Corona-Krise – diese Maßnahmen haben wir bei sevDesk ergriffen!

Die Medien berichten von nichts anderem mehr, das Thema ist seit Wochen in aller Munde und spitzt sich gerade zu. Nun hat es auch deutsche Unternehmen getroffen – das Coronavirus COVID-19. Es wird viel über die Krankheit selbst berichtet, wie sie sich verbreitet und welche Maßnahmen von Bund und Ländern getroffen werden, um die Ausbreitung zu verlangsamen. So wurden Kitas und Schulen geschlossen und das öffentliche Leben weitestgehend eingeschränkt, dass nur kritische und lebenswichtige Einrichtungen geöffnet bleiben. Viele Firmen und Betriebe mussten teilweise Mitarbeiter nach Hause in Quarantäne schicken, Kurzarbeit einführen, Öffnungszeiten reduzieren oder gar komplett schließen.

Es gibt jedoch auch Unternehmen, die ihre Arbeit nur leicht eingeschränkt fortführen können. Das gilt besonders für digitalisierte Unternehmen wie sevDesk, die ihre Mitarbeiter ins Home Office schicken können und somit zumindest den laufenden Arbeitsbetrieb am Leben erhalten können. sevDesk zählt nicht nur selbst zu den KMUs, sondern bedient die Zielgruppe der Selbstständigen und KMUs mit ihrer Buchhaltungssoftware.

Die wirtschaftlichen Folgen dieser aktuellen Maßnahmen sind noch nicht auszudenken. Gerade unserer Zielgruppe brechen teilweise Aufträge weg, Bestandskunden können möglicherweise nicht mehr fristgerecht bezahlen und die Neukundengewinnung geht drastisch zurück, teilweise sogar gegen Null.

Wie gehen wir selbst als Unternehmen mit der Situation um und wie können wir unserer Zielgruppe und unseren Kunden helfen? Was können sich andere Unternehmen von sevDesk abschauen? Das wollen wir in diesem Beitrag mit dir teilen.

Diese Infos findest du in unserem Beitrag:

Welche Maßnahmen haben wir intern bei sevDesk ergriffen?

Wie auch andere Unternehmen, sehen wir uns in der sozialen und wirtschaftlichen Verantwortung Maßnahmen zur Eindämmung der Ausbreitung des Coronavirus zu ergreifen. Zum einen wollen wir die eigenen Mitarbeiter vor einer Infizierung am Arbeitsplatz oder auf dem Weg dorthin schützen. Zum anderen müssen wir über die Existenz unseres Unternehmens nachdenken und versuchen die Arbeitsplätze unserer Mitarbeiter zu sichern.

Hier ist eine kurze Übersicht über alle bereits ergriffenen Maßnahmen, welche im Nachfolgenden ausführlicher erklärt werden.

1. Information zu Hygienehinweisen und Präventivmaßnahmen

Schon Anfang März 2020 haben wir damit begonnen unsere Mitarbeiter über Hygienehinweise zu informieren und Vorsorge sowie Präventivmaßnahmen zu kommunizieren. Zu Beginn noch persönlich bzw. in Mitarbeiterkonferenzen, durch das Home Office bedingt dann jedoch über den Online-Kommunikationsdienst Slack.

2. Frühe und transparente Kommunikation an Mitarbeiter

Zu den wichtigen Werten unserer Unternehmenskultur gehört die transparente Kommunikation mit unseren Mitarbeitern. Nachdem wir erfahren haben, dass bei zwei unserer Mitarbeiter der Verdacht bestand, dass sich im näheren Umfeld eine infizierte Person befindet, haben wir zügig gehandelt. Unsere Mitarbeiter wurden diesbezüglich umgehend durch unser unternehmensinternes Netzwerk und persönliche Mitteilungen informiert.

Wichtig war und ist, zu kommunizieren, dass wir bis heute keinen bestätigten Fall im Unternehmen haben. Zum Schutz unserer Mitarbeiter haben wir uns jedoch ab diesem Zeitpunkt schnell für die Umstellung auf Home Office entschieden. Für uns verlief das problemlos von einem auf den anderen Tag, da wir als digital aufgestelltes Unternehmen hierfür schon immer die entsprechenden Projektmanagement- und Kommunikations-Tools nutzen. Seit dieser Umstellung, legen wir großen Wert darauf, unsere Mitarbeiter mindestens einmal täglich zur aktuellen Situation zu informieren.

3. Unternehmensübergreifende Videokonferenzen

Dennoch bringt diese neue Situation einige Umstände und vor allem Verunsicherung mit sich. Daher haben wir zum Start der Woche und am zweiten Tag im Home Office eine unternehmensübergreifende Videokonferenz durchgeführt.

Ziel war es, über den aktuellen Stand zu informieren, unsere Maßnahmen und Managemententscheidungen zu kommunizieren, über die nächsten Schritte aufzuklären und vor allem auch eine offene Fragerunde zu ermöglichen. Für uns war diese Videokonferenz wichtig, um den Mitarbeitern zu zeigen: Wir sind als Ansprechpartner da, wir nehmen eure Fragen und Bedenken ernst und wir arbeiten mit Hochdruck an entsprechenden Maßnahmen.

Wir planen für die kommende Zeit auch weitere Videokonferenzen dieser Größenordnung, um jeden Einzelnen auf dem Laufenden zu halten. Darin sehen wir einen essentiellen Schritt, um unternehmensintern mögliche Hektik und Panik zu vermeiden und unsere Motivation und Zusammenhalt im Unternehmen in dieser Krisenzeit noch mehr zu stärken. An dieser Stelle hat sich auch gezeigt, dass unsere Mitarbeiter sehr verantwortungsbewusst und verlässlich mit der Situation umgehen. Bis auf wenige Ausnahmen, haben alle an der Videokonferenz teilgenommen, elementare Fragen gestellt und Lösungsvorschläge ausgesprochen.

4. Bei Kita- und Schulschließung Einzelfälle betrachten

sevDesk als Unternehmen mit einem jungen Team hat wenige Mitarbeiter mit Kindern, die von der aktuellen Kita- und Schulschließung betroffen sind. Jedoch betrachten wir jeden Fall einzeln und suchen nach entsprechenden Lösungen, um unserer Verantwortung als Arbeitgeber gerecht zu werden. Wir können uns vorstellen, dass diese individuelle Lösungsfindung für große Unternehmen nicht unbedingt realistisch erscheint. Jedoch sind wir davon überzeugt, dass vor allem kleine Unternehmen flexibler agieren können. Damit wird wieder die Notwendigkeit der Kommunikation betont.

5. Home Office auf unbestimmte Zeit

Wie bereits erwähnt war für uns die Umstellung auf Remote Work keine komplizierte Angelegenheit. Als Arbeitgeber sehen wir uns auch gesetzlich in der Verantwortung jedem Mitarbeiter das Arbeiten von Zuhause aus zu ermöglichen. Zu geregelten Zeiten boten wir die Gelegenheit das Bürogebäude nochmals zu betreten, um Bildschirme und Arbeitsutensilien sowie private Gegenstände abzuholen und mit nach Hause zu nehmen.

Des Weiteren wurden verschiedene Tools für Online Konferenzen mit Videoübertragung eingerichtet, um externe und interne Meetings wahrnehmen zu können und somit die Unternehmensprozesse so gut wie möglich aufrecht zu erhalten. Dadurch ist es uns auch möglich das Onboarding von neuen Mitarbeitern zu durchzuführen, auch wenn es sich etwas aufwendiger und komplexer gestaltet. Andere Unternehmensprozesse, wie geplante Bewerbungsgespräche und Probearbeiten, haben wir nichtsdestotrotz vorerst auf Eis gelegt.

Wir wissen, Home Office ist im Allgemeinen nicht immer die ideale Lösung, doch in der aktuellen Situation zwingend nötig. Natürlich kann das Arbeiten von zuhause gepaart mit den eingeschränkten Freizeitmöglichkeiten eine Belastung für Mitarbeiter sein. Den einzelnen Teams ist es möglich mit ihren Teamleitern darüber in den immer noch täglich stattfindenden Team-Meetings zu sprechen. Bei uns findet hierfür außerdem in einer freiwilligen Chat-Gruppe ein reger Austausch über Tipps und Methoden statt, damit unseren Mitarbeitern nicht im wahrsten Sinne des Wortes “die Decke auf den Kopf fällt”.

6. Intensive Zielgruppenbetrachtung: Selbstständige und KMUs haben Existenzängste

Als Buchhaltungssoftware für Selbstständige, Kleinunternehmer und KMUs sieht sich vor allem unsere Zielgruppe mit den wirtschaftlichen Konsequenzen der Corona Krise konfrontiert. Die aktuelle Umfrage von Jimdo beweist, dass 65% der befragten Selbstständigen und kleinen Unternehmen ihre Existenz in Gefahr sehen.

Täglich teilen uns auch einige unserer Kunden und Testnutzern ihre Befürchtungen vor wirtschaftlichen Schäden und Existenzgefährdung mit. Wir verstehen natürlich den Ernst der Lage und haben daher unternehmensintern Arbeitsgruppen gebildet, um unsere Kunden zu unterstützen. Diese Gruppen arbeiten aktuell mit Hochdruck daran das Leben unserer Kunden zu erleichtern und in dieser Krisensituation zu unterstützen.

7. Unsere Unterstützungen für unsere Kunden

sevDesk unterstützt Selbstständige, KMUs & Startups vorerst durch folgende Maßnahmen:

  • Wir sind trotz der Home Office Situation wie gewohnt während unserer gewohnten Support-Zeiten telefonisch und schriftlich erreichbar.
  • 17.03.2020: Unser Forum mit Tipps & Hilfen zu COVID-19 ging gestern live. Hier sammeln wir aktuelle Informationen rund um das Thema Corona Virus, stellen Best-Practices zum Erlangen von staatlichen Unterstützungen vor und bieten eine Plattform für den Austausch mit anderen Selbstständigen und KMUs.
  • Unsere Kunden, die auf Home Office umgestellt haben, bieten wir die kostenlose Freischaltung von weiteren sevDesk Benutzern an (bis vorerst 30.04). Alles hierzu findest du auf unsere Infoseite „zusätzlicher Benutzer für sevDesk“ – einfach Daten eingeben, unser Support kümmert sich darum!
  • Wir möchten individuell auf die Probleme unserer Kunden eingehen und für besonders kritische Fälle mit ihnen gemeinsam eine passende Lösung finden. Bei besonderen Anliegen hat unser Support ein offenes Ohr und ist zu den normalen Geschäftszeiten für unsere Kunden zu erreichen. Es genügt eine Email an support@sevdesk.de.

8. Fundierte Betrachtung der Finanzplanung

Die aktuelle wirtschaftliche Lage erfordert eine stetige und fundierte Analyse unserer bestehenden Finanzplanung. Wir im Management und unsere Finanzabteilung stehen dazu in ständigem Kontakt – natürlich via Videokonferenz von zuhause aus. Wir planen hier mit 3 Szenarien und deren Eintrittswahrscheinlichkeit, rechnen jedoch in jedem Fall mit einer Abweichung unserer Planung für 2020.

Die drei Szenarien haben wir wie folgt definiert:

  • Leichte Abweichung vom Finanzplan
  • Mäßige Abweichung vom Finanzplan
  • Starke Abweichung vom Finanzplan

Für alle drei Szenarien stehen schon jetzt Konsequenzen und Maßnahmen fest, die wir ergreifen werden, um im Falle deren Eintreffens nicht in Handlungsdruck zu geraten. Dabei ist wichtig zu erwähnen, dass diese nicht in Stein gemeißelt sind, sondern fast täglich der aktuellen Lage anpassbar sein werden. Aktuell gehen wir jedoch davon aus, dass sich die wirtschaftlichen Auswirkungen auf sevDesk in Grenzen halten werden und es eher eine leichte Abweichung geben wird.

Unser Tipp!

Neben den Maßnahmen, die du in deinem Unternehmen ergreifen kannst, haben wir weitere Tipps, staatliche Unterstützung & Handlungsempfehlungen für Selbstständige & KMUs zusammengefasst.

Unsere Tools im Einsatz für bessere Kommunikation und Organisation

SlackKommunikationsdienst
Wir nutzen unter anderem diese Funktionen:
– Chat Funktion
– Kreation von beliebig vielen Channels (Gruppen)
– Teilen von Dokumenten
– Erstellung automatischer Reminder
– Mit Apps verbinden
– Mit Kollegen telefonieren
– …
Clickup, JiraProjektmanagement Tools
Wir nutzen unter anderem diese Funktionen:
– Erstellung von Projekte/Aufgaben/Tickets mit Beschreibung, Deadline, Zeitschätzung
– Priorisierung der Aufgaben
– Zuweisung von Aufgaben an Teammitglieder
– Kategorisierung nach “offen”, “in Arbeit”, “blockiert durch extern” & “geschlossen”
– Teilen von Dokumenten
-…
GoToWebinarTool für Webinare
Wir nutzen unter anderem diese Funktionen:
– Audio und Video
– Für große Gruppen geeignet
– Chat Funktion
– …
Whereby Video-Meeting Tool
Wir nutzen unter anderem diese Funktionen:
– Audio und Video
– Video-Konferenzen für Meetings mit intern oder extern
– Chat Funktion
– …
Confluence Wiki-Software
Wir nutzen unter anderem diese Funktionen:
– Dokumentation
– Wissenstransfer
– Übersicht über Maßnahmen
– …
Sharepoint Webanwendung
Wir nutzen unter anderem diese Funktionen
– Teilen von Dokumenten
– Zusammenarbeit teamintern und unternehmensübergreifend
– Word, Excel, Powerpoint
– Cloud-Speicher
– …

Fazit

Es ist nicht zu verleugnen, dass sich Deutschland und Europa aktuell in einer Ausnahmesituation, verursacht durch das Corona Virus, befinden. Nicht nur für die Gesundheit der Menschen hat die rasante Verbreitung des Corona Virus verheerende Folgen, sondern auch die wirtschaftliche Lage wird zunehmen instabil. Vor allem für kleine Unternehmen und Selbstständige besteht die Gefahr eines Existenzverlustes.

Wir bei sevDesk konnten bislang durch die genannten Maßnahmen, schnelle Reaktionen und hilfreiche Tools das gesundheitliche und wirtschaftliche Risiko für unsere Mitarbeiter und unser Unternehmen eindämmen. Aktuell arbeiten wir zudem daran auch unseren Kunden entsprechende Lösungen und Erleichterungen anzubieten.

sevDesk ist für dich da und unterstützt dich – gemeinsam schaffen wir das!

Weitere Beiträge zu diesem Thema

Fabian Silberer

Mit 22 Jahren eine GmbH zu gründen, erfordert Mut. Fabian hatte vor einigen Jahren zusammen mit seinem damaligen Studienkollegen Marco diesen Mut und ist heute CEO von sevDesk. Er weiß demnach, wovon er spricht, wenn es um Unternehmertum und den steinigen Weg in die Selbstständigkeit geht.

Weitere Artikel