Effizienter arbeiten – 6 Tipps für weniger Überstunden

Wenn man Selbstständige nach ihrer Arbeitszeit fragt, bekommt man in der Regel zu hören, dass 12 Stunden am Tag ganz normal sind. Selbstständig zu sein ist für viele gleichbedeutend mit unzähligen Überstunden – aber muss das wirklich sein? Wie vermeiden erfolgreiche Unternehmer Überstunden, was hat das sogenannte „Paretoprinzip“ damit zu tun und wieso sollten Sie morgens einen „Frosch essen“?

Diese und weitere Fragen beantworten wir Ihnen im folgenden Beitrag. Mit unseren Tipps können Sie in kürzerer Zeit mehr erreichen.

1. Richtige Planung

Die richtige Vorbereitung und Planung ist das A und O für einen produktiven Arbeitstag. Um Aufgaben effizient bearbeiten zu können, muss man erst einmal wissen, welche Aufgaben zu erledigen sind. Mit Methoden wie dem Eisenhower-Prinzip (siehe unten) lassen sich wichtige und unwichtige Aufgaben voneinander trennen. Dieses Prinzip hilft Ihnen im Vorfeld, die Aufgaben herauszufinden, die sie selbst erledigen müssen, und bis wann das der Fall sein muss.

eisenhower

Vergessen Sie dabei nicht, Prioritäten zu setzen und sich immer wieder zu fragen: Was bringt wirklich Geld und was nicht? Was wirkt sich kurzfristig, was langfristig auf die Unternehmensentwicklung aus? Anhand dieser Grundlage können Sie dann einen Wochen- oder Tagesplan erstellen. Planen Sie auf jeden Fall auch ein, wann Sie Feierabend machen möchten.

2. Eat that frog

„Wenn das erste, was Sie jeden Morgen tun, ist, einen lebenden Frosch zu essen, können Sie zufrieden durch den Tag gehen mit der Gewissheit, dass das wahrscheinlich das Schlimmste ist, was Ihnen heute passieren wird.“ – Dieses Sprichwort von Mark Twain hat Selbsthilfe-Guru Brian Tracy dazu inspiriert, die sogenannte „Eat that frog“-Methode zu entwickeln. Die Grundidee der Methode: Wenn Sie Ihre größte, wichtigste Aufgabe als erstes am Morgen erledigen, erscheinen die restlichen Aufgaben viel leichter im Vergleich dazu. Ihr Frosch ist also Ihre wichtigste Aufgabe. Sobald Sie diese erledigt haben, werden Sie auch mit allen anderen Aufgaben des Tages leichter fertig – eine gute Methode, um Prokrastination, also das Aufschieben von Aufgaben, zu verhindern. Es lohnt sich also „in den Frosch zu beißen“ und die Aufgabe als erstes zu erledigen, die Sie womöglich am längsten aufgeschoben hätten. Probieren Sie es aus!

3. Workflow entwickeln

Manche Selbstständige genießen es, jeden Tag etwas anderes zu machen. Klar, Abwechslung ist wichtig – dennoch sollten Sie gewisse Workflows für sich wiederholende Aufgaben entwickeln. So gehen diese leichter von der Hand und das spart viel Zeit.

Testen Sie dazu verschiedene Arbeitsabläufe und entscheiden Sie sich für die, die am wenigsten Zeit kostet. Hilfreich ist dabei, ähnliche Aufgaben zu gruppieren. Arbeiten Sie beispielsweise an vielen ähnlichen Dokumenten, ist es ratsam, diese am Stück zu bearbeiten, anstatt immer wieder eines davon.

Das bedeutet natürlich nicht, dass Sie nicht auch mal von Ihrem Workflow abweichen dürfen. Wenn es die Aufgabe erfordert, geht das natürlich vor. Haben Sie also keine Angst vor Veränderung – es ist ganz normal, dass sich Workflows weiterentwickeln und nicht ewig gleich bleiben.

4. Ablenkung vermeiden

Gerade bei Selbstständigen, die hauptsächlich am Computer arbeiten, ist das Thema Ablenkung nicht zu unterschätzen. Wer weniger Überstunden machen möchte, sollte sich von Social Media, Mails und der Informationsflut im Internet nicht ablenken lassen.

So hilft es beispielsweise, sich bestimmte Zeiten zu setzen, in denen eine „Nachrichtensperre“ herrscht oder feste Zeitpunkte zu definieren, an denen Sie zum Beispiel Ihre E-Mails checken. Wer geschäftlich mit Facebook, Twitter und Co. zu tun hat, kann sich für den Business-Bereich einfach einen zweiten Account zulegen, um sich über relevante Geschehnisse zu informieren.

Aber auch offline lauern auf Selbstständige viele Ablenkungen, die zu regelrechten Zeitfressern werden können – vom Small Talk über die Kundenkommunikation bis hin zu privaten Dingen. Achten Sie deshalb darauf, wichtige organisatorische Aufgaben ebenfalls mit einem festen Termin in Ihren Tagesplan einzutragen.

5. Das Paretoprinzip

Das sogenannte „Paretoprinzip“, auch „80/20-Regel“, benannt nach dem italienischen Ökonom Vilfredo Pareto aus dem 19. Jahrhundert, besagt, dass 80 % der Arbeit in 20% der Gesamtzeit eines Projektes erreicht werden können.

Pareto hat damals herausgefunden, dass beispielsweise bei bestimmten Gemüsepflanzen 20% der Pflanzen für 80% des Ertrages verantwortlich sind und dass 20% der Bevölkerung 80% des Reichtums besitzen. Aus diesen Erkenntnissen hat er dann schließlich die „80/20-Regel“ aufgestellt. Während für 80% der Arbeit nur 20% der Zeit gebraucht werden, benötigen man für die verbleibenden 20% der Arbeit nach Pareto 80% der Zeit und diese verursachen damit die meiste Arbeit.

pareto

Dieses Prinzip trifft in der Praxis natürlich nicht immer ganz zu, aber verdeutlicht, dass gewisse Arbeit eben mehr zum Ergebnis beiträgt, als andere. Meistens ist es ja so, dass bei Beginn der Arbeit der Nutzen relativ hoch ist und mit der Zeit immer weiter absinkt.

Arbeitet man beispielsweise eine Stunde an einer Aufgabe, wird man relativ viel schaffen. Die dritte oder vierte Stunde, die man in die Aufgabe investiert, wird dagegen schon deutlich weniger Nutzen bringen.

Wenn man zum Beispiel einen Flyer gestaltet, wird man in der ersten Stunde wahrscheinlich die Grundelemente des Flyers festgelegt haben. Die weiteren Stunden investiert man dann meist in die Optimierung und Verbesserung der Arbeit, man probiert verschiede Farben und Schriften aus etc., doch im Grunde ändert sich der Flyer nicht mehr großartig – für die letzten 20 % der Arbeit hat man letztendlich am meisten Zeit gebraucht.

Anwendung in der Praxis

Was lernen wir also aus dem „Paretoprinzip“? Zum einen sollten Sie akzeptieren, dass Ihre Arbeit nicht immer perfekt sein muss. Oftmals feilt man ewig an Kleinigkeiten herum und verschwendet damit Unmengen an Zeit. Das Ergebnis mag zwar dann sehr gut sein, aber es rechtfertigt noch lange nicht den zusätzlichen Aufwand. Lernen Sie also, Ihren Perfektionismus abzulegen, wenn dieser nicht angebracht ist.

Zum anderen lernen wir, Prioritäten zu setzen und ineffektive Tätigkeiten zu vermeiden. Es macht Sinn, sich als Selbstständiger auf bestimmte Kernaufgaben zu konzentrieren und nicht alles selbst zu machen. Die Aufgaben, die dennoch erledigt werden müssen, sollte man gegebenenfalls outsourcen.

6. Freizeit einplanen

Zu guter Letzt ist es sehr wichtig, seine Freizeit fest einzuplanen. Travis Bradberry, erfolgreicher Autor und Geschäftsführer von „TalentSmart“, rät beispielsweise dazu, sich jeden Morgen eine „Ich“-Zeit zu nehmen. Da das Gehirn zwei bis vier Stunden nach dem Aufwachen seine Höchstleistung erreicht, solle man sich nach dem Aufstehen körperlich betätigen und sich erst danach der geistigen Arbeit widmen.

Außerdem meint Bradberry, dass es wichtig sei, am Wochenende „einen Gang herunterzuschalten“. Er gehe am Wochenende nie ins Büro und rät davon ab, E-Mails zu checken. Stattdessen nutze er die Zeit, um sich zu erholen und abzuschalten.

“Disconnecting is the most important weekend strategy […], because if you can’t find a way to remove yourself electronically from your work Friday evening through Monday morning, then you’ve never really left work.” – Travis Bradberry

Fazit:

Nicht jede zusätzliche Stunde, die Sie in Ihre Arbeit investieren, macht Sie wirklich erfolgreicher. Nach einer Studie der Standford University sinkt die Produktivität pro Stunde deutlich, wenn man mehr als 50 Stunden in der Woche arbeitet. Also teilen Sie sich Ihre Arbeitszeit gut ein, geben Sie Aufgaben auch mal an andere ab und machen Sie rechtzeitig Feierabend!

Peter Sutter

Head of Marketing und bei den neusten Marketingstrends up to date. Peter kennt die Kunden von sevDesk genau und weiß daher um die Bedürfnisse von kleinen Unternehmen. Auf unserem Blog teilt er sein Wissen mit dir!

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