Elektronische Rechnung – So erstellst du deine Rechnung online

Als Unternehmer gehören die Erstellung und der Erhalt von Rechnungen zum Tagesgeschäft. Üblicherweise kommen diese immer noch per Post, doch zunehmend werden sie auf elektronischem Weg übermittelt.
Um Papier zu sparen, macht das auch Sinn. Doch nicht jede eingescannte Rechnung ist automatisch eine elektronische Rechnung, nur weil sie per E-Mail oder PC-Fax kommt. Alles, was du über die elektronische Rechnung wissen musst, erklären wir dir daher in diesem Artikel.

Das erwaret dich heute:

Was ist eine elektronische Rechnung?

Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die du hauptsächlich per E-Mail an deine Kunden versenden kannst. Doch dahinter steckt noch mehr als deine übliche Rechnungsvorlage, die du einfach eingescannt hast. Zwar würde das auch der Definition einer Rechnung entsprechen, die auf elektronischem Weg zum Kunden kommt, aber die echte E-Rechnung muss noch mehr Kriterien erfüllen.

Elektronische Rechnung
Beispiel einer E-Rechnung

Gesetzliche Grundlagen zur E-Rechnung

Die genaue Definition ergibt sich aus verschiedenen Rechtsvorschriften, die sich mit der elektronischen Rechnung beschäftigen. Folgende Vorschriften gehören dazu:

    • EU-Richtlinie 204/55/EU: Sie legt fest, dass eine elektronische Rechnung in einem elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, um die automatische und elektronische Verarbeitung zu ermöglichen.

Diese Richtlinie war notwendig, da es weder weltweit noch national einheitliche spezifische Normen für elektronische Rechnungen gab und die unterschiedlichen Vorschriften einzelner Länder im Handelsverkehr nicht kompatibel waren. Daher wurde zumindest eine nationale Norm für jeden Mitgliedsstaat festgelegt.

  • Steuervereinfachungsgesetz von 2011: Es setzte die neue elektronische Rechnung der bisher vewendeten Papierrechnung gleich.
  • Richtlinie 2010/45/EU: RICHTLINIE 2010/45/EU DES RATES vom 13. Juli 2010 zur Änderung der Richtlinie 2006/112/EG über das gemeinsame Mehrwertsteuersystem hinsichtlich der Rechnungsstellungsvorschriften. In dieser Richtlinie wurde die Steuervereinfachung bekräftigt.
  • Änderung des § 14 UStG: Auch hier wurde eine Änderung notwendig, da in diesem Paragrafen die Ausstellung von Rechnungen und die Bedingungen für die neuen elektronischen Rechnungen festgelegt sind.
  • § 4a des E-Government-Gesetzes erlaubt es seit Mai 2017, dass die Bundesregierung Rechtsverordnungen erlassen kann, in denen alle Details zur E-Rechnung geregelt werden.
  • E-Rechnungsverordnung (ERechV) seit 01.11.2018. Sie ist das Ergebnis der Erlaubnis aus dem oben genannten Gesetz. Demnach sind Rechnungen an öffentliche Auftraggeber ab 27.11.2020 zwingend elektronisch auszustellen.

Erlaubte Formate und Übertragungsmöglichkeiten der E-Rechnung

Ein reines Einscannen und ein Versand als jpg, pdf oder tif entspricht NICHT einer elektronischen Rechnung. Erlaubt und rechtsgültig sind dafür die folgenden Formate:

  • Die sogenannten strukturierten Datenformate wie XML, EDI oder XRechnung
  • Daneben die hybriden Datenformate, die aus einer strukturierten Datei (siehe oben) und einer Bilddatei zusammengesetzt sind. Diese Bilddatei darf ein PDF/A-Format oder ein ZUGFeRD-Format haben.

Bei der Übertragung der Rechnung kannst du standardmäßig E-Mail, De-Mail, E-Post, Computer-Fax, Fax-Server oder auch Web-Download verwenden.

ZUGFeRD – was ist das und was hat es mit der E-Rechnung zu tun?

Du hast richtig gelesen: Das Format nennt sich ZUGFeRD. Der Name steht für Zentraler USER Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland. Dabei handelt es sich um ein Einheitsformat für E-Rechnungen, das beispielsweise von DATEV mitentwickelt wurde. Die Gesamtentwicklung war ein Gemeinschaftsprojekt verschiedener Ministerien, Verbände und Unternehmen.
Dieses Format hat den großen Vorteil, dass es überall einsetzbar ist – sowohl für die öffentliche Verwaltung als auch für alle Unternehmen in der freien Wirtschaft. Du kannst es sogar einsetzen, wenn du internationale Geschäftsbeziehungen unterhältst, denn es ist nicht nur innerhalb der EU, sondern weltweit kompatibel!
Es erfüllt die gesetzlichen Bedingungen und erlaubt die Erstellung von hybriden und strukturierten Rechnungsformaten, die maschinell lesbar sein und dadurch automatisch weiterverarbeitet werden können. Sie enthält auch eine für den Nutzer lesbare pdf-Version.

Elektronische Rechnung: Vor- und Nachteile

Die E-Rechnung hat eine Menge Vorteile für dich, denn zuallererst sparst du damit eine Menge Zeit und Geld und arbeitest viel effektiver. Auch die Archivierung ist ein Kinderspiel.

Im Einzelnen:

  • Bei E-Rechnungen entfallen alle üblichen Kosten, die bei Papierrechnungen vorkommen: Papier, Tinte, Porto, Briefumschläge, Ablageordner.
  • Außerdem entfällt die Arbeitszeit für den Druck und das Einkuvertieren sowie den Gang zur Post.
  • Das Einscannen entfällt, da die Daten bereits elektronisch vorliegen.
  • Alle Daten sind jederzeit elektronisch einsehbar.
  • Die Verpflichtung zur elektronischen Signatur entfällt.

Trotzdem hast du auch ein paar wenige Nachteile, da du dafür sorgen musst, dass der elektronische Ablauf sauber und ordentlich funktioniert.
Die Rechnung muss dieselben Pflichtbestandteile enthalten wie eine Papierrechnung, außerdem muss sie echt, unversehrt und lesbar sein. Diese Bedingungen sind in § 14 UStG aufgeführt.
Um das sicherzustellen, brauchst du ausreichende interne Kontrollen und sichere Abläufe, die den Datenverlust verhindern. Auch bei der Archivierung musst du darauf achten, dass die Daten die vollen 10 Jahre über lesbar sind.
Außerdem kannst du nur elektronische Rechnungen einsetzen, wenn der Kunde damit einverstanden ist!

Anforderungen an die elektronische Rechnung

Einige Anforderungen überschneiden sich mit den oben erwähnten Nachteilen. Die E-Rechnung wurde vom Gesetz der Papierrechnung gleichgestellt und muss daher auch dieselben Voraussetzungen erfüllen.
Dazu gehören:

  • Alle Pflichtangaben nach § 14 (4) UStG hinsichtlich des vollständigen Namens und den Adressen von Absender und Empfänger, Steuernummer, Ausstellungsdatum, fortlaufender Nummer, Menge und Art der Lieferung, Zeitpunkt der Lieferung, Steuersätze oder Steuerbefreiungen … Also alle Angaben, die du in deinen jetzigen Rechnungen bereits beachten musst.
  • Die Echtheit der Herkunft – du musst also die Identität des Rechnungsstellers zweifelsfrei feststellen können beziehungsweise muss deine Identität klar ersichtlich sein. „Echtheit der Herkunft bedeutet die Sicherheit der Identität des Rechnungsausstellers.“
  • Die Unversehrtheit des Inhalts – du musst sicherstellen, dass der Inhalt nicht geändert oder gelöscht wird. Das muss durch betriebliche Kontrollverfahren sichergestellt werden. „Unversehrtheit des Inhalts bedeutet, dass die nach diesem Gesetz erforderlichen Angaben nicht geändert wurden.“
  • Die Lesbarkeit der Rechnung – du musst sicherstellen, dass die Rechnung einwandfrei über den gesamten Zeitraum der Aufbewahrungsfrist lesbar bleibt. Dieser beträgt nach §14 b UStG 10 Jahre. Da die elektronische Rechnung der Papierrechnung gleichgestellt wurde, gibt es auch bei der Aufbewahrungsfrist keinen Unterschied.

Das Gesetz erlaubt dir dabei, deine eigenen Kontrollverfahren zu verwenden: „Jeder Unternehmer legt fest, in welcher Weise die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet werden“

Wichtig: Der Kunde muss mit der E-Rechnung einverstanden sein!

Wichtig ist, dass dein Kunde einverstanden ist, elektronische Rechnungen zu erhalten: „Rechnungen sind auf Papier oder vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers elektronisch zu übermitteln.“
Diese Zustimmung kannst du auch dann voraussetzen, wenn du eine E-Rechnung geschickt hast und der Kunde nicht widerspricht, sondern bezahlt. Dann hat er stillschweigend zugestimmt. Höflicher und sicherer wäre es natürlich, die Angelegenheit mit dem Kunden abzusprechen. Vor allem deshalb, weil du mit ihm dann auch notwendige Verschlüsselungsverfahren absprechen kannst.

Ist eine digitale Signatur notwendig?

Bis 2011 war die digitale Signatur noch Pflicht. Doch mit dem Steuervereinfachungsgesetz hat sich das geändert. Seither hast du die Wahl, diese Signatur freiwillig zu verwenden.
Es ist sicherer, die Signatur beizubehalten, um die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit zu beweisen. Erstellen kannst du sie übrigens mit einem zertifizierten Kartenlesegerät, einem elektronischen Zertifikat, einer Signatur-Software oder einer Chipkarte.
Alternativ könntest du laut § 14 (3) UStG aber auch einen elektronischen Datenaustausch zur Übersendung der Rechnung verwenden. Auch damit kannst du die Forderung nach der „Echtheit, Unversehrtheit und Lesbarkeit“ erfüllen. Dazu brauchst du aber die innerbetrieblichen Kontrollinstanzen, die diese technischen Verfahren auch kontinuierlich überwachen und am Laufen halten!

Aufbewahrungsfrist einer digitalen Rechnung

Wie bereits angesprochen, sind die E-Rechnungen den Papierrechnungen gleichgestellt. Es gibt auch keinen logischen Unterschied, warum die elektronischen Rechnungen länger oder kürzer aufbewahrt werden sollten. Daher gilt auch hier die gesetzliche Aufbewahrungsfrist nach § 14b Abs. 1 UStG und die beträgt 10 Jahre.
Während dieser Zeit muss es dem Finanzamt jederzeit möglich sein, die Rechnungen bei dir zu prüfen. Wenn du eine digitale Signatur verwendet hast, musst du natürlich das Zertifikat mit abspeichern und auch die Signaturdaten archivieren.
Du musst die Rechnungen dabei auch elektronisch archivieren – so, wie du sie erhalten hast. Wenn du sie ausdruckst und in einem Ordner sammelst, ist das ungültig. Alle Rechnungen müssen in ihrem ursprünglichen Format gespeichert werden!

Elektronische Rechnung prüfen

Wenn du eine elektronische Rechnung bekommst, musst du prüfen, ob sie alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt. Ansonsten kannst du sie nicht als Vorsteuer beim Finanzamt geltend machen. Falls mal ein Betriebsprüfer kommt und feststellt, dass du die Rechnung ungeprüft archiviert hast und sie die Anforderungen nicht erfüllt, musst du unter Umständen die bereits erstattete Vorsteuer wieder zurückzahlen.

Elektronischer Rechnungsversand

Der Versand ist recht einfach und zeitsparend. Du kannst zwischen verschiedenen erlaubten Formaten wählen wie beispielsweise dem mit entwickelten ZUGFeRD oder XML, EDIFACT, pdf oder IDoc. Die Rechnungen werden dann in der erlaubten Weise per E-Mail, PC-Fax, De-Mail, E-Post, Web-Download, Fax-Server oder natürlich per Brief an den Empfänger gesendet.
Eine Rechnung mit einem normalen Faxgerät zu faxen, entspricht übrigens nicht der gesetzlichen Anforderung. Dieses Fax ist dann beim Empfänger ja auch nur ein Papier und muss nach den Vorschriften für Papierrechnungen archiviert und behandelt werden.

Tipp!

Mit einer Rechnungssoftware ist das Versenden von elektronischen Rechnungen ein Kinderspiel. Du kannst deine Rechnung in elektronischer Form in nur wenigen Mausklicks erstellen und versenden.

Wie musst du eine E-Rechnung buchen?

Deine Buchhaltung macht keinen Unterschied zwischen der Form der Rechnung. Du musst für alle Rechnungen dieselben Grundsätze (GoBD) beachten und dieselben Archivierungsfristen und Archivierungsvorschriften einhalten. Wichtig sind nur ein paar Vorschriften hinsichtlich der Abrechnung von öffentlichen Aufträgen.
Für die obersten Bundesbehörden darf es seit 27.11.2018 nur noch E-Rechnungen geben. Die restlichen Bundesbehörden werden 2019 mit dieser Vorschrift nachziehen (ab 27.11.2019) und schließlich ab 2020 (wieder am 27.11.) folgen alle anderen Behörden.
In der Praxis werden manchmal die E-Rechnungen und die Papierrechnungen kontenmäßig getrennt. Ob du diesen Aufwand allerdings betreiben willst und ob es für dich Sinn macht, diese Vorgänge getrennt zu halten, musst du selbst entscheiden.

Anleitung: So erstellst du eine elektronische Rechnung

Falls du bisher noch nicht mit elektronischen Rechnungen und einem Rechnungsprogramm arbeitest, dann solltest du langsam daran denken, darauf umzustellen. Bei der Auswahl einer geeigneten Rechnungssoftware solltest du darauf achten, dass die GoBD-Regeln erfüllt und eingehalten werden.

Rechnungen digitalisieren

Für die Umstellung musst du allerdings einige Vorkehrungen treffen. Du benötigst ein gutes Rechnungsprogramm, musst sicherstellen, die E-Rechnungen auch digital empfangen zu können, deinen Ablauf intern danach ausrichten und dir ein sicheres Archiv für die digitalen Dokumente einrichten.
Dafür musst du alle betroffenen Abteilungen mit ins Boot holen, also deine IT, deinen Einkauf, deinen Verkauf und deine Buchhaltung – oder deinen Versand. Das kommt darauf an, wie du bei dir die Rechnungsstellung geregelt hast und wer dies übernimmt. Der Eingang wird natürlich über den Einkauf laufen und alle Rechnungen werden in der Buchhaltung landen.

E-Rechnung erstellen und versenden leicht gemacht

Die Erstellung der elektronischen Rechnung richtet sich nach den unter Punkt 2 besprochenen Formaten mit den unter Punkt 4 aufgeführten Pflichtinhalten. Am einfachsten kannst du eine elektronische Rechnung mit eine Online Rechnungsprogramm erstellen.

Dank der vorausgefüllten Stammdaten, kannst du einfach deinen Kunden auswählen und alle Angaben erscheinen automatisch. Die Rechnungsnummer wird ebenfalls automatisch nach einer logisch nachvollziehbaren Reihenfolge vergeben. Somit brauchst du dir keine Sorgen mehr darum machen, ob du eine Rechnungsnummer doppelt vergeben hast. Außerdem füllt das Rechnungsprogramm automatisch alle weiteren Pflichtangaben wie zum Beispiel das Rechnungsdatum aus. Die Umsatzsteuer wird anhand der geltenden Steuersätze berechnet und passt somit deinen Rechnungsbetrag entsprechend an. Du kannst in deine Rechnungen einen Kopf- und Fusstext einfügen, den du zuvor als Textvorlage abspeichern kannst. Deine Produkte oder Dienstleistungen kannst du im Artikelkatalog anlegen und bei der Erstellung einer neuen Rechnung wieder darauf zurückgreifen.
Wenn du Kleinunternehmer bist und das in deinen Einstellungen hinterlegt hast, wird deine Rechnung automatisch ohne Umsatzsteuer ausgewiesen. Auch bei einer Rechnung ins EU-Ausland oder in ein Drittland kannst du das im Bearbeitungsfenster der Rechnung extra auswählen.

Elektronische Rechnung erstellen

Wenn du mit allen Angaben zufrieden bist, kannst du deine elektronische Rechnung ganz einfach versenden, drucken oder herunterladen und anschließend versenden.

Die E-Rechnung erfüllt die Anforderungen der GoBD

Da die elektronische Rechnung der Papierrechnung gleichgestellt wird und dieselben Anforderungen erfüllen muss (die in § 14 UStG aufgeführt sind), sind automatisch die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung erfüllt.
Bei elektronischen Rechnungen musst du also insbesondere auf Folgendes achten:

  • Elektronische Archivierung im Originalzustand (so wie sie empfangen wurde).
  • Unveränderbarkeit, Lesbarkeit, Echtheit der Herkunft
  • Zeitnahe Erfassung direkt nach Eingang und Sicherung gegen Verlust
  • Die Eingangsrechnungen müssen mit einem eindeutigen Index versehen sein, damit alle wichtigen Daten später jederzeit nachvollziehbar sind.
  • Auch die Ausgangsrechnungen müssen elektronisch aufbewahrt werden. Du musst sie ebenfalls mindestens als pdf-Datei speichern und genauso pingelig archivieren wie die Eingangsrechnungen.
  • Falls du die Eingangsrechnungen noch in ein anderes Format für irgendwelche internen Programme umwandelst, musst du anschließend beide Versionen archivieren und sie kennzeichnen. Du musst sicherstellen, dass bei der Umwandlung der Inhalt nicht verändert oder gelöscht oder unleserlich gemacht wird.
  • Für den Fall einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt musst du sicherstellen, dass der Prüfer einen Vollzugriff auf alle diese Archivdaten hat. Und zwar ganz problemlos über einen normalen PC und Bildschirm.
  • Falls du deine Papierrechnungen zusätzlich elektronisch archivierst, musst du genau dokumentieren, wie du vorgegangen bist und sicherstellen, dass die elektronische Form und die Originalrechnung übereinstimmen. Diese Dokumentation muss für einen Prüfer leicht nachvollziehbar sein und ebenfalls 10 Jahre aufbewahrt werden.
Nadine Höpf

Content Marketerin und gleichzeitig als Country Managerin für Frankreich zuständig. Nadine kann nicht nur in deutsch gehaltvolle Inhalte erstellen, sondern mühelos auch in französisch. Eine deutsche Kostprobe von ihrem Können bekommst du auf diesem Blog.

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