USt-ID prüfen – Alle Infos über Beantragung & Abfrage

Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ist eine zusätzliche Steuernummer für Unternehmen. Firmen mit Geschäftsbeziehungen zu Kunden innerhalb der Europäischen Union (EU) erhalten die USt-Identifikationsnummer zusätzlich zu ihrer Steuernummer. Mithilfe der USt-IdNr. stellen die Finanzbehörden sicher, dass die Umsätze bei Geschäften im europäischen Binnenmarkt richtig versteuert werden. Betriebe müssen die Umsatzsteuer-ID selbst beantragen, sobald sie Geschäfte mit einem ausländischen Kunden mit Sitz in der EU machen. Doch auch für Firmen ohne Geschäftspartner in der EU kann sich die Beantragung der Umsatzsteuer Identifikationsnummer lohnen. Wir erklären dir, wie du deine USt-ID prüfen und beantragen kannst.

Was ist die USt-ID?

Die Abkürzung USt-ID steht für die Umsatzsteuer Identifikationsnummer. Die USt-ID dient zur eindeutigen Kennzeichnung eines jeden Unternehmens innerhalb der EU. Sie ermöglicht die Abwicklung von Geschäften zwischen verschiedenen EU-Ländern. Die USt-ID ist eine eigenständige Nummer, die Unternehmer zusätzlich zur ihrer Steuernummer oder Steuer-ID beantragen können. Über die USt-ID kann jedes Unternehmen innerhalb der Europäischen Union (EU) eindeutig gekennzeichnet werden. Im Bezug auf die Rechnungsstellung besitzt die USt-ID eine hohe Relevanz.

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So sieht die USt-ID aus!

Die USt-ID beginnt immer mit zwei Buchstaben. Es handelt sich um eine Abkürzung des Landes, in dem das Unternehmen seinen Geschäftssitz hat. Der Ländercode für Deutschland lautet DE. Anschließend folgen acht bis zwölf Stellen, die aus Ziffern oder Buchstaben bestehen können. Den genauen Aufbau bestimmt jedes Land selbst. Einige Länder verwenden die normale Steuernummer eines Betriebes und stellen nur den Ländercode voran. In Deutschland wird eine separate Nummer vergeben, die nach dem Ländercode aus neun Ziffern besteht. Alle Stellen werden als ein Block zusammengeschrieben und nicht durch ein Leerzeichen getrennt.

Welchen Zweck hat die USt-Identifikationsnummer?

Mithilfe der USt-ID lässt sich ein Unternehmen eindeutig identifizieren. Damit erfüllt die Umsatzsteuer-ID denselben Zweck wie die persönliche Steuer-Identifikationsnummer, die seit dem 1. Juli 2007 für jeden deutschen Bundesbürger vergeben wird. Hierbei werden zwei Fälle besonders betrachtet:

  • Solange der Steuerzahler lebt oder eine Firma besteht, bleiben diese Identifikationsnummern immer gleich. Damit unterscheiden sie sich von den Steuernummern, die von den Finanzbehörden zur Erstellung der Steuererklärung vergeben werden.
  • Sobald ein privater Steuerpflichtiger umzieht oder ein Unternehmen seinen Sitz in einen anderen Steuerbezirk verlegt, ändert sich die Steuernummer. Dadurch wird es schwieriger, eine Firma auch nach mehreren Jahren noch eindeutig zu identifizieren, falls es zu steuerlichen Ermittlungen kommt.

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Mehrere Abkürzungen sind gültig

Weil der Begriff der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer sehr lang ist, verwenden Behörden und Firmen verschiedene Abkürzungen. In der Geschäftswelt und bei den Finanzämtern sind folgende Kurzbegriffe vorhanden:

  • USt-Identifikationsnummer
  • Umsatzsteuer-ID
  • Umsatzsteuer-IdNr.
  • St-IdNr.
  • USt-ID

In Österreich hat sich die Abkürzung UID durchgesetzt. International nutzen die Beteiligten vor allem die englischen Übersetzungen:

  • value added tax identification number
  • VAT identification number

Wer braucht eine USt-ID?

Wenn du eine Rechnung ausstellst, musst du dich eindeutig identifizieren. Das gilt sowohl für den Handel innerhalb Deutschlands als auch bei internationalen Geschäften. Die Identifikation erfolgt entweder über die Steuernummer oder über die Umsatzsteuer-ID. Einige Firmen sind gesetzlich verpflichtet, eine USt-Identifikationsnummer zu beantragen. Dazu zählen große Unternehmen, die am internationalen Markt tätig sind. Kleinunternehmer dagegen müssen die Identifikationsnummer nicht zwingend nachweisen.

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Kleinunternehmerregelung

Wenn du von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch machst, zahlst du bei Geschäften innerhalb Deutschlands keine Umsatzsteuer. Dafür darf der Kleinunternehmer aber auch gegenüber dem Finanzamt keine Vorsteuer geltend machen. In den Rechnungen eines Kleinunternehmers darfst du die Umsatzsteuer nicht aufführen. Als Kleinunternehmer zählt jemand, ...:

  • ...dessen Umsatz mit umsatzsteuerpflichtigen Lieferungen und Leistungen (§19 UstG) im Vorjahr die Grenze von 22.000,00 Euro (bis 2019: 17.500,00 Euro) nicht überschritten hat. 
  • ...der im laufenden Kalenderjahr voraussichtlich nicht mehr als 50.000,00 Euro Umsatz erzielen wird.

Betreibt ein Kleinunternehmer Handel mit einem ausländischen Geschäftspartner, kann es vorkommen, dass die deutsche Firma trotz der Kleinunternehmerregelung Umsatzsteuer zahlen muss. Wenn ein deutscher Kleinunternehmer Waren aus dem Ausland importiert und sie in Deutschland weiterverkauft, ist er verpflichtet, trotz der Steuerbefreiung die gesparte Umsatzsteuer an das deutsche Finanzamt zu zahlen. Der Kleinunternehmer sollte eine USt-Identifikationsnummer beantragen, um bei Käufen in Ländern mit einer höheren Mehrwertsteuer als in Deutschland Geld zu sparen. Während bei uns die MwSt. 19 % beträgt, verlangen Länder wie Dänemark oder Kroatien 25 % oder Ungarn sogar 27 %. Trotzdem muss bei Käufen in diesen Ländern nur die deutsche Mehrwertsteuer an den Fiskus abgeführt werden, sodass der Kleinunternehmer durch die USt-ID Geld sparen kann. Außerdem gibt auch noch einige weitere Vorteile, die zu beachten sind.

Beantragung der USt-ID

Die Steuernummer wird vom Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) in Saarlouis vergeben. Nur Unternehmen erhalten die USt-ID. Das bedeutet, dass ein Geschäftsinhaber, der im Urlaub private Einkäufe tätigt, trotz einer Umsatzsteuer-Identifikationsnummer für seine Firma, die ausländische Mehrwertsteuer zahlen muss. Auch wenn der Geschäftsmann mehrere Gewerbe betreibt, erhält er für seine verschiedenen geschäftlichen Transaktionen nur eine einzige Umsatzsteuer-ID. Wenn du eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer beantragen möchtest, kannst du dies auf einem dieser drei Wege erledigen:

  • schriftlich beim Bundeszentralamt für Steuern, Dienstsitz Saarlouis, 66738 Saarlouis
  • online über www.formulare-bfinv.de
  • Existenzgründer können in dem Fragebogen zur steuerlichen Erfassung, den sie bei einer Firmengründung beim Finanzamt abgeben müssen, das Feld zur Beantragung der USt-IdNr. gleich mit ankreuzen. Das Finanzamt schickt den Antrag weiter an das Bundeszentralamt für Steuern, das die Nummer dann direkt an den Antragsteller vergibt.

Wenn du dich fragst, wie man die USt-ID beantragen kann, dann orientiere dich einfach an unserem Blogbeitrag.

Abfrage ausländischer Umsatzsteuer-Identitifaktionsnummern

In Deutschland erfolgt die Abfrage einer in- und ausländischen USt-ID über das Bundeszentralamt für Steuern. Gemäß § 1 UStG muss das Amt die Gültigkeit einer ausländischen USt-IdNr. prüfen und Auskunft dazu erteilen. Außerdem bietet die Europäische Kommission mit dem MwSt.-Informationsaustauschsystem (MIAS) eine Möglichkeit, wie du deine USt-ID prüfen kannst. Dabei unterscheiden die Behörden zwischen einer einfachen und einer qualifizierten Bestätigung. Über einen UStIdNr-Checker erfolgt die komfortable Gültigkeitsprüfung per Excel-Tool.

Abfrage beim Bundeszentralamt für Steuern

Das BZSt bietet dir folgende Möglichkeiten, wie du deine Ust-ID prüfen und abfragen kannst:

  • Online-Bestätigungsanfrage zwischen 5.00 Uhr und 23.00 Uhr
  • Postalisch
  • Telefonisch
  • Telefax
  • E-Mail

Die Abfrage ist kostenlos. Die Antwort des Amtes erfolgt immer schriftlich. Dabei spielt es keine Rolle, auf welchem Weg der Unternehmer die Anfrage gestellt hat. Um eine Antwort zu erhalten, muss der Anfragende seine eigene Umsatzsteuer-ID ebenfalls angeben.

Abfrage über MIAS

MIAS MwSt pruefen
MwSt Nummer prüfen auf der Seite der Europäischen Kommission, Quelle: www.ec.europa.eu

Die Abfrage an das MwSt.-Informationsaustauschsystem der EU kann online über die Webseite der Europäischen Kommission erfolgen. Ansonsten haben die Mitgliedstaaten der EU Verwaltungsstellen eingerichtet, die telefonische oder schriftliche Anfragen beantworten. Nach der Abfrage erhält der Unternehmer eine dieser Antworten: Die Mehrwertsteuer

  • ist gültig
  • ist ungültig
  • gehört zu dem angegebenen Namen beziehungsweise zu der angegebenen Adresse
  • gehört nicht zu dem angegebenen Namen beziehungsweise zu der angegebenen Adresse

Einfache und qualifizierte Bestätigung

Bei der einfachen Bestätigung wird nur die Gültigkeit einer Umsatzsteuer-ID zum Zeitpunkt der Abfrage bestätigt. Die einfache Bestätigung muss zwingend erfolgen, bevor eine qualifizierte Bestätigung in Auftrag gegeben werden kann. Die qualifizierte Bestätigung überprüft zusätzlich den Namen, die Geschäftsform und die Anschrift der angefragten Firma. Allerdings beinhaltet die Bestätigung keine Angaben über die wirtschaftliche Situation oder andere Aussagen über den Geschäftspartner.

USt-ID prüfen – Brauche ich zwingend eine schriftliche Bestätigung?

Die Antwort lautet: Nein, eine schriftliche Bestätigung ist nicht zwingend erforderlich. Die Antwort des Bundeszentralamts erfolgt zwar immer per Brief, aber der Versand kann einige Tage dauern. Daher kann eine Online-Abfrage auch als Screenshot abgespeichert werden.

Die geprüfte USt-ID ist ungültig – was tun?

Wenn die geprüfte Umsatzsteuer-ID des ausländischen Geschäftspartners ungültig ist, sollte das Geschäft nicht abgeschlossen werden. Der Verkäufer riskiert in diesem Fall eine hohe Steuernachzahlung, wenn die ungültige Steuer-ID bei einer Betriebsprüfung auffällt. Stellt sich bei der Prüfung heraus, dass der Geschäftspartner im Ausland kein Unternehmer ist, muss das komplette Geschäft neu abgerechnet werden. Die Mehrwertsteuer wird in diesem Fall sofort fällig und muss von dem deutschen Unternehmen gezahlt werden. Falls deine USt-Identifikationsnummer nicht mehr gültig ist, musst du eine erneute Registrierung als Unternehmer nach § 6a UStG machen. Die Registrierung kannst du beim Finanzamt am Firmensitz beantragen, das den Antrag an das Bundeszentralamt für Steuern weiterleitet.

Fazit

Für die Abfrage der USt-ID Nummer stehen dir verschiedene Möglichkeiten offen. Es ist ratsam, lieber einmal mehr qualifiziert abzufragen, als empfindliche Steuernachzahlungen zu riskieren. Sollte die USt-ID des ausländischen Geschäftspartners ungültig sein, drohen bei Abschluss des Geschäfts hohe Steuernachzahlungen.

Nadine Höpf
Nadine Höpf

Nadine ist spezialisiert auf die Erstellung und Bereitstellung von hilfreichen Inhalten auf Blogs und Lexika im Business- und Finanzbereich. Durch intensive Recherchen und das Konsultieren von Experten stellt sie Fachwissen übersichtlich aufbereitet zur Verfügung.

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