Die besten Selbstmanagement-Tipps für Selbstständige von Thomas Mangold

Kennst du das Problem, dass am Ende des Tages noch jede Menge Arbeit liegen bleibt? Noch viele Punkte auf der Todo-Liste nicht abgehackt sind? Der Tag statt 24 Stunden wohl eher 30 oder noch besser 40 Stunden haben sollte?

Für die meisten Selbstständigen dürften das alles keine großartigen Neuigkeiten sein und mir selbst ging es früher nicht anders. Erst als ich den Entschluss, mein Selbstmanagement zu verbessern, in die Tat umsetzte verabschiedete ich mich von diesen Problemen.

Im Moment genieße ich fast jeden Tag das großartige Gefühl den letzten Punkt auf meiner ToDo-Liste abzuhaken und die Zeit mit den wirklich wichtigen Dingen in meinem Leben zu genießen. Aber als Trainer und Blogger zum Thema Selbstmanagement sollte das auch nicht anders sein. In diesem Artikel lade ich dich dazu ein, mich auf meinem Selbstmanagement – Weg vom Aufstehen bis zum abhaken des letzten Punktes der ToDo-Liste zu begleiten.

Das Morgenritual

Ob der Tag produktiv oder unproduktiv wird entscheidet sich oft schon gleich nach dem Aufstehen. Du kannst den Start in den Tag auch gerne als Produktivitäts-Booster sehen.
Gehört es zum Beispiel zu deinem Morgenritual in der Tageszeitung von unfähigen Politikern, Kriegen und Verbrechen zu lesen, kann es durchaus sein, dass das kein besonders guter Start in den Tag ist. In diesem Fall solltest du dir überlegen wie du dein Morgenritual optimieren und auf die positiven Dinge ausrichten kannst.
Hier findest du ein kurzes Video mit meinem Morgenritual.

Die Tagesplanung

In der Tagesplanung findest du die nächste Möglichkeit deinen Tag in Richtung Produktivität zu trimmen. Meine Tagesplanung siehst folgendermaßen aus:

Der Tag startet bei mir immer mit der unangenehmsten und/oder wichtigsten Aufgabe des Tages. Das hat einen einfachen Grund: In der Regel belasten uns unangenehme Aufgaben mental. Erledigt man diese unangenehme Aufgabe aber als erste des Tages, setzt das unheimliche Energien frei. Erstens weiß man, dass man das schwierigste bereits erledigt hat und zweitens belastet uns diese Aufgabe mental nicht mehr.

Nach der „Eat the frog“ – Aufgabe arbeite ich den restlichen Tag nach Prioritäten ab. Und zwar in folgender Reihenfolge:

  • Wichtig & dringend: In dieser Kategorie sollten sich nur Aufgaben befinden, die du nicht selbst beeinflussen kannst. Du selbst solltest nichts wichtig und dringend werden lassen. Aber Kundensupport, oder auftauchende Probleme sind eben fremdgesteuert und haben oft oberste Priorität.
  • Wichtig & nicht dringend: In diesem Bereich solltest du dich den Großteil des Tages aufhalten. Hier arbeitest du Aufgaben terminiert ab und zwar noch bevor sie dringend werden.
  • Nicht wichtig & dringend: In der Regel solltest du versuchen Aufgaben dieser Art zu delegieren. Falls das, aus welchem Grund auch immer, nicht möglich ist, kommen sie nach den wichtigen und nicht dringenden Aufgaben dran.
  • Nicht wichtig & nicht dringend: Eigentlich gehören Aufgaben dieser Art in den Papierkorb. Falls nicht, dann sollten diese am Ende des Tages dran kommen, denn sie gaben die niedrigste Priorität.

Pausen-Management

Wer glaubt, dass Pausen reine Zeitverschwendung sind, der irrt gewaltig. Denn vor allem im letzten Drittel deines Arbeitstages entscheidet das richtige Pausenmanagement ob du noch produktiv arbeiten kannst oder nicht.

Ich unterscheide zwischen folgenden Pausen:

  • Mikro-Pausen: Alle 20 Minuten einfach mal kurz die Augen schließen und ein paar tiefe Atemzüge machen.
  • Kurze Pausen: Jede Stunde einfach mal 5 Minuten pausieren und sich ein wenig von der Arbeit ablenken.
  • Mittagspause: Nicht nur zum Essen sondern vielleicht auch für einen kurzen Spaziergang, oder einen Powernap nutzen

Dieses Pausen-Management hilft mir dabei auch bei langen Arbeitstagen immer produktiv und effizient zu bleiben.

Fokussiertes Arbeiten

Wirklich produktiv kannst du nur sein, wenn du fokussiert und konzentriert arbeitest. Hier ein paar Tipps dazu, wie du deine Konzentration und deinen Fokus über lange Zeit hochhalten kannst:

Störungen vermeiden:
Störungen sind der größte Feind der Produktivität. Egal ob durch Anrufe, E-Mails, Benachrichtigungs-Töne, Kollegen, oder Mitarbeiter.
Nun ist mir schon klar, dass diese Arten der Kommunikation extrem wichtig sind. Trotzdem solltest du Fokus-Zeiten definieren, in denen du jegliche Art der Störungen vermeidest, um produktiv und effizient an wichtigen Projekten arbeiten zu können.

Arbeitsplatz entrümpeln:
Dein Büro ist der Platz an dem du die meiste Zeit des Tages verbringst, also solltest du unbedingt eine Umgebung schaffen, die es ermöglicht produktiv zu arbeiten.
Entrümple also dein Büro und sorge vor allem auf deinem Schreibtisch für eine ablenkungsfreie Arbeitsfläche.

Zeit für Aufgaben limitieren:
Die Arbeit an einer Aufgabe dehnt sich in jenem Maße aus, in der Zeit zur Erledigung zur Verfügung steht. Limitierst du also die Zeit in der du eine gewisse Aufgabe erledigt haben willst, so richtet sich dein Fokus automatisch auf das Wichtige. Du verhinderst also, dass du damit beginnst dich mit Nebensächlichkeiten zu beschäftigen.

Im Stehen arbeiten:
Hört sich eigenartig an, ist aber so. Seit ich mir einen höhenverstellbaren Schreibtisch gekauft habe, hat sich meine Produktivität nochmal erhöht.
Auch das stehende Arbeiten scheint zur Folge zu haben, dass man sich ganz automatisch auf die wichtigen Dinge konzentriert und das Verzetteln abnimmt. Außerdem ist es wesentlich gesünder ab und zu im stehen zu arbeiten, als den ganzen Tag sitzend zu verbringen.

Speziell modulierte Musik hören:
Es gibt mittlerweile speziell modulierte Musik, die man im Hintergrund spielen, oder mit Kopfhörer hören kann. Diese Musik hilft dabei über einen langen Zeitraum fokussiert und konzentriert Arbeiten zu können. Ich verwende zum Beispiel Focus@Will dafür.

Computer abschalten heißt von der Arbeit abschalten

Als Selbstständige stehen wir stets in der Gefahr immer und überall arbeiten zu wollen, oder zumindest an die Arbeit zu denken. Wenn du wirklich produktiv sein willst, musst du aber abschalten können. In meinem Fall heißt das, wenn ich abends den Computer abschalte, dann ist mein Arbeitstag beendet und ich denke frühestens erst morgen wieder an die Arbeit. Ist leichter gesagt als getan, aber mit ein wenig Übung funktioniert das recht bald.

Achte auf genügenden und hochwertigen Schlaf

Zu guter letzt ist natürlich auch noch ein guter Schlaf wichtig, denn je ausgeruhter du am nächsten Tag bist, umso produktiver und konzentrierter wirst du arbeiten können. Ich versuche eine Stunde vor dem ich zu Bett gehe keine technischen Geräte mehr zu verwenden, mein Schlafzimmer voll abzudunkeln und zur rechten Zeit ins Bett zu kommen.

Fazit für dein Selbstmanagement

Wenn du es schaffst einen Großteil dieser Tipps umzusetzen, wird deine Produktivität immer besser werden. Somit wird dir mehr Zeit für dir wirklich wichtigen Dinge im Leben bleiben. Ich wünsche dir dabei viel Erfolg!

Der Autor:

Mehr freie Zeit zur Verfügung haben, wer will das nicht. Mein Name ist Thomas Mangold und ich helfe den Lesern meines Selbstmanagement – Blogs und meiner Bücher, den Hörern meines Podcasts, sowie den Teilnehmern meiner Video-Kurse, Coachings und Seminare dabei, ihr Leben effizienter und produktiver zu gestalten, um dieses Ziel zu erreichen!

Alisha Meier

Um seine Zielgruppe im Internet zu begeistern muss man kreativ sein. Alisha besitzt diese Kreativität und weiß als Content Marketerin bei sevDesk, welche Inhalte im Netz funktionieren. Im Blog beschäftigt sie sich mit sämtlichen Kreativthemen und versucht Selbstständige zu inspirieren.

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