Kassenbericht – Anleitung zur ordnungsgemäßen Kassenbuchführung

Damit du deine Bareinnahmen und Barausgaben korrekt festhalten kannst, benötigst du Kassenberichte. Nur so kannst du ein ordnungsgemäßes Kassenbuch führen. Wichtig ist, sich über die besonderen Anforderungen der Kassenführung bewusst zu sein, um folgenschwere Fehler zu vermeiden. Wie du einen Kassenbericht schreiben solltest und wie keine Angst mehr vor der Kassennachschau haben brauchst, erfährst du im Artikel.

Das erwartet dich heute:

• Was ist ein Kassenbericht?
• Wer muss einen Kassenbericht erstellen?
• Aufzeichnungspflichten im Rahmen des Kassenberichts
• Pflichtangaben des Kassenberichts
  ↳ Kassenbericht Vorlage
• Kassenbericht erstellen – Schritt für Schritt
  ↳ Zählprotokoll
  ↳ Tageslosung
• Beispiel: Kassenbericht schreiben
• Kassennachschau
• Fehler in der Kassenführung
• Gründe für den Kassenbericht
• Fazit

Was ist ein Kassenbericht?

Der Kassenbericht dokumentiert sämtliche Bareinnahmen und Barausgaben innerhalb eines Geschäftstages. Aus dem Bericht sollte klar hervorgehen, wie viel Geld an diesem Tag eingenommen (Tageseinnahmen) wurde. Das Ergebnis wird auch als Tageslosung bezeichnet.

Um hier eine rechtliche Grundlage zum Thema Kassenbericht zu finden, müssen Unternehmer einen Blick in das Steuerrecht werfen. Überwiegend eine Rolle spielt dabei die Umsatzsteuer. Somit wird gerne der Umsatz eines Unternehmens niedrig gehalten, um die Steuer auf den Umsatz zu umgehen. Dieses Vorgehen nennt sich auch Steuerhinterziehung und dürfte jedem Unternehmer ein Begriff sein. Im Bezug auf den Kassenbericht sind folgende zwei Paragrafen aus dem Steuergesetz essentiell:

• 22 Abs. 1 Satz 1 UStG: Der Unternehmer ist verpflichtet, zur Feststellung der Steuer und der Grundlagen ihrer Berechnung Aufzeichnungen zu machen.
• 146 Abs. 1 Satz 2 AO: Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sollen täglich festgehalten werden.

Kassenbericht vs. Kassenbuch

Muss ich einen Kassenbericht oder ein Kassenbuch führen? Oder ist das nicht das Gleiche? Nein, Kassenberichte sind natürlich ein wichtiger Bestandteil des Kassenbuches, allerdings gibt es noch weitere Unterschiede zwischen den einzelnen Begriffen. Die täglichen Berichte im Einzelnen stellen lediglich die Grundlage für ein korrekt geführtes Kassenbuch. Das Kassenbuch zeigt auch nicht die Tageslosung an, sondern dokumentiert Geschäftsvorfälle. Eine Ausnahme finden wir beim Kassenbericht der offenen Ladenkasse. Hier können aneinandergereihte Kassenberichte ein Kassenbuch ersetzen. Aber: Auch bei der offenen Ladenkasse müssen tägliche Berichte erfolgen. Und auch der Wechselgeldbestand muss gezählt werden.

Ein Kassenbuch erfasst die in bar bezahlten Einnahmen und Ausgaben. Grundlage hierfür stellen die Kassenberichte. Wichtig dabei ist es, dass der Saldo immer positiv sein muss. Auch wird dieser als Aktivposten im Umlaufvermögen ausgewiesen. Der Kassenbericht zählt außerdem auf den Cent genaue Beträge und ermittelt die täglichen Einnahmen. In unserem Ratgeber-Artikel zum Thema Kassenbuch führen kannst du weitere wichtige Infos und Tipps hierzu nachlesen.

Offene Ladenkasse

Offene Ladenkassen werden umgangssprachlich auch Bar-Kassen oder Schubladenkassen genannt. Sie finden sich in kleineren Einzelhandelsgeschäften, in Boutiquen oder kleineren Kiosken wieder. Das Geld wird in einzelnen Schubladen aufbewahrt und es gibt keine technische Unterstützung. Bei der elektronischen Registrierkasse wird der Zahlungsverkehr in EDV-Form gespeichert. Die Anschaffung solcher Registrierkassen ist natürlich teurer, allerdings für größere Unternehmen, wie etwa Supermarktketten, unerlässlich.

Wer muss einen Kassenbericht erstellen?

Wer muss überhaupt einen Kassenbericht führen? Generell gilt, dass Kassenbücher einen festen Bestandteil in der Buchführung oder Buchhaltung darstellen. Das heißt: Wer der Bilanzierungspflicht unterliegt, der muss ein Kassenbuch führen. Folgende Übersicht zeigt dir, ob du auch Kassenberichte erstellen musst.

1. Gewerbetreibende: Sie müssen grundsätzlich Kassenberichte führen. Es sei denn, sie generieren weniger Gewinn als 60.000 und weniger Umsatz als 600.000 Euro.
2. Freiberufler: Sie müssen keine Kassenberichte erstellen.
3. Gesellschaften: Aufgrund der Gesellschaftsformen müssen sie Kassenberichte schreiben. Dies gilt nicht für die GbR oder die PartG. Besteht allerdings eine Bilanzierungspflicht aus anderen Gründen, so geht damit auch die Pflicht zur Erstellung von Kassenberichten einher.
4. Land- und Forstwirte: Auch sie sind verpflichtet, Kassenberichte zu führen. Es sei denn, sie unterschreiten die Gewinn- und Umsatzgrenzen von 60.000, bzw. 600.000 Euro. Eine weitere Ausnahme gibt es, wenn der Wert der Nutzungsfläche unter 25.000 Euro liegt.

Selbstverständlich musst du auch dann keine Berichte erstellen oder ein Kassenbuch führen, wenn deine Geschäfte ohne Bargeldzahlungen ablaufen. Sobald du allerdings eine Ladenkasse oder Registrierkasse besitzt und Buchführung betreiben musst, gilt auch für dich die Kassenberichtpflicht.

Kassenbericht für Freiberufler

Freiberufler unterliegen keiner Buchführungspflicht. Sie müssen automatisch kein Kassenbuch führen oder Kassenberichte schreiben. Auch dann nicht, wenn sie hin und wieder Barzahlungen erhalten. Trotzdem heißt das nicht, dass sie keine Nachweispflicht zu erfüllen haben. Wer möchte, der kann ein freiwilliges und einfaches Kassenberichtsbuch führen. Solltest du beispielsweise sehr viele Bargeschäfte abwickeln, so empfiehlt sich dieser Schritt sogar.

Aufzeichnungspflichten im Rahmen des Kassenberichts

Laut dem § 146 AO ist eindeutig von sollten die Einnahmen und Ausgaben der Kasse täglich festgehalten werden. Hierbei handelt es sich lediglich um eine Empfehlung und keine zwingende Vorschrift. Aber heißt das, dass Unternehmer eigentlich gar nicht zur Aufzeichnung ihrer Bareinnahmen oder Barausgaben verpflichtet sind? Tatsächlich lässt hier das Gesetz einen gewissen Spielraum. Allerdings nur dann, wenn die Kassengeschäfte nur nebenbei getätigt werden. Also nicht täglich und routiniert passieren. Oder aber, wenn diverse Ereignisse eine Buchung am gleichen Tag unmöglich machen. In allen anderen Fällen unterliegen also alle Unternehmer, die mit Bargeld Geschäfte tätigen, der Aufzeichnungspflicht.

Aufbewahrungspflichten von Belegen und Dokumenten

Wer Geschäfte mit wechselnder Kundschaft abschließt, der muss alle angefallenen Belege und Aufzeichnungen als Buchungsbelege oder sonstige Unterlagen, für mindestens 10 Jahre aufbewahren. Bei Betrieben, die Waren mit einem geringen Wert verkaufen, müssen Registrierkassenstreifen, Kassenzettel und Bons, ebenfalls aufbewahrt werden. Notizzettel, welche Ungereimtheiten in der Kassenführung erklären könnten, sollten im eigenen Interesse aufbewahrt werden. Andernfalls könnte das Finanzamt einen Fehler beanstanden. Gibt es Aufzeichnungen per Datenverarbeitungssystem, so sollten auch sie digital abgespeichert sein. Alle rechtlichen Vorschriften zur Aufbewahrung von Geschäftsdokumenten findest du in unserem Beitrag zum Thema Aufbewahrungsfristen.

Pflichtangaben des Kassenberichts

Kassenberichte unterscheiden sich natürlich voneinander, jedoch müssen sie in jedem Fall immer die Pflichtangaben enthalten. Ein täglicher Kassenbericht sollte folgende Angaben enthalten:

• Datum und fortlaufende Nummer
• Kassenbestand nach Geschäftsschluss
• Ausgaben im Laufe des Tages (Nettobetrag + Angabe der Vorsteuer in % und Euro)
  • Wareneinkäufe und Warennebenkosten
  • Geschäftsausgaben
  • Privatentnahmen (nur mit Eigenbeleg)
  • Sonstige Ausgaben (Bankeinzahlungen etc.)
• Kassenbestand des Vortages (wird abgezogen)
• Kasseneingang
• Bareinnahmen (Tageslosung)
• Unterschrift des Kassenzählers

Kassenbericht Vorlage

Um keine der Pflichtangaben zu vergessen und außerdem zeit zu sparen kannst du einfach kostenlos unsere Kassenbericht Vorlage für Excel herunterladen!

Kostenlose Kassenbericht Vorlage für Excel

Kassenbericht erstellen – Schritt für Schritt:

Wie erstellt man einen Kassenbericht? Eigentlich kannst du gar nicht viel falsch machen, sofern zu verstanden hast, was der Unterschied zwischen einem Kassenbericht, einem Kassenbuch und einem Zählprotokoll ist. Zwei Schritte sind wichtig, bei der Erstellung eines Kassenberichtes:

• Kasse zählen mithilfe eines Zählprotokolls
• Ermittlung der Tageslosung (= Ergebnis des Kassenberichts)

Nimm dir täglich die Zeit, um in Ruhe deinen Kassenbestand zu zählen. Protokolliere den Bestand auf den Cent genau und vergiss wichtige Formangaben nicht. Umfassende Buchhaltungssoftware mit integrierter Kassenbuch Funktion wie sevDesk vereinfachen dabei im allgemeinen deine Buchhaltung um ein Vielfaches.

Zählprotokoll als Nachweis für die geldmäßige Kassenführung

Ein Zählprotokoll zählt als Nachweis für die korrekte Kassenführung. Hieraus geht deutlich hervor, wie sich der Kassenbestand zusammensetzt. Ein Zählprotokoll ist somit der Beleg für den täglichen Kassenbestand. Es spielt an dieser Stelle keine Rolle, welche Art von Ladenkasse du verwendest.
Das Zählprotokoll zeichnet den Kasseninhalt nach Kassenschluss auf. Aufgeteilt auf Scheine und Münzen. Um hier korrekt vorzugehen, wird auf den Cent genau gezählt und das Ergebnis in das Protokoll eingetragen. Bei größeren Kassenbeständen empfiehlt sich übrigens eine Geldzählmaschine. Sie erleichtert den täglichen Aufwand der Zählung nach Ladenschluss.

Beispiel Zählprotokoll

Kassenzählprotokoll vom 01.01.2020

Formvorschriften für das Kassenzählprotokoll

Wichtig für das Zählprotokoll ist natürlich das aktuelle Datum der Zählung. Außerdem muss das Protokoll täglich von der Person unterschrieben werden, von der die Kasse gezählt wurde.

Tageslosung als Ergebnis des Kassenberichts

Das Ergebnis eines Kassenberichts wird auch als Tageslosung bezeichnet. Gemeint sind alle Bareinnahmen innerhalb eines Geschäftstages. Somit wird angezeigt, wie viel Geld an diesem Tag in die Kasse gelangt sind. Aber wie ermittelst du die Tageslosung?

Ermittlung der Tageslosung

Der Sinn eines Kassenberichts besteht darin, nachvollziehen zu können, welche Gelder aus den täglichen Geschäften eines Unternehmens stammen. Bei der Tageslosung werden also nicht alle Münzen und Scheine gezählt, die zu Beginn des Tages in der Kasse waren oder von dir hineingelegt wurden. Hast du Geld für diverse Geschäftsausgaben entnommen, so gehört auch dieser Betrag nicht zur Tageslosung. Reicht es also aus, den Anfangsbestand mit dem Endbestand gegenzurechnen, um ein Ergebnis zu erhalten?

Die korrekte Formel für das passende Ergebnis setzt sich wie folgt zusammen:

Das Endergebnis stellt die Tageslosung dar.

Was bedeutet progressiver Kassenbericht?

Als progressiven Kassenbericht bezeichnet man die gegenteilige Vorgehensweise der eben dargestellten Formel. Bei der Ermittlung der Tageslosung wäre allerdings das Ergebnis falsch. Du würdest den anfänglichen Kassenbestand plus Einlagen, abzüglich der Privatentnahmen, plus den Kassenbestand am Ende des Tages rechnen. Dieses Ergebnis der Tageslosung ist nicht korrekt.

Was bedeutet retrograder Kassenbericht?

Die oben erwähnte Vorgehensweise und Formel stellt einen retrograden Kassenbericht dar. Zunächst ermittelst du den Kassenbestand und rechnest dann zurück. Um das Ergebnis zu überprüfen, kannst du schließlich den progressiven Kassenbericht durchführen.

Beispiel: Kassenbericht schreiben

Ein Kassenbericht Beispiel gefällig? Ein ordnungsgemäßer retrograder Kassenbericht würde wie folgt aussehen:

Kassennachschau

Die Kassennachschau kann jeden treffen, vor allem aber kommt sie unangekündigt. Dieses Vorgehen ist allerdings relativ neu und wird erst seit dem 1. Januar 2018 in ganz Deutschland praktiziert. Dabei handelt es sich nicht um eine Betriebsprüfung, sondern um eine nicht angemeldete und spontane Kontrolle der Kassenführung. Geschickt wird in diesem Zusammenhang ein Mitarbeiter des Finanzamtes. Dieser wurde selbstverständlich vorab per Schulung und Prüfung darauf vorbereitet. Bei der Kontrolle selbst gilt es zu erkennen, inwieweit die elektronische oder digitale Kasse manipuliert wurde. In diesem Fall handelt es sich um eine Straftat und Kontrollierte müssen mit Steuernachzahlungen rechnen. Das Finanzamt ist dann berechtigt, Schätzungen vorzunehmen.

Auch Geldbußen von bis zu 25.000 Euro können zusätzlich zur Schätzung und Nachzahlung anfallen. Je nach Schweregrad und Vergehen, kann es also ganz schön teuer werden, wenn die Kasse nicht ordnungsgemäß geführt wurde. Beispielsweise kann es zu einem Versäumnis der Einzelaufzeichnungspflicht kommen. Oder aber, es existieren keine nummerierten Kassenbons oder die Z-Bons weisen unterschiedliche Summen auf. Wichtig zu wissen ist an dieser Stelle, dass auch offene Ladenkassen nicht von der Kassenschau ausgenommen werden.

Tipp: Wer eine finanzkonforme Registrierkasse nutzt, der geht auf Nummer sicher und wird vermutlich ohne Probleme durch die Kassenprüfung kommen. Doch auch ohne eine solche Registrierkasse, können sich Unternehmer auf die Kassennachschau vorbereitet.

Fehler in der Kassenführung

Typische Fehler in der Kassenführung kommen häufig vor, schützen allerdings nicht vor Strafe. Achte daher auf folgende Dinge:

• Erstelle täglich deine Berichte. So vermeidest du ein zu einheitliches Schriftbild, welches den Anschein erweckt, mehrere Berichte an einem Tag nachgeholt zu haben.
• Zähle den Kasseninhalt auf den Cent genau. Glatte Euro-Beträge sind unwahrscheinlich und deutet darauf hin, dass du die Kasse nicht korrekt gezählt hast.
• Ermittle die Bareinnahmen nicht mit der progressiven Methode. Wende wende stets die retrograde Kassenführung an.
• Zähle nicht nur einmal im Monat oder jede Woche, sondern täglich. Bei einer spontanen Prüfung könnten dir sonst einige Tage fehlen.
• Bewahre die Kassenberichte sorgfältig auf. Am besten an einem Ort, an dem sie nicht verloren gehen.

Wichtig: Ein negativer Endstand ist eigentlich nicht möglich, denn eine Kasse kann entweder leer oder gefüllt sein, aber niemals ins Minus gehen. Hast du nicht gezählt, so könnte ein negativer Kassenbestand vorkommen. Vermeide dies.

Gründe für den Kassenbericht

Kassenberichte sind die Grundlage für ein ordnungsgemäßes Kassenbuch und vor allem für den Staat und dessen Steuereinnahmen wichtig. Das Finanzamt ist berechtig, Einsicht in deine Kassenbücher zu nehmen. Aus diesem Grund musst du sie auch eine Zeit lang aufbewahren. Fehler in den Berichten können erhebliche Folgen haben. So kann es zu Geldbußen kommen, aber auch zu Freiheitsstrafen, wenn nachweislich Steuerhinterziehung vorliegt. Weiterhin könnte dir die Gewerbeerlaubnis entzogen werden. Aber: Nicht jeder kleine Formfehler wird sofort geahndet oder mit Geldbußen versehen. Wer seine Kassenbücher aber ordnungsgemäß führt, der hat auch kaum etwas zu befürchten. Denn auch das Finanzamt weiß, dass kleinere Fehler vorkommen können.

Natürlich handelt es sich nicht um reine Willkür, wenn du dazu verpflichtet bist, Kassenberichte zu schreiben. Zum einen geben Kassenberichte Aufschluss über die täglichen und tatsächlichen Einnahmen und Ausgaben im Betrieb. Dies ist natürlich auch für dich und deine Unternehmensentwicklung interessant. Du weißt folglich genau, an welchem Tag du welche Einnahmen hattest. Es ermöglicht dir im Nachhinein eine bessere Planung, beispielsweise kannst du deine umsatzstarken Tage noch besser durch entsprechende Werbemaßnahmen unterstützen.

Vorteile von Kassenberichten

Wenn du von der Pflicht Kassenberichte zu führen betroffen bist, können sich auch für dich als Unternehmer einige Vorteile ergeben. Zum einen geben Kassenberichte Aufschluss über die täglichen und tatsächlichen Einnahmen und Ausgaben im Betrieb. Dies ist natürlich auch für dich und deine Unternehmensentwicklung interessant. Du weißt folglich genau, an welchem Tag du welche Einnahmen hattest. Es ermöglicht dir im Nachhinein eine bessere Planung, beispielsweise kannst du deine umsatzstarken Tage noch besser durch entsprechende Werbemaßnahmen unterstützen.

Fazit

In einem Kassenbuch werden alle Bareinnahmen und Barausgaben im Unternehmen festgehalten. Um ein ordnungsgemäßes Kassenbuch zu führen, brauchst du korrekte Kassenberichte. Diese sind es auch, die bei einer Kassenprüfung unter die Lupe genommen werden. Wer bilanzierungspflichtig ist, der muss ein Kassenbuch führen. In einigen Fällen gibt es jedoch Ausnahmen. Das Ergebnis der Kassenberichte nennst du Tageslosung. Wende hier die korrekte retrograde Vorgehensweise an, um keinen Fehler zu machen.