7 Tipps für eine erfolgreiche Business-Kommunikation!

Wort für Wort zu mehr Erfolg!

E-Mails, Geschäftsbriefe, der Internetauftritt des Unternehmens – schriftliche Kommunikation findet im Geschäftsalltag dauernd statt. Viele Unternehmer machen sich jedoch kaum Gedanken dazu, wie sie dabei Ihren Kunden und Partnern gegenüber auftreten. Dabei kann der richtige (oder falsche) Tonfall einen großen Unterschied machen. Unabhängig davon, in welchem Medium Sie kommunizieren, gibt es einige kleine Tipps und Tricks, die es dem Adressaten leichter machen, gerne zu lesen, was Sie ihm schreiben.

1. Keep it short and simple

Anrufe, Rechnungen, E-Mails, Meetings – der Berufsalltag ist stressig. Da ist es nur natürlich, dass niemand gerne viel lesen und lange über das Gelesene nachdenken möchte. Schreiben Sie darum so viel wie nötig, aber so wenig wie möglich. Short eben.
Genauso wichtig: simple. Gerade in der Geschäftswelt tendieren viele Menschen dazu, mit langen Schachtelsätzen voller vermeintlich klug wirkender Fremdwörter um sich zu werfen. Versetzen Sie sich bei Ihrer nächsten E-Mail doch einfach mal in die Lage des Empfängers. Ist es wirklich notwendig, dass Sie ein altes Produkt durch ein neues substituieren? Oder würde es der Leser nicht viel schneller verstehen, wenn Sie es einfach ersetzen? Selbstverständlich gehören viele branchenübliche Fremdwörter dazu. Dennoch lohnt es sich, sie sparsam einzusetzen und einen Text so leichter erfassbar zu machen.

2. Vermeidung von Verbeamtung

Ein leider sehr beliebter Weg, Texte besonders leser-unfreundlich zu machen, ist der Nominalstil.
„Es gibt keinerlei Veranlassung zu einer erneuten Besprechung der Sachlage.“ Zumindest, wenn man auf dem Amt arbeitet. Ein dynamisches Unternehmen könnte aber auch einfach sagen: „Das müssen wir nicht noch einmal besprechen.“

3. Aktiv statt passiv

Im Wort „Unternehmen“ steckt eine Menge Aktivität. Diese kann (und sollte) sich auch in der Sprache widerspiegeln.
Erledigen Sie Dinge, statt darauf zu warten, dass sie erledigt werden.
(Ein Beispiel: „Der Auftrag wird geholt“ vs. „Wir holen den Auftrag“. Na, was klingt motivierender?)

4. Bildlich und mit Beispielen versehen

Gerade, wenn Sie schwierige Sachverhalte erklären müssen, helfen Bilder dem Leser, diese zu verstehen. Gemeint sind keine Grafiken, sondern eine bildhafte Sprache.
Vergleichen Sie einmal folgende Aussagen miteinander:

„Er sah sie und war sofort verliebt.“
vs.
„Er sah sie und spürte, wie es in seinem Kopf und in seinem Herzen aufgeregt kribbelte.“

Na, welcher Satz schildert Ihnen, wie es dem Mann ging, eher so, dass Sie sich hineinversetzen können? (Falls Sie jetzt sagen, dass so natürlich weit längere Texte entstehen, geht der Punkt übrigens an Sie …) Auch Beispiele unterstützen Sie ganz hervorragend bei dem, was Sie dem Leser vermitteln wollen. Grundsätzlich gilt: Je komplizierter die Thematik, desto einfacher sollten die Beispiele sein.

5. Floskeln vermeiden

Dinge, die wir alle schon tausend Mal gelesen haben, sind nichts, woran man interessiert hängenbleibt. Nichts, was man gerne lesen möchte. Abgegriffene Floskeln („Der Winter steht vor der Tür“, „Die Temperaturen steigen, die Preise fallen“) und leere Marketing-Begriffe sollten Sie daher unbedingt aus Ihren Texten streichen.

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6. Glaubwürdig bleiben

Versprechen Sie nichts, was Sie nicht halten können – oder sogar von Anfang an gar nicht halten wollen. Egal, welches Produkt Sie verkaufen, es wird nicht das Leben Ihrer Kunden von Grund auf verändern und niemand wird ein schönerer oder besserer Mensch, wenn er es kauft.

Bleiben Sie in Ihrer Kommunikation ehrlich und glaubwürdig. Echte Vorteile sind viel entscheidender als übertriebene Anpreisungen.

7. Direkt ansprechen 

Treten Sie mit Ihren Kunden in einen echten Dialog – statt einen Monolog darüber zu führen, wie großartig Ihr Unternehmen ist. Versuchen Sie, Sätze öfter mit „Sie“ als mit „Wir“ oder „Ich“ zu beginnen.

E-Mails und Briefe

Wenn Sie bestehenden Kunden, Lieferanten oder anderen Geschäftspartner schreiben, haben Sie einen großen Vorteil: Sie kennen in der Regel denjenigen, mit dem Sie sprechen.
Nutzen Sie diesen Vorteil! Lassen Sie so oft es geht eine kleine persönliche Note mit einfließen. Sie selbst sitzen in München, ihr Kunde ist Hamburger? Grüßen Sie ihn mit einem norddeutschen „Moin, moin in die Hansestadt“. Oder machen Sie sich schlau, was in Hamburg gerade los ist. Olympia-Bewerbung? Wie steht eigentlich ihr Kunde dazu?
Wichtig dabei ist, dass Sie ihre Beziehung zueinander richtig einschätzen. Im Zweifel ist es besser, nicht zu persönlich zu werden, um nicht wie ein Stalker zu wirken.

Absolute Basics in der persönlichen Kommunikation sind Rechtschreibung und Grammatik – angefangen beim Namen des Empfängers. Schleicht sich hier ein Fehler ein, gleicht dies einem Super-GAU in der Geschäftsbeziehung. Und auch in der eigentlichen Nachricht sollte nach Möglichkeit alles DUDEN-kompatibel sein. Dies zeigt, dass Sie sich Zeit genommen haben, um Ihrem „Gesprächs“partner zu schreiben.

Tipp: Auch in E-Mail-Programmen gibt es eine automatische Rechtschreibprüfung

Texte im Web

Das Internet ist voller Informationen. Die größte Herausforderung besteht heute nicht mehr darin, sie zu finden, sondern sie nach Wichtigem und Unwichtigem zu filtern. Dies liegt zum einen an dem schier endlosen Angebot an Websites zu allen möglichen Themen, zum anderen aber auch an deren Informationsdichte.

Hinzu kommt, dass User Texte im Web meist nicht (sofort) komplett lesen, sondern zunächst nach wichtigen Stichworten scannen. Daher ist es absolut hilfreich, entscheidende Begriffe oder (kurze) Textpassagen zu fetten. So machen Sie es dem Leser leichter, das zu finden, was ihn interessiert. Bei längeren Texten sollten Sie sinnvolle Zwischenüberschriften einbauen, die die Informationen strukturieren und dem Auge die Angst vor zu viel Text nehmen. Auch Bullet-Points sind hierfür gut geeignet.

Das Hamburger Verständlichkeitskonzept

Das Hamburger Verständlichkeitskonzept wurde zwischen 1969 und 1974 von den Psychologen Inghard Langer, Friedemann Schulz von Thun und Reinhard Tausch entwickelt. Es beurteilt die Verständlichkeit von Texten anhand bestimmter Kriterien, zu denen entsprechende Empfehlungen gegeben werden:

Einfachheit

kurze Sätze (9 bis 13 Wörter), kurze Wörter (dreisilbig), vertraute Wörter (keine Fremdwörter oder Fachbegriffe)

Gliederung

Ein einziger Gedanke pro Satz, das Wesentliche an den Anfang, Zusammenhängendes in Absätzen gliedern.

Prägnanz

Verben (statt Substantivierungen), bildhafte Sprache.

Anregung

Bilder und Grafiken verwenden.

Übrigens:

Es gibt zahlreiche Formeln, um die Lesbarkeit eines Textes zu berechnen. Die meisten davon scheinen recht kompliziert, berücksichtigen letzten Endes aber fast alle die gleichen Kriterien wie auch das Hamburger Verständlichkeitskonzept. Behalten Sie dessen Empfehlungen das nächste Mal, wenn Sie etwas schreiben, also einfach im Hinterkopf.
Sie können Ihre Texte auch online auf Lesbarkeit hin überprüfen lassen. Die entsprechenden Tools sind natürlich mit Vorsicht zu genießen – einige von ihnen geben aber gute Hinweise darauf, wie Sie einen Text verständlicher formulieren können. Versuchen es beim nächsten Mal zum Beispiel hier: http://tuwort.net

Peter Sutter

Head of Marketing und bei den neusten Marketingstrends up to date. Peter kennt die Kunden von sevDesk genau und weiß daher um die Bedürfnisse von kleinen Unternehmen. Auf unserem Blog teilt er sein Wissen mit dir!

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