Tipps, um nicht in der Informationsflut unterzugehen

So filtern Sie die Informationen heraus, die Sie wirklich brauchen

E-Mails, Xing-Nachrichten, Facebook-Newsfeed, Push-Nachrichten auf dem Smartphone, schnell noch mal bei Spiegel Online gucken: Wir sind Tag für Tag einer riesigen Flut von Informationen ausgesetzt – und das bei gleichzeitig immer weniger Zeit. Umso wichtiger ist es, eine Strategie zu entwickeln, Wichtiges schnell zu erkennen und es von Unwichtigem zu trennen.

Social Media

Ein Teil unserer Informationen wird heute nicht mehr ausschließlich über klassische Medien verbreitet, sondern vor allem über soziale Netzwerke: Beispielweise folgen wir Unternehmen bei Facebook und Twitter oder sehen, wenn einer unserer Kontakte sich einem bestimmten Thema äußert.

Daher macht es durchaus Sinn, sich für den Business-Bereich einen zweiten Account zuzulegen, den Sie dazu nutzen können, sich über für Ihren Job relevante Unternehmen und Geschehnisse zu informieren und aktuelle Nachrichten zu erhalten. Melden Sie sich tagsüber im Büro mit Ihrem beruflichen Account an und schauen Sie nur in den Pausen und abends in den privaten. Denn indem Sie private Kontakte und Interessen über einen anderen Account verwalten, bleiben Informationen einfach überschaubarer.

In vielen der Netzwerke können Sie zudem praktische Listen erstellen und so selektieren, von welchen Freunden und Pages Sie welche Benachrichtigungen bekommen wollen. Denn: Müssen Sie wirklich jedes Mal darüber informiert werden, wenn jemand ein Bild seines Mittagessens postet? (Ähnlich funktioniert dies übrigens auch bei Twitter.)

Darüber hinaus gibt es plattformübergreifende Tools, die alle Aktivitäten einer Person in einer übersichtlichen Gesamtansicht darstellen. Cloze beispielsweise führt alle Aktivitäten Ihrer Kontakte bei Facebook ,Twitter sowie bei LinkedIn und auch in E-Mails zusammen. So sehen Sie unter anderem, mit wem Sie besonders häufig in Kontakt sind – und wen Sie vielleicht mal wieder anrufen sollten. Der Cloze-Dienst ist kostenlos, es gibt aber auch Bezahl-Tools wie Contactually oder Commun.it, die mehr Funktionen für den professionellen Einsatz bieten.

Nachrichten

Morgens die Tageszeitung, abends die Tagesschau, dazwischen höchstens Mal Nachrichten im Radio: Diese Zeiten sind lange vorbei. Heute haben wir über das Internet die Möglichkeit, uns im Sekundentakt zu neuen Ereignissen überall auf der Welt zu informieren – und nutzen diese Möglichkeit auch. Manchmal vielleicht ein wenig zu viel. Denn wer immer wieder alle paar Minuten Spiegel Online und Co. aktualisiert, um auf keinen Fall etwas zu verpassen, kann sich natürlich nicht mehr voll und ganz auf die Arbeit konzentrieren und ist dauernd abgelenkt.

Um dem entgegen zu wirken, kann es sehr hilfreich sein, sich selbst bestimmte Zeiten aufzuerlegen, in denen eine Art „Nachrichtensperre“ herrscht – oder eben mehrere feste Zeitpunkte am Tag zu definieren, zu denen Sie sich gezielt informieren. Geben Sie sich dabei immer nur fünf oder zehn Minuten, um zu verhindern, dass Sie sich „verlieren“.

Falls Sie sich sorgen, nicht immer aktuell über die wichtigsten Geschehnisse in der Welt informiert zu sein, können Sie sich Push-Nachrichten zu bestimmten Themen aufs Smartphone schicken lassen. Achten Sie aber unbedingt darauf, hierfür einen Dienst zu wählen, der solche Benachrichtigungen tatsächlich nur bei wirklich wichtigen neuen Meldungen verschickt.

Hilfreich sind auch Tools wie RSS-Feeds. Diese stellen in einem entsprechenden Reader werden alle neuen Artikel der von Ihnen abonnierten Websites in einer Übersicht angezeigt. So können Sie die Inhalte vieler Websites mit relativ geringem Zeitaufwand im Blick behalten.

E-Mails

Kennen Sie das auch? Alle paar Minuten leuchtet ein kleines Icon auf, weil wieder mal eine neue E-Mail eingetrudelt ist. Viele davon sind Newsletter, die Sie vielleicht irgendwann mal abonniert haben, heute aber nicht zwingend noch regelmäßig lesen.
Machen Sie sich die Mühe, ihr E-Mail-Postfach einmal nach genau solchen Newslettern zu durchforsten, um sich wieder abzumelden. Zudem sollten Sie sich jedes Mal, wenn Sie überlegen, sich für einen weiteren Newsletter zu registrieren, ganz sicher sein, dass dieser tatsächlich einen Informationswert für Sie hat und Sie ihn lesen werden.

Nutzen Sie auch die Filter-Möglichkeiten Ihres Mail-Programms. So können Sie Mails von bestimmten Empfängern automatisch in einen gesonderten Ordner verschoben werden und ploppen nicht in Ihrem Hauptpostfach auf. Nehmen Sie sich vor, diese Neben-Ordner nur zu bestimmten Zeitpunkten abzurufen, um sich im Idealfall nur von wichtigen Nachrichten von er Arbeit ablenken zu lassen.

Ab und zu sollten Sie auch Ihren Posteingang aufräumen. Gehen Sie dazu in zwei Schritten vor:

1. Löschen
Gehen Sie Mail für Mail durch und löschen Sie die Nachrichten, die keine wichtigen Informationen enthalten: alte Newsletter, Werbung, Einladungen zu bereits in der Vergangenheit liegenden Terminen. Meistens müssen Sie dafür nicht mal genau hinsehen: Absender und Betreffzeile verraten in der Regel auf einen Blick, was weg kann und was nicht.

2. Ablegen
Die E-Mails, die Sie nicht löschen können, sollten Sie möglichst übersichtlich und gut strukturiert ablegen. Erstellen Sie Ordner zum Beispiel für unterschiedliche Kunden oder Thematiken und kennzeichnen Sie Mails, auf die Sie voraussichtlich noch öfter zurückgreifen müssen.

Übrigens: Auch wie Sie auf Mails antworten, kann wichtig für die Übersichtlichkeit sein. Die Grundegel lautet: Tun Sie es möglichst schnell. Alles, was Sie zunächst liegenlassen, rutscht im Posteingang schnell nach unten und muss, wenn Sie irgendwann Zeit finden, sich darum zu kümmern, zunächst wieder gesucht werden.

Texte

Fachartikel, Kundenbriefings, Studienergebnisse – im Job gibt es oft viel zu lesen. Und nicht selten ist vieles davon irrelevant. Wie also können Sie aus einem Text möglichst effektiv das herauslesen, was für Sie von Bedeutung ist?

Machen Sie sich ganz zu Beginn erstmal klar, was genau eigentlich Ihr Leseziel ist. Welche Informationen versprechen Sie sich von der Lektüre, was wollen Sie am Ende wissen? Wenn Sie dies wissen, überfliegen Sie in einem ersten Schritt zunächst. So bekommen Sie ein Gefühl dafür, an welchen Stellen Sie aufmerksamer lesen sollten. Diese können Sie sich gleich markieren, um so in „Runde 2“ schneller einzusteigen. Arbeiten Sie den Text dann erneut – und dieses Mal sorgfältiger – durch. Legen Sie Ihr Augenmerk dieses Mal vor allem auf die zuvor von Ihnen markierten Stellen.

Am Ende ist es sinnvoll, die Leseergebnisse festzuhalten. Entweder in Stichpunkten, auf die Sie wie auf einen Spickzettel zurückgreifen können oder als Visualisierung, zum Beispiel in Form eines sinnvollen Diagramms. Ein solches Vorgehen hilft zusätzlich, das Gelesene auch nachhaltig zu verstehen.

Fazit:

Selbstverständlich muss jeder für sich selbst die beste Strategie finden, um nicht in der Informationsflut unterzugehen. Als allgemeingültige Regel kann aber gelten, dass weniger manchmal mehr ist und es sinnvoll sein kann, den Gesamtkonsum von Informationen ein wenig einzuschränken.

Peter Sutter

Head of Marketing und bei den neusten Marketingstrends up to date. Peter kennt die Kunden von sevDesk genau und weiß daher um die Bedürfnisse von kleinen Unternehmen. Auf unserem Blog teilt er sein Wissen mit dir!

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