Mit Hilfe einer PivotTable können Sie große Datenmengen strukturieren und auswerten. Sie bietet Ihnen die Möglichkeit, große Tabellen in verdichteter, zusammengefasster Form darzustellen. Während die ursprüngliche Tabelle oftmals eine unüberschaubar große Anzahl an Daten zeigt, stellt die PivotTable ihre wichtigsten Eigenschaften auf einen Blick dar. In diesem Tutorial zeigen wir Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie eine PivotTable erstellen und auswerten können.
1. Ursprungstabelle
Zunächst brauchen Sie eine Ursprungstabelle. Als Beispiel verwenden wir eine Tabelle die zeigt, welchen Umsatz die Mitarbeiter eines fiktiven Unternehmens in welchem Land gemacht haben.
Nachdem Sie die Daten eingeben haben, formatieren Sie diese in eine Tabelle über „Start/Als Tabelle formatieren“. Wenn Sie nachträglich neue Daten in die Tabelle einfügen möchten, können Sie das ohne Probleme tun – Excel erweitert Ihre Tabelle dann automatisch.
Klicken Sie auf eine beliebige Zelle in Ihrer Tabelle. Sie können nun unter „Einfügen/PivotTable“ eine PivotTable erstellen.
Es öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie verschiedene Einstellungen vornehmen können. Da wir die Daten schon als Tabelle formatiert haben, ist diese automatisch als Ursprungstabelle ausgewählt. Sie haben nun die Möglichkeit, Ihre PivotTable auf dem bestehenden Arbeitsblatt oder einem neuen anzulegen. Bestätigen Sie Ihre Einstellungen mit „OK“.
2. Reihenfelder
Vielleicht wundern Sie sich, dass Ihre PivotTable zunächst leer ist – das ist ganz normal. Sie müssen erst festlegen, welche Spalten Ihrer Ursprungstabelle ausgewertet werden sollen. Dazu nutzen Sie das Fenster am rechten Rand mit der Überschrift „PivotTable-Felder“. Hier werden alle Spalten Ihrer Ursprungstabelle als Felder angezeigt.
Zunächst legen wir ein Reihenfeld an. Dazu wählen wir in diesem Beispiel den Feldnamen „Verkäufer“ aus und ziehen diesen per Drag&Drop in die leere Liste „ZEILEN“. Es erscheint nun eine Spalte mit allen unterschiedlichen Daten aus der Spalte „Verkäufer“.
3. Wertefelder
Um Ihre Tabelle auswerten zu können, benötigen Sie Wertefelder. In diesem Fall wählen wir den Feldnamen „Umsatz“ und ziehen ihn per Drag&Drop in die leere Liste „WERTE“. Excel fügt nun eine weitere Spalte mit der Überschrift „Summe von Umsatz“ hinzu. Da als Auswertungsformel die Summenformel verwendet wird, sehen Sie nun für jeden Mitarbeiter die Summe seiner Umsätze. Außerdem wird automatisch eine weitere Zeile hinzugefügt, die das Gesamtergebnis der Wertespalte anzeigt, in diesem Fall also die Summe aller Umsätze.
Mit einem Klick auf „Summe von Umsatz“ haben Sie die Möglichkeit, die „Wertfeldeinstellungen“ zu ändern. So können Sie auch beispielsweise das Maximum, das Produkt und vieles mehr berechnen. Da wir bei unserem Beispiel die Summe benötigen, ändern wir die Wertfeldeinstellungen nicht.
4. Spaltenfelder
Wenn Sie eine detailliertere Auswertung wünschen, können Sie nun Spaltenfelder ergänzen. Wir ziehen in unserem Beispiel den Feldnamen „Kunde“ in die Feldliste „SPALTEN“. Excel teilt daraufhin die bisherige Wertespalte in weitere Spalten auf. Es werden nun also die Umsätze von jedem Mitarbeiter im jeweiligen Unternehmen angezeigt. Außerdem erscheint eine weitere Spalte mit dem Gesamtergebnis der Zeilen.
Möchten Sie nun wissen, in welchem Land welcher Umsatz gemacht wurde, fügen Sie einfach den Feldnamen „Land“ als Spaltenfeld ein. Da die Kunden hier keine Rolle spielen, können Sie diese einfach mit einem Klick auf den Haken entfernen. Die jeweiligen Umsätze in den Ländern sind nun ersichtlich.
Sie sehen schon – es gibt die verschiedensten Möglichkeiten, Ihre Tabelle auszuwerten. So können Sie einfache und übersichtliche PivotTables erstellen, die nur die Informationen enthalten, die Sie auch wirklich benötigen.
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