Debitorenbuchhaltung

Bei der Debitorenbuchhaltung handelt es sich um das Forderungs-Management gegenüber den Kunden. Ein Debitor ist nichts anderes als ein Schuldner. Die Debitorenbuchhaltung ist in einem Unternehmen ein Teil der Buchführung, die sich damit beschäftigt, die Forderungen gegenüber den Kunden zu managen.
Das bedeutet, dass die Debitorenbuchhaltung das Gegenteil von der Kreditorenbuchhaltung ist. Diese bearbeitet alle Vorgänge, die mit Lieferanten und Dienstleistern des Unternehmens zusammenhängen.

Merke: Kreditoren sind Lieferanten an das Unternehmen. Debitoren sind deine Kunden, an die du lieferst oder für die du Leistungen erbracht und dafür Rechnungen gestellt hast.

Was ist Debitorenbuchhaltung?

Der Begriff Debitorenbuchhaltung: Was ist das genau?

Die Debitorenbuchhaltung stellt ein wichtiges Tätigkeitsfeld der Finanzbuchhaltung eines Unternehmens dar. Dieser Bereich befasst sich mit der Erfassung und der Verwaltung von Transaktionen mit Kunden bzw. Geschäftspartner, die in diesem Fall die Rolle des Debitors, also Schuldners, einnehmen. Obwohl der Kunde in der Geschäftswelt als Schuldner bezeichnet wird, so genießt er dennoch den Status eines Kunden und wird auch als solcher angesehen.
Die Erfassung der offen stehenden Beträge an dein Unternehmen ist weit mehr als nur eine rein dokumentarische Aufgabe. Denn die daraus resultierenden Informationen sind auch für die weitere Planung deines Unternehmens von großer Bedeutung. Und zwar in Hinsicht auf die eigene Liquidität und die weiteren geschäftlichen Beziehungen mit dem jeweiligen Debitor.

Die Debitorenbuchhaltung gliedert sich insgesamt in zwei große Aufgabenbereiche:

  • Das Forderungsmanagement
  • Das Informationsmanagement

Der Teilbereich Forderungsmanagement

Das Foderungsmanagement beinhaltet alle Maßnahmen, die ein Unternehmen im Zusammenhang mit den offenen Forderungen (Rechnungen) ergreifen kann. Das zentrale Element dabei bildet das Mahnwesen. So sind es zumeist die Mitarbeiter der Debitorenbuchhaltung, welche die Mahnungen verfassen und versenden. Sollte auf die erste Mahnung, noch die zweite Mahnung folgen und diese bereits mit einer Kündigungsandrohung, worauf dann eine letzte dritte Mahnung erfolgt und der Debitor nicht reagiert, dann werden die entsprechenden Maßnahmen entweder in Zusammenarbeit mit einem Rechtsanwalt ergriffen oder der Vorfall dann einem Inkassobüro weitergeleitet. Sollte immernoch keine Reaktion vom Debitor erfolgen, das heißt, eine außergerichtliche Einigung scheitert, dann leitet die Debitorenbuchhaltung entsprechende Schritte ein. Dies kann von einem Mahnbescheid über einen Vollstreckungsbescheid bis hin zu einer Gerichtsverhandlung führen.

Der Teilbereich Informationsmanagement

Im Informationsmanagement gibt es zwei Arten von Informationen. Auf der einen Seite die über die noch ausstehende und zu erwartenden Zahlungen der Kunden (Debitoren) an dein Unternehmen. Auf der anderen Seite die über das Zahlungsverhalten des entsprechenden Debitors.
Für dein Unternehmen sind die Informationen über die ausstehenden Zahlungen insofern von Bedeutung, da sie für die Liquidität deines Unternehmens wichtig sind und deine längerfristige Investitionsplanung beeinflusst. Es ist wichtig, dass du stets genau über die genaue finanzielle Lage informiert bist, um so eventuelle operative oder sogar strategische Entscheidungen fällen zu können.

Vor allem für zukünftige Geschäfte können die Informationen über deine Kunden sehr wichtig sein, denn das aktuelle Zahlungsverhalten eines Debitors lässt Rückschlüsse auf seine generelle Zahlungsmoral zu. Des Weiteren ist es der Debitorenbuchhaltung in manchen Fällen sogar möglich, Rückschlüsse auf die generelle finanzielle Lage des Kunden zu ziehen. Sollte es sich beispielsweise abzeichnen, dass einer deiner Debitoren gefährdet ist Insolvenz anzumelden, dann kannst du noch rechtzeitig reagieren und die Lieferungen einstellen. Damit kannst du eventuell dein eigenes Unternehmen vor finanziellen Problemen schützen, bevor sich die offenen Rechnungen summieren. Für diesen Bereich der Debitorenbuchhaltung benötigen deine Mitarbeiter ein ganz besonderes Gespür für geschäftliche Prozesse sowie einschlägige Erfahrungen in diesem Berufsfeld und eine hervorragende Ausbildung.

Tipp!

Mit einer Buchhaltungssoftware hast du stets einen Überblick über deine offenen Posten sowie über deine Debitoren und Kreditoren Buchungen.

Das Debitorenrisiko & Scoring

Wie bereits angesprochen, nicht alle Kunden zahlen pünktlich ihre Rechnungen und manche zahlen einfach gar nicht. Mit diesem sogenannten Debitorenrisiko muss die Debitorenbuchhaltung ebenso umgehen und damit das Risiko von Zahlungsmöglichkeiten möglichst genau einzuschätzen. Beim sogenannten Scoring wird die Zahlungsfähigkeit und das individuelle Risiko eines Zahlungsausfalls möglichst genau eingeschätzt. Damit kannst du eine gewisse Minimierung des Zahlungsausfalls erreichen. Fallweise kannst du dabei auch die Bonitätsdaten der Kunden, die aus externen Quellen stammen, Rücksicht nehmen.
Üblicherweise findet dieses Scoring in Verbindung mit der Verwaltung der Debitorenkonten zusammen statt. Allerdings sind Buchungen auf einem Einmal- oder CpD-Konto wie in der Kreditorenbuchhaltung in der Debitorenbuchhaltung nicht üblich. Die einzige Ausnahme hier ist das sogenannten „Klärungskonto“, auf dem eingehende Zahlungen gebucht werden, die nicht sofort sicher zugeordnet werden können.