ZUGFeRD vs. XRechnung – das sind die Unterschiede
ZUGFeRD und XRechnung – rund um die Einführung der elektronischen Rechnungen tauchen immer wieder diese beiden Begriffe auf. Doch was genau steckt dahinter und wo liegen möglicherweise Unterschiede? Wir erklären es dir.
Was sind ZUGFeRD und XRechnung?
Bevor wir ZUGFeRD und XRechnung unter die Lupe nehmen, lass uns kurz prüfen, wovon wir hier überhaupt sprechen.
Bei beidem, ZUGFeRD wie XRechnung, handelt es sich um unabhängig voneinander funktionierende Standards elektronischer Rechnungen, auch E-Rechnungen genannt. Konkret sind es die derzeit am häufigsten genannten Standards, die du als Selbstständiger und Unternehmer im Rahmen der neuen E-Rechnungspflicht nutzen kannst.
Beide erfüllen die gesetzlichen Anforderungen nach EU-Norm EN 16931 und sind zentrale Bestandteile des modernen E-Rechnung-Prozesses. Sie unterscheiden sich aber in der Struktur und Nutzung. Wie, schauen wir uns gleich an.
Du bist selbstständig und hast keine Ahnung, was die E‑Rechnungspflicht ab 2025 für dich bedeutet und wie du den Umstieg meistern sollst? Keine Sorge, in unserem kostenlosen Webinar erklären dir unsere Steuerberater alles rund um die Pflicht und wie du mit sevdesk sicher auf E‑Rechnung umstellen kannst.
Aber Moment mal, E-Rechnung, was ist das überhaupt genau? Hier ist die Definition für dich und warum sie in aller Munde sind:
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Was genau ist ZUGFeRD?
Hinter der Abkürzung ZUGFeRD steckt „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“. Dieses Format wird oft genutzt, um die EU-Anforderungen der E-Rechnung zu erfüllen und zugleich den Komfort eines klassischen Rechnungsformats zu behalten. Wie das?
ZUGFeRD ist ein hybrides E-Rechnungsformat, bestehend aus zwei Komponenten:
- eine maschinenlesbare XML-Datei ähnlich einem Text-Code
- ein für Menschen lesbares PDF, in das der XML-Datensatz eingebettet ist
Als hybride Rechnungsform ist ZUGFeRD besonders flexibel. Es kann sowohl in Geschäftsbeziehungen zwischen Unternehmen (B2B) als auch mit öffentlichen Auftraggebern (B2G) eingesetzt werden. Und da wir Menschen das PDF ja so auslesen können, könntest du sie theoretisch sogar für B2C-Geschäfte nutzen. So hast du mit einem Standard alle Zielgruppen abgedeckt.
Lies mehr in unserem Artikel ZUGFeRD.
Vor- und Nachteile des ZUGFeRD-Standards
Jetzt willst du wissen, ob ZUGFeRD das richtige E-Rechnung-Format für dich als Rechnungsersteller ist? Wir zeigen dir, was konkret für dafür und was dagegen sprechen könnte.
Wir fassen zusammen: ZUGFeRD bietet eine flexible Lösung für Unternehmen, die sowohl klassische PDF-Rechnungen als auch moderne, maschinell verarbeitbare E-Rechnungen kombinieren möchten.
Lass uns nun die Alternative zu ZUGFeRD ansehen.
Was ist XRechnung?
Die XRechnung wurde von der KoSIT (Koordinierungsstelle für IT-Standards) als deutsche Variante der E-Rechnung erarbeitet. Sie erfüllt daher alle Anforderungen gemäß der EU-Norm EN 16931. Bereits seit 2020 ist die XRechnung der Standard, wenn öffentliche Behörden dein Auftraggeber sind. Das Ziel hinter XRechnung: ein IT-gestützter Prozess für den Versand, die Prüfung und Weiterverarbeitung zwischen unterschiedlichen Buchhaltungssystemen.
Anders als ZUGFeRD basiert XRechnung ausschließlich auf einem klar strukturierten XML-Datensatz. Eine visuelle Komponente wie ein PDF gibt es nicht. Somit ist sie kaum „menschenlesbar“.
Der XML-Datensatz der XRechnung bildet wie auch bei ZUGFeRD alle Rechnungsdaten in einem definierten Schema an einem festgelegten Ort ab.
Heißt: Sämtliche Informationen aller Rechnungsempfänger und Rechnungsersteller finden sich immer an derselben Stelle. So ist es möglich, dass Rechnungen nach der Rechnungsverordnung von verschiedenen Softwaresystemen automatisch gelesen und verarbeitet werden.
Das spart viel Zeit und minimiert das Risiko von Fehlern in der Dateneingabe. Als Rechnungsersteller kannst du XRechnung zum Beispiel per direkter Verbindung, mithilfe von Drittanbietern oder Peppol übermitteln. (Peppol? Das ist ein Netzwerk, das den Austausch elektronischer Dokumente erleichtert – medienbruchfrei und ohne Systemwechsel.)
Mehr dazu haben wir im Artikel XRechnung.
Wir haben auch noch einen Tipp vom Steuerberater Daniel Kiriakou für dich:
„Du kriegst zum Beispiel bei der XRechnung nur einen Datensatz. Du kannst es gar nicht lesen, das heißt, du brauchst ab sofort ein Tool, um überhaupt sichtbar zu machen: Was steht in der Rechnung drin? Was schulde ich denn meinem Lieferanten oder meinem Dienstleister?“
- Daniel Kiriakou, Steuerberater
Vor- und Nachteile der XRechnung
Ein paar wichtige Merkmale der XRechnung kennst du nun schon. Hier noch einmal besonders wichtige Vorzüge und Nachteile im Überblick:
Noch mal das Wichtigste: Auch die XRechnung ist eine effiziente Lösung für den digitalen Rechnungsverkehr. Dieser Standard eignet sich besonders gut für die maschinelle Verarbeitung. Seit 2020 ist sie der Standard im Rechnungsaustausch mit Bund und Behörden.
ZUGFeRD oder E-Rechnung: Was ist besser für mich?
ZUGFeRD und XRechnung – die Vor- und Nachteile liegen vor dir. Jetzt stellt sich für dich die Frage: Welches der beiden Formate soll es werden? Die Antwort bleibt letzten Endes dir überlassen. Denn beide erfüllen die gesetzlichen Anforderungen nach EU-Norm.
Was dir bei der Entscheidung helfen kann, ist der Blick auf deine Kunden. Wer sind sie und welche Anforderungen haben sie an die Rechnungsstellung?
- Arbeitest du „nur“ mit öffentlichen Auftraggebern und Behörden, dann empfiehlt sich XRechnung. Schließlich ist sie der gesetzlich vorgeschriebene und eigens für den Austausch von elektronischen B2G-Rechnungen entwickelte Standard.
- Das ZUGFeRD-Format hingegen ist flexibler und funktioniert für eine größere Bandbreite an Kunden: Sie ist von Maschinen lesbar gemäß EU-Norm und hat die visuelle PDF-Komponente. Damit kommst du vielen B2B-Rechnungsempfängern entgegen.
- Arbeitest du mit öffentlichen Auftraggebern ebenso wie mit privaten Unternehmen? Dann kann ZUGFeRD in der Version 2.1 eine gute Wahl sein. Es erfüllt die Erwartungen beider Kundenkreise.
Hier noch einmal eine Vergleichstabelle zum XRechnung-ZUGFeRD-Unterschied nach einigen wichtigen Kriterien:
Der Steuerberater Daniel Kiriakou hat hierzu noch einen Expertentipp:
„Verschickt ZUGFeRD: Wer die XML-Datei braucht, hat sie dabei und alle anderen haben ein schönes PDF.“
- Daniel Kiriakou, Steuerberater
Den Unterschied ZUGFeRD-XRechnung kennst du nun. Aber wie erstellst du diese E-Rechnung-Formate nach der neuen E-Rechnungspflicht? Hier ist deine Lösung.
ZUGFeRD und XRechnungen mit sevdesk erstellen
Ob ZUGFeRD oder XRechnung – sevdesk steht für dich pünktlich mit beidem bereit, wenn am 1. Januar 2025 die Rechnungsverordnung in Kraft tritt. Von Erstellung bis Archivierung machen wir dir deinen Start mit E-Rechnungen so einfach wie möglich. Und ganz gleich, ob du B2B- oder B2G-Kunden hast, jede Rechnung geht mit uns immer den aktuellen gesetzlichen Rechnungsstandards entsprechend raus.
Deine sevdesk-Vorteile im Überblick:
- Du gibst deine Rechnungsdaten ein und wählst dein gewünschtes Format bzw. deinen Standard.
- Du versendest und bearbeitest automatisch E-Rechnungen nach EU-Norm.
- Du musst dich um keinerlei technische Details kümmern.
- sevdesk archiviert alles nach Rechnungsverordnung. Die Rechnungsinhalte bleiben unversehrt.
- Du sparst massiv Zeit in der Buchhaltung und hast mehr Zeit für das Wesentliche.
Ab wann muss ich ZUGFeRD oder XRechnungen erstellen?
Die E-Rechnungspflicht tritt zum 01.01.2025 in Kraft. Allerdings gibt es Übergangsfristen, sodass du im Zweifel sogar erst ab 2028 E-Rechnungen schreiben musst. Aber Achtung: Empfangen (und verarbeiten) können musst du sie schon ab Januar 2025.
Zusammenfassung
XRechnung und ZUGFeRD sind beides Formate elektronischer Rechnungen, die den gesetzlichen Rechnungsstandards entsprechen. Sie erfüllen jedoch jeweils unterschiedliche Erwartungen von Rechnungsausstellern und Rechnungsempfängern.
Ein Vorteil XRechnung ZUGFeRD gegenüber ist, dass sie weniger fehleranfällig sind. Sie basieren auf einer reinen XML-Datei zur Verarbeitung durch Maschinen, bei der alle Rechnungsinhalte ihren festen Platz haben.
ZUGFeRD hingegen ist flexibler in der Nutzung. Hier wird der XML-Teil um eine für Menschen lesbare PDF-Komponente ergänzt. Das macht das ZUGFeRD-Profil der XRechnung gegenüber, für viele Unternehmen attraktiver. Pünktlich zum 1. Januar 2025 kannst du beide Formate mit gewohnt komfortablem Workflow via sevdesk versenden.
