Rechnungsprüfung – Das gibt es in der Praxis zu beachten!

Oftmals besteht eine Rechnungsprüfung aus einem kurzen Blick auf die Rechnung. Ob die Menge der Ware passt und ob der Rechnungsbetrag stimmt. Aber das ist leider, wenn es um das Finanzamt geht, nicht genug. Damit du als Unternehmer weißt, worauf es bei einer Rechnungsprüfung ankommt und welche Dinge du beachten musst, haben wir alle Informationen, die du über die Prüfung einer Rechnung brauchst, in diesem Artikel zusammengefasst.

Das erwartet dich heute:

Was ist eine Rechnungsprüfung?

Bei einer Rechnungsprüfung prüft die Buchhaltung eine Rechnung auf Vollständigkeit und Form. In der Regel wird eine Rechnung erst nach der Prüfung freigegeben und dem Kunden zugestellt. So stellst du sicher, dass es zu keinen Verzögerungen durch Formfehler kommt. Gleiches gilt für falsche Beträge auf der Rechnung. Zudem kommt es nicht zu Unstimmigkeiten in der Zahlung der Vorsteuer oder innerhalb der Abrechnung.

Warum wird die Rechnungsprüfung durchgeführt?

In erster Linie, wie vorstehend schon beschrieben, dient die Rechnungsprüfung der Vermeidung von Fehlern. Aber die Vertrauensbasis zu deinem Kunden spielt hierbei auch eine Rolle. Denn bei einer korrekt ausgestellten Rechnung, hat dein Kunde das Gefühl, dass er ein seriöses Geschäft abgeschlossen hat. Außerdem kann dein Kunde so seinen Kauf wahrheitsgemäß verbuchen und entsprechend steuerlich absetzen.

Kannst du durch eine Rechnungsprüfung Kosten vermeiden?

Hier gibt es ein ganz klares Ja. Denn, durch eine fehlerhafte Rechnung besteht das Risiko, viel Geld zu verlieren. Anhand der strengen gesetzlichen Anforderungen an eine Rechnung kann deine Berechtigung zum Vorsteuerabzug wegfallen. Außerdem hat das Finanzamt die Möglichkeit, wenn eine Rechnung fehlerhaft ist, die Umsatzsteuer nachträglich zurückzuverlangen.

Tipp zu Erleichterung

Eine Rechnung zu prüfen, ist mit einem hohen Aufwand verbunden. Welche Punkte du alle prüfen musst, zeigen wir dir im Verlauf dieses Artikels auf. Wenn du deine Rechnungsprüfung vereinfachen möchtest, eignet sich daher eine Buchhaltungssoftware. Denn hier werden Kundendaten mit wenigen Klicks abgeglichen und die Beträge automatisch berechnet.

Besteht eine Rechnungsprüfungspflicht für Unternehmen?

Generell besteht eine Rechnungsprüfungspflicht. Diese Pflicht ist zwar nicht gesetzlich festgelegt, aber kontrollierst du die Rechnungen nicht, dann musst für die Fehler entsprechend gerade stehen.

Was musst du bei der Rechnungsprüfung beachten?

Das einzige, was zu beachten ist, ist, dass du jede einzelne deiner Rechnungen genau prüfst. Hierbei ist definitiv keine Nachlässigkeit erlaubt. Welche Angaben du prüfen musst und was du außerdem zu beachten hast, zeigen wir dir nachstehend auf.

Was besagt § 14 UstG (Umsatzsteuergesetz)?

Als Rechnung gilt jedes Dokument, welches über eine Lieferung oder Leistung abgerechnet wird. Hierbei ist es ganz gleich, welche Bezeichnung dieses Dokument hat. Du bist verpflichtet, die Unversehrtheit des Inhalts, die Echtheit der Herkunft und die Lesbarkeit zu gewährleisten.

Unversehrtheit des Inhalts bedeutet, dass du die nach dem Gesetz erforderlichen Angaben nicht verändern darfst. Echtheit der Herkunft heißt, die Sicherheit der Identität des Rechnungserstellers muss vorhanden sein und die Lesbarkeit erklärt sich von selbst. In welcher Weise diese drei Punkte gewährleistet sein müssen, legt jeder Unternehmer selbst fest.

Was muss auf der Rechnung stehen?

Die Angaben einer Rechnung unterscheiden sich nach Warenwert. Liegt der Wert unter 250 Euro, kannst du eine vereinfachte Rechnung schreiben. Diese muss folgendes beinhalten:

  • vollständiger Name des Rechnungsstellers
  • vollständige Anschrift des Rechnungsstellers
  • Kontaktdaten des Kunden
  • Ausstellungsdatum der Rechnung
  • Datum des Vertragsabschlusses
  • Menge und Art der gelieferten Ware
  • Entgelt für die einzelnen Posten
  • Gesamtbetrag netto und brutto
  • Gesamtbetrag nach erhobenen Steuern aufgeschlüsselt
  • wenn vorhanden, Rabatte, Skonti oder Zusatzleistungen
  • Zahlungshinweise

Liegt der Warenwert über 250 Euro, musst du eine erweiterte Rechnung schreiben. Hier kommt zu den vorstehend genannten Angaben folgendes hinzu:

Was passiert, wenn die Pflichtangaben auf der Rechnung fehlen?

Die Pflichtangaben sind notwendig für den Vorsteuerabzug. Wenn eine dieser Angaben fehlt, bist du zum Vorsteuerabzug nicht berechtigt. Dies kann für dich bedeuten, dass du auf hohen Vorsteuerbeträgen sitzen bleibst.

Was sind zu vermeidende Fehler bei der Rechnungsprüfung?

Es gibt unterschiedliche Fehler, die zu vermeiden sind. Als Fehlerarten gelten:

  • Formfehler
  • Inhaltsfehler
  • Rechenfehler

Was diese Fehlerarten bedeutet, findest du in den folgenden Absätzen.

Formfehler

Formfehler treten am seltensten auf. Hierbei handelt es sich um Fehler, bei dem die Pflichtangaben unvollständig sind, wie zum Beispiel eine fehlende Rechnungsnummer.

Inhaltsfehler

Als Inhaltsfehler gelten Fehler, die zum Beispiel auf die Menge, der in Rechnung gestellten Leistungen, bezogen sind. Dies kann dazu führen, dass beispielsweise Fixpreise oder Rabatte nicht eingehalten werden. Inhaltsfehler entstehen in den meisten Fällen, wenn die Kommunikation zwischen Lieferant und Leistungssteller fehlerhaft ist.

Rechenfehler

Rechenfehler entstehen in der Regel durch fehlerhafte Bedienung einer Buchhaltungssoftware, sind aber sehr selten.

Wer ist für die Rechnungsprüfung zuständig?

Hierbei kommt es darauf an, bei welcher Stelle die Verantwortung für die Rechnungsprüfung liegt. Liegt diese zum Beispiel bei der Buchhaltung, entstehen Schnittstellen zur Logistik und zum Einkauf. Sprich, die Buchhaltung benötigt Daten von der Logistik und dem Einkauf. Bist du Einzelunternehmer und erledigst deine Buchhaltung selbst, dann bist auch du allein für die Rechnungsprüfung verantwortlich.

Welche Arten der Rechnungsprüfung gibt es?

Die Rechnungserstellung ist je nach Warenwert unterschiedlich, wie du aus diesem Artikel schon weißt. Gleiches gilt für die Rechnungsprüfung. Hierbei unterscheidet man zwischen einer sachlichen und einer formalen Rechnungsprüfung. Was diese Prüfungen im einzelnen bedeutet, zeigen wir dir nachstehend auf.

Was ist eine sachliche Rechnungsprüfung?

Bei der sachlichen Rechnungsprüfung wird kontrolliert, ob die gelieferten Waren oder erbrachten Leistungen korrekt abgerechnet wurden. Dies geschieht durch einen Abgleich mit dem Lieferschein. Vorzugsweise sollte die sachliche Rechnungsprüfung durch die Person stattfinden, welche die Bestellung veranlasst und die Leistungen entgegengenommen hat.

Was ist eine formale Rechnungsprüfung?

Bei der formalen Rechnungsprüfung wird die Einhaltung der formellen Vorschriften sichergestellt. Sinnvoll ist es, die formelle Rechnungsprüfung im Rahmen der Erfassung von Eingangsrechnungen durchzuführen. So kannst du eine nicht korrekte Rechnung abfangen, bevor sie weiter bearbeitet wird. Außerdem hast du hier die Möglichkeit, vom Lieferanten eine neue Rechnung anzufordern.

Handelt es sich um eine bestellbezogene Rechnung, hast du die Möglichkeit, alle aufgelisteten Positionen der Rechnung abzurechnen. Hierbei spielt es keine Rolle, ob du eine oder mehrere Positionen als Teillieferung erhalten hast. Alle Teillieferungen können summiert und in einer Buchung zusammen abgeschlossen werden.

Handelt es sich um eine wareneingangsbezogene Rechnung, musst du jeden einzelnen Wareneingang separat abrechnen. Prüfst du eine Rechnung ohne Bestellbezug, kann diese direkt auf folgende Konten gebucht werden:

  • Anlagekonto,
  • Materialkonto oder
  • Sachkonto.

Die einzelnen Schritte einer Rechnungsprüfung: Beispiel

Um eine ordnungsgemäße Rechnungsprüfung durchzuführen, haben wir hier ein Beispiel für dich, welche Schritte du gehen musst:

  1. Als Erstes kontrollierst du, ob die Rechnung den gesetzlichen Anforderungen entspricht. Und ob die Pflichtangaben vorhanden sind. Diesen Schritt nennt man auch formale Prüfung.
  2. Der zweite Schritt ist die sachliche Prüfung. Prüfe hier, ob die Leistungen korrekt und ohne Mängel erbracht wurden. Außerdem gleichst du hier die Position der Rechnung mit denen auf dem Lieferschein ab. Des Weiteren musst du die richtige Angabe der Einzelpreise und den daraus entstandenen Gesamtbetrag prüfen.
  3. An dritter Stelle steht die Subprüfung. Sind andere Personen zur Absprache und Klärung einer Rechnung mit einzubinden, solltest du mit diesen Personen Rücksprache halten. Denn, so können Differenzen und gegebenenfalls bestehende Fragen direkt geklärt werden.
  4. Der letzte Schritt ist die Rechnungsfreigabe. Hierbei ist es sinnvoll, eine zweite Person, welche die Freigabe übernimmt, hinzuzuziehen.

Worum geht es bei der digitalen Rechnungsprüfung?

An erster Stelle steht hier die Arbeitserleichterung. Denn Lösungen für den elektronischen Rechnungseingang bieten in der Regel automatisch sämtliche Funktionen für den Rechnungsprüfungsprozess an. Hier sind folgende Informationen im System verfügbar:

  • Bestellung
  • Lieferschein
  • Rechnung

Wie findet der Prozess, bei einer digitalen Rechnungsprüfung, statt?

Der wichtigste Punkt ist hierbei die Verfügbarkeit von relevanten Daten. Sind diese vorhanden, läuft der Prozess wie folgt ab:

  • Schon bei der Bestellung werden die zu buchenden Konten und Kostenstellen festgelegt. Außerdem werden sie in der digitalen Bestellung hinterlegt.
  • Die Eingangsrechnung erreicht dein Unternehmen digital oder als Papierdokument. Das Papierdokument muss entsprechend eingescannt werden.
  • Dank der Schrifterkennungsprogramme, erkennt das System die Inhalte automatisch.
  • Buchungsinformationen werden entweder aus der digitalen Bestellung automatisch hinzugefügt oder manuell eingegeben.
  • Der Workflow erledigt folgende Schritte selbstständig:
    • Transportiert Informationen digital zum Genehmiger.
    • Wickelt die Freigaben ab.
    • Buchungsinformationen können verändert werden, wenn dies erlaubt ist.
    • Wenn notwendig, kommt es zu weiteren Genehmigungen.
  • An letzter Stelle steht die Rechnungsprüfung. Manuell musst du nur eingreifen, wenn es hierbei zu Problemen kommt.
  • Die Verbuchung findet automatisch statt.

Welche Vorteile und Nachteile bringt sie?

Welche Vor- und Nachteile die digitale Rechnungsprüfung mit sich bringt, zeigen wir dir anhand der nachstehenden Tabelle auf.

VorteileNachteile
Kreditorenbuchhaltung ist von Aufgaben und Arbeiten weitestgehend befreit.Es ist eine umfangreiche IT-Unterstützung nötig.
Der Prozess der Rechnungsprüfung läuft schneller ab.Abhängigkeit von der IT steigt.
Der Prozess wird vollständig digital überwacht. Dadurch erhält die Kreditorenbuchhaltung eine vollständige Kontrolle.Es ist ein DMS mit Workflow notwendig.
Viel Mitarbeiter müssen von ihrer analogen Denkweise auf digitales Handeln umschwenken.
Du musst viele Aufgaben in andere Bereiche auslagern.

Rechnungsprüfung Checkliste

Eine Checkliste mit den wichtigsten Punkten für die Rechnungsprüfung, findest du hier.

Rechnungspruefung_Checkliste_-Bestandteile-einer-Rechnung

Checkliste: Bestandteile einer Rechnung

Fazit

Auch, wenn es zeitaufwendig ist, solltest du deine Rechnungsprüfung immer korrekt vornehmen. Wenn der kleinste Fehler viel Geld kosten kann, ist am Ende die Prüfung der Rechnung das kleinste Problem. Beachtest du die Hinweise aus diesem Artikel, kann nichts schiefgehen und du bist auf der sicheren Seite. Ist dir die manuelle Rechnungsprüfung zu umständlich, sieh dir unsere Buchhaltungssoftware an. Denn, mit einer digitalen Lösung wird dir viel Arbeit erleichtert.

Nadine Höpf

Content Marketerin und gleichzeitig als Country Managerin für Frankreich zuständig. Nadine kann nicht nur in deutsch gehaltvolle Inhalte erstellen, sondern mühelos auch in französisch. Eine deutsche Kostprobe von ihrem Können bekommst du auf diesem Blog.

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