen Zahlungseingang warten müssen, bevor sie deine Rechnung bezahlen können.

Vielleicht hat es bei der Überweisung auch ein Problem gegeben und das Geld wurde zurückgebucht, was der Kunde nicht mitbekommen hat. Und genauso kann es vorkommen, dass sich auf der Rechnung ein Fehler eingeschlichen hat oder dass sie nicht rechtskonform ist. Mit einer Buchhaltungssoftware wie sevDesk sorgst du dafür, dass du Fehler auf deinen Rechnungen auf ein Minimum reduzierst.

Ein häufig auftretender Fehler ist, dass bestimmte Angaben wie der Leistungszeitraum nicht korrekt oder gar nicht vorhanden sind. Bei all diesen Fällen zählt die Kommunikation. Spreche deinen Kunden pro-aktiv und freundlich auf die noch nicht bezahlte Rechnung an und sehe nach, welchen Grund die verspätete Zahlung hat.


Exkurs: Wie sieht das optimale Mahnverfahren aus?

Wenn sich der Kunde allerdings gar nicht äußert oder wenn er Zahlungen verspricht, die dann doch nicht eintreffen, hilft irgendwann leider nur ein Mahnverfahren. Weil es zu selten vorkommt und man es idealerweise auch vermeiden möchte, machen sich viele Freiberufler und Selbstständige Gedanken darüber, wie das optimale Mahnverfahren aussieht.

Dabei ist es nicht zielführend, einen Tag nach Ablauf des Zahlungsziels die erste Mahnung zu schreiben. Tausche dich hierzu am besten mit den Kollegen in deiner Branche aus, wie sie es machen. Oftmals kann man sich selbst auf Grundlage dessen ein Zeitraster definieren, wie man das Mahnverfahren aufbaut. Ein beispielhaftes Zeitraster für dich könne folgendermaßen aussehen:

1. Du stellst deine Rechnung am Monatsersten. Die Rechnung sollte laut Zahlungsziel bis zum Monatszehnten beglichen sein.

2. Ist drei Tage nach dem Monatszehnten auch noch nichts angekommen, fragst du erstmals nach. Meist hat der Kunde es einfach vergessen und weist die Zahlung sofort an.

3. Falls er sich nicht meldet, hakst du weitere fünf Tage später (~ am 18. des Monats) nochmal nach und kommunizierst ein konkretes neues Zahlungsziel, wonach du bei weiterem Verzug das Mahnverfahren einleiten würdest. Erst dann schreibst du die erste Mahnung.

Grundsätzlich wichtig ist, dass du deinen Kunden nicht sofort mit einer Mahnung überrumpelst. Idealerweise liegt zwischen dem Rechnungsdatum und der ersten Mahnung ein Zeitfenster von 30 Tagen.

Auch wenn es ärgerlich ist, dass du auf dein Geld warten musst, solltest du Ruhe bewahren und das Mahnwesen mit dieser Ruhe angehen. Hinsichtlich der Rechnungsverjährung musst du dir da noch keine Sorgen machen, denn eines ist sicher: Bevor du drei Jahre lang einer Zahlung hinterherläufst, gibst du vorher entweder auf, oder du leitest gerichtliche Schritte ein.


Das Wichtigste über verjährte Rechnungen noch einmal in Kürze

1. Wenn du vergessen hast, eine Leistung abzurechnen, oder eine noch nicht beglichene Rechnung aus den Augen verloren hast, hast du noch mehrere Jahre danach einen Anspruch auf den Forderungsausgleich.

2. Forderungen aus dem Jahr 2018 sind ab dem 01.01.2022 verjährt, womit der Kunde das Recht hat, eine Zahlung deiner Rechnung ohne Konsequenzen zu verweigern.

3. Laut Handelsgesetzbuch beträgt die Verjährungsfrist drei Jahre ab dem 31. Dezember des Jahres, in dem du die Leistung erbracht hast.

4. Für die Verjährungsfrist zählt das Datum der Leistungserbringung, das Rechnungsdatum zählt nicht.

5. Du kannst die Verjährungsfrist ausschließlich mit gerichtlichen Mahnverfahren oder Klagen umgehen, womit deine Forderung auch über die drei Jahre hinaus gültig bleibt; mit Mahnungen, Inkassoverfahren oder Anwaltsverfahren funktioniert das leider nicht

 

Felix Zipf

Sportpublizist, Wirtschaftsingenieur und nun im Bereich Inbound Marketing aktiv. Genau so bunt wie sein bisheriger Werdegang sind die Themenfelder, die Felix auf dem Blog von sevDesk beackert – stets auf der Suche nach nützlichen Tipps und interessanten Interviewpartnern im Bereich Unternehmertum.

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