Lieferschein-Management

Mit sevDesk hast du den vollen Überblick über Lieferscheine und zugehörige Dokumente

Lieferscheine in sevDesk

Übersichtlich und strukturiert

Keine Pflicht, aber sehr hilfreich. Wenn du Waren herstellst und versendest ist es hilfreich deiner Lieferung den Lieferschein beizufügen. Damit hat dein Kunde die Möglichkeit die Lieferung auf Vollständigkeit zu prüfen und dir gegebenenfalls Rückmeldung zu geben.

In sevDesk ist das Lieferschein-Management sehr einfach. Mit einem Klick erstellst du einen passenden Lieferschein direkt aus dem Angebot heraus. Alle folgenden Dokumente, wie die Rechnung, tragen automatisch dieselbe Referenz. So behältst du auch bei mehreren Dokumenten stets den Überblick.

Buchhaltung welche sich von alleine macht

Automatischer Nummernkreis

Eine Sorge weniger

Wie bei Angeboten und Rechnungen erhalten deine Lieferscheine einen eigenen Nummernkreis, den sevDesk automatisch weiterführt.

Solange du deinen Lieferschein als Entwurf speicherst, nimmt er keinen Platz im Nummernkreis ein. Der nächste Lieferschein, den du erzeugst, nimmt dann ganz automatisch den Folgeplatz im Nummernkreis ein.

  • Automatisch fortlaufender Nummernkreis
  • Lückenlos
  • Fehlerresistent
Mit der Buchhaltungssoftware sevDesk verwaltest du deine Lieferscheine digital
Rechnungen, Mahnungen und Angebote einfach erstellen

Angebote und Rechnungen erstellen

Rundum abgedeckt mit sevDesk

Deinen gesamten Rechnungsprozess bildest du ganz einfach mit sevDesk ab. Vom ersten Angebot, zur Rechnung und sogar zur Mahnung unterstützt dich sevDesk mit Vorlagen, Verknüpfungen und fortlaufenden Nummernkreisen.

  • Ganzer Rechnungsprozess abgedeckt
  • Wähle aus vielen Vorlagen
  • Automatischer Mahnprozess
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Buchhaltungssoftware rechnungen schreiben, Kunden verwalten, Finanzen im Blick behalten

Deine gesamte Buchhaltung an einem Ort

Mit der Buchhaltungssoftware von sevDesk minderst du deinen Buchhaltungsaufwand enorm. Belege, Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Angebote und Mahnungen verwaltest du digital direkt im System.

Viele Automatisierungen und Vorlagen erleichtern dir den Einstieg in die Software und vereinfachen deinen Buchhaltungs-Alltag.

Mehr zur Buchhaltungssoftware

Weitere nützliche Funktionen

Wir unterstützen dich bei deiner Buchhaltung

Belegarchivierung
Belegarchivierung

Rechnungen scannst du mit der App oder per Drag & Drop direkt im System. Alle relevanten Daten erkennt sevDesk automatisch und schlägt dir eine Buchungskategorie vor.

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Individuelles Rechnungsdesign
Individuelles Rechnungsdesign

Du lädst einmalig dein individuelles Briefpapier hoch und erstellst zukünftig rechtssichere Rechnungen & Angebote in wenigen Sekunden.

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Online Banking
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Über 3.000 Geschäftsbanken unterstützt sevDesk – deine Bank ist sicherlich auch dabei. Bankgeschäfte meisterst du direkt aus der Software und sparst viel Zeit.

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Umsatzsteuervoranmeldung
Umsatzsteuervoranmeldung

Dank sevDesk wird deine Umsatzsteuervoranmeldung mit wenigen Klicks direkt an das Finanzamt weitergeleitet. Lästige Dauerfristverlängerungen wird es zukünftig nicht mehr geben.

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tagesaktuelle Auswertungen
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Wie ist deine Finanzlage? sevDesk zeigt es dir und zwar tagesaktuell. Die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) zeigt dir, wie es mit deinem Business läuft und wie viel Gewinn du erwirtschaftest.

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perfekte Zusammenarbeit
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sevDesk bietet als Plattform die perfekte Schnittstelle zwischen deinem Steuerberater und dir und ermöglicht dir deine Buchhaltung kostengünstig zu meistern.

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Über 80.000 begeisterte Kunden
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Die wichtigsten Fragen und Antworten zum Lieferschein

Was ist ein Lieferschein?

Wenn du eine Bestellung vornimmst, erhältst du in der Regel bei Ankunft der Ware einen Lieferschein. Dieser wird auch „Warenbegleitschein“ genannt. Ausgestellt wird der Lieferschein von Unternehmen, die Waren herstellen und liefern. Mit dem Warenbegleitschein bekommst du einen schnellen Überblick über die Ware. Außerdem kannst du so ermitteln, ob die Ware auf dem Schein auch in dem Lieferumfang enthalten ist. Denn, es kann immer vorkommen, dass nicht alle Artikel, die auf einem Lieferschein stehen, auch tatsächlich vollständig oder korrekt geliefert werden. Ist ein Artikel später oder gar nicht lieferbar, muss dieses auf dem Schein vermerkt sein.

Was ist ein elektronischer Lieferschein?

Der elektronische Lieferschein ist nichts anderes, als der Warenbegleitschein in Papierform. Allerdings wird dieser elektronisch erstellt und auch versendet. Der Schein wird in der Regel unmittelbar nach Versand der Ware per E-Mail verschickt. Somit kann der Kunde diesen ausdrucken und die Ware, wenn sie ankommt, auf Vollständigkeit prüfen.
Wichtig: Der Kunde muss mit dem elektronischen Lieferschein einverstanden sein.

Pflichtangaben - Was muss auf einem Lieferschein stehen?

Generell gibt es zu den Angaben keine gesetzlichen Vorschriften. Von daher gibt es auch keine Pflichtangaben, die auf einem Warenbegleitschein gehören. Vielmehr orientieren sich die Angaben auf dem Schein an den Funktionen des Warenbegleitscheins. Das heißt, was ist wichtig, damit der Kunde die Lieferung korrekt zuordnen kann? Hierdurch spricht man von Pflichtangaben auf Lieferscheinen, welche folgende sind:

  • Name vom Lieferanten
  • Name vom Empfänger
  • Datum des Auftrags
  • Datum der Lieferung
  • Menge und Bezeichnung der Waren
  • Lieferscheinnummer

Des Weiteren gibt es mögliche Bestandteile, die der Lieferschein enthalten kann, wenn sie als notwendig gelten. Zu diesen Bestandteilen gehören:

  • Einzelpreise der Waren
  • Nachlieferungen
  • gewählte Versandart
  • Angabe, aus wie viel Paketen die Lieferung besteht

Muss ich Lieferscheine ausstellen?

Die Pflicht, Lieferscheine auszustellen, gibt es nicht. Wenn du Rechnungen schreibst, auf denen alle Angaben über die Waren stehen und somit eine Überprüfung der Waren auf Vollständigkeit möglich ist, reicht das aus. Das heißt, Rechnungen können die Lieferscheine ersetzen.

Ist eine Lieferung ohne Lieferschein möglich?

Da Lieferscheine nicht verpflichtend ausgestellt werden müssen, ist grundsätzlich eine Lieferung ohne Schein möglich. Allerdings musst du dann beachten, dass alle notwendigen Daten über die versendete Ware auf der Rechnung stehen.

Kann ein Lieferschein eine Rechnung ersetzen?

Die Antwort ist ganz klar „Nein“. Ein einfacher Lieferschein enthält nicht die Angaben, die für eine Rechnung notwendig sind. Um zum Beispiel die Umsatzsteuer geltend zu machen. Wenn Lieferscheine die Angaben beinhalten, die für eine Rechnung verpflichtend sind, dann gelten sie als Rechnung und müssen auch als solche ausgewiesen werden.

Aufbewahrungsfristen - wie lange müssen Lieferscheine aufbewahrt werden?

Die Aufbewahrungsfristen für Lieferscheine bestehen aus drei Zeiträumen:

  • Bis Erhalt einer identischen Rechnung
  • 6 Jahre
  • 10 Jahre

Generell liegt die Aufbewahrungsfrist für Lieferscheine bei 6 Jahren. Erhältst du aber nach Eingang des Lieferscheins eine Rechnung, auf der alle relevanten Angaben stehen, die der Lieferschein enthalten muss, hast du die Möglichkeit, diesen Schein zu vernichten. Dann gilt die Aufbewahrungsfrist nicht. Wichtig ist hierbei, dass die gesetzlichen Regelungen für die Aufbewahrung einer Rechnung bei 10 Jahren liegen. Wenn du also die Rechnung gleichzeitig als Lieferschein verwendest, muss du diese Frist einhalten.
Die Fristen gelten für den Aussteller des Lieferscheins, aber auch für den Empfänger. Wenn du derjenige bist, der den Lieferschein ausgestellt hat, geht das Original an den Empfänger und du behältst eine Kopie.

Hinweis:
Damit der Papierkram nicht überhandnimmt, kannst du die Lieferscheine einscannen und somit elektronisch aufbewahren. Wichtig ist, dass der gescannte Lieferschein bildlich und inhaltlich mit dem Original übereinstimmt. Außerdem muss ein Eingangsstempel auf dem Lieferschein sein, welcher gut leserlich dargestellt ist. Ohne Eingangsstempel ist der Schein sonst ungültig. Auch hier liegt die Aufbewahrungsfrist bei 6 Jahren.

Wie kann ich mit sevDesk Lieferscheine erstellen?

Wenn du es dir einfach machen möchtest, erstellst du deine Lieferscheine in einem Rechnungsprogramm. Bei sevDesk kannst du mit nur einem Klick einen Lieferschein aus einem Angebot heraus erstellen. Der Vorteil ist, dass die Lieferscheinnummer automatisch fortlaufend erstellt wird und deine Lieferscheine Lücken- und Fehlerlos sind. So musst du dich um nichts weiter kümmern.
Erstellst du einen Lieferschein ohne vorheriges Angebot, zeigt dir das Programm jeden einzelnen Schritt, den du machen musst. Außerdem hast du die Möglichkeit, den Schein direkt aus dem Programm heraus an deinen Kunden zu versenden. Neben der Speicherung bei sevDesk kannst du deinen Lieferschein auf deinen Computer herunterladen oder ausdrucken. So sind die Daten doppelt gesichert und können nicht verloren gehen.

Hinweis:
Solltest du einmal nicht weiterkommen, steht dir ein Hilfecenter zur Verfügung. Dies erspart dir das Suchen im Internet und somit auch Zeit.

Word, Excel oder PDF Vorlagen - nicht GoBD-konform?

Gibt es Word, Excel oder PDF Vorlagen für Lieferscheine?
Es gibt viele Vorlagen, die du dir im Internet kostenlos herunterladen kannst. Durch die beiliegenden Anleitungen hast du die entsprechenden Erklärungen dazu, wie du den Schein ordnungsgemäß ausfüllst. Allerdings ist zu beachten, dass die Geschäftsunterlagen, die mit Word oder Excel erstellt sind, nicht GoBD-konform sind. Das heißt, diese Unterlagen erfüllen nicht die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff.

Warum sind Word oder Excel Dokumente nicht GoBD-konform?
Diese Dokumente werden in einem normalen Dateisystem abgelegt. Da hier in der Regel kein Schutz vor Veränderung oder Löschung besteht, entsprechen sie nicht den Anforderungen der GoBD. Änderungen oder Löschungen dürfen nur durch jeweilige Nachbuchungen oder Stornierungen kenntlich gemacht werden. Und dies geben die Vorlagen nicht her. Du kannst im Prinzip Änderungen vornehmen, wie es dir passt.
Arbeitest du in einem GoBD-konformen Programm, wie zum Beispiel sevDesk, bist du auf der sicheren Seite, was die ordentliche Aufbewahrung und den Datenzugriff betrifft. Somit besteht bei einer Betriebsprüfung keinerlei Risiko für dich, das die Unterlagen nicht anerkannt werden.