Anlagenbuchhaltung

Bevor es direkt um die Anlagenbuchhaltung geht, muss erst einmal verstanden werden, was überhaupt Anlagegüter sind. Die Buchhaltung eines Unternehmens erfasst alle Geschäftsvorfälle, um so eine einwandfreie Verbuchung sicher zu stellen. Das Vermögen des Unternehmens vermehrt sich mit allen Einkäufen und Anschaffungen, wobei hier zwischen dem Umlauf- und dem Anlagevermögen unterschieden wird. Auf die Sachkonten des Umlaufvermögens werden alle Gegenstände, die wieder veräußert werden, also nur kurzfristig zum Unternehmen gehören, zugebucht. Werte, die dem Unternehmen länger dienen bzw. langfristig und einen gewissen Wert überschreiten und nicht verbraucht werden, die gelten als Anlagegüter und werden dementsprechend gebucht.

Was ist die Anlagenbuchhaltung?

Die Anlagenbuchhaltung erfasst alle Anlagen und deren wertmäßige Veränderungen in einem Unternehmen und dokumentiert diese.

Das Anlagevermögen gehört zum Betriebsvermögen und dient dem Unternehmen langfristig. Das klassische Beispiel sind dabei Maschinen, die in der Produktion eingesetzt werden.
In der Anlagenbuchhaltung ist der gesamte Bestand des Anlagevermögens aufgeführt, ebenso werden Veränderungen sichtbar. Wichtig ist die Anlagenbuchhaltung unter anderem auch für Versicherungen: Im Versicherungsfall sind aktuelle Vermögenswerte direkt erkennbar und können erstattet werden. Außerdem ist die Anlagenbuchhaltung Grundlage für die Wirtschaftlichkeitsanalyse: Wie stehen sich Reparatur- und Wiederbeschaffungskosten gegenüber?
Die Anlagenbuchhaltung gehört zum externen Rechnungswesen und weist die Vermögenswerte eines Unternehmens gegenüber bestimmten Stellen (u. a. gegenüber dem Finanzamt) aus. Durch diese besondere Form der Buchhaltung wird die Basis für Entscheidungen über Neuanschaffungen und Investitionen gelegt.

Wie funktioniert die Anlagenbuchhaltung?

Die Anlagenbuchhaltung zeigt alle aktuellen Vermögenswerte eines Unternehmens auf. Hier wird pro Anlage ein Konto eingerichtet, das jeweils den aktuellen Wert der Gegenstände, die zum Anlagevermögen zählen, ausweist.

Die Anlagenbuchhaltung nimmt alle Neuanschaffungen des Anlagevermögens auf und dokumentiert diese in der Anlagekartei der Firma. Kaufst du also ein Auto oder eine Immobilie für dein Unternehmen, bekommen diese Investitionen ein eigenes Konto in der Anlagekartei. Für die Dauer der Nutzung im Unternehmen wird diese Anlage dort geführt, wobei Wertminderungen durch Abschreibungen berücksichtigt werden. Aufgeführt ist hier jeweils der aktuelle Zeitwert der Anlage. Aus der Anlagenbuchhaltung herausgenommen wird die Anlage erst, wenn sie aus dem Betriebsvermögen ausscheidet und verkauft oder verschrottet wird. Die Anlage wird nicht aus dem Anlagevermögen entfernt oder das Anlagekonto gelöscht, weil der theoretische Wert dank Abschreibungen gleich null wäre. Die Anlagebuchhaltung führt derartige Gegenstände mit 0,00 Euro Wert, als Wertanlage sind sie aber immer noch vorhanden.

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Der Ausweis von dem Anlagevermögen

Für den wirtschaftlichen Betrieb von einem Unternehmen spielt das Anlagevermögen eine wichtige Rolle, denn es stellt die Basis für den betrieblichen Leistungsprozess dar. Im HGB (§ 247 & 253) sind die rechtlichen Grundlagen für den Ausweis des Anlagevermögens in der Bilanz zu finden. Dort wird zudem auch geregelt, dass alle Vermögensgegenstände zum Bilanzstichtag bewertet sein müssen. Zum Vorsichtsprinzip der deutschen Buchhaltung gehört, dass jeder Vermögensgegenstand ausschließlich nur mit seinem tatsächlichen Wert angesetzt werden darf. Ist ein Unternehmen nicht bilanzierungspflichtig, dann gelten für dieses die Regelungen der Absetzung für Abnutzung (AfA), die im deutschen Einkommenssteuergesetz stehen.

Anlagenbuchhaltung als Teil der Finanzbuchhaltung

Was ist Anlagenbuchhaltung?

Bei der Anlagenbuchhaltung handelt es sich um einen Teilbereich der Finanzbuchhaltung und hier wird sich ganz speziell mit den Anlagen bzw. den Anlagegütern des Unternehmens beschäftigt. Der Anlagenbuchhaltung kann beispielsweise die Art der Anlage entnommen werden und auch die jeweilige Änderung des Zustands der Anlage, während der Nutzung im Unternehmen.

Bei der Anlagenbuchhaltung werden beispielsweise:

  • Der aktuelle Wert,
  • die Abschreibung und
  • die Menge

der genutzten Anlage genau analysiert und notiert.

Jede Anlage im Unternehmen wird einzeln für sich in der Anlagenbuchhaltung (Anlagekartei) erfasst. In dieser Anlagekartei wird:

  • Das Kaufdatum,
  • der Kaufpreis und
  • die Wertminderung (Abschreibung)

genau aufgeschlüsselt und diese Daten bilden die Grundlage für den Jahresabschluss (Inventur).

Was sind die einzelnen Aufgaben der Anlagenbuchhaltung?

Das Tätigkeitsfeld der Anlagenbuchhaltung könnte mit zwei großen Schlagwörtern umschrieben werden: Bestandserfassung und Verbrauchserfassung. Diese beiden Begriffe lassen sich dann in neun Punkte aufschlüsseln, durch die die konkreten Aufgaben der Anlagenbuchhaltung aufgeschlüsselt wird:

  • Es wird der Bestand allgemein und auch die einzelnen Bewegungen des Sachanlagevermögens dokumentiert.
  • Zum Stichtag des Jahresabschlusses wird durch die Anlagenbuchhaltung der aktuelle Anlagenvermögensbestand für die vergangene Rechnungsperiode ermittelt und niedergelegt und das gemäß den Anforderungen der Bilanz.
  • Durch die Anlagenbuchhaltung werden die Abschreibungen ermittelt:
    • Kalkulatorisch,
    • steuerlich und
    • Bilanziell.
  • Es wird der monetäre Wert der Sachanlagen für die entsprechende Versicherung ermittelt.
  • Die Besitzsteuern werden ermittelt.
  • Es werden Investitions- und Abschreibungspläne im Rahmen der Budgetplanung erstellt. Zudem werden auch mögliche Reparaturkosten gegen Neuanschaffungskosten abgewogen und dann aufgrund einer entsprechenden Wirtschaftlichkeitsanalyse Entscheidungen auf der Basis der Daten gefällt.
  • Es wird der Verteilungsschlüssel für die Kostenrechnung ermittelt, soweit das Anlagevermögen davon betroffen ist.
  • Die Daten, die sich aus der Anlagenbuchhaltung ergeben, bilden die Grundlage für den Jahresabschluss/Inventur und wirken zudem auf diese unterstützend.

Achtung, es gibt Fallstricke in der Anlagenbuchhaltung.

Die gesamte Vermögenssituation eines Unternehmens wird durch die Buchungen des Anlagevermögens beeinflusst und daher sind folgende Punkte zu beachten:

  • Es gilt stets, die Anschaffungs- und Herstellkosten in der richtigen Höhe zu erfassen. Bei vielen Positionen kann die Berechnung sehr umfangreich ausfallen.
  • Wichtig ist, die Abschreibungsart genau zu definieren – sollte ein Wechsel zwischen den Abschreibungen wirtschaftlich vorteilhaft sein, dann ist dieser möglich.
  • Handelt es sich um ein Geringwertiges Wirtschaftsgut, dann kann dieses sofort abgeschrieben werden.
  • Der tatsächliche Wert der Vermögensgegenstände ist in der Bilanz anzusetzen. Damit das durchgeführt werden kann, sind Bewertungen zum Bilanzstichtag notwendig.

Zudem sind außerordentliche Abschreibungen sowie gegebenenfalls Zuschreibungen vorzunehmen.

Die Anlagenrechnung ist ein Instrument der Anlagenbuchhaltung

Die Anlagenbuchhaltung bietet mit der Anlagenrechnung dem Unternehmen wichtige Informationen, die notwendig sind, um Entscheidungen bezüglich neuer oder bereits bestehender Anlagen zu treffen.
Unter anderem geht es dabei um den richtigen Zeitpunkt für eine Neuanschaffung bzw. für den Zeitpunkt des Ersatzes, aber auch um die Auswahl einer Anschaffung aus einer größeren Menge von Alternativen oder die Strategie um die einzelnen Sachanlagen instand zu halten und zu warten. Hier wird zwischen der Wertrechnung und der Mengen- und Zeitrechnung unterschieden.
Dabei befasst sich die Wertrechnung mit allen Kosten, die im Lebenszyklus einer Anlage anfallen können. Das beginnt bei den Projektierungskosten während der Planungsphase, über die Bereitstellungs, – Nutzungs- und Anlagenverbesserungskosten, bis hin zu den Ausmusterungskosten.
Dahin gegen wird in der Mengen- und Zeitrechnung die konkrete Inanspruchnahme der Anlage über einen bestimmten Zeitrahmen sowie der Intensität berechnet.