Gutschrift erstellen

Mit wenigen Klicks Gutschriften oder Stornorechnungen schreiben

Gutschriften

Gutschriften erstellen

Mit sevDesk kannst du professionelle Gutschriften schreiben. Statt immer wieder umständlich zu überprüfen, welche Pflichtangaben gemacht werden müssen, genügt es in sevDesk die Daten (z.B. USt-ID) einmalig anzulegen.

Alle rechtlichen Pflichtfelder deiner Gutschrift werden durch sevDesk automatisch ausgefüllt. Deine Gutschrift entspricht so den gesetzlichen Anforderungen.

Hinweis: Die korrekte USt-ID bzw. Steuernummer deines Empfängers muss auf der Gutschrift vermerkt sein, da sonst der Vorsteuerabzug von dir als Gutschriftaussteller gefährdet ist.

Buchungshilfen für Gutschriften

Buchungshilfen für alle Gutschriftarten

Im Detail gibt es beim Gutschriftstool von sevDesk vordefinierte Buchungshilfen. Konkret kann zwischen diesen Kategorien gewählt werden:

Damit sind die in der Praxis relevanten Buchungskategorien für jegliche Gutschriftsarten abgebildet. Die Stornorechnung kann direkt über das Rechnungstool erstellt werden.

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Gutschrift oder Rechnungskorrektur?

Grundsätzlich gibt es zwei Arten von Gutschriften: die umsatzsteuerliche Gutschrift und die kaufmännische Gutschrift.

Gutschrift (Umsatzsteuerliche Gutschrift)

Die umsatzsteuerliche Gutschrift ähnelt einer herkömmlichen Rechnung – mit dem Unterschied, dass sie nicht vom Leistungserbringer, sondern vom Leistungsempfänger ausgestellt wird. Es handelt sich um eine umgekehrte Rechnung.

Der Geldbetrag ist positiv, was bedeutet, dass der Empfänger der Gutschrift den ausgewiesen Geldbetrag vom Absender erhält Konkrete Beispiele für die Gutschrift im umsatzsteuerlichen Sinne sind Honorare oder Provisionen.

Rechnungskorrektur (Kaufmännische Gutschrift)

Die kaufmännische Gutschrift hat in Abgrenzung zur umsatzsteuerlichen Gutschrift eine andere Aufgabe. Sie storniert oder korrigiert einer fehlerhafte Orginalrechnungen. Die Stornorechnung tritt dabei in der Regel auf, wenn die Rechnung falsch ausgestellt wurde. Bei einer Korrektur der Originalrechnung greifst du auf ein Teilstorno oder eine Teilgutschrift zurück (in sevDesk Buchungskategorie Minderleistung).

Dies geschieht häufig bei Rücknahmen von Waren oder wenn dein Kunde nur einen Teil deiner Lieferung behält. Gemäß dem Umsatzsteuergesetz sind kaufmännische Gutschriften Rechnungskorrekturen. In Abgrenzung zur umsatzsteuerlichen Gutschrift wird hier ein Negativbetrag angegeben. Auch hier übermittelt der Absender der Gutschrift den ausgewiesenen Betrag an den Empfänger.

Gutschrift für ein Honorar

Honorar

In manchen Branche ist das Gutschriftverfahren üblich. Das heißt, dass du als Empfänger einer Leistung, die Dienstleistung selbst abrechnest. Dies kann z.B. sinnvoll sein, wenn du eine Vielzahl an freiberuflichen Mitarbeitern beschäftigst.

Statt einer Vielzahl an Rechnungen zu unterschiedlichen Zeitpunkten an Monatsanfang oder -ende greifst du lieber auf einen einheitlichen Buchhaltungsablauf zurück und rechnest alles zum einem festen Zeitpunkt ab. Als Buchungshilfe verwendest du Honorar.

Gutschrift für eine Provision

Provision

Beim Abrechnen von Provisionen ist das Erstellen einer Gutschrift ebenfalls üblich. Gutschriften sind bei Provisionszahlungen häufig sinnvoll, da du als Leistungsempfänger einen Informationsvorsprung gegenüber dem Leistungserbringer hast.

Hast du z.B. Publisher, die auf ihren Webseiten deine Affiliate-Links veröffentlichen und für dich Neukunden generieren, stellst du ihnen eine Gutschrift aus und bezahlst eine Provision. Die entsprechende Buchungshilfe in sevDesk ist Provision.

Gutschrift bei Minderleistung

Minderleistung

Konnte eine Leistung von dir nicht vollständig erbracht werden oder beschließt der Kunde deine Leistung nur in Teilen in Anspruch zu nehmen, erstellst du eine Gutschrift für die Minderleistung. Dazu wählst du in sevDesk die gleichnamige Buchungskategorie und gibst die im System hinterlegte Rechnung an, auf welche sich die Minderleistung bezieht.

Diesem Form der Rechnungskorrektur (Teilgutschrift oder Teilstorno genannt) korrigiert die Ursprungsrechnung automatisch, wobei die zuvor angesprochenen Buchungskonten, die Steuersätze und die entsprechenden Steuerregeln übernommen werden.

Individuelle Buchungskategorien bei Gutschriften

Individuelles Buchungskonto

Für weitere Fälle, die nicht durch die Kategorien Honorar, Provision oder Minderleistung abgefangen werden können, gibt es die Kategorie Individuelles Buchungskonto. Hier kannst die Buchungskategorie mit den speziellen Buchungskonten selbst und ganz individuell festlegen.

Stornorechnung erstellen

Stornorechnung

Ist dir beim Ausstellen einer Rechnung ein Fehler unterlaufen und möchtest du die Rechnung stornieren, kannst du eine Stornorechnung erstellen. In der Rechnungsübersicht kannst du die fehlerhafte Rechnung auswählen und über den Optionsbutton neben der Rechnung stornieren.

Das funktioniert allerdings nur mit offenen oder fälligen, nicht mit bereits bezahlten Rechnungen. Wenn du die Rechnung stornierst, wird automatisch eine Stornorechnung mit dem Minusrechnungsbetrag erstellt.

Hier der Hinweis: Eine versendete Rechnung, die Fehler enthält, solltest du im Zweifelsfall immer stornieren und nicht löschen. Damit stellst du sicher, dass deine Buchhaltung korrekt bleibt.

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