Selbstständig mit dezentraler Firmenstruktur

Nicht nur unser alltägliches Leben, sondern vor allem auch unsere Berufswelt verändert sich seit einigen Jahren sehr stark. Die Technologie nimmt einen großen Anteil in unserem Alltag ein. Das Wort “Digitalisierung” wird beinahe inflationär gebraucht. Jedes Unternehmen redet darüber, leider passiert oft nicht allzuviel.

In diesem Artikel möchte ich dir ein Gegenstück darstellen, welches bei uns in Deutschland noch nicht ganz so populär wie beispielsweise in Amerika ist. Wer heute als junger Mensch in die Selbstständigkeit startet, verfolgt nicht selten das Ziel, mehr Freiheit zu gewinnen. Man möchte dem tristen Büro entkommen und gerne von schöneren Plätzen aus arbeiten. Diese Bewegung nennt sich “Digitale Nomaden”. Die größte Facebook Community von Tim Chimoy hat beispielsweise über 10.000 Mitglieder.

Viele Firmen sind bereits in den letzten Jahren dazu übergegangen, ihren Mitarbeitern mehr örtliche Flexibilität zu ermöglichen. Das Home-Office sollte dabei aber nur der erste Schritt in eine neue Berufswelt sein.

So startest du dezentral durch:

  1. Was ist eine dezentrale Firmenstruktur überhaupt?
  2. Welche Vorteile bringt die Dezentralisierung?
  3. Moderne, digitale Kommunikation funktioniert
  4. Mitarbeiterführung in der Ortsunabhängigkeit
  5. Nachteile einer Dezentralisierung
  6. Umdenken von Selbstständigen und Unternehmern
  7. Über den Autor: Jannik Lindner

Dezentrale Firmenstruktur – Was ist das überhaupt?

Bevor wir auf die Vor- und Nachteile einer solchen Struktur zu sprechen kommen, will ich auf die Definition des Begriffs eingehen und dir einige Beispiele nennen. Eine dezentrale Firmenstruktur bedeutet nicht zwangsläufig, dass alle Mitarbeiter unbedingt an getrennten Plätzen leben müssen. Oftmals ist es lediglich die Absicht der Gründer, dass die Firma auch dann funktioniert, wenn jeder Mitarbeiter an einem anderen Ort ist. Viele Unternehmen besitzen trotzdem eine zentrale Anlaufstelle oder ein zentrales Büro. Ich kenne aber auch Firmen, die einige Räume in Coworking-Spaces als Büro angemietet haben.

Die dezentrale Firmenstruktur ist besonders in der IT-Branche bzw. generell im Dienstleistungssektor am weitesten fortgeschritten. Besonders junge Agenturen im Bereich Digitales Marketing setzen immer mehr auf ortsunabhängige Teams, die gemeinsam an Projekten arbeiten, aber an verschiedenen Plätzen in Deutschland oder auf der ganzen Welt leben. Oftmals wird aber auch einfach nur als Freelancer für eine größere Firmen, egal ob als Angestellter oder Selbstständiger, gearbeitet. Diese Form nennt man in der Fachsprache Remote-Job. Der Begriff ist seit dem Buch “Die 4 Stunden Woche” von Timothy Ferris recht bekannt.

Internationale Beispiele für dezentral aufgebaute Firmen gibt es mehr als man glauben mag. Eines der bekanntesten ist das Unternehmen Automattic, welches im Jahr 2005 gegründet wurde und heute über 600 Mitarbeiter zählt. Automattic ist für die Software WordPress verantwortlich und besteht aus Entwicklern und Mitarbeitern, die rund um den Globus leben. Das Interview mit dem CEO von Automattic ist sehr lesenswert, ich kann es dir nur empfehlen.

Welche Vorteile bringt die Ortsunabhängigkeit für die Gründer?

Egal ob man in einem Team aus mehreren Personen oder als Solopreneur startet – die Herausforderungen bei der Gründung eines Unternehmens sind groß. Besonders dann, wenn auf den Ansatz des Boostrapings gesetzt wird, bei dem sich die Gründer gegen die Aufnahme von Fremdkapital oder gegen größere Investitionen aus Eigenkapital in die Firma entscheiden, sondern den größten Teil aus bereits bestehenden Einnahmen reinvestieren. Je nach Geschäftsmodell kann es dann sogar bis hin zu einigen Jahren dauern, bis sich die Firma ein teures Büro oder festangestellte Mitarbeiter leisten kann.

Freelancer sind zunächst immer die günstigere Arbeitskraft

Ein weiterer Aspekt ist, dass die Gründer auf einen weitaus größeren Pool an Mitarbeitern zurückgreifen können, als Startups die beispielsweise in Berlin oder Hamburg ansässig sind. Dort ist der Wettbewerb an spannenden Arbeitgebern untereinander viel höher und dementsprechend kann es auch schwieriger sein, an gute Mitarbeiter zu kommen. Dadurch, dass ein Unternehmen dezentral aufgebaut wird, bietet es auch automatisch Anreize für exzellente Mitarbeiter.

Moderne, digitale Kommunikation funktioniert

Ich erlebe immer wieder, dass etwas ältere Unternehmer und Selbstständig sich häufig durch ihre Denkweisen limitieren lassen. Als ich letztens mit einem befreundeten Unternehmer über ein neues Projekt von ihm sprach, merkte ich schnell, dass er viel zu kompliziert dachte. Er war auf der Suche nach einer Assistentin für seine neue Firma, deren Hauptaufgabe es sein sollte, seinen neuen Online-Shop zu betreuen. Er wusste nicht, wie er diese Mitarbeiterin finanzieren sollte, da er dazu noch einen eigenen Büroraum anmieten musste.

Ich riet ihm dazu, einfach auf eine Virtuelle Assistentin zurückzugreifen, unter Umständen sogar aus dem Ausland. Das Anmieten eines Büroraumes wären unnötige Kosten, die seinen Gewinn mindern würden. Vielleicht ertappst du dich hin und wieder mit ähnlichen Gedankengängen.

Virtuelle Assistenten kann man auf verschiedenen Portalen finden

Fakt ist: Die Kommunikation ist heute so leicht wie nie zuvor und es müssen nicht zwangsläufig alle Mitarbeiter an einem bestimmten Raum oder in einem Büro versammelt sein. Wichtig ist, dass das Unternehmen klare Prozesse etabliert hat und nach bestimmten Prinzipien und Regeln handelt, an die sich alle Mitarbeiter halten.

Ich wage sogar zu behaupten, dass in vielen Firmen, besonders in den kleineren und mittleren Betrieben, in Zukunft die klassischen Managerpositionen immer weiter zurückgehen. Durch moderne Projektmanagement-Tools wie Slack, Trello, Basecamp oder Asana wird der Arbeitsalltag deutlich erleichtert.

Im mittlerweile recht bekannten Tool Trello können beispielsweise Aufgaben als Karteikarten angelegt werden, die dann einen bestimmten Prozess durchlaufen und von verschiedenen Mitarbeitern bearbeitet werden. Meetings können weltweit über Skype oder Zoom stattfinden. Dabei können die Mitarbeiter sich sogar per Telefon oder per Voice over IP zuschalten. Die Kosten für die Nutzung dieser Softwares sind minimal.

Kleiner Bonus-Tipp für dich: Wenn es darum geht, Aufgaben und Prozesse für Mitarbeiter an einem anderen Ort zu definieren, funktionieren Screencast-Videos sehr gut. Du kannst deine Workflows einmal aufzeichnen und dann dem Mitarbeiter schicken.

Mitarbeiterführung in der Ortsunabhängigkeit

Mit dem Wandel im Bereich der Kommunikation muss auch ein Wandel in der Mitarbeiterführung erfolgen. Zunächst sollte es das Ziel der Gründer sein, Mitarbeiter bereits durch ihren Arbeitsvertrag zur Motivation zu verhelfen. Wir in unserem Team haben die Erfahrung gemacht, dass Mitarbeiter und Freelancer deutlich stärker motiviert sind, wenn ihre Gehalt an den Umsatz des Unternehmens gekoppelt ist. Das funktioniert natürlich nicht immer.

Wichtig ist, dass jegliche Arbeit der Mitarbeiter an bestimmte Deadlines gekoppelt ist. Eine reine Abrechnung nach Zeit ist erstens fraglich und zweitens nicht immer leicht nachzuvollziehen. Sollte es unumgänglich sein, so gibt es auch Anbieter, die (kostenloses) Time-Tracking ermöglichen, wie beispielsweise hier:

Eine dezentralisierte Firma benötigt keine Chefs, sondern Anführer (im amerikanischen würde man wohl “leader” sagen), die mit guten Prinzipien und Werten vorausgehen und ihre Mitarbeiter motivieren können. Ein tolles Interview vom CEO William Weldon über Leadership in einer dezentralisierten Firma findet sich hier. Eine tolle Inspiration, die du dir nicht entgehen lassen solltest.

Nachteile einer Dezentralisierung

Natürlich bringt ein solches Firmenkonstrukt nicht immer Vorteile mit sich. Viele Freelancer und Solopreneure haben schon lange das Problem, dass sie sich bei der Arbeit isoliert fühlen. Der Austausch unter Kollegen wie in einem klassischen Büro findet eben nicht statt. Abhilfe schaffen hier aber zum Beispiel Coworking-Spaces, die immer populärer werden und nahezu in jeder größeren Stadt anzutreffen sind. Dort findet man haufenweise Leute, die beruflich eine ähnliche Orientierung haben.

Coworking Spaces als Optimallösung bei dezentralem Arbeiten

Aus eigener Erfahrung kann ich sagen, dass es nicht immer notwendig ist, mit den Kollegen in einem Raum zu sitzen. Bei vielen Arbeiten ist es ohnehin so, dass man sich alleine viel besser konzentrieren kann. Läuft die Firma gut, so können die Gründer als Belohnung auch vierteljährige Treffen einführen, bei dem sich das gesamte Team an einem bestimmten Ort trifft und beispielsweise über ein Wochenende intensiv arbeitet, brainstormt und sich untereinander austauscht.

Umdenken von Selbstständigen und Unternehmern

Wichtig für kleine Unternehmen und Startups ist es, einen Prozess des Umdenkens zu beginnen. Die Arbeit von Morgen wird definitiv anders aussehen, als es heute in den meisten Firmen tägliche Praxis ist.

Nicht jeder Gründer muss gleich auf ein dezentrales Konzept zurückgreifen, sondern kann sich auch langsam daran herantasten. Ein erster Schritt ist es, den Mitarbeitern mehr örtliche Freiheit zu geben und andere Abrechnungsformen als ausschließlich “Zeit gegen Geld” einzusetzen. Viele Ängste von eher traditionell eingestellten Chefs wie Kontrollverlust oder fehlendes Teambewusstsein erweisen sich häufig als unbegründet.

Ich hoffe dieser Artikel konnte dir ein wenig bei deiner Gründung weiterhelfen. Ich glaube, man muss eine Firma nicht gleich komplett dezentral aufbauen. Es reicht, wenn man einige Teilbereiche dezentralisiert und vielleicht noch eine zentrale Anlaufstelle hat. Bisher habe ich nur gute Erfahrungen mit dieser Art der Arbeit gemacht und würde das Konzept auch nicht mehr missen wollen.

Über den Autor

Jannik Lindner ist seit 2015 im Online Marketing tätig und hat das dezentral aufgebaute Verbraucherportal Kaufberater.io mitgegründet. Zudem berät er mit seiner eigenen Agentur Kunden im Bereich Kundengewinnung mithilfe von Digitalem Marketing.

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