Statusfeststellungsverfahren der Rentenversicherung: Ablauf, Dauer und Tipps

Was ist ein Statusfeststellungsverfahren?

Ein Statusfeststellungsverfahren dient dazu, herauszufinden, ob ein Beschäftigter selbstständig ist oder ob eine unselbstständige Tätigkeit vorliegt. Ein Selbstständiger unterliegt nicht der Sozialversicherungspflicht und muss somit nicht in die Rentenkasse einzahlen (bis auf wenige Ausnahmen). Erfüllen jedoch selbstständig Beschäftigte nicht die Anforderungen an eine unabhängige Beschäftigung, können sie nachträglich wie Arbeitnehmer eingestuft werden (z. B. bei einer Betriebsprüfung). Das würde hohe Nachzahlungen nach sich ziehen und könnte für den Arbeitgeber sogar strafrechtlich relevant sein.

Das Statusfeststellungsverfahren nach § 7a Abs. 1 Satz 1 SGB IV hilft dir also, Rechtssicherheit zu bekommen. Die Deutsche Rentenversicherung (DRV) stellt über die damit beauftragte Clearingstelle sicher, dass deine Auftraggeber oder du selbst als Arbeitgeber nicht mit hohen Nachzahlungen rechnen müssen.

Was ist Scheinselbstständigkeit?

Scheinselbstständige werden zwar als Selbstständige beschäftigt (und keine Sozialversicherungsbeiträge für sie abgeführt). Praktisch werden sie aber wie Arbeitnehmer behandelt, beispielsweise weil sie fest in den Betrieb integriert sind, weisungsgebunden sind oder keine Wahlfreiheit bei der Annahme von Aufträgen haben. Scheinselbstständige sind eigentlich Arbeitnehmer mit entsprechender Sozialversicherungspflicht.

Für wen ist ein Statusfeststellungsverfahren relevant?

Immer dann, wenn sich dir die Frage stellt, ob möglicherweise eine Scheinselbstständigkeit vorliegt oder ob bei bestimmten Arbeitnehmern vielleicht doch kein „echtes“ Beschäftigungsverhältnis vorliegen könnte, kannst du ein Statusfeststellungsverfahren einleiten. In einigen Fällen ist das sogar verpflichtend.

Obligatorisches Statusfeststellungsverfahren

Vorgeschrieben ist die Statusklärung durch die Clearingstelle der Rentenversicherung, wenn du folgende Arten von Arbeitnehmern beschäftigst:

• Ehegatten oder Lebenspartner des Arbeitgebers und deren Kinder oder Enkel
• Gesellschafter-Geschäftsführer einer GmbH

Bei diesen Personengruppen kommt es nämlich besonders oft zu Falscheinschätzungen bei der Einstufung des Vertragsverhältnisses. Damit die DRV das Statusfeststellungsverfahren in die Wege leiten kann, musst du bei der Anmeldung des Mitarbeiters beim Meldeverfahren besondere Schlüsselzahlen eingeben.

Freiwilliges Statusfeststellungsverfahren

Möchtest du sicher wissen, ob ein Auftragsverhältnis als selbstständig oder abhängig einzustufen ist, kannst du ein freiwilliges Statusfeststellungsverfahren einleiten. Dazu musst du ein schriftliches Formular ausfüllen und bei der DRV einreichen. So erhältst du Rechtssicherheit über deinen Erwerbsstatus.

Was du beim Statusfeststellungsverfahren beachten solltest

Bei der Statusfeststellung, ob du hauptberuflich selbstständig bist, kann so einiges schiefgehen. Im schlimmsten Fall wirst du nachträglich als Angestellter eingestuft, was entsprechende Nachzahlungen nach sich zieht. Deshalb solltest du dich auf ein Statusfeststellungsverfahren gut vorbereiten.

Unsere Tipps helfen dir dabei:

• Der wichtigste Tipp zuerst:
  Hast du das Gefühl, dein Erwerbsstatus könnte fragwürdig sein, lasse dich zum Statusfeststellungsverfahren unbedingt anwaltlich beraten.
• Das Bundesverwaltungsgericht hat in einem Urteil klargestellt, dass du dich im Statusfeststellungsverfahren nicht von deinem Steuerberater vertreten lassen darfst. Nur Rechtsanwälte sind dazu befugt.
• Wurde bei dir bereits eine Betriebsprüfung der Rentenversicherung angeordnet oder prüft die Krankenversicherung aktuell deine Versicherungspflicht, kannst du das freiwillige Anfrageverfahren nicht mehr einleiten.
• Dokumentiere am besten jedes Arbeitsverhältnis bzw. Auftragsverhältnis schriftlich und sammle Belege dafür, um den jeweiligen Erwerbsstatus bei einer Statusklärung nachweisen zu können.
• Wird die Prognoseentscheidung der Clearingstelle auf der Basis falscher Angaben erlassen, kann diese später widerrufen werden. Mache unbedingt wahrheitsgemäße Angaben, um strafrechtliche Konsequenzen zu vermeiden (z. B. wegen vorsätzlichem Sozialversicherungsbetrug).
• Bei der obligatorischen Statusfeststellung musst du das Anfrageverfahren spätestens einen Monat nach Aufnahme der Tätigkeit bei der DRV beantragen. Auch vor Arbeitsaufnahme ist die Statusklärung beim Versicherungsträger möglich.

Was ist die Clearingstelle? Die Clearingstelle ist eine Prüfstelle der Deutschen Rentenversicherung, die alleine für Fragen rund um den Sozialversicherungsstatus zuständig ist. Über 15.000 Verfahren werden hier jährlich durchgeführt. Die Clearingstelle hat ihren Sitz in Berlin.

So wird das Statusfeststellungsverfahren beantragt

Die Statusfeststellung, ob jemand hauptberuflich selbstständig ist, können mehrere Beteiligte in die Wege leiten:

• Auftragnehmer / Mitarbeiter
• Auftraggeber / Arbeitgeber
• ggf. dritte Partei, wenn diese am Vertragsverhältnis beteiligt ist (Dreiecksverhältnis)

Auch die Sozialversicherungsträger können im Rahmen einer Betriebsprüfung eine Statusklärung für ein Beschäftigungsverhältnis anordnen. Möchtest du selbst ein Statusfeststellungsverfahren beantragen, um Rechtssicherheit zu erlangen, gehst du folgendermaßen vor:

1. Fülle die Antragsformulare der DRV aus. Du kannst sie entweder telefonisch anfordern oder einfach auf der Website der Rentenversicherung herunterladen. Besonders die Formulare V0027 und C0031 sind für Freelancer wichtig.
2. Lasse dich gegebenenfalls von einem Rechtsanwalt zur Statusfeststellung beraten.
3. Sende deine Antragsformulare an die Clearingstelle, entweder per Post oder per De-Mail.
4. Die DRV prüft deine Unterlagen.
5. Die Clearingstelle teilt dir ihre Entscheidung in einem schriftlichen Bescheid mit. Dieser schafft Rechtssicherheit über deinen Erwerbsstatus. Die Entscheidung, ob Versicherungspflicht besteht, trifft allerdings der jeweilige Versicherungsträger, wenn auch auf Basis der Einschätzung durch die Clearingstelle.

Strengst du ein Statusfeststellungsverfahren an, ehe die Zusammenarbeit mit deinem Auftraggeber begonnen hat, kannst du finanziellen Nachteilen vorbeugen. Die Clearingstelle trifft dann eine sogenannte Prognoseentscheidung. Fällt diese für dich nicht positiv aus, hast du so noch die Chance, von dem Auftrag zurückzutreten.

Tipp: Für die Antragstellung benötigst du zahlreiche Informationen zu deinem Unternehmen sowie zum Auftrag und Daten des Vertragspartners. Mit einer lückenlosen Buchführung hast du alle Daten direkt parat. Erfasse deine Aufträge im sevdesk Online-Rechnungsprogramm.

Kosten und Dauer eines Statusfeststellungsverfahrens

Wie lange das Anfrageverfahren dauert, kann je nach Arbeitsbelastung der Clearingstelle variieren. Gesetzlich vorgegeben ist eine maximale Dauer der Statusfeststellung von drei Monaten. Laut Angaben der DRV liegt die durchschnittliche Bearbeitungszeit bei 84 Tagen, also tatsächlich bei knapp drei Monaten.

Das Statusfeststellungsverfahren ist kostenfrei und für keinen der Beteiligten mit Kosten verbunden.

Folgen des Statusfeststellungsverfahrens

Das Statusfeststellungsverfahren endet mit der Entscheidung der Clearingstelle, ob eine abhängige oder eine selbstständige Tätigkeit vorliegt. Deckt sich das Ergebnis der Statusklärung mit dem bereits angedachten oder ausgeführten Beschäftigungsmodell, ändert sich überhaupt nichts und die Zusammenarbeit kann unverändert fortgesetzt werden. Kommt die Clearingstelle jedoch zu einem abweichenden Ergebnis, hat das Konsequenzen.

Feststellung einer selbstständigen Tätigkeit

War ein Mitarbeiter bislang angestellt und wird als hauptberuflich selbstständig eingestuft, so endet die Versicherungspflicht. Der Arbeitgeber muss also keine Beiträge mehr an den Sozialversicherungsträger melden und an die Einzugsstelle abführen. Es ergeben sich daraus keine (straf-)rechtlichen Konsequenzen.

Feststellung einer abhängigen Beschäftigung

Schwerer wiegt meist der Fall, bei dem bislang ein selbstständiges Auftragsverhältnis vorlag, das von der Clearingstelle der DRV als abhängige Beschäftigung eingestuft wird. Dies zieht mehrere Folgen nach sich:

• Nachzahlung der Sozialversicherungsbeiträge an die Einzugsstelle für bis zu vier Jahre rückwirkend
• auf Rechnungen ausgewiesene Umsatzsteuer ist zurückzuzahlen
• rückwirkende Einstufung als Arbeitnehmer
• ggf. strafrechtliche Konsequenzen (z. B. Bußgelder bis hin zur Gefängnisstrafe), wenn Vorsatz nachweisbar ist

Widerspruch gegen Ergebnis des Statusfeststellungsverfahrens einlegen

Bist du mit der Entscheidung der Clearingstelle nicht einverstanden, kannst du Widerspruch gegen die Statusfeststellung einlegen. Das ist sinnvoll, wenn du neue Informationen bereitstellen kannst oder von einer Fehleinschätzung des Sachbearbeiters ausgehst. Dafür hast du vier Wochen ab Zugang des Bescheids Zeit.

Du musst den Widerspruch schriftlich und fristgerecht stellen, aber zunächst noch keine Gründe angeben. Du kannst also beispielsweise erst einmal zur Fristwahrung Widerspruch erheben und dich dann mit deinem Anwalt abstimmen, wie ihr am besten argumentieren könnt. Er kann auch Akteneinsicht beantragen, um mögliche Ansatzpunkte für eure Argumentation zu finden. Du wirst dann von der DRV angehört und die Stelle prüft deinen Sozialversicherungsstatus erneut. Bist du mit dem Ergebnis der erneuten Prüfung wiederum nicht einverstanden, kannst du noch Klage erheben.

Buchhaltungssoftware von sevdesk nutzen und Selbständigkeit beweisen

Für Selbstständige ist es wichtig, Rechtssicherheit bezüglich ihres Versicherungsstatus zu bekommen. Es gibt viele Anhaltspunkte, die für die Rentenversicherung auf eine Scheinselbstständigkeit hindeuten. Für dich ist wichtig, möglichst viele Nachweise zu sammeln, die dagegen sprechen. Dies umfasst beispielsweise einen eigenen Webauftritt und Visitenkarten, frei wählbare Arbeitszeiten und die freie Bestimmung über deinen Urlaub. 

Auch eine professionelle Buchführung ist ein Anhaltspunkt für eine selbstständige Tätigkeit. Idealerweise erfasst du deine Einnahmen und Ausgaben von vornherein ordentlich in einer Buchhaltungssoftware. Dabei hilft dir sevdesk einfach und unkompliziert weiter. Erfasse deine Belege KI-unterstützt über deine Handykamera, schreibe Rechnungen einfach online und behalte im Dashboard immer den Überblick über deine Zahlen. Deine Umsätze und Gewinne weist du über entsprechende Auswertungen auf Knopfdruck nach. So kannst du deinen Erwerbsstatus durchgängig belegen.

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Zusammenfassung zum Statusfeststellungsverfahren

Das Statusfeststellungsverfahren der Deutschen Rentenversicherung verschafft dir Rechtssicherheit über deinen Erwerbsstatus. So kannst du sichergehen, dass nicht später nachträglich die Versicherungspflicht festgestellt wird und du für mehrere Jahre Sozialversicherungsbeiträge nachzahlen musst. Trotz allem solltest du dich vor deinem Antrag rechtlich beraten lassen – fehlerhafte Angaben können hier nämlich verheerende finanzielle Folgen haben.

Häufig gestellte Fragen zum Statusfeststellungsverfahren