So wird jedes Meeting zum Erfolg!

Meetings sind aus dem unternehmerischen Alltag schon lange nicht mehr wegzudenken. Tagtäglich finden unzählige Besprechungen statt. Die Themen können dabei vielseitig sein. Doch damit ein Business-Meeting wirklich erfolgreich werden kann, müssen einige Hinweise beachtet werden. Die wichtigsten Komponenten, die stets beachtet werden sollen, sind unter anderem der Teilnehmerkreis, die Etikette, die Protokollierung und vor allem die zu erreichenden Ziele. Hierzu ist die Beachtung wichtiger Grundregeln Voraussetzung.

Doch welche Tipps gibt es, um ein Business-Meeting zum gewünschten Erfolg zu führen?

Es beginnt bereits bei der Organisation des Meetings. Wichtig ist es diesbezüglich betreffende Mitarbeiter möglichst früh über Zeitpunkt und Örtlichkeit zu informieren. Nur so kann sichergestellt werden, dass sich möglichst alle Teilnehmer an einem Tisch zusammenfinden. Außerdem sollte der Teilnehmerkreis so beschränkt wie möglich sein. Bedeutet: Personen, die mit dem Meeting-Thema nichts zu tun haben, sollten gar nicht anwesend sein. So wird ein Meeting nicht nur im kleineren Kreis möglich, sondern wird letztendlich auch effektiver, da sich keiner denkt, seine Anwesenheit wäre überflüssig. Wichtig: Es empfiehlt sich vorab über Thema des Meetings zu informieren und gegebenenfalls auch schon die Tagesordnungspunkte anzureißen. Mitarbeiter können sich so optimal vorbereiten.

Grundregeln für ein effektives Meeting

Neben einem klar definierten und sinnvollen Teilnehmerkreis gibt es natürlich noch andere Regeln, die bei der Durchführung eines Business-Meetings wichtig sind. So ist es weiterhin wichtig, dass das Meeting einer klarer Struktur unterliegt. Es empfiehlt sich auf jeden Fall eine Gliederung in einzelne Tagesordnungspunkte. Soweit sinnvoll kann das Meeting zur Lockerung der Atmosphäre auch mit einer kleinen Vorstellungsrunde eingeleitet werden.

Des Weiteren sollte es eine vorab festgelegte Meeting-Leitung geben. Das ist vor allem bei Meetings unter Mitarbeitern derselben hierarchischen Stufe wichtig. Auch die schriftliche Protokollierung des gesamten Meetings sollte keinesfalls vergessen werden, da vieles Gesagte (insbesondere Ideen am Rande oder Standpunkte einzelner Teilnehmer) im Meeting untergeht.

Business-Etikette wie vom Elternhaus gelehrt

Wenn vom Wort Business-Etikette die Rede ist, erwarten viele besonders strenge oder außergewöhnliche Regeln. Doch letztendlich fordert die Business-Etikette den Teilnehmern bei einem Meeting nur die ganz normalen Verhaltensweisen ab, die (hoffentlich) damals von den Eltern beigebracht wurden. Das fängt natürlich bei der Pünktlichkeit an. Hier gilt: Besser zehn Minuten zu früh, als eine Minute zu spät.

Was vielen besonders impulsiven Teilnehmern immer wieder schwer fällt: Andere Teilnehmer ausreden lassen, warten bis man selbst an der Reihe ist und auch mal andere Meinungen akzeptieren (wenn auch nicht für gut heißen). Zudem ist immer eine sachliche Ebene einzuhalten. Wer persönlich wird, wirkt unprofessionell.

Wichtig: Wer bei einem Meeting eine gute Idee hat, sollte vom Chef nicht bei der Umsetzung alleine gelassen werden. Die Verantwortlichen sollten den Arbeitsaufwand für diese Idee erkennen und ausreichend Personal für die Umsetzung einteilen. Fairerweise sollte das Projekt dann unter Leitung des „Ideeninitiators“ erfolgen (sofern dieser zur Leitung geeignet ist).

Jedes Meeting braucht ein Ziel

Schon in der Vorbereitung eines Meetings sollte sich der Verantwortliche Gedanken über den Sinn und das primäre Ziel des Meetings machen. Denn nur so kann ein Meeting auch erfolgreich sein. Gerade bei regelmäßig stattfindenden Meetings besteht die Gefahr, dass ein Meeting nur stattfindet, weil es immer so ist. Doch gerade das sollte vermieden werden. Wenn ein Meeting keinen Sinn hat, weil es schlichtweg nichts zu besprechen gibt, was auch nicht in einer einfachen eMail mitgeteilt werden kann, sollte eine solche Besprechung auch nicht stattfinden.

Zeitfressende und unnötige Meetings vermeiden

Leider ist der Ruf des klassischen Meetings nach wie vor bei vielen Beteiligten schlecht. Von geklauter Zeit durch langwierige und sinnlose Monologe des Chefs ist hier zum Beispiel die Rede. Unbedingt zu vermeiden sind deswegen Meetings, die nicht unbedingt notwendig sind. Auch der zeitliche Rahmen sollte eng gefasst werden – und wenn es aus wichtigen Gründen wirklich länger dauern sollte, ist das halt so. Ärgerlich ist darüber hinaus die Zeit, die man mit Warten auf verspätete Meeting-Teilnehmer verbringt. Deswegen ist bei Meetings, gerade bei größeren Teilnehmerkreisen, auf Pünktlichkeit größten Wert zu legen.

Ein klassischer Fehler ist auch, dass aus Zeitmangel zum Ende vieler Meetings wichtige Tagesordnungspunkte gar nicht mehr im Detail besprochen werden, sondern nur noch angerissen werden. Das liegt dann meist an einem schlechten Zeitmanagement oder daran, dass man sich bei den ersten Tagesordnungspunkten zu umfangreich gefasst hat oder Diskussionen ausgeschweift sind. Der Meeting-Leiter sollte deswegen auf jeden Fall darauf achten, dass genau so etwas nicht passiert.

Störungen vermeiden und Stimmungen erfassen

Damit die Meeting-Teilnehmer erst gar nicht in Versuchung geraten, abgelenkt zu werden, sollten mögliche Störungsquellen vorab beseitigt werden. Stören kann bei einem Meeting alles was nichts mit dem aktuellen Gesprächsthema zu tun hat. Deswegen am besten schon in der Begrüßung die Teilnehmer bitten, Smartphones auszuschalten oder zumindest im Stummmodus zu schalten. Für dringende Telefonate sollten die betroffenen Personen dann auf jeden Fall den Raum verlassen. Auch Unterlagen (selbst wenn sie für das Meeting bestimmt sind) können ablenken. Aus diesem Grund gilt: Unterlagen erst dann verteilen, wenn das jeweilige Thema wirklich gerade zur Sprache kommt. Ansonsten läuft man der Gefahr hinaus, dass die Meeting-Teilnehmer dem Redner gar nicht mehr gedanklich folgen, sondern sich vielmehr mit ihren ausgehändigten Unterlagen befassen. Tipp: Am besten zu Beginn eines etwas umfangreicheren Meetings einen wirklich kurzen und prägnanten inhaltlichen Ablauf (= Tagesordnungspunkte) präsentieren und gegebenenfalls aushändigen.

Des Weiteren ist es wichtig bei einem Meeting die allgemeine Stimmung zu erfassen und entsprechend darauf zu reagieren. Sind die Meeting-Teilnehmer euphorisch, weil sie gerade von einer Messe wiederkommen oder sind sie aus privaten oder beruflichen Gründen schlecht drauf? All das sollte der Redner im Laufe des Meetings erfassen können und seinen Ablauf zumindest in Akzenten darauf abstimmen. So kann er sich zum Beispiel in einigen Punkten wie der Begrüßung oder der Vorstellung sehr kurz halten, wenn er merkt, dass die Stimmung schlecht ist oder Zeitnot vorliegt.

Ebenfalls sollten lange Monologe des Chefs oder anderen Rednern vermieden werden. Es ist bewiesen, dass Menschen nach einiger Zeit einfach nicht mehr aufnahmefähig sind. Werden sie die ganze Zeit monoton von einer Stimme beschallt, sind schon nach kurzer Zeit die Motivation und die Konzentration weg. Deshalb gilt auf jeden Fall: Auch die Meeting-Teilnehmer in das Meeting mit einbinden, indem man zum Beispiel Diskussionen führt, die anderen nach ihrer Meinung fragt oder gelegentlich einfach mal eine Frage stellt.

Peter Sutter

Head of Marketing und bei den neusten Marketingstrends up to date. Peter kennt die Kunden von sevDesk genau und weiß daher um die Bedürfnisse von kleinen Unternehmen. Auf unserem Blog teilt er sein Wissen mit dir!

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