Eine Mahnung wird auch als Zahlungserinnerung oder Reminder bezeichnet. Sie dient dazu, einen Schuldner förmlich in Verzug zu setzen. Dies kann und muss man tun, wenn dieser eine Rechnung nicht fristgemäß bezahlt. Die Schriftform ist nicht vorgeschrieben, doch sollte man aus Beweisgründen schriftlich mahnen.

Was ist eine Mahnung?

Eine Mahnung ist eine Zahlungserinnerung. Man muss den Gläubiger darin eindeutig auffordern, eine offene Rechnung zu bezahlen. Dem Kunden kann man mit der Mahnung rechtliche Schritte androhen, wenn er der Zahlungsaufforderung nicht nachkommt. Allerdings widerspricht es den Gepflogenheiten, dies direkt beim ersten Anmahnen zu tun. Das Schreiben einer Mahnung ist an bestimmte Bedingungen gebunden.

Die Kosten für die Mahnung orientieren sich am Gebührensatz für Anwälte

Grundlage ist immer eine Rechnung, die man bereits gestellt hat. Beim Schreiben einer Rechnung legt man ein Zahlungsziel fest. Überschreitet der Schuldner die Frist, die der Gläubiger in seiner Rechnung gesetzt hat, darf gemahnt werden. Teilt ein Schuldner dem Gläubiger mit, dass er die Rechnung nicht bezahlen wird, muss man keine Mahnung schreiben. Man kann und sollte allerdings aus Beweisgründen eine Mahnung erstellen. Mit dem sevDesk Rechnungsprogramm kannst du einfach Angebote und Rechnungen schreiben. Mit Hilfe der Bankschnittstelle wird das Überprüfen der offenen Posten kinderleicht, sodass du offene und überfällige Rechnungen immer im Blick hast.
Vorlage für eine Mahnung

Wann verschickt man eine Mahnung?

Man mahnt in der Regel nicht gleich, wenn der Kunde sein Zahlungsziel nicht eingehalten hat und dieses gerade erst verstrichen ist. Für gewöhnlich verschickt man ein Mahnschreiben erst dann, wenn der Schuldner innerhalb von 30 Tagen nach Ende des gesetzten Zahlungsziels die Rechnung nicht bezahlt hat. Zur Überwachung der Zahlungstermine bietet sich spezielle Software an, die die Rechnungsstellung und das Überprüfen der Zahlungstermine übernimmt.

In der ersten Mahnung erhebt man im Allgemeinen noch keine Mahngebühren oder Verzugszinsen. Erst mit der zweiten Mahnung sollte man Mahngebühren erheben. Für die Mahngebühren gelten Obergrenzen, die je nach Bezirk des jeweiligen Oberlandesgerichtes geregelt sind. Abhängig vom jeweiligen Bundesland, gelten unterschiedliche Obergrenzen. Mehr zum Thema „Mahnkosten“ weiter unten.

Welche Mahngebühren kann man fordern?

Im Kern kennt das Gesetz keinen Posten, der „Mahngebühren“ heißt. Geregelt ist nur, dass der Gläubiger bei Nichtbezahlung einen Verzugsschaden geltend machen kann. Dieser Verzugsschaden setzt sich zusammen aus

  • Den Kosten für das Erstellen und Versenden der Mahnung
  • Verzugszinsen.

Verzugszinsen

Die Verzugszinsen, die erhoben werden dürfen, sind sehr genau geregelt. Fünf Punkte über dem Basiszinssatz darf ein Gläubiger am dem Tag erheben, an dem der Schuldner in Verzug gerät. Der Basiszinssatz wird von der Deutschen Bundesbank festgelegt und von speziellen Portalen im Internet veröffentlicht. Derzeit beträgt der Basiszinssatz 0,83 Prozent. Das bedeutet, dass ein Gläubiger die geschuldete Summe zu 5,83 Prozent verzinsen und in Rechnung stellen darf. Ein Beispiel:

Es werden 100 Euro geschuldet, das über einen Zeitraum von 30 Tagen. Dann berechnet sich der Schuldzins wie folgt:

100 * 0,0583 / 12 = 48,5 Cent

Mahnkosten und Inkasso

Bei den Kosten für eine Mahnung ist die Sachlage nicht ganz so eindeutig. Mahnt der Gläubiger per Brief selber, dann kann er lediglich die Kosten für Papier und Port in Rechnung stellen. Meist belaufen sich die Mahnkosten dann auf rund 5 Euro. Teurer für den Schuldner wird es hingegen, wenn der Gläubiger ein Inkassounternehmen einschaltet. Denn die Kosten, die dieses Unternehmen in Rechnung stellt, kann der Gläubiger dem Schuldner in Rechnung stellen. So kommen schnell dreistellige Mahnkosten zusammen.

Die Kosten für die Mahnung orientieren sich am Gebührensatz für Anwälte

Die Kosten für das Inkassobüro dürfen jedoch nicht die Sätze übersteigen, die ein Rechtsanwalt für dieselbe Leistung ansetzen darf. Von daher orientieren sich die Mahngebühren eng an der Gebührenordnung für Rechtsanwälte. Außerdem muss der Gläubiger die Kosten, die durch die Mahnung entstanden sind, detailliert offenlegen. Man darf also nicht pauschal 50 Euro veranschlagen, ohne dass diese Kosten tatsächlich angefallen sind.

Wie mahnt man?

Man mahnt generell schriftlich, dabei muss man sich auf die jeweilige Rechnung beziehen. Man kann ein Mahnschreiben erstellen und dazu einen Vordruck nutzen. In der Regel tut man das mit Briefkopf des Unternehmens und einem entsprechenden Text. Man setzt den Schuldner in Verzug und sollte diesen Umstand klar mitteilen. Will man eine Mahnung schreiben, kann man sie per Einschreiben und Rückschein abschicken. So hat man so einen Beleg, dass und wann man die Mahnung abgeschickt hat. In der Regel schickt man drei Mahnungen, mit jeweils zwei Wochen Abstand, bevor man rechtliche Schritte einleitet.

Was sollte man beim Mahnen sonst noch beachten?

Der Gläubiger sollte beim Verfassen einer Mahnung immer daran denken, dass der Angemahnte ein Kunde ist. Auch wenn es ärgerlich ist, wenn Menschen ihre Rechnungen nicht bezahlen – im Ton vergreifen, drohen oder ausfällig zu werden bringt nichts. Außer einem verlorenen Kunden hat man auf diese Weise nichts gewonnen.

Auch bei der Auswahl eines geeigneten Inkassounternehmens sollte man sich nicht von emotionalen Aspekten leiten lassen, sondern mit dem Dienstleister genau die „Gangart“ absprechen, mit der dieser gegen die eigenen Kunden vorgehen soll.

Bei unseren Vorlagen findest du auch eine Mahnungsvorlage.

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