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Rechnungsprüfung – Das gibt es in der Praxis zu beachten!

Oftmals besteht eine Rechnungsprüfung aus einem kurzen Blick auf die Rechnung. Ob die Menge der Ware passt und ob der Rechnungsbetrag stimmt. Aber das ist leider, wenn es um das Finanzamt geht, nicht genug. Damit du als Unternehmer weißt, worauf es bei einer Rechnungsprüfung ankommt, haben wir alle wichtigen Informationen in diesem Artikel zusammengefasst.

Das erwartet dich heute:

Definition: Was ist eine Rechnungsprüfung?

Bei einer Rechnungsprüfung prüft die Buchhaltung eine Rechnung auf Vollständigkeit und Form. In der Regel wird eine Rechnung erst nach der Prüfung freigegeben und dem Kunden zugestellt. So stellst du sicher, dass es zu keinen Verzögerungen durch Formfehler kommt. Gleiches gilt für falsche Beträge auf der Rechnung. Zudem kommt es nicht zu Unstimmigkeiten in der Zahlung der Vorsteuer oder innerhalb der Abrechnung.

Tipp zur Erleichterung der Rechnungsprüfung

Wenn du deine Rechnungsprüfung vereinfachen möchtest, ist eine Software mit Rechnungsverwaltungs-Funktion genau das Richtige für dich. Denn hier werden die Rechnungen automatisch geprüft.

Sachliche und formale Rechnungsprüfung

Die Rechnungserstellung ist je nach Warenwert unterschiedlich. Gleiches gilt für die Rechnungsprüfung. Hierbei unterscheidet man zwischen einer sachlichen und einer formalen Rechnungsprüfung. Was diese Prüfungen im Einzelnen bedeuten, zeigen wir dir nachstehend auf.

Was ist eine sachliche Rechnungsprüfung?

Bei der sachlichen Rechnungsprüfung wird kontrolliert, ob die gelieferten Waren oder erbrachten Leistungen korrekt abgerechnet wurden. Dies geschieht durch einen Abgleich mit dem Lieferschein. Vorzugsweise sollte die sachliche Rechnungsprüfung durch die Person stattfinden, welche die Bestellung veranlasst und die Leistungen entgegengenommen hat.

Was ist eine formale Rechnungsprüfung?

Bei der formalen Rechnungsprüfung wird die Einhaltung der formellen Vorschriften sichergestellt. Sinnvoll ist es, die formelle Rechnungsprüfung im Rahmen der Erfassung von Eingangsrechnungen durchzuführen. So kannst du eine nicht korrekte Rechnung abfangen, bevor sie weiter bearbeitet wird. Außerdem hast du hier die Möglichkeit, vom Lieferanten eine neue Rechnung anzufordern.

Handelt es sich um eine bestellbezogene Rechnung, hast du die Möglichkeit, alle aufgelisteten Positionen der Rechnung abzurechnen. Hierbei spielt es keine Rolle, ob du eine oder mehrere Positionen als Teillieferung erhalten hast. Alle Teillieferungen können summiert und in einer Buchung zusammen abgeschlossen werden.

Handelt es sich um eine wareneingangsbezogene Rechnung, musst du jeden einzelnen Wareneingang separat abrechnen. Prüfst du eine Rechnung ohne Bestellbezug, kann diese direkt auf folgende Konten gebucht werden:

  • Anlagekonto
  • Materialkonto
  • Sachkonto

Checkliste

Eine Checkliste mit den wichtigsten Punkten für die Rechnungsprüfung findest du hier:

Checkliste für die Rechnungsprüfung
Checkliste für die Rechnungsprüfung

Wer macht die Rechnungsprüfung?

Hierbei kommt es darauf an, bei welcher Stelle die Verantwortung für die Rechnungsprüfung liegt. Liegt diese zum Beispiel bei der Buchhaltung, entstehen Schnittstellen zur Logistik und zum Einkauf. Sprich, die Buchhaltung benötigt Daten von der Logistik und dem Einkauf. Bist du Einzelunternehmer und erledigst deine Buchhaltung selbst, dann bist auch du allein für die Rechnungsprüfung verantwortlich.

Besteht eine Rechnungsprüfungspflicht für Unternehmen?

Generell besteht eine Rechnungsprüfungspflicht. Diese Pflicht ist zwar nicht gesetzlich festgelegt, aber kontrollierst du die Rechnungen nicht, dann musst du für die Fehler entsprechend gerade stehen.

Zu vermeidende Fehler

Es gibt unterschiedliche Fehler, die zu vermeiden sind. Als Fehlerarten gelten:

  • Formfehler: Pflichtangaben sind unvollständig (z.B. fehlende Rechnungsnr.)
  • Inhaltsfehler: Häufig durch fehlerhafte Kommunikation zwischen Lieferant und Leistungssteller (z.B. Fehler bzgl. der Menge der Leistungen)
  • Rechenfehler: Durch fehlerhafte Bedienung einer Buchhaltungssoftware

Was passiert, wenn die Pflichtangaben auf der Rechnung fehlen?

Die Pflichtangaben sind notwendig für den Vorsteuerabzug. Wenn eine dieser Angaben fehlt, bist du zum Vorsteuerabzug nicht berechtigt. Dies kann für dich bedeuten, dass du auf hohen Vorsteuerbeträgen sitzen bleibst.

Ablauf anhand eines Beispiels

Wie man eine ordnungsgemäße Rechnungsprüfung durchführt und welche Schritte du gehen musst, zeigen wir dir anhand eines Beispiels:

  • Schritt 1: Als Erstes kontrollierst du, ob die Rechnung den gesetzlichen Anforderungen entspricht und ob die Pflichtangaben vorhanden sind. Diesen Schritt nennt man auch formale Prüfung.
  • Schritt 2: Danach erfolgt die sachliche Prüfung. Prüfe hier, ob die Leistungen korrekt und ohne Mängel erbracht wurden. Außerdem gleichst du hier die Position der Rechnung mit denen auf dem Lieferschein ab. Des Weiteren musst du die richtige Angabe der Einzelpreise und den daraus entstandenen Gesamtbetrag prüfen.
  • Schritt 3: Als nächstes kommt die Subprüfung. Sind andere Personen zur Absprache und Klärung einer Rechnung mit einzubinden, solltest du mit diesen Personen Rücksprache halten. Denn so können Differenzen und ggfs. bestehende Fragen direkt geklärt werden.
  • Schritt 4: Zum Schluss erfolgt die Rechnungsfreigabe. Hierbei ist es sinnvoll, eine zweite Person, welche die Freigabe übernimmt, hinzuzuziehen.

Die digitale Rechnungsprüfung

An erster Stelle steht hier die Arbeitserleichterung. Denn Lösungen für den elektronischen Rechnungseingang bieten in der Regel automatisch sämtliche Funktionen für den Rechnungsprüfungsprozess an. Hier sind folgende Informationen im System verfügbar:

  • Bestellung
  • Lieferschein
  • Rechnung

Welche Vorteile und Nachteile gibt es?

Welche Vor- und Nachteile die digitale Rechnungsprüfung mit sich bringt, zeigen wir dir anhand der nachstehenden Tabelle auf.

Vorteile Nachteile
Kreditorenbuchhaltung ist von Aufgaben und Arbeiten weitestgehend befreit Es ist eine umfangreiche IT-Unterstützung nötig
Der Prozess der Rechnungsprüfung läuft schneller ab Abhängigkeit von der IT steigt
Der Prozess wird vollständig digital überwacht, wodurch die Kreditorenbuchhaltung eine vollständige Kontrolle erhält Es ist ein DMS mit Workflow notwendig
Viel Mitarbeiter müssen von ihrer analogen Denkweise auf digitales Handeln umschwenken
Du musst viele Aufgaben in andere Bereiche auslagern

Fazit

Auch wenn es zeitaufwendig ist, solltest du deine Rechnungsprüfung immer korrekt vornehmen. Wenn der kleinste Fehler viel Geld kosten kann, ist am Ende die Prüfung der Rechnung das kleinste Problem. Beachtest du die Hinweise aus diesem Artikel, kann nichts schiefgehen und du bist auf der sicheren Seite. Ist dir die manuelle Rechnungsprüfung zu umständlich, sieh dir unsere Buchhaltungssoftware an. Denn mit einer digitalen Lösung wird dir viel Arbeit erleichtert.

Nadine Höpf
Nadine Höpf

Nadine ist spezialisiert auf die Erstellung und Bereitstellung von hilfreichen Inhalten auf Blogs und Lexika im Business- und Finanzbereich. Durch intensive Recherchen und das Konsultieren von Experten stellt sie Fachwissen übersichtlich aufbereitet zur Verfügung.

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