Fehlerhafte Rechnung – so gehst du damit um!

 Eine fehlerhafte Rechnung kann in vielerlei Hinsicht Auswirkungen haben. Neben entsprechend falsch überwiesenen Beträgen, wirtschaftlichen Nach- oder Vorteilen und einem erhöhten Administrationsaufwand haben die entsprechenden Rechnungen natürlich auch Einfluss auf die Buchhaltung und die Steuer.

 Kurz: bei einer fehlerhaften Rechnung kann es sich um weitaus mehr als „nur“ einen Flüchtigkeitsfehler handeln. Doch wann gilt eine Rechnung eigentlich als „fehlerhaft“? Und was ist zu unternehmen, wenn die falsche Rechnung versendet, vielleicht sogar schon bezahlt wurde? Was passiert, wenn Pflichtangaben einer Rechnung fehlen? Anhand eines Beispiels erläutern wir dir mögliche Folgen einer nicht rechtskonformen Rechnung.

Das erwartet dich heute:

Definition: fehlerhafte Rechnung – wann ist eine Rechnung falsch?

Bei der Bezeichnung „fehlerhafte Rechnung“ denken viele Verbraucher klassischerweise an einen falschen Endbetrag. Hierbei handelt es sich jedoch nur um die halbe Wahrheit. Denn: auch abgesehen von Summen, die zum Beispiel falsch zusammengezählt wurden, kann eine Rechnung fehlerhaft sein.

Für Unternehmer wird dieser Aspekt vor allem dann interessant, wenn besagte Rechnung aufgrund von Mängeln nicht beim Finanzamt akzeptiert und im Zuge der Vor- bzw. Umsatzsteueranmeldung berücksichtigt wird.

Mängel, die dazu führen, dass eine Rechnung als fehlerhaft angesehen wird, sind unter anderem…:

  • unvollständige Adressangaben des Rechnungsausstellers bzw. des Rechnungsempfängers
  • ein fehlendes Ausstellungsdatum
  • eine fehlende Umsatzsteuer ID bzw. Steuernummer
  • eine fehlende Rechnungsnummer
  • falsche oder unzureichende Beschreibungen der Produkte bzw. Dienstleistungen
  • ein fehlender Lieferzeitraum
  • rechnerische Fehler (auch mit Hinblick auf gegebenenfalls vorher vereinbarte Ermäßigungen)
  • eine falsche USt. Angabe.

Bitte beachte: mit Hinblick auf Rechnungen bis zu einem Betrag von 250 Euro gelten andere Richtlinien. Hier müssen weniger Vorgaben beachtet werden.

Tipp!

Mit der Hilfe einer Buchhaltungssoftware kann die Wahrscheinlichkeit, eine falsche Rechnung auszustellen, oft gesenkt werden. Hier werden Rechnungsnummern fortlaufend vergeben. Auch die entsprechenden Beträge werden automatisch errechnet und wichtige Daten abgefragt.

Welche Nachteile birgt eine fehlerhafte Rechnung?

Die Nachteile einer fehlerhaften Rechnung können sich auf mehreren Ebenen – und sowohl beim Kunden als auch beim ausstellenden Unternehmen – zeigen.

Dementsprechend wäre es definitiv falsch, bei einer zu hoch ausgestellten fehlerhaften Rechnung von Dienstleisterseite aus von „Glück“ auszugehen. Die Folgen, die mit den entsprechenden Dokumenten einhergehen, können weitaus vielschichtiger sein und sich erst auf den zweiten Blick offenbaren.
Die folgende Übersicht zeigt auf, inwiefern sich fehlerhafte Dokumente im Nachhinein auswirken können

  • Nachteile für Kunden bei zu hohen Rechnungen
    • eine zu hohe Belastung
    • eventuelle Notwendigkeit, das eigene Budget aufgrund falscher Zahlen überziehen zu müssen
    • die Anmeldung einer falschen Umsatzsteuerzahllast und die Notwendigkeit einer Verbesserung im Nachhinein
  • Nachteile für Kunden bei zu niedrigen Rechnungen
    • falsche Monatsabschlüsse aufgrund „zu guter“ Zahlen
    • je nach Betrag werden unter Umständen Investitionen durchgeführt, die eigentlich nicht finanzierbar sind
    • die angemeldete Umsatzsteuerzahllast ist höher als sie sein sollte.
  • Nachteile für Unternehmer bei zu hohen Rechnungen
    • (möglicherweise) ein verschlechtertes Image beim Kunden
    • eine zu hohe Umsatzsteuerzahllast
    • eine Kalkulation auf der Basis falscher Zahlen
  • Nachteile für Unternehmer bei zu niedrigen Rechnungen
    • Umsatzeinbußen
    • eine zu niedrige Umsatzsteuerzahllast, die im Nachhinein korrigiert werden muss.

Unabhängig davon, aus welchen Gründen eine Rechnung fehlerhaft ist: sowohl für das ausstellende Unternehmen als auch für den Rechnungsempfänger haben Dokumente dieser Art einen erhöhten Arbeitsaufwand zur Folge. Neben etwaigen Buchungskorrekturen, wenn die Rechnung bereits in System eingegeben (und vielleicht sogar bezahlt) wurde, muss das Dokument neu angefordert und erstellt werden.

Daher solltest du vor dem Versenden einer Rechnung, gerade dann, wenn du nicht mit einem Rechnungsprogramm arbeitest, alle Details noch einmal überprüfen und am besten mit Vorlagen arbeiten. So stellst du sicher, dass alle wichtigen Daten „abgefragt“ werden.

Bußgeldvorschriften für nicht ordnungsgemäße Rechnungsstellung

Je nach Ausmaß und Willen, einen Fehler im Zuge der Rechnungsstellung zeitnah zu korrigieren, handelt es sich hierbei keineswegs um ein „Kavaliersdelikt“.

Ein Beispiel: Unternehmer, die keine Rechnungen für ihre Leistungen ausstellen bzw. sich mit der Rechnungserstellung zu lange Zeit lassen, riskieren ein Bußgeld. Dieses wird seitens des Finanzamtes verhängt und kann eine Höhe von 5.000 Euro erreichen.
Ein wenig kulanter sind die Finanzbehörden allerdings im Zusammenhang mit einem Fehlen von einzelnen Pflichtangaben. In diesen Fällen wird in der Regel kein Bußgeld verhängt.

Auch wer gegen die 10jährige Aufbewahrungspflicht von Rechnungen verstößt, riskiert ein Bußgeld in Höhe von 5.000 Euro. 2.000 Euro Bußgeld werden verhängt, wenn das Gesetz rund um die 2jährige Aufbewahrungspflicht ignoriert wird.

Pflichtangaben einer Rechnung

Um zu verhindern, dass eine Rechnung überhaupt als „fehlerhaft“ angesehen wird, solltest du unter anderem darauf achten, deine Rechnungen immer mit den notwendigen Pflichtangaben zu versehen. Somit stellst du sicher, dass deine Dokumente immer vollständig sind.
Laut aktueller Gesetzgebung zählen die folgenden Punkte zu den Pflichtangaben (bitte beachte, dass hierbei nicht alle Details mit Hinblick auf Kleinbetragsrechnungen gelten!):

  1. Angaben zum Rechnungsaussteller (kompletter Name und Anschrift)
  2. Angaben zum Rechnungsempfänger (kompletter Name und Anschrift)
  3. ID bzw. Steuernummer
  4. das aktuelle Rechnungsdatum
  5. die Rechnungsnummer (fortlaufend)
  6. Menge und Artikelbezeichnung der verkauften Ware bzw. der Dienstleistung
  7. das Leistungs- bzw. Lieferdatum
  8. der Netto-Betrag
  9. der angewendete Steuersatz und der entsprechende Steuerbetrag (sollten keine Steuern berechnet werden, zum Beispiel aufgrund eines Kleinunternehmerstatus oder aufgrund der Tatsache, dass das Unternehmen des Rechnungsempfängers seinen Sitz im Ausland hat, muss der entsprechende Grund für die Steuerbefreiung angegeben werden.)
  10. (gilt nur für Bauleistungen) ein Verweis auf die gesetzlich geltende Aufbewahrungsfrist.

Fehlt eine (oder mehrere) Angabe(n) auf der Rechnung, gilt diese als unvollständig und damit auch als fehlerhaft.

Häufige Fehler bei der Rechnungserstellung

Auch wenn du selbstverständlich bemüht bist, deine Rechnungen korrekt und vollständig zu erstellen, kann es durchaus sein, dass sich Fehler einschleichen. Wer jedoch weiß, an welchen Stellen besonders häufig Mängel auftauchen, kann hierbei ein wenig aufmerksamer sein und nachträglichen Buchungs- und Verwaltungsaufwand vermeiden.

Zu den „Top 5-Fehlern“ bei der Rechnungserstellung gehören…:

  • die Vergabe einer falschen Rechnungsnummer
  • Rechtschreibfehler mit Hinblick auf die Adressangaben des Rechnungsempfängers
  • Rechenfehler (dies gilt vor allem dann, wenn Rechnungen zum Beispiel über ein Textverarbeitungsprogramm erstellt und Beträge entsprechend manuell berechnet werden.)
  • ein falscher Steuerbetrag bzw. Steuersatz
  • das Vergessen eines Verweises auf die Kleinunternehmerregelung.

Korrektur einer fehlerhaften Rechnung

Selbstverständlich kannst du eine fehlerhaft ausgestellte Rechnung im Nachhinein noch korrigieren. Dennoch ist es auch hierbei wichtig, bestimmte Richtlinien zu beachten, um auf der sicheren Seite zu sein. Aber was bedeutet dies eigentlich im geschäftlichen Alltag?

Worauf kommt es bei der Rechnungskorrektur an? 

Besonders wichtig im Zuge einer korrekten Rechnungskorrektur ist es natürlich, dass Unklarheiten beseitigt werden und keine Missverständnisse entstehen. Gleichzeitig gilt es natürlich auch, die Grundsätze zur Ordnungsgemäßen Buchführung zu beachten.

Am besten gehst du hier nach der folgenden Schritt-für-Schritt Anleitung vor…:

  1. Storniere die ursprüngliche Rechnung
  2. Kennzeichne die fehlerhafte Rechnung als Storno
  3. Vergib eine neue Rechnungsnummer an die neue Rechnung und zeige anhand eines Vermerks auf, dass diese die alte Variante ersetzt. Wichtig ist, dass – wie immer – ein „unabhängiger Dritter“ den Sachverhalt nachvollziehen kann. So vermeidest du „ganz nebenbei“ auch, dass dein Kunde davon ausgeht, es handele sich um eine neue Rechnung… und noch einmal überweist.

Im Umgang / in der Kommunikation mit den betroffenen Kunden  

 Die meisten deiner Kunden werden sicherlich Verständnis für eine fehlerhafte Rechnung haben. Fehler sind menschlich und passieren – auch gerade im hektischen Alltag!  Nun ist es jedoch wichtig, rasch zu handeln und den Kunden nach dem Aufdecken des Fehlers zu kontaktieren… im Idealfall bevor dieser die entsprechende Überweisung getätigt hat

 Am besten setzt du hier auf den Faktor Kommunikation. Erkläre ehrlich, was vorgefallen ist und sage zu, die neue, korrigierte Rechnung umgehend zu schicken. Gegebenenfalls kann es sich lohnen, den betroffenen Kunden im Zuge der nächsten Rechnung mit einem Rabatt zu bedenken.

Fallbeispiel Nico Huber

Zur Person

Ein Bild des Fotografen Nico Huber

  • Name: Nico Huber
  • Geschlecht: männlich
  • Alter: 27 Jahre
  • Beruf: Fotograf
  • Wohnort: München

Die Geschichte dahinter

Nico Huber, geboren und aufgewachsen in München, hatte schon immer einen Traum: als selbstständiger Fotograf mit eigenem Fotostudio Fuß fassen. Er wollte sein eigener Chef sein. Arbeiten wann, wie und wo er möchte. Nicht dieser eine Mitarbeiter unter Tausenden sein. Das eigene Unternehmen musste es sein.

Nico als kleiner Junge

Der kleine Nico mit großem Traum

Um diesen Traum zu erfüllen, entschied er sich nach dem Abitur für ein Studium an der Hochschule München. Genauer für den Bachelor of Arts Design mit der Studienrichtung Fotodesign. Seinen Bachelor bestand Nico mit Bravour. Kein Wunder – er brennt für Film- und Fotografie. Doch mit dem Bachelor war noch nicht genug. Auch ein Master sollte es sein. Mit 27 Jahren schloss er diesen an der Hochschule München ab.

Das Studium entfachte nicht nur das Feuer für die Fotografie, Nico lernte währenddessen seine große Liebe Laura (25) kennen. Nach langer Suche hatten die beiden endlich das perfekte Eigenheim in München gefunden. Ein Eigenheim mit dem Nico seinem großen Traum näher kam. Denn dort hatte er die Möglichkeit sein eigenes Fotostudio zu gründen. Und das tat er auch. Nico wagte den Schritt in die Selbstständigkeit. Nach seinem erfolgreich abgeschlossenen Bachelor und Master konnte ja nichts mehr schief gehen… dachte er.

Die Gründung seines Studios war nicht einfach. Zahlreiche Behördengänge hatte Nico hinter sich. Doch er hat es geschafft. Sein Kindheitstraum wurde wahr. Nico war jetzt kein Student mehr. Er war ein Unternehmer.

Was war Nicos Problem?

Der Erfolg eines Unternehmens kommt nicht von ungefähr. Nico standen eine Menge Herausforderungen bevor. Doch schon kurze Zeit nach der Gründung konnte er die ersten Kunden für sich gewinnen. Sein allererster Kunde war etwas ganz besonderes für ihn. “Ab jetzt starte ich durch” – dachte Nico. Leider kam alles anders…

Nicos Fotostudio

Ein Einblick in Nicos Fotostudio

Obwohl Nicos erste Kundenaufträge reibungslos verliefen und die Kunden mehr als zufrieden mit dem Ergebnis waren, wurden nicht all seine Rechnungen beglichen. Selbst nach 2 Monaten fehlte ihm das Geld.

Die Situation wurde brenzlich. Nico und Laura mussten die Miete für Wohnung und Studio bezahlen. Doch Nico hatte kaum noch Geld. Hinzu kam, dass ihn wertvolle Kunden verließen.

Woran lag das Problem? Warum bekommt Nico kein Geld? Einer seiner Kunden erklärte ihm die Situation: Auf Nicos Rechnungen fehlen wichtige Pflichtangaben, weshalb die Kunden die Rechnungen nicht bezahlen müssen. Das erklärt also, weshalb Nico kein Geld für seine Arbeit erhält. Aber wieso verlassen ihn manche seiner Kunden?
Nicht jeder Rechnugsempfänger prüft die Rechnung auf alle Angaben. So war es auch bei manchen Kunden Nicos. Das Finanzamt verweigerte den Vorsteuerabzug, da die Rechnung nicht rechtskonform war. Nicht nur Nico bekam kein Geld, sondern auch seine Kunden in Form von Steuern. Das verärgerte sie so sehr, dass sie niemals wieder mit Nico zusammen arbeiten wollten.

Der arme Nico.. jetzt hatte er nicht nur kein Geld, sondern auch keine Kunden mehr. War das das Aus für seinen Traum?

Wie hat Nico das Problem gelöst?

In Nico schlägt ein Kämpferherz. Seinen Traum gibt er nicht einfach auf, nur wegen fehlerhaften, nicht rechtskonformen Rechnungen. Aber wie kann Nico das Problem lösen?

Nachdem er und seine Freundin Laura im Internet “Pflichtangaben einer Rechnung” recherchierten, stoßen sie auf das Rechnungsprogramm “sevDesk”. Nico meldete sich an und war nach der 14-tägigen Testphase vollkommen überzeugt. Lieber investiert er im Monat ein paar Euro in eine Software, anstatt seine Kunden zu verlieren und kein Geld zu erhalten.

Das Ergebnis

Noch nie war das Schreiben einer Rechnung so einfach. Adressen der Kunden und Artikelbezeichnungen werden automatisch aus den hinterlegten Stammdaten übernommen. Mit nur 3 Mausklicks ist eine Rechnung erstellt.

Für Nico besonders wichtig: Alle rechtlichen Pflichtangaben auf der Rechnung füllt die Software automatisch aus und die Umsatzsteuer wird anhand der geltenden Steuersätze berechnet. Dank sevDesk entsprechen Nicos Rechnungen den gesetzlichen Anforderungen und werden vom Finanzamt akzeptiert.

Rechnungen schreiben

Fazit

Egal, ob du deine Rechnungen mit einem Rechnungsprogramm oder weitestgehend manuell erstellst: Fehler können passieren!
Auch wenn hieran oft ein höherer Arbeitsaufwand in Form von…:

  • Anrufen beim Kunden
  • Korrekturen
  • dem neuen Ausstellen von Dokumenten

geknüpft ist, handelt es sich hierbei – auch für Finanzbehörden – in der Regel um den „ganz normalen“ Alltag.Wer eine Rechnung korrigieren muss, muss sich jedoch nicht nur weiterhin an die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung halten, sondern auch mit Hinblick auf Storno und Co. keine Fragen offenlassen.

Kurz: ja, ein Korrigieren von Rechnungen ist selbstverständlich möglich, solange du dich an die jeweils aktuellen Vorgaben der Finanzbehörde hältst und – sowohl innerbetrieblich als auch in der Kommunikation mit deinem Kunden – Transparenz bewahrst.

Alisha Meier

Um seine Zielgruppe im Internet zu begeistern muss man kreativ sein. Alisha besitzt diese Kreativität und weiß als Content Marketerin bei sevDesk, welche Inhalte im Netz funktionieren. Im Blog beschäftigt sie sich mit sämtlichen Kreativthemen und versucht Selbstständige zu inspirieren.

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