Im Handumdrehen zu deinem ersten Mitarbeiter

Dein Unternehmen läuft auf Hochtouren? Finanziell ist alles im Lot? Über mangelnde Kundschaft kannst du dich nicht beklagen?

Glückwunsch! Du scheinst auf dem richtigen Weg (in die Selbstständigkeit) zu sein! Nun bist du aber an einem Punkt angelangt, an dem dir deine Arbeit etwas über den Kopf wächst?

Die Motive für den Schritt in die Selbstständigkeit waren was genau? Finanzielle Unabhängigkeit? Ein selbstbestimmtes Leben? Von Leben kann in den letzten Wochen und Monaten kaum noch die Rede sein – bei 12 Stunden Arbeit am Tag, 7 Tage die Woche. Endlich verstehst du den Ausspruch „selbst“ und „ständig“, den du früher zu Zeiten deines Angestelltenverhältnisses nur müde belächelt hast.

Du brauchst Hilfe: ganz konkret jemand, der dir Arbeit abnimmt.

Outsourcen? Im entsprechenden Beitrag von sevDesk hast du dich zum Thema informiert, letztendlich aber beschlossen, dass du (noch) nicht bereit bist Teile deiner Arbeit in komplett fremde Hände zu legen.

Dein Entschluss ist klar: Ein Mitarbeiter muss her. Ganz konkret sogar DEIN ERSTER MITARBEITER. In meinem heutigen Beitrag begleite ich dich auf dem Weg zu deinem ersten Mitarbeiter. Und dieser Weg ist zugegebener Maßen manchmal ziemlich steinig.

Die Entscheidung als Selbstständiger oder Freiberufler von Alleinunternehmer auf Arbeitgeber umzusteigen, ist sicherlich nicht einfach. Durch den Entschluss jemanden für dich Arbeiten zu lassen, übernimmst du zusätzlich Verantwortung. Neben deiner Unternehmung hast du nun auch einen Mitarbeiter, um den du dich „kümmern“ musst.  Dennoch: Hältst du dich an die nachfolgenden „Spielregeln“, wird aus dem „selbst“ ein „gemeinsam“ und aus dem „ständig“ ein „8-10 Stunden pro Tag“. Also leg los!

Das erwartet dich heute:

Wie findest du den passenden Mitarbeiter?

Die Auswahl des richtigen Mitarbeiters ist zunächst die erste Hürde –  wenngleich eine überwindbare!

Mache dir im Vorfeld bewusst, welches Profil dein Mitarbeiter besitzen sollte. Welche Aufgaben muss er bewältigen können? In welchen Bereichen soll er dir Arbeit abnehmen?  Welche Qualifikationen benötigt er dafür?

Teil- oder Vollzeit?

Das Profil deiner „zukünftigen rechten Hand“ ist klar? Die Wahl nach dem für dich passenden Beschäftigungsverhältnis hat nun oberste Priorität.

Grundsätzlich kannst du zwischen einer Teil- oder Vollzeitbeschäftigung wählen. Da deine Unternehmung vermutlich noch in den Kinderschuhen steckt und die Zusammenarbeit mit deinem ersten Mitarbeiter „getestet“ werden sollte, empfiehlt sich in meinen Augen zunächst eine Teilzeitbeschäftigung.

Folgende Möglichkeiten habe ich dabei für dich zusammengefasst:

1. Werkstudent

Dein erster Mitarbeiter muss nicht eine ausgelernte Arbeitskraft sein. Ein Werkstudent ist ebenfalls eine attraktive Lösung. Jung, motiviert und eine schnelle Auffassungsgabe – so sollte dein Werkstudent im Idealfall sein.

Das Tolle daran? Bei Anstellung eines Werkstudenten besteht für dich als Arbeitgeber und auch für den Studenten als Arbeitnehmer Versicherungsfreiheit in der Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenverischerung. Lediglich den Beitragssatz von 9,35 % für die Rentenversicherung hast du zu entrichten.

Einziger Hacken – Werkstudenten dürfen während der Vorlesungszeit maximal 20 Stunden in der Woche arbeiten und müssen darüber hinaus nachweisen können, dass Zeit und Arbeitskraft überwiegend durch das Studium in Anspruch genommen werden. In der vorlesungsfreien Zeit kann dein Werkstudent dann sogar in Vollbeschäftigung arbeiten, ohne dass sich an dem geringen Beitragssatz von 9,35 % etwas ändert.

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2. Sonderfall: Kurzfristige Beschäftigung eines Studenten

Hast du in einem kurzfristigen Zeithorizont viel Arbeit zu bewältigen, ist als Sonderfall die Anstellung eines Studenten in einem kurzfristigen Beschäftigungsverhältnis eine lohnenswerte Alternative.

Hier entfällt zusätzlich zu Kranken-, Pflege und Arbeitslosenversicherung sogar die Rentenversicherung, wodurch du als Arbeitgeber keine Sozialabgaben zu entrichten hast. Kurzfristige Beschäftigung bedeutet aktuell (Stand: Mai 2017) übrigens eine Anstellung von weniger als drei Monaten bzw. 70 Tagen im Jahr.

3. Minijob

Suchst du nur einen Mitarbeiter für einige Stunden pro Woche (max. 10-12 Std.), ist eine geringfügige Beschäftigung die beste Lösung. Der Mitarbeiter kann dabei je nach Arbeitsaufwand mit bis maximal 450 Euro pro Monat entlohnt werden.  Rund 33 % zusätzliche Abgaben musst du als Arbeitgeber aufbringen, wobei der Anteil von 13 % Krankenversicherung entfällt, sofern dein Mitarbeiter privat versichert ist.

Hier ein entsprechendes Beispiel:

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4. Midijob – Stichwort Gleitzone

Bei größerem Arbeitsaufwand von bis zu 20 Stunden pro Woche besteht die Möglichkeit deinen Mitarbeiter auf Basis eines Midijobs anzustellen. Dieser liegt in einer sogenannten Gleitzone von 450,01 bis 850 Euro Bruttolohn pro Monat. Hinzu kommen rund 23 % Abgaben für Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung und zusätzliche Umlagen, die du als Arbeitgeber zu entrichten hast.

Dieser Anteil ist deutlich geringer als die rund 33 % beim Minijob. Warum also nicht einfach einen Mitarbeiter in der Gleitzone auf 451 Euro anstellen?

Als Arbeitnehmer hast du in der Gleitzone anders als beim Minijob (verminderte) Beiträge zu zahlen. Brutto gleich netto gilt aus Sicht des Arbeitnehmers also nur beim Minijob, wodurch eine Anstellung mit Arbeitsentgelten in der Gleitzone nur bei höheren Beträgen (Richtung 850 €) aus Arbeitnehmersicht interessant wird. Menschen wird folglich der Anreiz fehlen für 451 € in der Gleitzone für dich zu arbeiten.

Attraktiv ist als Arbeitnehmer das Arbeiten in der Gleitzone aber dennoch, da die Sozialabgaben immer noch deutlich geringer sind als bei einer Anstellung über 850 €.

Auch hier ein kurzes Rechenbeispiel:

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5. klassische Teilzeitbeschäftigung (20 bis 30 Wochenstunden)

Ein Mitarbeiter in einer Teilzeitbeschäftigung von 20 bis 30 Wochenstunden kann dir bereits viel Arbeit abnehmen und ist eine interessante Alternative. Der Arbeitgeberanteil beträgt hier summa summarum ebenfalls rund 20 %.

Er setzt sich aus der Krankenversicherung (7,3 %), der Rentenversicherung (9,35 %) der Pflegeversicherung 1,275 % und der Arbeitslosenversicherung (1,5 %) zusammen. Hinzu kommen verschiedene Umlagebeitragssätze mit rund 2-3 % (U1 Entgeltfortzahlung bei Krankheit, U2 Mutterschutz & U3 Insolvenzgeld).

Auch hier ein Beispiel:

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Die Stellenanzeige

Profil und Beschäftigungsverhältnis deines zukünftigen Mitarbeiters sind geklärt?  Dann kannst du dich nun an die Stellenanzeige machen.

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Fünf Fragen sollte sie besitzen:

  1. Wer bist du und was machst du?
  2. Wen suchst du?
  3. Was erwartest du?
  4. Was kannst du bieten?
  5. Wie kann man sich bewerben?

Im Anschluss verbreitest du die Stellenanzeige über verschiedene Kanäle. Mache dabei zunächst von deinem eigenen Netzwerk Gebrauch. Neben deiner Unternehmenshomepage gehören dazu die sozialen Medien.

Facebook und Co. können beachtliche Reichweiten erzeugen und auch dein zufriedener Kundenstamm ist sicherlich bereit deine Stellenanzeige auf diesen Plattformen zu teilen. Beiträge aus der Kategorie „Falls jemand jemanden kennt, der jemanden kennt…“ sind hier ein beliebtes Mittel und ermöglichen ohne Werbemittel deine Stellenanzeige zu verbreiten.

Wem die organische Verbreitung nicht genügt, kann entsprechende Beiträge mit Link zur Stellenanzeige mit wenig Geld bewerben. Einen allgemeinen Guide zu Facebook-Anzeigen hat sevDesk selbstverständlich parat.

Je nach Branche eignet es sich auch Stellenanzeigen über Zeitungen zu schalten.

Stellenanzeigen lassen sich darüber hinaus (kostenpflichtig) über verschiedene Portale im Internet verbreiten. Hier eine entsprechende Auswahl:

Auf passivem Weg sind über die sozialen Medien, die Jobportale und deine Homepage kaum Bewerbungen eingangen? Eine weitere Alternative ist Active Sourcing. Das heißt du suchst im Netz konkret nach deinem zukünftigen Mitarbeiter. Ideal geeignet für diese Suche sind die Karriereplattformen Xing und Linkedin, bei denen du über erweiterte Sucheanfragen speziell nach potenziellen Mitarbeitern selektieren kannst.
Active Sourcing über Karriereplattformen wie Xing oder Linkedin ist kinderleicht.

Active Sourcing über Karriereplattformen wie Xing oder Linkedin ist kinderleicht.

Das ist dir zuviel Arbeit bzw. deine Zeit ist dafür einfach zu knapp? Kein Problem! Sogenannte Recruiter suchen auf Freelancer-Basis den für dich passenden Mitarbeiter und stellen den Erstkontakt her. Danach liegt es an dir. Die Bewerbungsgespräche stehen an…

Das Bewerbungsgespräch

Dank deiner Stellenanzeige sind viele Bewerbungen ins Haus geflattert. Nun hast du die Qual der Wahl. Entscheide dich für zwei bis maximal drei Bewerber und lade sie zu einem Bewerbungsgespräch ein. Um dir diese Auswahl zu erleichtern, empfiehlt es sich eine Vorauswahl via Telefon zu treffen. Ein erster Eindruck gewinnst du bereits im einem kurzen telefonischen Gespräch und erkennst schnell welcher Kandidat Potenzial hat und wer eher nicht zu dir passt.

Bei den zwei bis drei Bewerbern, die du nun letztendlich zum persönlichen Gespräch einlädst, handelt es sich im Idealfall um unterschiedliche Typen von Bewerbern, die allesamt mit ihren Bewerbungsunterlagen und ihrem Auftreten überzeugen konnten. Ähneln sich die drei Bewerber zu sehr, wird dir die Entscheidung im Anschluss nur schwerer fallen

Beim eigentlichen Bewerbungsgespräch musst du dann deinen potenziellen Mitarbeitern auf den Zahn fühlen. Es gibt hierbei kein „richtig“ oder „falsch“. Es gilt die Kandidaten kennenzulernen und zu sehen wer zu dir passt und wer dich zukünftig bei deiner Arbeit am besten unterstützen kann.

Das Bundesministerium für Wirtschaft und Energie hat auf der Seite existenzgruender.de dennoch eine Übersicht mit Spielregeln für das Bewerbungsgespräch zusammengestellt. Zusätzlich empfiehlt es vorab ein Gesprächsleitfaden zu erstellen, an dem du dich im Verlauf orientieren kannst. Einen entsprechenden Leitfaden haben wir hier für dich zuammengestellt.

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An dieser Stelle der Hinweis. Bist du dir bei der Wahl deines Mitarbeiters nicht sicher, ist es gängige Praxis zum Probearbeiten einzuladen. Hier kannst du deiner zukünftigen Arbeitskraft auf den Zahn fühlen und merkst schnell, ob die praktischen Fähigkeiten mit den angegebenen Qualifikationen des Kandidaten übereinstimmen.

So stellst du ein – der Arbeitsvertrag und Behördengänge

Bereits dein erstes Bewerbungsgespräch war ein voller Erfolg? Der Kandidat hat dich so sehr überzeugt, dass du dich direkt für ihn entschieden hast und den beiden anderen potenziellen Mitbewerbern abgesagt hast? Wenn du dir bei deiner Entscheidung sicher warst, ist das absolut legitim.

Nun gilt es allerdings die rechtliche und bürokratische Grundlage zu legen, damit die Zusammenarbeit zwischen dir und deinem ersten Mitarbeiter beginnen kann.

Der Arbeitsvertrag

Vor den eigentlichen Behördengängen empfiehlt es sich den Arbeitsvertrag aufzusetzen und beidseitig zu unterzeichnen. Damit ist die Zusammenarbeit von dem rechtlichen Standpunkt aus besiegelt.

Einige wichtige Punkte sollten bzw müssen im Arbeitsvertrag fixiert sein:

  1. Vertragsparteien: Wer beschließt den Arbeitsvertrag?
  2. Beschäftigungsverhältnis: Voll- oder Teilzeit?
  3. Tätigkeitsfeld: Welche Arbeiten sind zu leisten?
  4. Eintrittszeitpunkt
  5. Angaben zur regelmäßigen wöchentlichen Arbeitszeit
  6. Vergütung
  7. Befristung, Festanstellung und Kündigung: die Art der Bindung vertraglich festlegen
  8. Angaben zu Urlaubstagen
  9. Hinweise zum Krankheitsfall
  10. Regelungen zu etwaigen Nebentätigkeiten
  11. Arbeitsort: Wo sind die Leistungen zu erbringen
  12. Schweigepflicht: Stillschweigen über Interna und Geschäftsgeheimnisse
  13. Überstunden: vertragliche Angaben zu Mehrarbeit
  14. Hinweise zum Vertragsbruch
  15. Wettbewerbsverbot
  16. Salvatorische Klausel

Entsprechende Vorlagen für Arbeitsverträge sind im Internet haufenweise zu finden. Vor endgültigem Vertragsabschluss (in Form der Unterschriften) empfiehlt es sich allerdings in beidseitigem Interesse den Arbeitsvertrag von einem Juristen prüfen zu lassen.

Die Behördengänge – als Arbeitgeber unterstehst du der Meldepflicht

Der richtige Mitarbeiter ist gefunden, der Arbeitsvertrag unterzeichnet. Bevor die erfolgreiche Zusammenarbeit starten kann, müssen bürokratische Stolpersteine beseitigt werden. Dabei unterstehst du bei verschiedenen Ämtern der Meldepflicht. Konkret gehören dazu die Bundesagentur für Arbeit, das Finanzamt, die Krankenkasse und die Berufsgenossenschaft.

Die ordnungsgemäße Meldung funktioniert dabei nur mit den entsprechenden Dokumenten. Von deinem ersten Mitarbeiter benötigst du deshalb:

  • Steuernummer
  • Sozialversicherungsnummer
  • Krankenkassenbescheinigung
  • Kündigungsbestätigung vom vorherigen Arbeitgeber
  • Behindertenausweis oder Gesundheitszeugnis
  • bei ausländischem Mitarbeiter: Arbeitserlaubnis

Bei Vertragsabschluss oder spätestens am ersten Arbeitstag einen Personalfragebogen an deinen Mitarbeiter auszuhändigen, ist die einfachste Möglichkeit um die entsprechenden Informationen und Dokumente zu erhalten.

Eine anschauliche Übersicht zum Thema hat der Viking Blog erstellt:

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Deine Pflichten

Du hast deinen ersten Mitarbeiter überall ordnungsgemäß angemeldet? Glückwunsch! Nun, kann’s losgehen und du hast endlich die Möglichkeit Arbeit abzugeben und weiter zu wachsen.

Mit der neu gewonnenen Arbeitskraft gehen für dich aber nun auch Pflichten einher. Du bist nun nicht mehr nur noch Selbstständiger, sondern auch Arbeitgeber. Während du als Selbstständiger frei über deine Zeit verfügen kannst und ergo auch so viel abeiten kannst wie du möchtest, gelten für deinen ersten Mitarbeiter die im Arbeitsvertrag festgelegten Rahmenbedingungen.

Für dich bestehen dabei Pflichten, die Viking grafisch aufbereitet hat:

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Die Pflichten und Rechte deines Mitarbeiters

Natürlich hast nicht nur du Pflichten. Auch dein erster Mitarbeiter untersteht einer Bringschuld und erhält für das Bereitstellen seiner Arbeitskraft von dir in Form seines Gehalts einen finanziellen Ausgleich. Seine Rechte und Pflichten im Detail sind hier anschaulich aufgeführt:

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Mitarbeiter aus dem Ausland

Fachkräfte in Deutschland sind rar und unter Umständen teurer. Je nach Art deiner Selbstständigkeit und dem Anforderungsprofil deines zukünftigen Mitarbeiters kann es deshalb lohnenswert sein im Ausland nach Personal zu suchen.

Gerade das Recht zur Freizügigkeit innerhalb der EU macht es einfach innerhalb des EU-Raumes Mitarbeiter einzustellen. Bei potenziellen Mitarbeitern aus Drittländern ist das Vorgehen erschwert und nur mit einer gültigen Aufenthalts- und Arbeitserlaubnis möglich.

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Entscheidest du dich letztendlich für einen Mitarbeiter aus dem Ausland, bietet das Internet hervorragende Möglichkeiten zum Suchen. Internationale Online-Jobbörsen, aber auch Freelancer Plattformen wie Fiverr, Twago oder Upwork bringen Arbeitgeber und Arbeitnehmer zusammen.

Vielleicht findest auch du auf diese Weise deinen ersten Mitarbeiter. Viel Erfolg!

Felix Zipf

Sportpublizist, Wirtschaftsingenieur und nun im Bereich Inbound Marketing aktiv. Genau so bunt wie sein bisheriger Werdegang sind die Themenfelder, die Felix auf dem Blog von sevDesk beackert – stets auf der Suche nach nützlichen Tipps und interessanten Interviewpartnern im Bereich Unternehmertum.

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