ToDo-Listen – das einfachste Rezept zur Selbstorganisation

In unserer schnelllebigen Gesellschaft dreht sich alles um Produktivität – du willst so viele Dinge wie möglich in kürzester Zeit erledigen. Doch bei der Vielzahl von Aufgaben, die dir alltäglich begegnen, ist es gar nicht so einfach, den Überblick zu bewahren. Das wohl simpelste und bekannteste Hilfsmittel dafür ist die ToDo-Liste.

Vereinfacht gesagt ist eine ToDo-Liste eine Aneinanderreihung von anstehenden Aufgaben, übersichtlich aufgelistet und bereit zum Abhaken. Doch was steckt wirklich hinter diesem Begriff? Wie erstellt man die optimale ToDo-Liste? Und wieso benutzen wir eigentlich so gerne ToDo-Listen? Mit welchen Tools du in Zukunft ganz einfach den Überblick über bevorstehende Aufgaben behältst, verrät dir dieser Beitrag.

Die Psychologie hinter den ToDo-Listen

Seit vielen Jahrzehnten sind ToDo-Listen ein beliebtes Modell zur Selbstorganisation – und das nicht nur, weil sie so einfach sind. Die Psychologie hinter den ToDo-Listen ist in Wirklichkeit viel komplexer.

Alles begann mit den Forschungsarbeiten der russischen Psychologin Bljuma Zeigarnik im Jahr 1927. Sie ließ 164 Probanden verschiedene einfache Aufgaben lösen. Einige dieser Aufgaben durften die Probanden ungestört erledigen, bei anderen wurden sie unterbrochen. Danach prüfte die Psychologin, an wie viele Aufgaben sich die Freiwilligen erinnern konnten.

Zeigarnik fand heraus, dass sich die Probanden jene Aufgaben erheblich besser merken konnten, die sie nicht beendet hatten. Die unerledigten Dinge blieben bis zu 90 Prozent besser im Gedächtnis haften – und das unabhängig von Alter und Bildungsgrad der Probanden.

Daraufhin forschten die Psychologen Roy F. Baumeister und E.J. Masicampo von der Florida State University weiter an diesem Phänomen. Sie fanden heraus: Wenn die Probanden eine Aufgabe nicht abschließen konnten, hatten sie hinterher deutliche Schwierigkeiten mit einfachen Brainstorming Aufgaben. Die unerledigten Aufgaben blockierten ihr aktives Gedächtnis.

Also wiederholten die beiden das Experiment, ließen die Probanden jedoch diesmal die unerledigten Punkte auf einer ToDo-Liste festhalten. Und tatsächlich: Das Notieren der Aufgaben hatte den gleichen Effekt, als hätten sie die Aufgaben bereits erledigt. Die permanente Ablenkung war verschwunden und so hatten die Probanden den Kopf für andere Dinge frei. In der Psychologie ist dieses Phänomen seitdem als „Zeigarnik-Effekt“ bekannt.

Kurz gesagt: ToDo-Listen wirken wie ein externer Arbeitsspeicher, der uns ermöglicht, unsere Aufmerksamkeit voll und ganz der aktuellen Aufgabe zu widmen. Sie befreien uns von Gedanken an unerledigte Dinge, die uns permanent im Kopf herumschwirren.

6 Tipps für die optimale ToDo-Liste

ToDo-Listen bieten einen Überblick über anstehende und erledigte Aufgaben und sind somit Aufgabenplan und Erfolgskontrolle zugleich. Sie helfen dir, den Arbeitsaufwand leichter einzuschätzen und vermeiden so Unterforderung oder Überlastung. Allerdings gilt es einige wichtige Punkte zu beachten, damit deine ToDo-Liste zum Erfolg führt.

Egal ob du dich für eine simple Liste auf einem Notitzzettel, für eine App auf dem Smartphone oder ein Online-Tool entscheidest – wichtig ist, die Methode einfach zu halten und sich die Liste immer wieder vor Augen zu führen. Je einfacher die Methode und je mehr Routine du hast, desto höher ist die Chance, dein Ziel zu erreichen: Deine Aufgaben im Griff zu haben und den Kopf für anderes freizuhalten. Diese sechs simplen Tipps helfen dir dabei:

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1. Finde das richtige Tool

ToDo-Listen gibt es in den unterschiedlichsten Formen: Als Notitzzettel, als Excel-Tabelle, in Form von Apps und so weiter. Generell lässt sich zwischen handschriftlichen und computerbasierten Listen unterscheiden. Für welches Medium du dich letztendlich entscheidest, hängt natürlich von deinen persönlichen Vorlieben ab.

Generell lässt sich sagen, dass computerbasierte Listen relativ zeitaufwändig sind. Der Vorteil ist, dass du komplexere Listen anlegen kannst, die sich sauber umstellen, ergänzen und korrigieren lassen.

Handschriftliche Listen haben den Vorteil, dass sie schnell verfasst werden können und einen hohen Merkeffekt haben. Doch vor allem bei komplexeren Aufgaben mit mehreren Teilaufgaben können handschriftliche Notizen zu einem großen Durcheinander führen.

Wer auf dieses Zettelchaos verzichten möchte, kann sich eine ToDo-App herunterladen. So hast du deine Liste(n) auf dem Smartphone jederzeit parat, wenn du etwas abhaken oder ergänzen willst. Wir haben dir unter dem letzten Punkt vier Apps zusammengestellt, mit denen du in Zukunft das Chaos im Griff hältst.

2. Einfachheit siegt

ToDo-Listen sind einfache Werkzeuge zur Selbstorganisation – mache also keine Doktorarbeit daraus! Je einfacher du deine ToDo-Liste hältst, desto leichter gelingt es dir, den Überblick zu behalten.

Notiere klare Aufgaben und Handlungsanweisungen, die du der Reihe nach abhaken kannst und vermeide es, deine Liste mit unzähligen kleinen Aufgaben zu überfrachten. Wenn deine Liste zu voll ist, demotiviert das nur. Tätigkeiten, die nicht länger als fünf Minuten in Anspruch nehmen, solltest du sofort erledigen.

Das gleiche gilt für Kategorien, Dringlichkeiten und Prioritäten: Benutze nur so viele Unterscheidungen, wie unbedingt nötig. Manchmal reichen bereits zwei Kategorien (geschäftlich, privat) und zwei Dringlichkeiten (heute, später).

Vermeide zu viele Listen anzulegen. Auch das senkt die Motivation und führt früher oder später dazu, dass du dich im wahrsten Sinne des Wortes verzettelst.

3. Überarbeite deine ToDo-Liste täglich

Egal ob du dich für die handschriftliche oder die computerbasierte Methode entscheidest – wichtig ist, dass du dir die Liste immer wieder vor Augen führen. Erstellst du eine Excel-Tabelle, drucke sie aus und hänge sie dorthin, wo du sie immer siehst. Zum Beispiel neben dem Monitor, am Kühlschrank oder auf deinem Schreibtisch.

Dasselbe gilt natürlich für handgeschriebene Listen. Bevorzugst du die klassische Methode, kaufe dir am besten ein Notizbuch oder einen Organizer. So fliegen die einzelnen Zettel zum einen nicht irgendwo herum und zum anderen führst du deine ToDo-Liste ständig mit dir.

Ob du deine Liste morgens oder abends überarbeitest, ist natürlich dir überlassen. Stelle sicher, dass deine ToDo-Liste auf dem aktuellen Stand ist und hake gegebenenfalls Aufgaben ab, die du tagsüber erledigt hast. Das Überarbeiten dient außerdem dazu, deine ToDo-Liste ständig zu optimieren. Sind deine Aufgaben detailliert genug oder solltest du sie ausarbeiten? Hast du zu viele Aufgaben aufgeschrieben oder zu wenige? Wenn du am Ende des Tages das Gefühl hast, nichts geschafft zu haben, hast du dir wahrscheinlich zu viel auf einmal vorgenommen.

4. Beschränke deine ToDo-Liste auf einen Tag

Wenn du dich dazu entschließt, deine ToDo-Liste auf einen Tag zu beschränken, wird sie deutlich übersichtlicher und du hast ein klares Tagesziel vor Augen. Aufgaben, die erst in ferner Zukunft zu erledigen sind, blähen deine ToDo-Liste nur unnötig auf. Das Erfolgsgefühl ist viel höher, wenn du den Großteil deiner Aufgaben täglich abhaken kannst.

Die ToDo-Liste auf einen Tag zu beschränken hat natürlich den Nachteil, dass du die Aufgaben der nächsten Tage und Monate nicht mehr einsiehst. Trage sie deshalb mit dem Startdatum oder der finalen Deadline in deinem Kalender oder einer gesonderten Liste ein.

5. Gewichte deine Aufgaben

Wenn du deinen Aufgaben verschiedene Prioritäten zuweist, erkennst du auf den ersten Blick, was wichtig und was unwichtig ist. Wie schon erwähnt solltest du mit den Prioritäten sparsam umgehen – zwei bis drei Gewichtungen reichen meist schon aus.

Es gibt die unterschiedlichsten Möglichkeiten, deine Aufgaben zu priorisieren. So kannst du beispielsweise Zahlen oder Buchstaben als Kennzeichnung der Priorität verwenden. Am schnellsten erkennst du die Priorität aber, wenn du mit Farben arbeitest. Lege zwei bis drei Farben fest und markiere die Aufgaben, die du an diesem Tag auf jeden Fall abarbeiten möchtest.

Eine weitere Alternative, um deine Aufgaben zu gewichten: Nutze das Eisenhower-Prinzip. So siehst du nicht nur, wie wichtig die jeweilige Aufgabe ist, sondern auch, ob du diese selbst erledigst und bis wann das der Fall sein muss.

6. Breche große Aufgaben herunter

Oftmals bringen große Aufgaben das Gefühl mit sich, regelrecht erdrückt zu werden. Dadurch schiebst du sie ewig vor dich her. Wenn du große Aufgaben allerdings in mehrere kleine Teilaufgaben unterteilst, kannst du diese Schritt für Schritt abarbeiten und du hast immer wieder das Gefühl, etwas geschafft zu haben. Das liegt an dem oben beschriebenen Zeigarnik-Effekt. Wenn du dir eine große Aufgabe vornimmst, kannst du diese logischerweise erst einmal nicht abschließen. Sie bleibt ständig im Hinterkopf und nagt an deinem Gewissen.

Teile große Aufgaben in kleine Arbeitspakete auf und lege wenn nötig eine gesonderte Liste dafür an. So hast du eine Art Fahrplan und kommst deinem Ziel Schritt für Schritt näher. Jedes Mal, wenn du etwas abhakst, bist du deinem Ziel ein Stück näher gekommen. Das steigert deine Motivation, an dem Projekt weiterzuarbeiten, und du kannst schon bald die gesamte Liste als „erledigt“ markieren.

4 ToDo-Apps für den Überblick

1. Wunderlist

Wunderlist ist ein Aufgaben-Manager, der die wichtigsten Funktionen einer ToDo-App gratis zur Verfügung stellt. Die kostenlose Version reicht also für die meisten privaten Nutzer vollkommen aus, um sich zu organisieren. Du kannst diverse Listen und Unterlisten anlegen, in denen du  auch offline Aufgaben und Unteraufgaben eintragen kannst. Die App ist „Made in Germany“, hat ein modernes Design und lässt sich intuitiv bedienen.

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2. Todoist

Todoist ist eine kostenlose ToDo-App, die mittels Push-Benachrichtigungen an Aufgaben und Termine erinnert. Den Aufgaben lassen sich sowohl Prioritäten als auch Uhrzeiten zuordnen. Die wichtigsten Funktionen sind in der Basis-Version vorhanden – wer allerdings mit Notizen und Etiketten arbeiten möchte, muss auf die Premium-Version upgraden.

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3. Remember the Milk

Die webbasierte ToDo-App Remember the Milk bietet alle Kernfunktionen, die du zur Selbstorganisation benötigst. Einträge lassen sich mit verschiedenen Tags auszeichnen, sodass du diese leicht wiederfindest und Tag-spezifische Listen anlegst. Außerdem sind Felder für Zusatzinfos wie Orte, Links und den geschätzten Arbeitsaufwand vorhanden.

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4. Any.do

Die kostenlose ToDo-Anwendung Any.do ist weitgehend selbsterklärend und bietet einige innovative Bedienoptionen: Beispielsweise löscht das Schütteln des Smartphones als erledigt markierte Aufgaben endgültig. Die Spracheingabe erleichtert zudem das Erfassen von Aufgaben und Notizen. Du kannst deine Einträge Kategorien zuordnen, sortieren und eine Fälligkeit eintragen.

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Nadine Höpf

Content Marketerin und gleichzeitig als Country Managerin für Frankreich zuständig. Nadine kann nicht nur in deutsch gehaltvolle Inhalte erstellen, sondern mühelos auch in französisch. Eine deutsche Kostprobe von ihrem Können bekommst du auf diesem Blog.

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