Getting Things Done – die Kunst der stressfreien Produktivität [+Infografik]

Bist du überlastet und weißt nicht, wie du deine alltäglichen Aufgaben organisieren sollst? Dann brauchst du ein System zur Selbstorganisation. „Getting Things Done“, kurz GTD, wurde vom Managementberater David Allen entwickelt und soll effizientes, belastungsfreies Arbeiten ermöglichen.

Was sich wirklich hinter dem Begriff verbirgt und wie du die Methode richtig anwendest, verraten wir dir in diesem Beitrag. Außerdem haben wir eine Infografik erstellt, an der du dich einfach orientieren kannst.

Hier eine Übersicht:

1. Getting Things Done
2. Apps um fokussierter zu arbeiten
3. Fazit


1. Getting Things Done

Die Grundidee von „Getting Things Done“ sieht so aus: Du sammelst alle Aufgaben und Gedanken, die in deinem Kopf herumschwirren, in einem logischen externen System. Dieses ist durch Zuverlässigkeit gekennzeichnet, was voraussetzt, dass du es regelmäßig pflegst und die Aufgaben durchgehst.

GTD unterscheidet dabei zwischen zwei Kategorien: Einfälle und Aufgaben. Zu den Einfällen gehören alle Ideen und Geistesblitze, die du weiterhin verfolgen möchtest. Aufgaben sind zu erledigende Dinge, oder Sachen, die du besorgen musst.

Im Grunde genommen ist der GTD-Prozess in drei Abschnitte zu unterteilen: Zunächst transferierst du deine Aufgaben und Einfälle ins System und entlastest dadurch deinen Kopf. Im System werden alle zu erledigenden Dinge erfasst und übersichtlich dargestellt. Im dritten Schritt wählst du die Aufgaben aus, die zu diesem Zeitpunkt erledigt werden müssen und führst sie durch.

In den folgenden fünf Schritten erklären wir dir, wie du „Getting Things Done“ in der Praxis anwenden kannst.

Schritt 1: Lose Enden erfassen

Im ersten Schritt geht es darum die sogenannten „losen Enden“ vollständig zu erfassen. Unter „losen Enden“ versteht man alle Aufgaben und Einfälle, zu denen du noch keine Lösung gefunden hast und die du noch weiter bearbeiten möchtest oder musst.

Diese Situation kennst du bestimmt: Dir fällt etwas ein, das du auf keinen Fall vergessen darfst. Wenn du diesen Gedanken nicht aufschreibst, wird er immer wieder auftauchen und dich jedes Mal mental unterbrechen – oder du vergisst ihn irgendwann. Deshalb ist es wichtig, dass du alle „losen Enden“ erfasst und aus deinem Kopf verbannst.

Die Konsequenz daraus: Du solltest immer etwas zum Schreiben dabei haben. Welches Hilfsmittel du nutzt, ist dir überlassen. Vielleicht nutzt du am liebsten – ganz klassisch – Stift und Notizblock, oder du bevorzugst dein Smartphone.

Egal welches Hilfsmittel du wählst – wichtig ist, dass du es gerne nutzt und dass es immer griffbereit und sofort einsetzbar ist. Ein Laptop eignet sich daher in der Regel nicht, weil es viel zu lange dauert, diesen hochzufahren und er nicht immer griffbereit ist.

Ein weiterer Tipp: Entscheide dich für nur ein Hilfsmittel. So behältst du die Übersicht über deine Aufgaben und Ideen. Scheue dich nicht davor, großzügig zu notieren. Ein Notizzettel pro Idee hilft, die verschiedenen Dinge nicht zu vermischen.

Alle Aufgaben und Einfälle, die du auf diese Weise festhältst, kommen anschließend in den sogenannten „Eingangskorb“. Dieser kann sowohl digital (z.B. in Form eines Ordners) als auch analog (z.B. eine Briefablage) sein und dient dir als Sammelbehälter für deine Einfälle. Dabei stellt der „Eingangskorb“ lediglich eine Zwischenstation für die „losen Enden“ dar – er ist weder eine Ablage noch eine To-Do-Liste.

Schritt 2: Eingangskorb durcharbeiten

Im nächsten Schritt geht es darum, deinen „Eingangskorb“ durchzuarbeiten. Gehe dazu jeden Notizzettel bzw. jedes Dokument einzeln nacheinander durch. Du solltest deinen „Eingangskorb“ mindestens einmal täglich durcharbeiten, damit sich nicht zu viele Aufgaben anhäufen.

Nimm also den ersten Zettel in die Hand. Auch wenn auf diesem Zettel eine unangenehme Aufgabe stehen sollte, gilt: Lege den Zettel nicht zurück in den Korb, sondern treffe sofort eine Entscheidung. Stelle dir dazu die folgenden Fragen:

1. Worum geht es?

Es ist wichtig, dass du dir diese Frage stellst, da man häufig spontan irgendwelche Aufgaben erledigt, die eigentlich gar nicht notwendig wären. Außerdem solltest du dich fragen: Handelt es sich um eine Aufgabe oder einen Einfall?

2. Ist etwas zu tun?

Antwort: Ja

Es gibt nun zwei Möglichkeiten: Entweder die Aufgabe ist in einem oder in mehreren Schritten zu erledigen. Wenn sie in mehreren Schritten zu erledigen ist, handelt es sich um ein Projekt. Trage dieses in eine gesonderte Projektliste ein und überlege dir den nächsten Schritt.

Wenn es sich um einen einzelnen Handlungsschritt handelt, überlege dir ebenfalls den nächsten Schritt. Stelle dir die Frage: Dauert die Aufgabe länger als 2 Minuten? Antwort: Ja. Erledige die Aufgabe sofort. Es macht keinen Sinn, die Aufgabe zu verschieben oder zu delegieren. Je nach Art der Arbeit kannst du die 2 Minuten auch auf 5 oder 10 Minuten hochsetzen – mehr ist aber nicht zu empfehlen. Antwort: Nein. Du hast nun zwei Möglichkeiten:

  • Delegieren: Ist jemand anderes besser für die Aufgabe geeignet? Dann delegieren Sie diese.
  • Verschieben: Verschieben Sie die Aufgabe, wenn Sie länger als 2 Minuten dauert. Planen Sie die nächsten Schritte für die Aufgabe und tragen Sie diese in Ihren Terminkalender ein oder fügen Sie sie einer Aufgabenliste bei. Im Schritt 3 erklären wir Ihnen, wie das genau funktioniert.

Antwort: Nein

Du hast nun drei Möglichkeiten:

Papierkorb
Scheue dich nicht und werfe die Aufgabe in den Papierkorb, wenn diese keinen Nutzen für dich hat.

Vielleicht/Irgendwann
Stelle die Aufgabe zurück. Vielleicht ist diese gerade nicht von Bedeutung aber womöglich in Zukunft. Hebe die Aufgabe auf und warte die weitere Entwicklung ab. Dazu empfiehlt David Allen eine „Irgendwann/Vielleicht“-Liste, auf der du all die Aufgaben eintragen kannst, die im Moment nicht relevant sind.

Referenzmaterial
Lege die Aufgabe als Referenzmaterial ab. Unter Referenzmaterial versteht man Dinge, auf die du gerne Zugriff haben möchtest und die du in Zukunft (wahrscheinlich) benötigst. David Allen schlägt vor, das Referenzmaterial alphabetisch zu ordnen.

Schritt 3: Organisieren der Aufgaben

Nun geht es ans Eingemachte – die Aufgaben, die zu erledigen sind, müssen organisiert werden. Wenn Handlungsbedarf besteht, was du bereits in Schritt 2 herausgefunden hast, gibt es drei Möglichkeiten, um was es sich dabei handelt:

1. Termine

Unter Terminen versteht man Aufgaben oder Aktionen, die zu einem bestimmten Zeitpunkt erledigt werden müssen. Das sind zum Beispiel Meetings, Verabredungen, Sitzungen oder Ähnliches. Diese Aufgaben trägst du wie gewohnt in deinem Kalender ein – das ist vermutlich nichts Neues für dich.

Was bei „Getting Things Done“ anders ist: Aufgaben, die nicht an einen bestimmten Zeitpunkt gebunden sind, werden nicht in den Kalender eingetragen. Musst du zum Beispiel einen Anruf tätigen, gehört das nicht in den Kalender, sondern auf eine spezifische Aufgabenliste – außer du kannst die Person nur an einem bestimmten Tag zu einer bestimmten Zeit erreichen.

2. Aufgaben

In Schritt 2 haben wir beschrieben, dass du Aufgaben, die nicht mehr als 2 (5, 10) Minuten beanspruchen, sofort erledigst. Alle anderen Aufgaben (die nicht unter „Termine“ fallen) werden in Aufgabenlisten eingetragen.

Einer der wichtigsten Unterschiede von GTD zu anderen Systemen: Die Aufgaben werden in erster Linie nicht nach Priorität, sondern nach Kontext sortiert. Dieser Kontext richtet sich nach den Ressourcen, die für die Aufgabe nötig sind. Typische Kontexte für Aufgabenlisten sind beispielsweise „Telefon“, „Einkäufe“, „Lesen“ und so weiter. Welche Kontexte für dich relevant sind und wie du deine Aufgabenlisten benennst, ist dir überlassen.

David Allen rät dazu, erst ab ca. 50 Aufgaben mehrere kontextbezogene Aufgabenlisten zu erstellen, um das System nicht unnötig aufzublähen. Das hört sich zunächst nach viel an, aber du musst bedenken, dass selbst das Googeln eines Begriffs oder das Verfassen einer Mail einzelne Aufgaben darstellen.

3. Projekte

Wie du bereits in Schritt 2 gelesen hast, werden Aufgaben, die mehrere Handlungsschritte umfassen, als Projekte bezeichnet. David Allen schlägt hierfür zwei Listen vor:

  • Projektliste
    In dieser Liste werden der Übersicht halber alle Projekte notiert. Sie stellt also lediglich ein Inhaltsverzeichnis dar.
  • Listen zu den Projekten
    Zu jedem Projekt wird zusätzlich eine Liste erstellt. Auf dieser werden die nächsten Handlungsschritte und ggf. auch Ziele des Projekts notiert. Der jeweils nächste Handlungsschritt des Projektes wird auf die entsprechende Aufgabenliste übertragen.

Schritt 4: Durchsicht und Pflege

Du hast nun also die losen Enden erfasst, durchgearbeitet und organisiert. Der nächste Schritt beinhaltet das Durchsehen und Pflegen der Listen. Es ist sehr wichtig, dass dein System immer aktuell ist, damit es deinen Kopf auch tatsächlich entlastet.

David Allen empfiehlt dazu folgenden Rhythmus: Schaue dir deinen Kalender mehrmals täglich an, damit du keine Termine verpasst. Deine Aufgabenlisten siehst du in erster Linie dann an, wenn du eine Aufgabe erledigt hast. Je nachdem, in welchem Kontext du dich gerade befindest, nimmst du die entsprechende Liste zur Hand und wählst eine Aufgabe.

Weekly Review

Nach David Allen ist einer der wichtigsten Schritte der Wochenrückblick – „Weekly Review“. Lege einen fixen Termin für deinen Rückblick fest. Bewährt hat sich bisher immer das Ende der Arbeitswoche. Allerdings kannst du natürlich auch jeden anderen Wochentag wählen. Gehe dazu folgende Punkte durch:

  • Neue Aufgaben und Ideen sammeln. Leere deinen Kopf und notiere alle Gedanken, die dir im Kopf herumschwirren.
  • Leeren des Eingangskorbs. Natürlich solltest du deinen Eingangskorb nicht nur einmal in der Woche leeren. Aber wenn du ihn noch nicht vollständig abarbeiten konntest, solltest du das jetzt tun.
  • Überprüfen der Aufgabenlisten. Sind all deine Aufgabenlisten noch aktuell? Hast du etwas vergessen oder willst du etwas ergänzen? Hast du vergessen, Aufgaben abzuhaken?
  • Überprüfen der Projektlisten. Hast du für alle Projekte mindestens einen nächsten Schritt geplant? Sind sie aktuell?
  • Überprüfen der „Irgendwann/Vielleicht“-Liste. Ist eine Aufgabe aktuell/wichtig geworden?
  • Überprüfen des Kalenders. Ergibt sich aus einem vergangenen Termin eine neue Aufgabe? Was steht in der nächsten Woche an?

Schritt 5: Erledigen der Aufgaben

Der letzte und wichtigste Schritt des GTD-Prozesses: Das Erledigen der Aufgaben. Mittlerweile hast du alle Aufgaben gesammelt, sortiert und gehst sie regelmäßig durch – doch erledigt ist damit noch lange nichts.

Gehe nun die folgenden vier Kriterien in der angegebenen Reihenfolge durch, um zu entscheiden, was zu tun ist:

      1. Kontext
      2. Verfügbare Zeit
      3. Verfügbare Energie
      4. Priorität

1. Kontext

Erst jetzt ergeben die kontextbezogenen Aufgabenlisten wirklich Sinn: Je nachdem, wo du dich gerade befindest und welche Ressourcen dir zu Verfügung stehen, kannst du die entsprechende Aufgabenliste hervorziehen. So musst du nicht mehr alle Aufgaben durchgehen, um die zu suchen, die du jetzt erledigen könntest, sondern nur noch die spezifischen Listen, die zum Kontext passen.

Du wartest gerade auf den Zug? Dann kannst du beispielswiese ein paar Anrufe der „Telefon“-Liste tätigen. Oder du sitzt gerade in einem Café und hast deinen Laptop nicht dabei? Dann wähle eine Aufgabe aus einer Liste, die keine elektronischen Hilfsmittel benötigt, wie zum Beispiel die „Lesen“-Liste.

2. Verfügbare Zeit

Beginne keine Aufgabe, die deine verfügbare Zeit überschreitet. Wenn du zum Beispiel weißt, dass der Anruf 30 Minuten dauert, dein Zug aber schon in 10 Minuten ankommt, fange die Aufgabe nicht an, sondern wähle eine kürzere.

3. Verfügbare Energie

Du kennst das sicherlich: An manchen Tagen hast du einfach nicht so viel Energie. Oder du bist erschöpft von einem anstrengenden Meeting. Dann macht es wenig Sinn, eine Aufgabe zu erledigen, die deine ganze Energie beansprucht.

Wenn du willst, kannst du jeder Aufgabe zusätzlich ein „Etikett“ mit den Stufen „wenig, mittel, viel“ anhängen. So findest du in kurzer Zeit die zu deinem Zustand passende Aufgabe.

4. Priorität

Während andere Methoden meist die Priorität an erster Stelle haben, steht diese bei GTD erst am Schluss. Wenn du Aufgabenlisten mit 50 oder mehr Aufgaben hast, macht es schließlich wenig Sinn, alle gegeneinander abzuwägen – das würde zu viel Zeit kosten. Frage dich also erst am Schluss: Welche der übrig gebliebenen Aufgaben ist die dringendste oder wichtigste?


2. Apps um fokussierter zu arbeiten

Facebook, Youtube, Twitter – wer am Computer arbeitet, findet unzählige Beschäftigungen, um sich abzulenken. Bei all dem kann es schwer fallen am Ball zu bleiben und einfach das zu erledigen, das erledigt werden muss. Im Folgenden stellen wir dir drei Apps vor, mit denen du fokussiert bleibst.

Focus

Focus

Mit Focus steigerst du deine Produktivität, indem du die Zeit auf bestimmten Webseiten begrenzt. Dieses Tool bietet dir die Möglichkeit, präzise Einstellungen vorzunehmen, um so ganze Seiten oder auch spezifische Seiteninhalte (Videos, Spiele, Bilder, Formulare, etc.) zu blockieren. Zusätzlich kannst du Anwendungen auf deinem Rechner wie dein E-Mail-Programm oder Skype für eine bestimmte Zeit deaktivieren.

Mit Hilfe eines Timers kannst du ein Zeitintervall für die gewählten Webseiten oder Anwendungen einstellen. Sobald du deine festgelegte Zeit aufgebraucht hast, wird die entsprechende Webseite für den Rest des Tages geblockt.

Pomodoro

Pomodoro

Pomodoro ist ein Zeit-Tracking-Tool, das dir hilft, den Überblick über deine Arbeit zu bewahren und deine Ziele für den Tag zu überprüfen. Die Pomodoro-Technik basiert auf einer einfachen Idee von Francesco Cirillo: Bevor man mit der Arbeit beginnt, werden alle Aufgaben notiert, die erledigt werden sollen. Dann wird ein Timer auf 25 Minuten gestellt und die erste Aufgabe bearbeitet. Nach Ablauf der Zeit kannst du ein Häkchen hinter die Aufgabe machen und 5 Minuten entspannen.

Auf der Pomodoro Seite kannst du zwischen drei Zeitintervallen wählen: 25, 15 und 5 Minuten. Außerdem erstellt das Tool eine Statistik, mit der du überprüfen kannst, wieviel Zeit du in welche Aufgaben investiert hast.

Forestapp

Forest

Wem es schwer fällt, während der Arbeit nicht aufs Smartphone zu schauen, sollte die Forest-App testen. Forest hilft dir auf spielerische Weise, dich auf die Arbeit zu konzentrieren.

Wann immer du dich konzentrieren möchtest, kannst du auf der App virtuell einen Samen einpflanzen. In den nächsten 30 Minuten wächst der Samen zu einem Baum heran – vorausgesetzt, du verlässt die Forest-App nicht, um Facebook zu checken oder Ähnliches. Wenn du der Versuchung nicht widerstehen kannst, verdorrt die Pflanze. Du erhältst jeden Tag eine Übersicht über deinen Wald, in dem jeder gesunde Baum für 30 Minuten harte Arbeit steht. Ein simples Tool, das Spaß macht und motiviert.


3. Fazit

„Getting Things Done“ ist ein mächtiges System, um Aufgaben zu organisieren und Lücken intelligent zu schließen. Auch wenn es zunächst kompliziert scheint, und du dir Zeit nehmen musst, um dich einzuarbeiten, kann es deinen Arbeitsalltag erheblich erleichtern. Verschiedene Online-Tools unterstützen dich dabei, den Fokus zu finden und an den Aufgaben dran zu bleiben.

Mit GTD vermeidest du mentale Unterbrechungen, indem du alle Einfälle und Aufgaben aus deinem Kopf verbannst. Das System eignet sich vor allem für Menschen mit vielen und komplexen Aufgaben und ist hervorragend für die Anforderungen der heutigen Zeit geeignet, da du deine Zeit flexibel einteilen kannst.

Auf unserer Infografik haben wir die Schritte übersichtlich zusammengefasst:

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Peter Sutter

Head of Marketing und bei den neusten Marketingstrends up to date. Peter kennt die Kunden von sevDesk genau und weiß daher um die Bedürfnisse von kleinen Unternehmen. Auf unserem Blog teilt er sein Wissen mit dir!

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