Abschreibung von Software - Diese Regeln gelten

Ganz bestimmt bist du auch schon das ein oder andere Mal auf die Regeln der Abschreibung für Software gestoßen. Es ist nicht so ganz einfach durchzublicken, wie vor allem Standard-Software abgeschrieben werden kann. Du musst hier einige Faktoren wie beispielsweise Nutzungsdauer oder auch Begriffe wie abnutzbare Wirtschaftsgüter, immaterielle Wirtschaftsgüter oder bewegliche Wirtschaftsgüter beachten. Alles, was für dich zum Thema Abschreibung Software wichtig ist, wie du vorgehen musst und was es zu beachten gilt, das erfährst du in nachfolgendem Artikel.

Das erwartet dich heute:

Kann Software abgeschrieben werden?

Grundsätzlich kann dir gesagt werden, dass du selbstverständlich deine Software abschreiben kannst. Es gilt für dich allerdings zu bedenken und zu beachten, dass es sich beim Thema Abschreibung von Software um eine Kunst für sich handelt. Einiges, was sich dir bei der Anschaffung als sinnvoll erweist, kann bei der Software Abschreibung für dich und deinen Betrieb eine steuerliche Falle werden. Kurz gesagt: Das Thema Abschreibung Software ist ziemlich kompliziert und du musst viele Dinge ganz genau beachten. Ganz wichtige Faktoren beim Software abschreiben sind beispielsweise die Nutzungsdauer der Software und die Abschreibungsdauer der Software.

Verschiedene Arten von Software

Bevor du dir Gedanken machst, in welcher Art und Weise du eine Abschreibung für deine gekaufte Software machst, musst du zunächst einmal bestimmen, um welche Art von Software es sich handelt. Es gibt hier eine im Rechnungswesen gängige Methode, die Software, welche du gewerblich nutzt, in die Bereiche Systemsoftware und Anwendungssoftware zu unterteilen.

Daraus ergibt sich folgende genaue Aufteilung und Einteilung:

Art der Software Beschreibung
Trivialsoftware
  • Diese Art der Software ist durch folgende Merkmale gekennzeichnet:
    • es gibt eine hohe Auflagezahl dieser Software
    • der Preis ist in der Regel nicht sonderlich hoch
    • es handelt sich um eine sogenannte „Massensoftware
    • die meiste Trivialsoftware ist eine Anwendungssoftware
    • bis zu einem Wert von 150 Euro gilt diese Software als geringwertiges Wirtschaftsgut, auch als GWG abgekürzt
  • In den meisten Fällen hast du es hier mit der Abschreibung von Computersoftware zu tun, die es an vielen Arbeitsplätzen in deinem Unternehmen gibt. Beispiele für eine Trivialsoftware sind beispielsweise:
    • Software für Virenschutz
    • Textverarbeitungsprogramm
Anwendungssoftware
  • Die Anwendungssoftware soll dir und deinen Mitarbeiter bei der Arbeit helfen. Dies kann beispielsweise ein CAD-Programm sein oder es geht um die Abschreibung einer EDV-Software, beispielsweise von einem Buchhaltungsprogramm. Du musst innerhalb der Anwendungssoftware nochmals eine Unterscheidung treffen zwischen:
    • Standardsoftware, die jeder Kunde in gleicher Ausführung bekommt
    • Individualsoftware: Bei der Abschreibung Individualsoftware hast du es in der Regel mit einer teureren Software zu tun, die ganz speziell auf die Bedürfnisse in deinem Unternehmen zugeschnitten ist.
Systemsoftware
  • Mit einer Systemsoftware wird in der Regel deine Hardware gesteuert. Das kann beispielsweise ein Betriebssystem sein oder eine Software, die dem System ähnlich ist. Diese Software kannst du auf keinen Fall mit Buchhaltungssoftware abschreiben vergleichen.

Du musst also genau unterscheiden, um welche Art der Abschreibung es sich bei deiner Software handelt. Es gelten bei der Abschreibung von Standard-Software, beispielsweise bei der Abschreibung einer Computersoftware andere Regeln als etwa bei der Abschreibung einer Cloud Software oder der Abschreibung sonstiger gekaufter Software.

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Materielles vs. Immaterielles Wirtschaftsgut

Bei der Abschreibung von Software musst du auch beachten, ob es sich um materielles oder immaterielles Wirtschaftsgut handelt.

      • Immaterielles Wirtschaftsgut ist in der Regel die Software selbst. Es spielt bei der Abschreibung von immateriellen Wirtschaftsgüter keine Rolle, ob es sich dabei um eine Standard-Software oder eine Individualsoftware handelt. Grundsätzlich hat jede Software von dir einen immateriellen Charakter, bis auf die Ausnahme der Firmware. Hier stellen jede Software und jede Komponente einen Verbund dar und werden deshalb zu den materiellen Wirtschaftsgütern gezählt.
      • Materielles Wirtschaftsgut ist in der Regel der Datenträger, auf welchem sich auch die Software befindet. Zum materiellen Wirtschaftsgut gehört auch, wie bereits oben erwähnt, die fest auf einer Hardwarekomponente installiert ist. Diese wird auch als Firmware bezeichnet.

Software Abschreibung als GWG?

Natürlich gibt es auch Fälle, bei denen du eine Abschreibung der Software als GWG durchführen kannst. Als geringwertiges Wirtschaftsgut zählt aber nicht jede Software. Interessant bei der Abschreibung einer Software GWG ist hier für dich vor allem die oben beschriebene Trivialsoftware. Bis zu einem Wert von 150 Euro zählt diese Software als GWG. Das bedeutet, dass sie in dem Jahr, in dem du sie anschaffst, auch komplett abzugsfähig ist.

Gut zu wissen:

Du hast bei dieser Abschreibung als GWG sogar ein Wahlrecht. Das bedeutet, dass du als Unternehmer seit der Einführung der sogenannten Sammelposten entscheiden kannst, ob sich für diese Trivialsoftware eine Abschreibung als GWG lohnt oder als Sammelposten besser ist. Dies hängt aber davon ab, wie sich die Bilanzierung in deiner Buchhaltung darstellt.

Abschreibungsmöglichkeiten für Software

In dem Moment, in dem du als Unternehmer etwas kaufst, sinkt auch schon der Wert der Anschaffung. In deiner Buchführung allerdings hast du Möglichkeiten, diese Wertminderungen durch die sogenannten Abschreibungen abzubilden. Dazu müssen immer die Anschaffungskosten auf verschiedene Nutzungsdauern verteilt werden. Mit dieser Abschreibung kannst du deinen Gewinn senken und damit Steuern sparen. Allerdings musst du verschiedene Abschreibungsmöglichkeiten berücksichtigen. Beachten musst du beim Thema Abschreibung auch immer die Unterscheidung zwischen einer bilanziellen Abschreibung der Software und einer kalkulatorischen Abschreibung für Software.

Abschreibungsmöglichkeit Beschreibung
Software mit Anschaffungskosten bis 250 Euro (ohne Umsatzsteuer) Du hast ein Wahlrecht und kannst nach der in § 6 Abs. 2 EStG beschriebenen Sofortabschreibung und der linearen Abschreibung für Software wählen. Für die lineare Abschreibung innerhalb der gewöhnlichen Nutzungsdauer für Betriebe gilt § 7 Abs. 1 EStG. Werden die Voraussetzungen nach § 7 Abs. 2 EStG erfüllt, dann ist die degressive Abschreibung der Software zu nutzen
Software mit Anschaffungskosten über 250 Euro bis 800 Euro (ohne Umsatzsteuer) Hier hast du drei Optionen zur Auswahl:

1. Lineare Abschreibung der Software innerhalb der gewöhnlichen Nutzungsdauer für Betriebe nach § 7 Abs. 1 EStG oder bei Erfüllung der Voraussetzung nach § 7 Abs. 2 EStG die degressive Abschreibung der Software
2. Nach § 6 Abs. 2 EStG den Sofortabzug (wirtschaftsgutbezogen)
3. Nach § 6 Abs. 2a EStG die Sammelbildung. Dies gilt für alle Zugänge des entsprechenden Kalenderjahrs für Software mit Anschaffungskosten, die über 250 Euro liegen und 1.000 Euro nicht übersteigen. Die Werte gelten ohne Umsatzsteuer.
Trivialsoftware mit Anschaffungskosten über 800 Euro und bis 1.000 Euro (ohne Umsatzsteuer) Du hast ein Wahlrecht zwischen der linearen Abschreibung der Software unter Berücksichtigung der üblichen Nutzungsdauer für Software nach § 7 Abs. 1 EStG (Erfüllung der Voraussetzung nach § 7 Abs. 2 EStG die degressive Abschreibung der Software) und der Sammelkostenbildung. Auch hier ist wieder zu beachten, dass für die Sammelbildung alle Zugänge des entsprechenden Kalenderjahrs mit den genannten Anschaffungskosten ohne Umsatzsteuer einheitlich erfolgt.
Software mit Anschaffungskosten von mehr als 1.000 Euro (ohne Umsatzsteuer) Für diese Abschreibungsmöglichkeit erfolgt die lineare Abschreibung der Software unter Berücksichtigung der individuellen Nutzungsdauer in einem Betrieb. Hier kannst du allerdings die degressive Abschreibung der Software nur dann bei Erfüllung der Anschaffungsvoraussetzungen anwenden, wenn es sich bei der Trivalsoftware um eine ganz besondere Ausnahme handelt.

Was ist bei der Poolabschreibung noch zu beachten?

Bei der Poolabschreibung, auch Sammelabschreibung genannt, musst du nach § 6 Abs. 2a EStG einen wichtigen Punkt beachten. In dem genannten Paragrafen wird geregelt, dass du GWG mit Kosten zwischen 250 Euro bis maximal 1.000 Euro bei der Anschaffung in einen Sammelposten eingestellt werden, für den dann eine Abschreibung über 5 Jahre mit jährlich 20 % möglich ist. Entscheidest du dich für diese Abschreibungsmöglichkeit, kannst du allerdings eine Sofortabschreibung für Software in diesem genannten Bereich der Anschaffungskosten nicht geltend machen.

Wie lange wird Software abgeschrieben?

Die Abschreibungsmöglichkeiten für Software hast du nun ja bereits erfahren. Wichtig ist jetzt natürlich auch noch die Abschreibungsdauer für Software. Das heißt, dass du wissen musst, wie lange du eine Software eigentlich abschreiben kannst und wie lange die Nutzungsdauer einer Software beträgt. Software gilt grundsätzlich als immaterielles Wirtschaftsgut. Es wird aber dennoch zwischen maschinenorientierter Software, wie beispielsweise den Betriebssystemen und der Anwendersoftware unterschieden. Unter Anwendersoftware musst du Programme verstehen, die es entweder standardmäßig für viele Anwender zur Nutzung gibt oder es sich um eine ganz individuelle Software speziell für dein Unternehmen handelt.

Art der Abschreibung Beschreibung
Abschreibung Software in Einheit mit Computer Als Grundlage dient hier § 7 des Einkommensteuergesetzes und § 253 Handelsgesetzbuch. Es steht geschrieben, dass deine Software mit Computer Wirtschaftsgüter sind, welche sich abnutzen können. Um diese Software abschreiben zu können, musst du sie in Verbindung mit der Hardware erworben haben. Es gibt hier auf keinen Fall getrennte Buchungen für Hardware und Software. Vielmehr gilt hier die Software Afa Tabelle für die Abschreibung. So kannst du beispielsweise ein Notebook, einen Personal Computer oder ähnliche Geräte nach der Afa Tabelle über einen Zeitraum von drei Jahren abschreiben. Handelt es sich allerdings um eine beispielsweise CNC-Maschine, so beträgt die Abschreibungsdauer acht Jahre.
Abschreibung Software mit Anschaffungskosten über 800 Euro Für eine handelsübliche Software sieht die Software Afa Tabelle eine voraussichtliche Nutzungsdauer von drei Jahren vor. Handelt es sich um eine spezielle programmierte Software, so hast du nach der Afa Tabelle für Software für die Abschreibung eine Dauer von fünf Jahren.
Abschreibung Trivialsoftware Es gibt viele Unternehmen, wo ganz einfache Software zur normalen Speicherung von Daten verwendet wird und diese Software sich auch jeder andere zu einem sehr günstigen Preis im Handel kaufen kann. In der Buchhaltung wird diese Trivialsoftware zum beweglichen Wirtschaftsgut mit geringem Wert, kurz GWG genannt, gezählt. Doch auch diese Software kannst du natürlich in einem gewissen Zeitfenster abschreiben:
1. Kosten bis zu 250 Euro: sofort als Kosten verbuchen
2. Kosten bis zu 800 Euro: am Ende des Anschaffungsjahres abzuschreiben

Zum besseren Verständnis, wie lange du welche Software abschreiben kannst, soll nachfolgende Abbildung dienen:

Überblick Abschreibung von Software
Überblick Abschreibung von Software

Wie werden Software-Lizenzen abgeschrieben?

Nicht vergessen darfst du in Verbindung mit deiner Software die dafür notwendigen Lizenzen. Du kennst es sicherlich auch, dass oftmals eine Software nur dann genutzt werden kann, wenn du vorher auch die benötigte Lizenz erworben hast. Da es ja in der Regel diese Lizenzen nicht geschenkt gibt und du nicht selten einiges dafür an Kosten bezahlen musst, kannst du diese Betriebskosten auch absetzen und deine Lizenzen abschreiben.

Achtung!

Du musst hier nicht nur die Software Lizenzen beachten. Es gibt möglicherweise weitere Lizenzen in deinem Unternehmen, für die du bezahlen musst und die du abschreiben kannst.

Dabei gilt es für dich folgende Dinge in Bezug auf die Software Lizenzen zu beachten:

  • Lizenzen kannst du nur absetzen, wenn du die Software dafür auch geschäftlich nutzt.
  • Bei der Abschreibung der Lizenzen werden diese wie auch die Software als immaterielles Wirtschaftsgut eingeordnet. So sieht es hier bei uns in Deutschland das geltende Steuerrecht vor. Das bedeutet aber auch, dass du bei der Abschreibung der Software Lizenzen einen großen Teil nicht als GWG abschreiben kannst.
  • Gemäß der Abschreibung der Software nach Afa Tabelle musst du Lizenzen immer dem Anlagevermögen deines Unternehmens zuordnen. Das bedeutet, dass du im Rahmen der Abschreibungsdauer der Software Lizenzen nur eine lineare Abschreibung mit jährlich gleichbleibenden Beträgen durchführen kannst. Wie hoch diese jährliche Summe ist, richtet sich nach der Nutzungsdauer der Software Lizenz.
  • Die Abschreibung der Software in der Afa Tabelle ist geregelt. Die Software Lizenzen allerdings tauchen in dieser Afa Tabelle nicht auf. Dies ist aber kein Problem. Bei der Abschreibung für Software Lizenzen gilt eine Nutzungsdauer von 5 Jahren.
  • Stellst du allerdings eine Software in deinem Unternehmen selbst her, dann gelten die genannten Regelungen nicht. Hier hast du es dann mit einer sofort abziehbaren Betriebsausgabe zu tun.
  • Für einfache Computerprogramme solltest du einen Sofortabzug machen oder sie in einen Sammelposten aufnehmen. Hier ist zu empfehlen, dass du dich mit deinem Steuerberater austauschst.

Darauf musst du bei Software Abschreibungen achten

Beim Thema Abschreibung gibt es wie du jetzt gelesen hast, vieles zu beachten. Dies ist umso wichtiger, weil in den meisten Unternehmen ohne entsprechende Software nichts mehr geht. Aus diesem Grund hier noch einmal für dich eine Auflistung der wichtigsten Punkte, die du beachten musst:

  • Software zählt zu den immateriellen Wirtschaftsgütern und du kannst sie entsprechend abschreiben.
  • In der Afa Tabelle für Software ist hinterlegt, wie lange die Abschreibungsdauer für Software geregelt ist.
  • Je nach Art der Software kannst du diese über einen Zeitraum von drei bis hin zu fünf Jahren abschreiben. Standard-Software mit Anschaffungskosten von maximal 150 Euro ohne Umsatzsteuer kannst du über einen Zeitraum von drei Jahren abschreiben. Für Individualsoftware gilt eine Abschreibungsdauer von fünf Jahren.
  • Die sogenannte Trivialsoftware mit Anschaffungskosten bis zu 150 Euro gilt als GWG (geringfügiges Wirtschaftsgut) und ist im Anschaffungsjahr voll abzuschreiben.
  • Beim Thema Software abschreiben darfst du auf keinen Fall die Abschreibung der Lizenzen vergessen. In Deutschland erkennt das Steuerrecht grundsätzlich Lizenzen als immaterielles Wirtschaftsgut an. Einen Großteil der Lizenzen, nicht nur die Software Lizenzen kannst du deshalb als geringfügige Wirtschaftsgüter absetzen.

Fazit

Die Abschreibung von Software ist ein recht heikles Thema, bei dem es viel zu beachten gibt. In der Regel handelt es sich bei der Software immer um ein immaterielles Wirtschaftsgut und wird in der Bilanz dem Anlagevermögen zugeordnet. Um die richtige Abschreibung der Software zu gewährleisten, muss diese in Systemsoftware und Anwendersoftware sowie in Trivialsoftware unterschieden werden. Überdies gilt es unterschiedliche Abschreibungsdauern zu beachten sowie die Anschaffungskosten einer Software. Nicht vergessen werden darf beim Thema Abschreibung Software auch die Abschreibung der Software Lizenzen. Auch diese Kosten können unter bestimmten Voraussetzungen abgeschrieben werden.

Nadine Müller
Nadine Müller

Content ist King – das weiß auch Nadine und arbeitet seit 2019 als Teamlead des Online-Marketing Teams an der Entwicklung, Anpassung & Umsetzung von diversen Marketing Strategien. Ihre langjährige Erfahrung als Content Marketing Manager kommt ihr hierbei zugute.

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