Rechnungen digitalisieren – So machst du deine Buchhaltung papierlos

Wenn du dir in deiner Firma oder als Freelancer große Papierstapel sparen möchtest, dann solltest du über eine Digitalisierung deines Büros nachdenken. Besonders praktisch ist es, wenn du die häufigsten Dokumente, die über den Bürotisch gehen, nur noch digital verarbeiten musst: nämlich die Rechnungen. Doch wie kannst du deine Rechnungen digitalisieren und was musst du bei der elektronischen Archivierung alles beachten? Das erklären wir dir hier.

Das erwartet dich heute:

Das Digitalisieren von Rechnungen ist im Prinzip derselbe Vorgang, den du auch anwendest, wenn du andere Dokumente archivieren möchtest. Für die elektronische Archivierung musst du deine Rechnungen scannen und anschließend in deinem PC speichern und verwalten.

Großer Vorteil – Papierloses Büro

Die elektronische Archivierung von Rechnungen und Dokumenten ist schon lange auf dem Vormarsch, weil sie einen wichtigen Schritt auf dem Weg zum papierlosen Büro darstellt. Denn damit kannst du schneller und effizienter arbeiten und zudem noch Kosten und Ressourcen sparen.
Früher oder später wird es nur noch digitalisierte Unternehmen geben. Wer den Zug dahin verpasst hat, hat erhebliche finanzielle Einbußen hinnehmen müssen, was das Beispiel der Firmen Kodak und Quelle zeigt. Also sei von Anfang an mit dabei!

Wie kannst du Rechnungen digitalisieren?

Der grundsätzliche Ablauf ist einfach: zunächst musst du die Rechnung mit einer geeigneten Methode einscannen (also digitalisieren) und anschließend deinen Vorgängen im PC zuordnen.

Welche Möglichkeiten gibt es dafür?

Rechnungen digitalisieren mittels

  • Software oder Hardware (Archivscanner)
  • Programm (Belegerfassungsprogramm)
  • App (für ein Smartphone mit Kamera)
  • Scan-Gerät (beispielsweise mobile Scanner)

Wenn du unterwegs bist, wirst du am häufigsten die Kamera deines Smartphones einsetzen und die Belege fotografieren, um sie mittels App zuzuordnen. Im Büro ist ein Archivscanner komfortabler. Wichtig ist, dass du die Unterlagen anschließend übersichtlich speicherst und zuordnest, am besten mit einer entsprechenden Buchhaltungssoftware. Wenn dir eine ganze Software zu komplex ist, kannst du auch nur mit einem Belegerfassungsprogramm arbeiten. Beispielsweise wenn du die Rechnungen privat digitalisieren möchtest.

Wie läuft die Digitalisierung ab?

Bei der Arbeit mit Papierrechnungen musstest du diese stets sammeln, stempeln, an zuständige Personen zur Freigabe weitergeben, warten, bis etwas zurückkommt, in der Buchhaltung bearbeiten, alle wichtigen Infos zuordnen, buchen und manuell ablegen. Das lange Hin und Her war und ist oft ein Problem bei Rechnungen mit kurzen Zahlungs- und Skontofristen. Wenn du in deinem Unternehmen auf digitale Rechnungen umstellst, erhältst du von deinen Lieferanten die Rechnungen bereits per E-Mail in digitaler Form. Diese elektronische Eingangsrechnungen kannst du sehr leicht sofort in einem System einordnen und weiterverarbeiten. Der Versand an Freigabestellen oder Buchhaltung geschieht unmittelbar. Die digitale Freigabe kann von dort aus ebenso rasch mit dem Dokument verknüpft und an die Buchhaltung weitergeleitet werden. Dort kann die zuständige Person die notwendigen Infos mit der Rechnung verbinden und sofort buchen.

Insgesamt ist das Verfahren schneller als bisher. Welche Vor- und Nachteile kommen damit auf dich zu?

Vor- und Nachteile der Digitalisierung von Rechnungen

Kommen wir zunächst zu den Vorteilen, die die Nachteile deutlich überwiegen.

Vorteile sind:

Weniger Platzbedarf

Ganz klar der erste Punkt, der ins Auge sticht, ist der geringe Platzbedarf. Anstelle von langen Reihen überfüllter Aktenschränke mit Papierordnern in jeder Abteilung und einem riesigen Archiv voller Akten, lagern die Daten jetzt bequem auf dem Server.

Einfache Ablage und Bearbeitung

Das Einscannen und Zuordnen der Belege oder das einfache Zuordnen eingehender Rechnungen ist schneller erledigt, als ein manueller Abgleich und die Papierablage – bei der du im schlimmsten Fall erst noch den Ordner suchen musst, den irgendein Kollege sich gerade aus demselben Grund aus dem Regal genommen hat und dadurch den Ablauf blockiert.

Schnellere Wiederauffindbarkeit

Nicht nur das Ablegen der Rechnungen geht nun viel schneller, sondern auch das Finden eines Beleges. Denn anstatt zuerst den Ordner zu suchen und dann darin zu blättern, kannst du bequem am PC eine Volltextsuche starten. Natürlich setzt das voraus, dass du jeden Beleg auch korrekt eingescannt und zugeordnet hast.

Tipp!

Mithilfe einer Buchhaltungssoftware kann hier nichts schief gehen und du bist stets auf der sicheren Seite.

Kosten minimieren

Eine Kostenersparnis kannst du dadurch in verschiedenen Bereichen erzielen. Zunächst natürlich sparst du Papier-, Porto- und Druckerkosten, aber auch die Kosten für deine Regale oder Aktenschränke und die Ordner samt Trennblättern.

Schnellere Bearbeitung durch die Buchhaltung

Aber du kannst auch von der schnelleren Bearbeitung profitieren, denn Zeit ist bekanntlich Geld. Deine Mitarbeiter oder du selbst, stehen durch die Zeitersparnis für andere Aufgaben zur Verfügung. Im Extremfall kannst du sogar durch die Einsparung von Mitarbeitern die Lohnkosten senken.

Zugriff von überall möglich

Durch die neuen Tools und Apps und die cloudbasierten ERP-Systeme kannst du noch effektiver arbeiten, da du von überall her auf die Daten zugreifen kannst. Dieser Vorteil ist insgesamt nicht nur für deine Rechnungen, sondern für all deine Belege von Bedeutung.

Guter Schutz vor Datenverlust

Elektronische Rechnungen, die im System hinterlegt und über ein Back-up oder die Cloud archiviert sind, können schwerer verloren gehen als ein Blatt Papier, das in einen falschen Ordner im Archiv gelegt wird oder zwischen anderen Unterlagen untergeht. Der Schutz ist auch deshalb möglich, weil die digitale Kette nicht unterbrochen wird und irgendwelche Rechnungen plötzlich ausgedruckt und nur in Papierform abgelegt werden.

Verständliche Abläufe

Durch einen intern festgelegten Prozess ist für jeden Mitarbeiter klar ersichtlich, wie er mit den Rechnungen umgehen muss. Dadurch ist er leicht verständlich und es ist immer nachvollziehbar, was mit den Rechnungen passiert.

Doch es gibt auch einige Nachteile

Vermutlich wirst du zunächst gegen die ablehnende Haltung deiner Mitarbeiter kämpfen müssen. Denn nicht jedem behagt die Vorstellung, vermeintlich komplizierte Abläufe im PC durchzuführen, um etwas abzulegen oder wiederzufinden. Schulungen können dabei ganz hilfreich sein, um deinen Mitarbeitern die Angst zu nehmen und ihnen die komfortable Neuerung schmackhaft zu machen.

Dass die Einführung und spätere Wartung der Systeme außerdem zunächst ziemlich kostenintensiv sind, lässt dich vermutlich auch nicht jubeln, aber langfristig ist es die richtige Entscheidung.

Womit musst du sonst noch rechnen:

Abhängigkeit von der Technik

Alle digitalen Prozesse machen dich abhängig von der Technik, deinen Computern, Servern, Leitungen und der restlichen Ausstattung. Auch Stromausfälle kannst du dir nicht erlauben, wenn du während der Problembehebung keinerlei Zugriff auf die Daten hast. (Daher legen manche Firmen ihre Unterlagen zusätzlich noch in Papierform ab)

Veränderungen bringen Probleme mit sich

Um die Digitalisierung umzusetzen, musst du dein Unternehmen entsprechend aufrüsten und ausstatten. Das bedeutet für dich eine neue Technik, neue Konzepte, neue Planung. Dazu auch neue Geräte oder IT-Personal. Und zu Beginn sind dabei, wie bei jeder Innovation, erfahrungsgemäß einige Klippen zu umschiffen.

Datensicherheit

Wenn alles nur noch digital vorhanden ist, musst du auch den Datenschutz und die Datensicherheit verbessern. Bisher musstest du verhindern, dass jemand deine Akten einsieht oder gar mitnimmt. Aber nun liegt alles digital auf Servern, vielleicht sogar im Ausland und du musst verhindern, dass Hacker an die Daten herankommen. Es wird vielfach infrage gestellt, dass es überhaupt einen 100%igen Schutz geben kann – und viele Datenpannen wie beispielsweise bei Facebook – zeigen immer wieder die Gefahr. Achte also auf eine gute Firewall und berücksichtige alle Vorschriften zum Datenschutz, welche die DSGVO vorschreibt.

Dein Speicherplatz und deine Infrastruktur müssen mitwachsen

Wenn du dein Büro digitalisierst und vor allem dein Rechnungswesen, dann musst du darauf achten, dass du alles so planst, dass dein Datenspeicher dem Ansturm gewachsen ist. Auch deine restliche Infrastruktur und deine Geräte müssen mitwachsen und eine schnelle und sichere Verarbeitung sicherstellen.

Archivierung über längeren Zeitraum

Bei der Datenspeicherung musst du berücksichtigen, dass verschiedene Datenträger und Speichermedien ziemlich empfindlich sind. Du musst sie entsprechend so aufbewahren, dass sie weder Hitze, Kälte noch Feuchtigkeit ausgesetzt sind und auch nicht manuell beschädigt werden können (Stöße, Kratzer). Also musst du dir für deine Archivierung ein gutes und sicheres Konzept zurechtlegen und notfalls deine Daten auf verschiedenen Datenträgern oder mehrfach sichern.

Hast du diese Hürden jedoch überwunden, so kannst du langfristig von der Digitalisierung profitieren.

Anforderungen des Finanzamts

Du kannst im papierlosen Büro verschiedene Dokumente digitalisieren, doch bei deinen Rechnungen musst du besonders genau aufpassen, weil es dabei um steuerlich relevante Belege geht. Für die Steuer ist für alle aufgeführten Beträge immer der Nachweis wichtig. Daher musst du alle steuerrelevanten Dokumente nach der Verfahrensdokumentation festhalten, damit deine Buchhaltung für das Finanzamt jederzeit nachvollziehbar ist.

Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS)

Daher ist es zunächst wichtig, dass du die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung, die für DV-gestützte Buchführungssysteme zu beachten ist, auch einhältst. Diese gibt es schon seit 1995. Zusammen mit dem Steuervereinfachungsgesetz und den Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen GDPdU sind 2001 noch weitere Regeln dazugekommen, die die Finanzverwaltung bei der Prüfung deiner Unterlagen anwendet.

Danach musst du die folgenden Punkte zwingend beachten:

  • Die Unveränderbarkeit der Daten. Das bedeutet, dass du dafür sorgen musst, dass deine Daten und die elektronisch archivierten Dokumente weder auf dem Datenträger (Hardware) verändert oder gefälscht werden können, noch hinsichtlich der Software (durch Sicherungen oder Sperren sowie Zugriffsprotokolle). Dazu kommt, dass du auch dafür sorgen musst, dass aus organisatorischer Sicht (Zugang und Zugriff zu den Räumen und den Daten) die Unterlagen und Daten geschützt sind.
  • Veränderungen müssen erkennbar sein. Das bedeutet, dass du die Änderungen, die du absichtlich vornimmst, zusätzlich zum Originalinhalt sicherst, damit beide Versionen erhalten bleiben. Die Tatsache, dass du an den Daten etwas verändert hast und was das ist, muss also unbedingt erkennbar bleiben.
  • Die Änderungshistorie darf nicht verändert werden. Das bedeutet, dass niemand die vorgenommenen Veränderungen, die in der Historie ersichtlich sind, nachträglich ändern, fälschen oder löschen kann.

Für diese Vorgaben spielt es auch keine Rolle, ob du die Rechnungen und Dokumente schon elektronisch erhalten oder erst nachträglich digitalisiert hast.

Können Papierbelege nach der Digitalisierung vernichtet werden?

Diese Frage taucht häufig auf. Denn, wenn du ja alles digital in deinem PC oder der Cloud archiviert hast, dann ist der Papierkram ja überflüssig, oder?

Rechnungen digitalisieren fürs Finanzamt

Ja. Du darfst die Papierbelege nach der Archivierung entsorgen. Wenn du dafür sorgst, dass die Daten GoBD-konform gespeichert sind. Als Unternehmer bist du dazu verpflichtet die Grundsätze zur ord­nungs­mä­ßi­gen Füh­rung und Auf­be­wah­rung von Bü­chern, Auf­zeich­nun­gen und Un­ter­la­gen in elek­tro­ni­scher Form so­wie zum Da­ten­zu­griff einzuhalen. Außerdem muss ein Zugriff jederzeit möglich sein. Dann brauchst du die Daten und Rechnungen nicht zusätzlich noch in Papierform ablegen. Es ist nur wichtig, dass du während der gesetzlich vorgesehenen Aufbewahrungsfrist (meist 10 Jahre) die Daten zugänglich und auswertbar aufbewahrst. Durch die GoBD-Konformität stellst du zudem sicher, dass deine Dokumente unveränderbar und lückenlos archiviert sind und mögliche Änderungen jederzeit nachvollziehbar und nachprüfbar sind.

Ausnahmen

Allerdings sind das nur die Vorschriften, die das Finanzamt und die Steuer betreffen. Es gibt auch andere juristische Unterlagen, die davon ausgenommen sind und die du zwingend im Original aufbewahren musst. Beispielsweise Bürgschaftserklärungen oder notarielle Beglaubigungen oder Urkunden, die durch ein Siegel oder einen Prägestempel und eine Heftung gesichert sind (Kaufverträge von Immobilien haben auch solche Siegel und Stempel).

Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) hat dazu einige technische Richtlinien entworfen, die du auf der Webseite des Amtes einsehen kannst.

Praxistipp

Wenn du alle Unterlagen digitalisierst und papierlos arbeitest, wirst du aber im Normalfall auch diese Dokumente einscannen, damit du sie genauso schnell finden und verwenden kannst, wie die anderen Dokumente auch. In dem Fall arbeitest du mit diesen Unterlagen zwar doppelt (Arbeitskopie in digitaler Form und Original in Papierform), aber diese Akten dürften keinen allzu großen Umfang in deinem Büro beanspruchen.

Rechnungen digitalisieren mit einer Software

Rechnungen digitalisieren Software
Mit sevDesk kannst du ganz einfach deine Rechnungen digitalisieren

Wenn du dein Büro papierlos machen möchtest, dann bist du gut beraten, wenn du dafür eine moderne Software verwendest. Du kannst zwar einzelne Apps anschaffen, die dir lediglich bei der Digitalisierung von Rechnungen oder der Erfassung von Belegen helfen. Aber viel komfortabler und sinnvoller ist eine komplexe Buchhaltungssoftware, die dich anschließend auch bei vielen anderen Punkten unterstützt. So eine Software hilft dir nämlich beispielsweise auch bei der Umsatzsteuervoranmeldung und bietet eine Schnittstelle zu deinem Steuerberater. Damit kannst du insgesamt noch effizienter und effektiver arbeiten!

Fazit

Durch die Digitalisierung von Rechnungen kannst du viel effektiver arbeiten als bisher. Durch die Einführung eines völlig papierlosen Büros und durch die Digitalisierung aller Belege kannst du enorm Zeit und Kosten sparen. Außerdem bleibst du dadurch in der digitalen Welt wettbewerbsfähig!

Nadine Höpf

Content Marketerin und gleichzeitig als Country Managerin für Frankreich zuständig. Nadine kann nicht nur in deutsch gehaltvolle Inhalte erstellen, sondern mühelos auch in französisch. Eine deutsche Kostprobe von ihrem Können bekommst du auf diesem Blog.

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