ZUGFeRD vs. XRechnung – die wichtigsten Unterschiede im Überblick
ZUGFeRD und XRechnung – rund um die Einführung der elektronischen Rechnungen tauchen immer wieder diese beiden Begriffe auf. Doch was genau steckt dahinter und wo liegen möglicherweise Unterschiede? Und vor allem: Welches der beiden Formate solltest du in Zukunft benutzen? Wir erklären es dir.
ZUGFeRD und XRechnung: Zwei Formate der E-Rechnung
Seit dem 1. Januar 2025 sind E-Rechnungen für B2B-Geschäfte in Deutschland Pflicht. Heißt: Einfache PDF-Rechnungen reichen nicht mehr aus. Stattdessen müssen deine Rechnungen an andere Unternehmen als strukturierter Datensatz dargestellt werden. Dafür haben sich zwei Formate durchgesetzt.
- XRechnung: Eine reine XML-Datei, die nur maschinell verarbeitet werden kann und vor allem für Rechnungen an Behörden entwickelt wurde.
- ZUGFeRD: Ein branchenübergreifendes Hybrid-Format der E-Rechnung, bei dem der XML-Code in ein PDF eingebettet wird, sodass auch Menschen die Rechnungsinformationen lesen können.
Wir schauen und beide Formate nun im Detail an.
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Was genau ist ZUGFeRD?
Hinter der Abkürzung ZUGFeRD steckt „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“. Klingt immer noch kryptisch, oder? Dahinter verbirgt sich ein hybrides E-Rechnungsformat, das aus zwei Komponenten besteht:
- eine maschinenlesbare XML-Datei ähnlich einem Text-Code
- ein für Menschen lesbares PDF, in das der XML-Datensatz eingebettet ist
Durch die Kombination von XML- und PDF-Datei ist ZUGFeRD besonders flexibel. Du kannst es sowohl in Geschäftsbeziehungen zwischen Unternehmen (B2B) als auch mit öffentlichen Auftraggebern (B2G) einsetzen. Und da wir Menschen das PDF ja so auslesen können, könntest du sie theoretisch sogar für B2C-Geschäfte nutzen. So hast du mit einem Standard alle Zielgruppen abgedeckt.
Lies mehr in unserem Artikel ZUGFeRD.
Vor- und Nachteile des ZUGFeRD-Standards
Jetzt willst du wissen, ob ZUGFeRD das richtige E-Rechnung-Format für dich als Rechnungsersteller ist? Wir zeigen dir, was konkret für dafür und was dagegen sprechen könnte.
Wir fassen zusammen: ZUGFeRD bietet eine flexible Lösung für Unternehmen, die sowohl klassische PDF-Rechnungen als auch moderne, maschinell verarbeitbare E-Rechnungen kombinieren möchten.
Was ist XRechnung?
Anders als ZUGFeRD basiert XRechnung ausschließlich auf einem klar strukturierten XML-Datensatz. Eine visuelle Komponente wie ein PDF gibt es nicht. Somit ist sie kaum „menschenlesbar“.
Die XRechnung wurde von der KoSIT (Koordinierungsstelle für IT-Standards) als deutsche Variante der E-Rechnung erarbeitet. Sie erfüllt daher alle Anforderungen gemäß der EU-Norm EN 16931. Bereits seit 2020 ist die XRechnung der Standard, wenn öffentliche Behörden dein Auftraggeber sind. Das Ziel hinter XRechnung: ein IT-gestützter Prozess für den Versand, die Prüfung und Weiterverarbeitung zwischen unterschiedlichen Buchhaltungssystemen.
Der XML-Datensatz der XRechnung bildet wie auch bei ZUGFeRD alle Rechnungsdaten in einem definierten Schema an einem festgelegten Ort ab. Das sieht dann in etwa so aus:
Heißt: Sämtliche Informationen aller Rechnungsempfänger und Rechnungsersteller finden sich immer an derselben Stelle. So ist es möglich, dass Rechnungen nach der Rechnungsverordnung von verschiedenen Softwaresystemen automatisch gelesen und verarbeitet werden.
Das spart viel Zeit und minimiert das Risiko von Fehlern in der Dateneingabe. Als Rechnungsersteller kannst du XRechnung zum Beispiel per direkter Verbindung, mithilfe von Drittanbietern oder Peppol übermitteln. (Peppol? Das ist ein Netzwerk, das den Austausch elektronischer Dokumente erleichtert – medienbruchfrei und ohne Systemwechsel.)
Alle Details zu diesem Format erklären wir dir in unserem Artikel zur XRechnung.
Das Problem der XRechnung hat der Steuerberater Daniel Kiriakou in unserem Webinar auf den Punkt gebracht:
„Du kriegst zum Beispiel bei der XRechnung nur einen Datensatz. Du kannst es gar nicht lesen, das heißt, du brauchst ab sofort ein Tool, um überhaupt sichtbar zu machen: Was steht in der Rechnung drin? Was schulde ich denn meinem Lieferanten oder meinem Dienstleister?“
- Daniel Kiriakou, Steuerberater
Das heißt für dich und deine Kunden: Um die Rechnungsinformationen einer XRechnung auslesen und weiterverarbeiten zu können, braucht es zwingend ein Tool. Das kann entweder eine E-Rechnungssoftware sein oder zum Beispiel auch unser kostenloser E-Rechnung Viewer.
Vor- und Nachteile der XRechnung
Ein paar wichtige Merkmale der XRechnung kennst du nun schon. Hier noch einmal besonders wichtige Vorzüge und Nachteile im Überblick:
Noch mal das Wichtigste: Die XRechnung eignet sich besonders gut für die maschinelle Verarbeitung, ist jedoch für Menschen nicht ohne Weiteres zu verarbeiten. Seit 2020 ist sie der Standard im Rechnungsaustausch mit Bund und Behörden.
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ZUGFeRD oder XRechnung: Was ist besser für mich?
ZUGFeRD und XRechnung – die Vor- und Nachteile liegen vor dir. Jetzt stellt sich für dich die Frage: Welches der beiden Formate soll es werden? Die Antwort bleibt letzten Endes dir überlassen. Denn beide erfüllen die gesetzlichen Anforderungen nach EU-Norm.
Was dir bei der Entscheidung helfen kann, ist der Blick auf deine Kunden. Wer sind sie und welche Anforderungen haben sie an die Rechnungsstellung?
- Arbeitest du „nur“ mit öffentlichen Auftraggebern und Behörden, dann empfiehlt sich XRechnung. Schließlich ist sie der gesetzlich vorgeschriebene und eigens für den Austausch von elektronischen B2G-Rechnungen entwickelte Standard.
- Das ZUGFeRD-Format hingegen ist flexibler und funktioniert für eine größere Bandbreite an Kunden: Sie ist von Maschinen lesbar gemäß EU-Norm und hat die visuelle PDF-Komponente. Damit kommst du vielen B2B-Rechnungsempfängern entgegen.
- Arbeitest du mit öffentlichen Auftraggebern ebenso wie mit Unternehmen? Dann kann ZUGFeRD in der Version 2.1 eine gute Wahl sein. Es erfüllt die Erwartungen beider Kundenkreise.
- Hast du sowohl Geschäftskunden als auch Privatkunden? Auch dann ist ZUGFeRD eine super Wahl. Wer eine Buchhaltungssoftware hat, kann den XML-Code verarbeiten und alle anderen können die Rechnungsdaten aus der PDF-Datei ziehen.
Hier noch einmal eine Vergleichstabelle zu den Unterschieden zwischen XRechnung und ZUGFeRD nach einigen wichtigen Kriterien:
Der Steuerberater Daniel Kiriakou hat hierzu noch einen Expertentipp:
„Verschickt ZUGFeRD: Wer die XML-Datei braucht, hat sie dabei und alle anderen haben ein schönes PDF.“
- Daniel Kiriakou, Steuerberater
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Den Unterschied zwischen ZUGFeRD und XRechnung kennst du nun. Aber wie erstellst du diese E-Rechnung-Formate nach der neuen E-Rechnungspflicht? Hier ist deine Lösung.
ZUGFeRD und XRechnungen mit sevdesk erstellen
Ob ZUGFeRD oder XRechnung – mit sevdesk kannst du beide Formate im Handumdrehen umsetzen. Von der Erstellung bis zur Archivierung machen wir dir E-Rechnungen für dich so einfach wie möglich. Und ganz gleich, ob du B2B- oder B2G-Kunden hast, jede Rechnung geht mit uns immer den aktuellen gesetzlichen Rechnungsstandards entsprechend raus. Damit der Umstieg stressfrei gelingt, haben wir eine hilfreiche Checkliste zusammengestellt, die dich bei der Vorbereitung auf die neue E-Rechnungspflicht unterstützt.
Deine sevdesk-Vorteile im Überblick:
- Du gibst deine Rechnungsdaten ein und wählst dein gewünschtes Format bzw. deinen Standard.
- Du versendest und bearbeitest automatisch E-Rechnungen nach EU-Norm.
- Du musst dich um keinerlei technische Details kümmern.
- sevdesk archiviert alles nach Rechnungsverordnung. Die Rechnungsinhalte bleiben unversehrt.
- Du sparst massiv Zeit in der Buchhaltung und hast mehr Zeit für das Wesentliche.
Du möchtest noch mehr zu den E-Rechnungsfeatures in sevdesk erfahren? Dann sieh dir doch direkt unser Anleitungsvideo zum Tool an:
Du willst dich selbst mal durchklicken? Kein Problem!
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Ab wann muss ich ZUGFeRD oder XRechnungen erstellen?
Die E-Rechnungspflicht ist zum 01.01.2025 in Kraft getreten. Allerdings gibt es Übergangsfristen, sodass du im Zweifel sogar erst ab 2028 E-Rechnungen schreiben musst. Aber Achtung: Empfangen (und verarbeiten) können musst du sie schon im Januar 2025.
Bedeutet konkret: Bis Ende 2026 bzw. 2027 darfst du auch noch PDF-Rechnungen erstellen. Danach sind diese nicht mehr gültig (oder eben nur im ZUGFeRD-Format). Du fragst dich, was du tun kannst, wenn du doch mal eine Rechnung konvertieren willst? Genau das erfährst du in unserem Ratgeber-Artikel "PDFs in E-Rechnungen umwandeln".
Zusammenfassung
Zwischen einer ZUGFeRD und einer XRechnung gibt es einen entscheidenden Unterschied: Während die XRechnung nur aus einer XML-Datei besteht, kombiniert die ZUGFeRD-Rechnung als hybrides Format den XML-Code mit einer PDF-Datei.
ZUGFeRD-Rechnungen können daher auch ohne extra Tools ausgelesen und verarbeitet werden. Hast du sowohl B2B-Kunden als auch Privatkunden, ist ZUGFeRD die perfekte Wahl. Schreibst du deine E-Rechnungen fast ausschließlich an Behörden oder sehr große Unternehmen, solltest du eher auf XRechnungen setzen.
Beide erfüllen aber die EU-Norm EN 16931.
Häufig gestellte Fragen zum Unterschied zwischen ZUGFeRD und XRechnung
Tipp: Noch mehr Fragen und Antworten bekommst du in unserem umfangreichen E-Rechnung FAQ.
