Vorbereitende Buchhaltung

Viele Unternehmen müssen jeden Monat die Buchhaltung erledigen, um sie beim Finanzamt vorzuzeigen. Hierzu gehört beispielsweise das Kontieren sowie das Bilanzieren von Ein- und Ausgaben. Auch die Umsatzsteuervoranmeldung, die Rechnungslegung sowie das Mahnwesen gehören dazu; normalerweise haben die größeren Unternehmen Buchhalter, die das für sie erledigen. Freiberufler oder kleine Unternehmen fragen manchmal auch bei einem Steuerberater an. Aber zumindest einen Teil der Arbeit übernimmt das Unternehmen in der Regel selbstständig. Und genau hier ist man bei der vorbereitenden Buchhaltung angekommen.

Was ist die vorbereitende Buchhaltung?

Im Grunde genommen ist die vorbereitende Buchhaltung relativ einfach: Die Belege werden chronologisch geordnet, damit dem Steuerberater auf diese Weise ein „Arbeitspaket“ gegeben werden kann. Ebenfalls zur vorbereitenden Buchhaltung gehört der Kassenbericht ohne Kontierung sowie der Kontoauszug, wenn Bankkonten vorhanden sind. Auch Rechnungen und gegebenenfalls anschließende Mahnungen werden durch das Unternehmen auf eigene Faust erstellt, Bankkonten werden alleine verwaltet und auch wenn Touren gemacht.

Vorbereitende Buchhaltung

Was gehört nicht mehr zur vorbereitenden Buchhaltung?

Die Buchungen selbst, die Kontierungen, Lohnangelegenheiten, Bilanzen, Abschlüsse und ähnliche Dinge sind dann nicht mehr Teil der vorbereitenden Buchhaltung. Diese werden vom Buchhalter oder vom Steuerbüro übernommen. Natürlich ist es auch möglich, die vorbereitende Buchhaltung extern erledigen zu lassen. Dabei fallen jedoch Kosten an, die man sich durchaus sparen kann.

Warum kontiert man Rechnungen?

Kontieren bedeutet, dass Belege in Aufwands- und Ertragskonten eingeordnet werden. Zahlen auf den Rechnungen und Quittungen zeigen, wie die Belege zum Konto zugeordnet werden. Die Belege weisen die Richtigkeit einer Buchung nach und müssen zehn Jahre lang aufbewahrt werden.

Es gibt zwei Sparten von Buchungsbelegen: externe Belege (auch Fremdbelege) wie etwa Rechnungen von Lieferanten, Bankbelege, Kontoauszüge und Gutschriften sowie interne Belege (auch Eigenbelege). Dazu zählen die kopierten Ausgangsrechnungen, Lohnnachweise, Gehaltslisten und Buchungsanweisungen. Auch Ersatzbelege, die fehlende Originale ersetzen, fallen in diese interne Kategorie.

Die Kontierung erfolgt in drei Schritten: Nach der Eingangserfassung mit Datums- bzw. Eingangsstempel erfolgt die chronologische Sortierung und anschließend die Prüfung, ob die Rechnung sachlich und rechnerisch korrekt ist. Wenn alles passt, kann der Beleg verbucht werden.



Die vorbereitende Buchhaltung im Detail

Nun wurden bereits einige Aufgaben vorgestellt, die das Unternehmen im Zuge der vorbereitenden Buchhaltung selbst erledigen kann. Doch wie sehen diese Arbeiten im Detail aus? Im Folgenden ein kurzer Überblick inklusive näheren Erläuterungen:

Das Vorsortieren von Belegen

Auch im kleinsten Unternehmen gibt es immer mindestens einen Kontoauszug. Für jeden Zahlungsvorgang, welcher auf dem Kontoauszug zu sehen ist, gibt es auch einen Beleg. Das sind zum Beispiel geschriebene Rechnungen, Rechnungen von Zulieferern und Lohnzahlungen. Der erste Schritt, um sich den Steuerberater sparen zu können, ist es also, die Belege direkt hinter den passenden Kontoauszug zu sortieren. Es werden also die einzelnen Blätter der Kontoauszüge abgeheftet und die Belege dahinter sortiert. Es gibt kaum Steuerberater, die sich nicht wünschen, dass zumindest dieser Arbeit von dem Unternehmen selbst erledigt wird.

Die Zuordnung der Buchungskonten

Ein Buchhalter verwendet immer so genannte Buchungskonten. D.h. nicht weniger, als dass es für verschiedene Kontenarten immer eine vordefinierte und fest zuordnenbare Kontonummer gibt. Diese besteht aus vier Ziffern und ist dem Kontenrahmen zu entnehmen. Selten ist es so, dass sie sechsstellig sind, beispielsweise im Baugewerbe. Viele kleinere Betriebe brauchen nur wenige solcher Buchungskonten. Der Steuerberater kann diese Nummern in der Regel irgendwann auswendig, weil sie sich von Mandant zu Mandant nur selten unterscheiden. Wenn man die passenden Kontonummern in den Kassenbüchern, auf Kontoauszügen und auf Ausdrucken als Unternehmen selbst notiert, kann hier weitere Zeit des Steuerberaters und damit Geld gespart werden. Die Liste der Kontonummern kann man sich vom Steuerberater geben lassen. Wer ein bisschen was von Buchhaltung versteht, weiß nun, dass der nächste Schritt der nächste wäre, alles selbst zu buchen.

Beträge alleine erfassen

Buchhalter, seien es nun Steuerberater oder ihre Assistenten, erfassen sämtliche Rechnungsbeiträge sowie Kostenarten mit der Hilfe einer Software. Wenn der Betrag korrekt zur passenden Nummer zugeordnet wurde, kalkuliert die Software die korrekten Steuersätze automatisch. Das Ergebnis sind unter anderem die Umsatzsteuervoranmeldungen, welche automatisch erstellt werden.
Im Grunde genommen können die Buchungen also auch selbst vorgenommen werden. Das ist nicht so schwierig, da die entstehenden Kosten sich häufig wiederholen. Dazu gehören zum Beispiel Telefongebühren, Miete und Gehälter. Es gibt diverse Buchhaltungssoftwares, die genau für solche Buchungen Vorlagen anbieten; diese können dann einfach immer wieder verwendet werden. Auch für Rechnungen, mit welchen Unternehmen ihre Gewinne erzielen, gibt es einen Automatismus, der im Zuge des Rechnungsdrucks die offenen Posten automatisch bei der Buchhaltung erzeugt. Wer also ein kleines mit bisschen Zeit und Konzentration übrig hat, kann wirklich vieles aus der Buchhaltung selbst erledigen.

Vorbereitende Buchhaltung dem Steuerberater besprechen

Es gehören also verschiedene Tätigkeiten zur vorbereitenden Buchhaltung. Zum Beispiel das Sortieren sowie das Abheften von Belegen, das Kontrollieren von Kontobewegungen, das Schreiben von Rechnungen, das Mahnwesen, das Führen von Kassenbüchern sowie Rechnungseingangsbüchern und Rechnungsausgangsbüchern. Auch die Erstellung der Reisekostenabrechnungen gehört zur vorbereitenden Buchhaltung.
Einzelne Belege werden dabei danach sortiert, ob für das Unternehmen die jährliche Bilanz notwendig ist oder ob eine Einnahmen-Überschuss-durch Rechnung erstellt werden soll. Ziel der vorbereitenden Buchhaltung ist, dass dem Steuerberater bereits aufgearbeitete, sortierte und geprüfte Belege und Unterlagen gegeben werden.
Welche Aufgaben es im Detail sind, die der Steuerberater als vorbereitende Buchhaltung sieht, muss und kann individuell besprochen werden. So ist es kein Problem, offen darüber zu sprechen, ob mit einem Teil Selbstarbeit Kosten eingespart werden können. Unternehmen können sich so jeden Monat eine ganze Menge Geld sparen.

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Vorbereitende Buchhaltung und Steuerberater trennen

Wer die vorbereitende Buchhaltung nicht selbst übernehmen möchte, aber auch keine Steuerberater dafür beauftragen will, kann auch beide Aufgaben an verschiedene Dienstleister abgeben. Ein Dienstleister kümmert sich dann um die vorbereitende Buchhaltung, die eigentlich viele Unternehmen selbst erledigen. Man holt dann die sortierten Belege ab und lässt sie dem Steuerberater zukommen. Der Vorteil dieser Lösung liegt auf der Hand, denn Unternehmen können sich auf diese Weise eine Menge Arbeit sparen. Unter Umständen ist es auch möglich, damit Geld zu sparen, weil keine zusätzliche Arbeitskraft eingestellt werden muss; der Nachteil dabei ist, dass natürlich Kosten entstehen, die man sich eigentlich sparen könnte. Jeder muss hier also für sich selbst abwägen, ob es für das eigene Unternehmen sinnvoll ist, die vorbereitende Buchhaltung und den Steuerberater voneinander zu trennen, um beides in kompetente Hände abzugeben.

Was kostet vorbereitende Buchhaltung?

Eine nicht unerhebliche Frage ist, wie hoch die Kosten der vorbereitenden Buchhaltung sind. Eine Antwort auf diese Frage ist pauschal nicht möglich. Es ist daher sinnvoll, wie bei jeder anderen Dienstleistung auch, Kosten miteinander zu vergleichen – doch, auch hier unterscheidet sich das nicht von anderen Dienstleistungen, man sollte nicht nur auf den Preis achten. Die Qualität der Arbeit sollte gut sein, der Steuerberater muss mit den Unterlagen hinterher auch arbeiten können. Eine Frage ist hier natürlich auch, ob die vorbereitende Buchhaltung in der Nähe stattfinden soll oder ob die Unterlagen auch per Post gesendet werden können. Fragen, über die sich jeder selbst Gedanken machen muss, um eine Antwort für sich zu finden.